Tkn Plan van aanpak begrijpelijke taal gemeente Nunspeet november 2024

Plan van aanpak ‘BEGRIJPELIJKE TAAL’ gemeente Nunspeet

Inleiding/ aanleiding De gemeenteraad besloot in zijn vergadering van 30 mei 2024 om overeenkomstig het ingediende initiatiefvoorstel van de fracties van Gemeentebelang en de ChristenUnie als volgt: 1. De gemeente Nunspeet start met het project ‘Begrijpelijke Taal’ met als doel dat op termijn alle schriftelijke communicatie naar inwoners, organisaties en bedrijven in begrijpelijke taal plaatsvindt. Een tekst is begrijpelijk als het B1-niveau is. 2. De start van het project ‘Begrijpelijke Taal’ wordt per direct gemarkeerd door ondertekening van de Direct Duidelijk Deal waarmee we als gemeenteraad en het college van Nunspeet beloven echt aan de slag te gaan met heldere en begrijpelijke taal in brieven en andere teksten. 3. Voor de uitvoering van het project ‘Begrijpelijke Taal’ kiezen we voor een aanpak in stappen, zoals dat onder punt 3 van dit initiatiefvoorstel staat omschreven. De gemeenteraad heeft daarbij kennis genomen van de mededelingenbrief van 2 mei 2024, waarin het college van burgemeester en wethouders haar wensen en bedenkingen ten aanzien van het initiatiefvoorstel aan de gemeenteraad kenbaar heeft gemaakt. Doelstelling Alle schriftelijke communicatie naar inwoners, organisaties en bedrijven vindt plaats in begrijpelijke taal. Start van het project Met het besluit van de gemeenteraad is het project ‘Begrijpelijke Taal’ feitelijk al gestart.

Uit de mededelingenbrief van 2 mei van het college blijkt dat in de gemeentelijke organisatie al op diverse manieren aandacht wordt gevraagd voor het gebruik van begrijpelijke taal in de communicatie met onze doelgroepen. Voorbeelden hiervan zijn: 1. Op intranet delen we om de twee weken tips over het schrijven in begrijpelijke taal. Ook delen we linkjes van e-learnings op Studytube. Het gaat daarbij om het aanpassen van je schrijfstijl voor de doelgroep waarvoor je schrijft. 2. We delen voorbeeldbrieven op intranet. 3. We hebben aangeboden om moeilijke brieven te verbeteren. We onderzoeken de mogelijkheden om met gebruik van Chat GPT teksten eenvoudiger te maken. 4. We hebben voortdurende aandacht voor begrijpelijke teksten op onze website. 5. Het lezerspanel van het Taalhuis betrekken we hier soms bij (we streven naar zo veel mogelijk gebruik van tekstniveau B1. Maar dit is niet voor álle doelgroepen van toepassing). De ondertekening van de Direct Duidelijke Deal vond plaats op donderdag 12 september 2024 door mevrouw C.W.J. Blom, burgemeester en tevens voorzitter van de gemeenteraad. Met deze ondertekening beloven de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nunspeet echt aan de slag te gaan met heldere en begrijpelijke taal in brieven en andere teksten.

-2-

Uitvoering van het project ‘Begrijpelijke Taal’ In het door de gemeenteraad aanvaarde initiatiefvoorstel staat onder punt 3 (aanpak) het volgende: “Het is niet haalbaar om alle schriftelijke communicatie-uitingen van de gemeente in één keer In begrijpelijke taal helder te maken. We stellen daarom het volgende stappenplan voor: a) We openen direct op de website van de gemeente Nunspeet met de naam 'Melding moeilijk taalgebruik'. Hier kunnen inwoners aangeven als ze problemen hebben met het begrijpen van teksten. Alle fracties in de gemeenteraad gebruiken vanaf heden begrijpelijke taal in moties, amendementen, schriftelijke vragen aan het college, enzovoorts. b) Een groep gemeenteraadsleden gaat met ondersteuning van de griffie in 2024 de opzet van commissie- en raadsvoorstellen en besluitenlijsten van raads- en commissievergaderingen opnieuw bekijken. Ze zullen vaste vormen voor het indienen van moties, amendementen en schriftelijke vragen ontwikkelen en houdt daarbij rekening met de voorgenomen aanpak van de huisstijl in de gemeentelijke organisatie. c) De gemeentelijke organisatie gaan we bij voorrang gericht instructie geven of laten trainen in het verbeteren van de kwaliteit van raads- en commissievoorstellen. Dit zodat deze in begrijpelijke taal worden geschreven en de kern van de voorstellen - ook door raads- en commissieleden - in beperkte tijd gelezen kunnen worden.

d) Voor de gestructureerde aanpak van het project ‘Begrijpelijke Taal’ stellen we een projectgroep in, bestaande uit een leden van de gemeenteraad, de griffie, het college van burgemeester en wethouders, betrokken medewerkers uit de gemeentelijke organisatie en eventueel deskundigen van buiten de gemeentelijke organisatie. e) Deze projectgroep stelt een projectplan op, waarin in elk geval wordt vastgelegd: samenstelling van de projectorganisatie, bepalen wat wel en niet tot de taken behoort, inventarisatie van initiatieven die er al zijn in de gemeentelijke organisatie, relaties met andere projecten (bijv. aanpak huisstijl), welke aanpak en met welke middelen (o.a. training medewerkers, gebruik ICTmiddelen), prioritering van documenten, tijdplanning, de manier van verantwoording afleggen aan college/raad/samenleving en benodigde capaciteit en geld.

f) Het uiteindelijke projectplan ‘Begrijpelijke Taal’ wordt in 2024 door het college van burgemeester en wethouders via de commissie Algemeen Bestuur aangeboden aan de gemeenteraad om vast te stellen.” Structuur: Projectgroep versus werkgroep Het project ‘Begrijpelijke Taal’ behoeft niet te worden uitgevoerd via een zwaar opgetuigde projectorganisatie met een stuurgroep en projectgroep volgens het ‘Bestuurs- en managementmodel Gemeente Nunspeet’ onderdeel 4.6 Programma’s en Projecten, maar dit kan prima in werkgroepverband worden uitgevoerd. De structuur is dan als volgt: - Portefeuillehouder: burgemeester mevrouw C.W.J. Blom - Directie: Ziet toe op kwaliteit en kwantiteit van de producten en is verantwoordelijk voor de coördinatie en de integrale advisering. - Werkgroep: medewerkers Communicatie, Samenleving (laaggeletterdheid), Sociaal, Team Online en griffie. Zonodig kunnen er eventueel deskundigen van buiten de gemeentelijke organisatie aan de werkgroep worden toegevoegd. - Klankbordgroep gemeenteraad: Pieter-Jan van Rossen (Gemeentebelang), Marcel van Klompenburg (SGP), Arie Harteveld (ChristenUnie), Alma van Maanen (CDA Lokaal) en Sander Kouwenberg (PvdA/GroenLinks). Relatie met andere werkzaamheden en/of projecten - Ontwikkeling huisstijl gemeente Nunspeet - Communicatievisie gemeente Nunspeet 2024-2026: o.a.

raadscommunicatie - Besluit digitale toegankelijkheid overheid.

-3-

Aanpak en planning De werkgroep gaat het volgende voorbereiden c.q. uitwerken: - Opzet van commissie- en raadsvoorstellen en besluitenlijsten van raads- en commissievergaderingen tegen het licht houden en vaste vormen voor het indienen van moties, amendementen en schriftelijke vragen ontwikkelen: De griffie neemt initiatief en doet een aanzet, rekening houdend met de huisstijl van de gemeente, legt dit voor aan de werkgroep (ook vanwege digitale toegankelijkheid van de teksten) en vervolgens aan de klankbordgroep van de gemeenteraad. Uiteindelijk wordt het ter vaststelling voorgelegd aan het Presidium. Planning: 1e kwartaal 2025. - Werkplan voor de lange termijn: In dit werkplan wordt weergegeven wanneer en welke schriftelijke communicatie-uitingen (prioritering van documenten, formulieren, etc.) getoetst worden op en verwerkt worden naar het uitgangspunt ‘Begrijpelijke Taal’, rekening houdend met de bestaande capaciteit en middelen. In het werkplan wordt ook meegenomen de introductie van melding moeilijk taalgebruik op de website van de gemeente. Hiervoor wordt de organisatie in beeld gebracht. Wie is verantwoordelijk voor het verwerken en registreren van de melding? Wie bepaalt of een tekst niveau B1 heeft en wie koppelt terug naar de melder? Planning: 1e kwartaal 2025.

Via directie en managementoverleg wordt bepaald: - Wanneer en op welke wijze (bijvoorbeeld in company) worden (beleids)medewerkers getraind in het verbeteren van de kwaliteit van raads- en commissievoorstellen? Dit zodat deze in begrijpelijke taal worden geschreven en de kern van de voorstellen - ook door raads- en commissieleden - in beperkte tijd gelezen kunnen worden. Wellicht dat de training breder getrokken kan worden als het gaat om het voeren van overige correspondentie van de gemeente. Inmiddels heeft team Samenleving de training ‘Heldere en strategische voorstellen’ van het Trainingsbureau Loo van Eck gevolgd. Het management zal in het eerste kwartaal van 2025 beoordelen of deze training ook aan andere teams in de organisatie aangeboden wordt. De raadsleden c.q. fracties zijn zelf verantwoordelijk voor het uitgangspunt: Alle fracties in de gemeenteraad gebruiken vanaf heden begrijpelijke taal in moties, amendementen, schriftelijke vragen aan het college, enzovoorts. Fracties en raadsleden kunnen uiteraard altijd vragen en rekenen op ondersteuning via de griffie en de desbetreffende vakambtenaren van de gemeentelijke organisatie. Financiën Uitvoering van het project ‘Begrijpelijke Taal’ vindt plaats binnen bestaande budgetten en capaciteit.