Tkn Oplegnotitie jaarrekening en MJB 2024-2027 Streekarchivariaat

Uw brief van:

-

Inlichtingen:

Rudolf Bosch

Uw kenmerk:

-

Ons kenmerk:

2023.19

Telefoonnr.:

0525 - 688 688

Bijlagen:

-

Onderwerp:

Oplegnotitie jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027

Datum: 14 juli 2023

Geachte leden van de archiefcommissie, Bij deze ontvangt u de oplegnotitie bij de jaarrekening 2022 en de meerjarenbegroting 2024 -2027. In deze brief zal vooral ingegaan worden op de ontwikkelingen die bijdragen aan de kostenstijgingen die zich de afgelopen jaren bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) hebben voorgedaan.

Het archief: wettelijke taken en verantwoordelijkheden Het SNWV is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. Het SNWV is een GR waarin de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek samenwerken om invulling te geven aan hun archiefwettelijke taken als zorgdragers voor het gemeentelijke informatie - en archiefbeheer. Goed informatie- en archiefbeheer is een hoeksteen voor een betrouwbare en controleerbare overheid, en biedt inwoners de kans om hun cultuur-historische identiteit te duiden. Vanuit haar taken als zorgdragers zijn gemeenten verplicht om hun archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden en beschikbaar te stellen, ongeacht hun vorm. Dit geldt dus voor zowel papieren als ook digitale archieven. De taken van de archiefdienst vallen in grofweg drie taakvelden uiteen. Allereerst beheert het SNWV de duurzaam te bewaren collecties van de gemeenten en van maatschappelijke organisaties. Dit doen we voor wat betreft het analoge (papieren) archief in de vijf archiefbewaarplaatsen in de vijf gemeentehuizen. Sinds 2020 is het SNWV ook formeel aangewezen als de beheerorganisatie voor de in omvang toenemende digitale archieven van de gemeenten. In de afgelopen decennia heeft de digitalisering een grote impact op de samenleving gehad.

Jarenlang is in het overheidsbeleid van de verschillende overheidslagen in Nederland ten aanzien van informatie - en archiefbeheer uitgegaan van vooral de positieve effecten die deze digitalisering kon hebben op sneller en efficiënter werken, en daarmee kon bijdragen aan kostenbesparingen. Dit ‘techno -optimisme’ ten aanzien van het archiefbeheer is echter de laatste jaren onder druk komen te staan. Zeker kunnen digitale werkprocessen tegenwoordig efficiënter worden ingericht, maar het ontslaat overheden nog steeds niet van de wettelijke plicht om ook hun analoge archieven te beheren en beschikbaar te stellen. Goed digitaal gegevensbeheer komt náást het reeds bestaande archiefbeheer, en komt er dus niet voor in de plaats. Bovendien moet vanuit het SNWV structureel meer geïnvesteerd worden in digitale archivering, toezicht en advies, zodat uiteindelijk archiveren niet meer iets is dat aan het einde van het werkproces plaatsvindt maar al vooraf is geregeld (archiving by design). Zeker in digitale werkprocessen is dit van groot belang om informatie vindbaar te houden.

Daarnaast heeft het SNWV ook wettelijke taken als toezichthouder op het gemeentelijke informatiebeheer. Vanuit deze rol geven wij, gevraagd en ongevraagd, adviezen over een, met het oog op latere archivering of vernietiging, zo efficiënt mogelijk ingerichte gemeentelijke informatiehuishouding. En ten derde heeft het SNWV een belangrijke taak in de beschikbaarstel ling van documenten aan de eigen interne organisaties en het publiek. Dit gebeurt voornamelijk nog fysiek in onze vijf studiezalen, aangezien een groot deel van onze collecties niet zijn gedigitaliseerd en dus alleen fysiek kunnen worden geraadpleegd. De decentrale opzet van de huidige GR leidt zodoende tot een onevenredig zwaar (maar noodzakelijk) aandeel van fte’s voor de dienstverlening en het collectiebeheer op de vijf locaties binnen de totale formatie van het SNWV. Om te kunnen voldoen aan de wettelij ke beschikbaarstellingseis en het tijdig afhandelen van de in complexiteit toenemende informatievragen vanuit zowel de interne werkprocessen als ook de samenleving is een robuuste archiefdienst van groot belang. Vooral de introductie van onder andere de AVG en de WOO hebben de afhandeling van informatieverzoeken complexer gemaakt. Dit vergt per informatieverzoek meer tijd en dus inzet van mensen en middelen.

Ontwikkeling en professionalisering van het SNWV 2015-2022 De toenemende uitdagingen rondom digitaal archiveren en het moeten inrichten van adequaat horizontaal toezicht vanuit de archiefdienst op het (digitale) informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten hebben in de periode 2015-2020 geleid tot een geleidelijke maar structurele stijging van de benodigde aantallen fte’s, en dus tot stijgende financiële bijdragen vanuit de gemeenten. De afgelopen jaren heeft het SNWV ingezet op een verdere professionalisering en het borgen van kennis en expertise binnen de eigen organisatie. In 2015 is de formatie uitgebreid met een voltijds archiefinspecteur, die namens de streekarchivaris toezicht houdt op het gemeentelijke informatiebeheer binnen de vijf deelnemende gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeenten participeren. In 2016 is met een pilotproject gestart voor de implementatie van een e-Depot en de daarvoor noodzakelijke infrastructuur én beheerorganisatie. Hiervoor is de functie adviseur digitale duurzaamheid in het leven geroepen. Toen in 2020 de technische oplossing voor het e-Depot via een aanbestedingstraject kon worden aangeschaft moest voor het technische beheer hiervan ook een functioneel beheerder worden aangesteld. Deze functioneel beheerder is tevens belast met het functioneel beheer van het collectiebeheersysteem.

In 2019 is bovendien op verzoek van de archiefcommissie een extern onderzoek ingesteld door adviesbureau KB&P naar nut en noodzaak voor het uitbreiden van de formatie die beschikbaar is voor dienstverlening. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat verschillende maatschappelijke ontwikkelingen, gecombineerd met de decentrale structuur van het SNWV, in de nabije toekomst zouden leiden tot noodzakelijke uitbreiding van het aantal fte’s dat hiervoor beschikbaar is. In het in 2022 gepresenteerde rapport van KB&P over de gewenste organisatievorm voor het SNWV werden deze knelpunten, naast de impact van de decentrale organisatiestructuur op de efficiency in de bedrijfsvoering van het SNWV, nogmaals onderstreept. Op dit moment worden, ter voorbereiding op de heisessie voor de betrokken portefeuillehouders op 11 oktober 2023, een aantal scenario’s rondom het al of niet centraliseren van het SNWV uitgewerkt, inclusief hun financiële implicaties voor zowel de huisvestingskosten als ook de structurele kosten voor de bedrijfsvoering op langere termijn.

De hier geschetste ontwikkeling van de formatie en de daaraan gekoppelde kostenstijging bij het SNWV ligt in lijn met beschikbare benchmarkgegevens van andere archiefdiensten in Nederland. Voor gemeentelijke archieven lagen de kosten per inwoner in 2018 tussen de €6 en €8 per inwoner. Op basis van de meest recente benchmarkgegevens van de Regionaal Historische Centra’s (RHC’s) in Nederland uit 2017 kan worden gerekend met een gemiddeld totaalbedrag van € 175 per strekkende meter analoge archieven, en nog eens € 1,15 per inwoner voor het beheer van digitale informatie in een e Depot. Op basis van het feit dat het SNWV in de vijf gemeenten in totaal ruim 7000 strekkende meter archief beheert en het inwonertal binnen het huidige werkgebied ruim 150.000 inwoners bedraagt, volgt een bedrag van circa 1,5 miljoen euro dat jaarlijks beschikbaar zou moeten zijn voor het kunnen voldoen aan de wettelijke taken van de archiefdienst. In 2021 is het nieuwe meerjarenbeleidsplan voor het SNWV door de vorige archiefcommissie vastgesteld. Met dit beleidsplan toont het SNWV op verzoek van de archiefcommissie ambitie en zet het een stip op de horizon.

Het heeft de veelzeggende titel ‘de basis op orde’ meegekregen: om de grote stap naar een meer digitaal ingerichte beschikbaarstelling van archieven te kunnen realiseren moet het gegevensbeheer van de beschikbare collecties in ons archiefbeheersysteem op orde zijn. Daarin moeten niet alleen door personeelsgebrek ontstane achterstanden in het collectiebeheer worden weggewerkt, maar moet ook veel aandacht worden besteed aan het op overzichtelijke manier beschikbaar stellen van informatie via onze website. Collectiebeheer en beschikbaarstelling moeten op de juiste manier op elkaar worden afgestemd. Alleen dan kunnen digitaliseringsprojecten bijdragen aan het vergroten van de digitale dienstverlening en worden de archieven en collecties optimaal digitaal toegankelijk. Daarnaast tonen we (meer dan in voorgaande beleidsperiodes) initiatief als ‘informatiemakelaar’ in de samenleving. We bewaren archieven niet om te bewaren, maar juist om er onderzoek mee te faciliteren, of om onze collecties voor museale, toeristische en educatieve projecten in te zetten . Om de bekendheid van onze collecties te vergroten zetten we fors in op digitale zichtbaarheid via onze website en sociale media. Een goed voorbeeld hiervan is het Hanze Hoorspel, dat door het SNWV in het kader van het internationale Hanzejaar is ontwikkeld.

Daarmee leggen we de verbinding tussen onze rijke Hanzecollecties en tal van (culturele) activiteiten die plaatsvinden in de regio . Bovendien kunnen we op een laagdrempelige manier mensen de verhalen vertellen die besloten liggen in deze moeilijk te lezen middeleeuwse archiefstukken. Autonome ontwikkeling loonkosten 2022-2024 Om deze wettelijke taken en ambities waar te maken is in 2022 door de gemeenten akkoord gegaan met de gewijzigde organisatiestructuur, het in een hogere functieschaal waarderen van de fu nctie van medewerker collecties & dienstverlening en het invullen van enkele nieuwe functies (medewerker collectiebeheer en medewerker PR & educatie) binnen het SNWV. De financiële effecten hiervan zijn op verzoek van de archiefcommissie uitgesmeerd en in de meerjarenbegroting 2023-2026 verwerkt. Gezien de beschikbare financiële ruimte die in 2022 ontstond door het niet kunnen invullen van twee reeds bestaande functies vanwege de krapte op de arbeidsmarkt konden de wijzigingen in de organisatiestructuur en het herwaarderen van enkele bestaande functies naar voren gehaald worden en in september 2022 worden doorgevoerd. Dit was ook van belang voor de personele continuïteit binnen de organisatie. In dezelfde periode konden ook de twee openstaande functies worde n ingevuld.

Daarmee stond er eind 2022 een robuuste archieforganisatie die de haar toebedeelde wettelijke taken én de geformuleerde ambities aankan en de overgebrachte archieven adequaat toegankelijk kan maken. De kostenstijging voor het begrotingsjaar 2023 ten opzichte van het boekjaar 2022 kan dus grotendeels worden verklaard door het doorvoeren van de overeengekomen wijzigingen in de formatie en organisatiestructuur.

De forse stijging van de CAO-lonen door de in april 2023 overeengekomen nieuwe CAO gemeenten, voornamelijk uitgelokt door de scherpe inflatie als gevolg van de oorlog in Oekraïne, leidt tot een aanzienlijke stijging van de loonkosten, wat ook de grootste uitgavenpost is binnen de begroting van het SNWV. Deze kostenstijging was nog niet verwerkt. Bovendien houdt de gemeente Elburg voor 2024 rekening met een stijging van de CAO-lonen van nog eens vijf procent. Deze loonkostenstijgingen zorgen voor de stijging van de loonkosten in 2024 van gemiddeld tien procent ten opzichte van de begrote loonkosten zoals verwerkt in de meerjarenbegroting SNWV 2023-2026. In onderstaande tabel wordt deze stijging inzichtelijk gemaakt. Uitgaven (in €) Meerjarenbegroting SNWV 2023-2026

1.238.366,-

Meerjarenbegroting SNWV 2024-2027

1.369.482,-

Stijging (in %) t.o.v. voorgaande begroting 10,6

Voorstel bestemming resultaat 2022 De jaarrekening 2022 vertoont een positief resultaat van € 3.095,-. Conform de daarover gemaakte afspraken die in de GR zijn opgenomen wordt voorgesteld om het positieve resultaat middels de daarvoor vastgestelde verdeelsleutel te verrekenen met de reeds door de deelnemende gemeenten verstrekte voorschotten.

Hoogachtend, met vriendelijke groet,

dr. Rudolf Bosch Streekarchivaris, Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe