Tkn Jaarrekening Streekarchivariaat 2022

JAARREKENING 2022

Omslag van een jaarrekening van het Burgerweeshuis te Harderwijk. De rekening is gebonden in een missaal, die waarschijnlijkheid overbodig werd na de Reformatie.

INLEIDING

In 2022 zijn belangrijke stappen gezet in het behalen van onze in het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 geformuleerde doelstellingen. Het wijzigen van de organisatiestructuur en de invulling ervan met enkele nieuwe functies, waaronder een medewerker collectiebeheer en een medewerker PR, heeft ertoe geleid dat het team van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) slagvaardig aan de slag kon met het op orde brengen van het collectiebeheer in ons collectiebeheersysteem, het (digitaal) beschikbaar stellen van onder andere de gedigitaliseerde bevolkingsregisters en de Harderwijker stadsrekeningen en de inventarisatie en ontsluiting van de recent overgebrachte bestuursarchieven en de bouwtekeningen van de gemeenten Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek. Na de lange periode van Corona-sluitingen kon het SNWV vanaf april 2022 weer zonder beperkingen bezoekers ontvangen in haar studiezalen. Het aantal bezoekers bleef in 2022 nog duidelijk achter bij de bezoekersaantallen van voor de Coronapandemie. Het proces van afnemende fysieke bezoekersaantallen past in een algemene trend binnen de archiefwereld. Steeds meer mensen weten ons echter online te vinden: via onze social media-kanalen (Facebook, Instagram en Twitter) weten we een steeds grotere doelgroep te bereiken en brengen we de rijkdom van onze archiefcollecties onder de aandacht van een groter bezoekerspotentieel.

De digitale dienstverlening, zowel intern naar medewerkers van de vijf deelnemende gemeenten als extern aan inwoners van de regio en geïnteresseerden, en het aantal raadplegingen van onze website namen in 2022 een hoge vlucht. Al met al kan worden teruggekeken op een productief jaar, waarin we voortvarend invulling hebben kunnen geven aan de kerntaken die het SNWV als archiefdienst voor de vijf deelnemende gemeenten uitvoert. Het feit dat we binnen de begroting 2022, naast de gebruikelijke lijnactiviteiten, toch enkele grote ontwikkelingen, zoals de wijziging van de organisatiestructuur en de formatie, het opstarten van de verkenning tot wijziging van de GR en de toetreding van Epe, Hattem en Heerde tot de GR SNWV hebben kunnen opstarten stemt positief over het financiële perspectief voor de aankomende jaren.

Rudolf Bosch,

streekarchivaris Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

1

EN HAAR DOELSTELLINGEN

DE GR SNWV

Het SNWV is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hebben hun archiefwettelijke taken, die hen op basis van de Archiefwet 1995 als zorgdrager toekomen, belegd bij een gezamenlijke archiefdienst, de Gemeenschappelijke Regeling SNWV. De archiefwettelijke taken van de zorgdragers zijn gemandateerd aan de streekarchivaris, die leiding geeft aan het team SNWV. De taken van het SNWV concentreren zich rondom drie wettelijke hoofdtaken: collectieen archiefbeheer van overgebrachte archieven in de vijf archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten, toezicht en advies op het gemeentelijke informatiebeheer en beschikbaarstelling van de beheerde cultuurhistorische collecties aan de samenleving.

2

FORMATIE

Bij het SNWV werkt een team van toegewijde archiefprofessionals aan het zichtbaar, vindbaar en toegankelijk maken van onze collecties. Daarmee maken we het ‘verborgen verleden’ van onze regio zichtbaar. In 2022 bedroeg de totale (structurele) formatie van het SNWV 13,8 fte., en nog 0,39 fte. tijdelijke formatie ten behoeve van een reintegratietraject. Hiervan was 6,23 fte. bestemd voor dienstverlening en collectiebeheer op de vijf locaties. Voor overige taken, zoals beleid, toezicht en advies, collectie- en gegevensbeheer, de beheerorganisatie e-Depot, PR en samenwerking met andere culturele en maatschappelijke organisaties bleef daarmee 7,97 fte. beschikbaar.

3

EN VOORSTEL BESTEMMIN

FINANCIËLE RESULTAA

Over het boekjaar 2022 kan een positief resultaat van € 3.095 worden gepresenteerd. Uit de hierna volgende jaarrekening blijkt dat de autonome ontwikkeling van de loonsom en de wijzigingen die in 2022 in de formatie en de functiewaardering zijn doorgevoerd binnen het voor dit begrotingsjaar geraamde budget hebben kunnen plaatsvinden. Op enkele begrotingsposten zijn aanzienlijke overschotten zichtbaar, voornamelijk ontstaan door het niet afnemen van producten of diensten die vooraf wel werden voorzien. De hoogte van het positieve resultaat wordt enigszins gedempt door het wegvallen van de voorziening voor de overname van de DIV-medewerker van de voormalige RNV. De middelen uit deze voorziening liepen, anders dan oorspronkelijk begroot, eind 2021 af en een bijdrage uit deze voorziening was voor 2022 ten onrechte als bate geboekt. Normaliter vloeit op basis van de daarover in de archiefcommissie gemaakte afspraken een positief resultaat naar rato van de bijdragen van de gemeenten en gerelateerd aan het in 2021 doorgevoerde kostenmodel, terug naar de gemeente. Voorgesteld wordt om conform deze afspraken het positieve resultaat naar rato te laten terugvloeien naar de deelnemende gemeenten. In het hierop volgende overzicht van baten en lasten zijn deze verrekeningen verwerkt in de werkelijk te betalen bijdragen van de gemeenten.

Het verschil tussen de begrote bijdrage en de berekende werkelijke bijdrage vormt het bedrag dat zal worden verrekend met de betreffende gemeente.

4

5

JAARREKENING

AFWIJKING LASTEN PER CATEGORIE

OELICHTING & VERANTWOORDING

Salarissen (inclusief sociale lasten) De salariskosten voor het personeel van het SNWV beslaan het grootste deel van de totale lasten. Met het invullen van de in 2021 nog openstaande vacatures voor beleidsmedewerker collecties en het aantrekken van een nieuwe adviseur digitale duurzaamheid ten behoeve van advisering en uitvoering geven aan aansluittrajecten voor het e-Depot kon een krachtige impuls worden gegeven aan het verder verwezenlijken van de beleidsuitgangspunten zoals verwoord in het meerjarenbeleidsplan 2021-2024. Het verder op orde brengen van het collectiebeheer in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis ter voorbereiding van een verdere digitalisering van de dienstverlening en interne werkprocessen werd onder leiding van de beleidsmedewerker collecties voortvarend ter hand genomen. Op basis van eerdere adviezen rondom formatiebehoefte en de noodzaak om de organisatiestructuur van de archiefdienst te richten op de archiefwettelijke taken is in 2022 door de archiefcommissie groen licht gegeven voor het wijzigen van de organisatiestructuur in drie taakvelden (advies & toezicht, collectiebeheer en dienstverlening) en het toevoegen van een drietal nieuwe functies aan het functiehuis van het SNWV (beleidsmedewerker dienstverlening, medewerker PR & educatie en een medewerker gegevensbeheer collecties).

Hierdoor konden bepaalde taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie beter worden belegd en de archiefwettelijke taken efficiënter worden uitgevoerd. De structurele financiële implicaties van deze wijzigingen zijn verwerkt in de vastgestelde meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals afgesproken is een deel van deze wijzigingen in de formatie naar voren gehaald. Zo konden twee medewerkers die reeds taken uitvoerden die tot de taken en verantwoordelijkheden behoorden zoals deze verwoord zijn in de functieprofielen voor de nieuw in te richten functies, loon naar werken kregen. Deze wijzigingen zijn per 1 september ingegaan. Ook de nieuwe adviseur digitale duurzaamheid is op die datum in dienst gekomen. Voor het opvangen van de hierdoor in 2022 eventueel ontstaande tekorten vanwege de gestegen loonkosten was, conform het voorstel bij de vaststelling van de jaarrekening 2021 een deel van het positieve rekeningresultaat van dat boekjaar beschikbaar. Door het later invullen van de functie van adviseur digitale duurzaamheid vallen de uiteindelijke salariskosten iets lager uit dan begroot.

6

Kosten archiefmedewerkers / medewerkers collecties & dienstverlening De dienstverlening en een deel van het collectiebeheer op de vijf locaties wordt uitgevoerd door archiefmedewerkers. Per 1 januari 2021 is het nieuwe bekostigingsmodel, gebaseerd op het in 2019 uitgebrachte advies van KB&P, gehanteerd. Hierin worden de kosten voor dienstverlening naar rato van het inwonertal per gemeente verdeeld. Hieraan lagen de bevolkingscijfers van de deelnemende gemeenten van het CBS ten grondslag (peildatum: 01-01-2021). Door de kosten voor dienstverlening per gemeente niet meer aan een specifieke formatieplaats te koppelen kan het SNWV haar medewerkers flexibeler indelen. Het SNWV tracht hiermee te voldoen aan de gemaakte prestatieafspraken om per vestiging minimaal zes dagdelen per week dienstverlening (intern en extern) te leveren.

Vanwege de toenemende complexiteit van informatieverzoeken, het groeiende aantal informatieverzoeken uit de jongere, recent overgedragen bestuurs- en bouwvergunningenarchieven en de ambitie om – naast de reguliere dienstverlening – ook de digitale dienstverlening gestalte te geven is de archiefcommissie in 2022, met het vaststellen van de wijziging van de organisatiestructuur en de daarbij behorende formatie en functieprofielen en de op basis daarvan opgestelde meerjarenbegroting 2023-2026, akkoord gegaan met het wijzigen van de functiewaardering van de archiefmedewerkers binnen het HR-21-model van de gemeente Elburg. De door het ‘doorschuiven’ van twee archiefmedewerkers naar de nieuwe functies binnen de formatie van het SNWV openvallende structurele formatieruimte is in de loop van het jaar ingevuld, evenals de door pensionering van de archiefmedewerker van Harderwijk. Daarmee is de dienstverlening en het dagelijkse collectiebeheer op de vijf locaties gewaarborgd. Volgens afspraak zijn de structurele financiële implicaties van de autonome kostenontwikkeling voor de functieherwaardering en wijziging van de organisatiestructuur en formatie verwerkt in de meerjarenbegroting 2023-2026.

De reeds in 2022 doorgevoerde wijzigingen leidden tot iets hogere kosten dan begroot, maar door meevallers op overige begrotingsposten kon het effect van deze wijzigingen op het rekeningresultaat worden weggenomen en hoefden uiteindelijk geen middelen uit de bestemmingsreserve te worden benut.

7

Inhuur regulier in de begroting In de archiefcommissie is afgesproken dat er een structureel budget in de begroting van het SNWV wordt opgenomen om tijdelijke capaciteitsproblemen op te vangen door de inhuur van tijdelijke medewerkers inventarisatietaken uit te voeren. In 2022 werd capaciteit ingehuurd (Docuvol) voor de inventarisatie van de bestuursarchieven van Nunspeet (afgerond) en de begeleiding van de inventarisatie van het bestuursarchief van de gemeente Elburg door de medewerker gegevensbeheer collecties van het SNWV. Bovendien werd voor de verdere beleidsontwikkeling rondom de implementatie en aansluiting van gemeenten op het e-Depot, met het vacant blijven van de vacature adviseur digitale duurzaamheid, expertise ingehuurd op gebied van de implementatie van digitale duurzaamheid in overheidsorganisaties via adviesbureau Singel en Partners. De kosten voor inhuur liggen lager dan begroot (verschil: -€ 10.507,-), aangezien het voorbereiden van de aansluiteisen voor het e-Depot uiteindelijk minder uren heeft gekost en er uiteindelijk geen daadwerkelijke aansluittrajecten van gemeenten zijn opgestart. Daardoor vielen de uiteindelijk gefactureerde uren lager uit dan aanvankelijk gedacht.

Structureel beheer e-Depot De kosten voor het in stand houden van een e-Depotvoorziening, waarin te bewaren documenten en informatie van de deelnemende gemeenten duurzaam kan worden beheerd en duurzaam toegankelijk gehouden kan worden, bestaan naast de salariskosten voor advies over de inrichting van het gemeentelijke digitale informatiebeheer en functioneel beheer uit de kosten voor de hard- en software en het technische beheer van de e-Depotvoorziening. De levering van deze e-Depotvoorziening is in 2020 na een uitgebreide aanbestedingsprocedure gegund aan Picturae BV. De kosten voor het afnemen van e-Depotvoorziening, hard- en software, opslagcapaciteit en technisch beheer vielen in 2022 aanzienlijk lager uit dan oorspronkelijk begroot. Door het uitblijven van digitale overbrengingen van digitale archiefbestanddelen vanuit de informatiesystemen van de deelnemende gemeenten naar het e-Depot werden door de leverancier (Picturae B.V.) uitsluitend licentiekosten in rekening gebracht. Er hoefde dus nog niet betaald te worden voor technisch beheer vanuit Picturae en opslagcapaciteit in de vijf tenants binnen het e-Depot.

8

Diverse goederen en diensten (voorheen facilitaire zaken) In 2020 is de archiefcommissie akkoord gegaan met een substantiële structurele verhoging van het budget voor facilitaire zaken in 2021, omdat het SNWV dringend behoefte had aan een eigen ICT-omgeving nadat het niet was meegenomen in de aanbesteding van het nieuwe werkplekconcept van de gemeente Elburg. De noodzaak voor een eigen ICT-omgeving kwam gedurende de coronacrisis duidelijk naar voren. Bovendien was een eigen ICT-omgeving van belang voor een meer geïntegreerde en geüniformeerde werkwijze en uitwisseling van informatie tussen de vijf afzonderlijke locaties. Voor deze ICT-omgeving is vanaf 2021 een extra budget van € 50.000,- per jaar beschikbaar gesteld. Dit bedrag van €50.000 structureel per jaar is gebaseerd op een adviesrapport van Vetketel Advies. Door de archiefcommissie is destijds aangegeven dat de voorkeur ernaar uitgaat om aan te sluiten bij de ICTfaciliteiten van de centrumgemeente Elburg. Uit de jaarcijfers blijkt dat de structurele lasten voor licenties en ICTondersteuning die door de gemeente Elburg in rekening worden gebracht (totaal € 15.078) aanzienlijk lager liggen dan aanvankelijk begroot. Hierbij moet worden aangetekend dat de uren ICT-ondersteuning over 2022 (nog) niet zijn doorgefactureerd door de afdeling ICT.

In deze kostencategorie zijn ook de kosten opgenomen van de huur van depotruimte voor het beheer van driedimensionale collectie-items die bij de acquisitie van archieven mede zijn overgedragen, zoals schilderijen en gebruiksvoorwerpen. Deze depotruimte wordt gehuurd bij het NoordVeluws Museum in Nunspeet (€ 4835,-). De post telecommunicatie viel juist lager uit, aangezien de meeste medewerkers van het SNWV in de loop van 2021 de beschikking kregen over een mobiele telefoon via de gemeente Elburg, als onderdeel van het werkplekconcept. Daarnaast vallen onder deze kostencategorie de kosten voor het laten behandelen van gecontamineerde archieven d.m.v. gammastraling, portokosten, drukwerk, archief- en kantoorbenodigdheden en de aanschaf van literatuur voor de studiezalen.

9

Reis- en verblijfskosten Er werden voornamelijk reis- en verblijfskosten geboekt vanwege het aantrekken van de beleidsmedewerker collecties, die van het Limburgs Historisch Centrum in Maastricht is overgekomen. In de overbruggingsperiode tot het vinden van een huis in de omgeving Elburg zijn reis- en verblijfskosten voor twee dagen per werkweek vergoed, zoals overeengekomen in het arbeidsvoorwaardengesprek met de betreffende medewerker. Vanwege de nog geldende corona-beperkingen in Duitsland werd de Pfingsttagung van de Hansische Geschichtsverein in 2022 niet bezocht. De uiteindelijke uitgaven lagen een fractie onder het oorspronkelijk begrote bedrag ( € 167,13). Onderhoud website en archiefbeheersysteem De ruggengraat van het moderne archiefbeheer vormt het digitale archiefbeheersysteem. In dit archiefbeheersysteem wordt alle informatie over de door ons beheerde archieven (metadata) bijgehouden. Deze gegevens zijn niet alleen van belang voor het interne collectiebeheer, maar vormen ook de basis voor de uitgebreide zoekfunctionaliteiten op onze website. Deze kosten omvatten voornamelijk opslagkosten, technisch beheer en hosting van de website. Ook kleinere digitaliseringsopdrachten die vanuit het preserveringsbeleid voor kwetsbare documenten worden uitgevoerd worden onder deze post verantwoord.

Het archiefbeheersysteem en het technische beheer van de website worden geleverd door De Ree Archiefsystemen BV in Groningen. Deze kosten vielen dit jaar iets hoger uit dan begroot (+ € 6030,80). Dit kwam vooral door het hogere aantal werkopdrachten dat in 2022 werd verstrekt en de ondersteuning die vanuit de leverancier werd geleverd bij het in gebruik nemen van enkele beheermodules (zoals plaatsregistratie van collecties), de doorontwikkeling van de website en de rationalisatie van archieftoegangen en nadere toegangen voor een verbeterde toegankelijkheid van onze collecties. Daarmee is uitvoering gegeven aan de ambitie om de basis van het archiefbeheer gedurende deze beleidsperiode op orde te krijgen.

10

Opleidingen (voorheen studiekosten en seminars) In 2021 werd bekend dat de Hogeschool van Amsterdam de HBOopleiding Archivistiek in het studiejaar 2021/2022 weer zou aanbieden. In het voorgaande collegejaar werd deze opleiding vanwege de onzekerheid rondom het voortbestaan van de diploma-eis voor archivarissen en de Coronacrisis niet aangeboden. De medewerker toezicht & advies is in september 2021 begonnen aan deze opleiding. De studiekosten voor deze opleiding bedroegen voor het studiejaar 2022/2023 € 5800,00. Twee andere medewerkers vervolgden in 2022 hun post-MBO-opleiding tot archiefassistent met het volgen van een aantal modules bij de Hogeschool van Amsterdam en VOO. De cursuskosten voor deze modules bedroegen in totaal € 1350,00. Daarmee vielen de uiteindelijke uitgaven voor opleidingen € 1850 lager uit dan begroot. Advieskosten In 2021 heeft de archiefcommissie van het SNWV opdracht gegeven voor het laten uitvoeren van een onderzoek naar de gewenste rechtsvorm van het SNWV. De huidige GR (centrumgemeenteregeling) stamt uit 2007 en sluit niet meer aan op de taken en verantwoordelijkheden en de gewenste slagkracht van een toekomstbestendige, moderne archiefdienst. In 2021 is opdracht verstrekt aan KB&P voor het uitvoeren van dit onderzoek. De resultaten van dit onderzoek zijn begin 2022 met de archiefcommissie gedeeld.

De kosten voor het opstellen van dit adviesrapport bedroegen in totaal € 5332,50. Aangezien overige advieskosten rondom het verkenningstraject voor de wijziging naar een bedrijfsvoeringsorganisatie en de mogelijke toetreding van Epe, Hattem en Heerde tot de GR SNWV zijn doorgeschoven naar 2023 vallen de daadwerkelijke uitgaven voor advieskosten in 2022 lager uit dan begroot (€ 2167,50).

11

Abonnementen, contributies en lidmaatschappen Het SNWV wil hét kenniscentrum zijn voor duurzaam informatiebeheer en een betrouwbare kennismakelaar zijn op het gebied van cultuurhistorische kennis, digitaal informatiebeheer. Het biedt onderzoekers bovendien de mogelijkheid om in onze bibliotheken hun onderzoek in context te plaatsen. Daarom is het SNWV onder andere aangesloten bij KVAN/BRAIN (Branchevereniging archiefinstellingen Nederland), Gelders Erfgoed (consulentschap voor erfgoed, musea en geschiedbeoefening in Gelderland), Monumentenwacht Van Waarde (veiligstellen van archieven in geval van calamiteiten), Stichting Lira (vergoeding auteursrechten freelance-journalisten vanwege gedigitaliseerde kranten), de Stichting Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG), de Vereniging Gelre, de Hansische Geschichtsverein, de lokale historische verenigingen, het Kadaster en andere kennispartners. Deze kosten vielen in 2022 lager uit dan begroot (€ 510,86), aangezien het SNWV in 2022 minder uitgaven had voor het aanschaffen van nieuwe NEN-normen en de substantieel hogere bijdrage voor de stichting Lira vanaf 2022 niet meer als lidmaatschap maar als licentiekosten werden gefactureerd. Daarmee zijn deze licentiekosten vanaf dit jaar geboekt onder de begrotingscategorie ‘diverse goederen en diensten’.

Representatie In het representatiebudget is onder andere een bedrag opgenomen voor het organiseren van vrijwilligersactiviteiten en het promoten van het SNWV. Hieronder valt bijvoorbeeld het organiseren van de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst, eventuele teambuildingsactiviteiten en een beperkt budget voor zakenlunches of diners. In 2022 werd een vrijwilligersactiviteit georganiseerd: een rondvaart op het Veluwemeer met aan boord een lezing over scheepsarcheologie in Flevoland. Een andere belangrijke activiteit voor de promotie van het SNWV die vanaf 2021 in het leven is geroepen is de tweejaarlijkse H.J. de Roolezing. Deze lezing werd in oktober 2022 voor het eerst georganiseerd in Harderwijk. De totale uitgaven voor deze uitgavencategorie vielen ondanks aanzienlijk meer georganiseerde activiteiten slechts € 132,68 hoger uit dan begroot. Vergoeding administratiekosten Dit betreft de jaarlijkse vergoeding die aan de centrumgemeente (Elburg) wordt betaald voor boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en de meerjarenbegroting, de salarisadministratie en P&Odiensten. Deze uitgaven waren conform raming.

12

COLOFON

Tekst en coördinatie Rudolf Bosch Fotoverantwoording Ruben Schipper | (medewerkers van) Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Opmaak Mariëlle Bos Bezoekadressen Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Elburg Zuiderzeestraatweg Oost 19 8081 LA Elburg Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Ermelo Raadhuisplein 2 3851 NT Ermelo Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Harderwijk Havendam 56 3841 AA Harderwijk Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Nunspeet Markt 1 8071 GJ Nunspeet Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Oldebroek Raadhuisplein 1 8096 CP Oldebroek Contact: 0525-688717 info@snwv.nl Sociale media Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe @snwveluwe @snwveluwe