Tkn Collegebesluit Meerjarenbegroting en jaarstukken Streekarchivariaat

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

14 augustus 2023 C.W.J. Blom A. ten Dolle P&Z T. Rolink mr. P.F.A. Klein Nee Algemeen Bestuur Nee Ja

Zaaknummer:

902307

Openbaar:

Ja

Financiën

Onderwerp: Meerjarenbegroting 2024-2027 en jaarrekening 2022 streekarchivariaat Noordwest Veluwe. Samenvatting Het college van burgemeester en wethouders van Elburg stelt op grond van de gemeenschappelijke regeling streekarchivariaat Noordwest-Veluwe de meerjarenbegroting 2024-2027 en de jaarrekening 2022 van het streekarchivariaat vast. Advies aan burgemeester en wethouders 1. Kennisnemen van de meerjarenbegroting 2024-2027 2. De jaarrekening 2022 voor kennisgeving aannemen

Collegevergadering van: Beslissing college: Conform advies besloten.

Pagina 1 van 2

Nummer:

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Elburg (centrumgemeente) stelt op grond van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) de jaarrekening 2022 en de meerjarenbegroting 2024-2027 van het streekarchivariaat Noordwest Veluwe vast. De portefeuillehouders (archiefcommissie) hebben de jaarstukken besproken en goedgekeurd. De afgelopen jaren is de bijdrage aan het streekarchivariaat gestegen. De archiefcommissie heeft daarom gevraagd om een oplegnotitie bij de jaarrekening 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027. In deze notitie wordt een onderbouwing gegeven voor de gestegen gemeentelijke bijdragen aan het streekarchivariaat. Hierin zijn ontwikkelingen als veranderend toezicht, advisering, beheer en beschikbaarstelling van digitale/analoge archieven opgenomen. Daarnaast heeft het SNWV de afgelopen jaren een (noodzakelijke) professionaliseringslag ondergaan en is de organisatie op het niveau gebracht om de wettelijke taken en de geformuleerde ambities aan te kunnen. In oktober staat er een heisessie gepland met de betrokken portefeuillehouders om een aantal scenario's rondom het al dan niet centraliseren van het SNWV, inclusief de financiële implicaties voor zowel huisvesting als structurele kosten te bespreken.

Jaarrekening 2022 De jaarrekening laat een klein positief resultaat van € 3.095,- zien. Het positieve saldo zal naar rato terugvloeien naar de gemeenten. Op enkele begrotingsposten zijn aanzienlijke overschotten te zien, die voornamelijk ontstaan zijn door het niet afnemen van producten of diensten. Dit betreft o.a. de post structureel beheer E-Depot. Dit komt omdat in 2022 vanuit de deelnemende gemeenten geen digitale bestanden zijn overgebracht naar het E-Depot, waardoor er uitsluitend licentiekosten voor het E-Depot in rekening zijn gebracht. Daarnaast betreft het de post diverse goederen en diensten (voorheen facilitaire zaken). In 2021 is het budget voor facilitaire zaken structureel verhoogd omdat het SNWV dringend behoefte had aan een eigen ICT-omgeving. Destijds is door de archiefcommissie aangegeven dat de voorkeur uitging naar aansluiting bij de ICT faciliteiten van de gemeente Elburg. Uit de jaarcijfers blijkt nu dat de structurele lasten voor licenties en ICT ondersteuning die door de gemeente Elburg in rekening worden gebracht aanzienlijk lager zijn dan begroot. De hoogte van het positieve resultaat wordt gedempt door het wegvallen van de voorziening voor de overname van de DIV-medewerker van de voormalige RNV.

De middelen uit deze voorziening liepen, anders dan oorspronkelijk begroot, eind 2021 af en een bijdrage uit deze voorziening was voor 2022 ten onrechte als bate geboekt. De overname door het SNWV van de voormalige medewerker van de RNV vloeit voort uit de opheffing van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsregeling Noord Veluwe (RNV) in 2018. Meerjarenbegroting 2024-2027 Door de CAO verhoging in 2023 zit het grootste verschil t.o.v. de begroting van 2023 in de posten salarissen (incl. sociale lasten) en kosten archiefmedewerkers. Daarnaast zit de verhoging van de bijdrage voor de deelnemende gemeenten voor de komende jaren in de uitbreiding en actualisering van het functiehuis van het streekarchivariaat in 2022. De kosten hiervoor in 2023 zijn gedekt uit het overschot op de jaarrekening 2021. De verhoging van de bijdrage voor Nunspeet voor 2024 ev. is via nieuw beleid opgenomen in de gemeentelijke concept meerjarenbegroting 2024 –2027.