Tkn Collegebesluit gemeenschappelijke regeling streekarchivariaat noordwest-Veluwe

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

18 september 2023 Zaaknummer: C.W.J. Blom A. ten Dolle Informatie/Proces en Zaken T. Rolink mr. P.F.A. Klein Nee Algemeen Bestuur - TKN Nee Ja Openbaar:

918659

Ja

Onderwerp:

Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat op basis van een bedrijfsvoeringsorganisatie Samenvatting In 2022 heeft KBenP een rapport uitgebracht naar de gewenste samenwerkingsvorm van het streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV). De Archiefcommissie heeft geadviseerd om te kiezen voor de variant bedrijfsvoeringsorganisatie binnen de gemeenschappelijke regeling. De bedrijfsvoeringorganisatie wordt als uitgangspunt gehanteerd in het onderzoek naar de samenvoeging van de streekarchieven SNWV en Epe, Hattem en Heerde. Advies aan burgemeester en wethouders Akkoord gaan met uitwerken van een gemeenschappelijke regeling voor het streekarchivariaat op basis van een bedrijfsvoeringsorganisatie.

Collegevergadering van: Beslissing college:

Nummer:

Pagina 1 van 4

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting In een door KBenP uitgebracht rapport (begin 2022) naar de gewenste samenwerkingsvorm van het Streekarchivariaat is de Archiefcommissie geadviseerd te kiezen voor de variant bedrijfsvoeringsorganisatie binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) heeft ondertussen wijzigingen ondergaan en vereist dat uiterlijk op 1 juli 2024 de bestaande gemeenschappelijke regelingen hierop zijn aangepast. De keuze voor een bedrijfsvoeringsorganisatie dient daarom in die aanpassingen meegenomen te worden, waarvoor een collegebesluit nodig is. Naast het hiervoor genoemde is het streekarchief Epe, Hattem, Heerde al enige tijd op zoek naar een duurzame oplossing voor het beheer en de ontsluiting van haar archieven. Door het met pensioen gaan van de archivaris van het streekarchief, ontstaat de mogelijkheid om samenwerking te zoeken met andere partijen. Uit een onderzoek dat begin 2022 plaatsvond, is naar voren gekomen dat het samenwerken met het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe de meest voor de hand liggende optie is. In juli 2022 hebben de colleges van Epe , Hattem en Heerde vervolgens opdracht gegeven voor de verkenning van een samenwerking met het SNWV. De drie gemeenten zijn dan ook nauw betrokken bij het proces om de nieuwe gemeenschappelijke regeling tot stand te brengen.

Beoogd effect Voor de inrichting van de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt gewerkt aan de voorbereiding van een bedrijfsvoeringsorganisatie. Er is gekozen voor een bedrijfsvoeringsorganisatie, omdat deze vorm beter past bij een uitvoeringsorganisatie, zoals het streekarchief. Op dit moment kunnen de deelnemende gemeenten geen directe invloed uitoefenen op het SNWV. Deze invloed loopt nu via de Archiefcommissie van de SNWV-gemeenten, die bestaat uit de portefeuillehouders van deze gemeenten. De archiefcommissie geeft advies aan de gemeente Elburg (centrumgemeente). Door te kiezen voor een bedrijfsvoeringsorganisatie krijgen alle deelnemende gemeenten een directe invloed op het streekarchivariaat, wat de relatie met de deelnemende gemeenten eenduidiger en democratischer maakt. Argumenten Het streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) is op dit moment een gemeenschappelijke regeling (gemeenschappelijk orgaan) zonder rechtspersoonlijkheid via een 'centrumgemeente'constructie. Hierbij treedt de gemeente Elburg op als centrumgemeente. Er is geen bestuur, omdat het streekarchivariaat onderdeel is van de ambtelijke organisatie van de gemeente Elburg. De streekarchivaris en het overige personeel zijn daar in gemeentelijke dienst en hiërarchisch ondergeschikt aan het management van de gemeente.

Daarmee is vanzelfsprekend op hen ook de rechtspositieregeling van Elburg van toepassing. Begin 2022 heeft het bureau KBenP een rapport uitgebracht voor het SNWV, waarin meerdere alternatieven voor een nieuwe rechtspositievorm zijn besproken: een stichting, een gemeenschappelijk orgaan in de vorm van een openbaar lichaam of een bedrijfsvoeringsorganisatie, en een dienstverleningsovereenkomst. In haar rapport stelt KBenP voor om op basis van voors en tegens van de verschillende alternatieven niet meer te kiezen voor de 'centrumgemeente' constructie, maar voor een bedrijfsvoeringsorganisatie-constructie (BVO).

-3-

De belangrijkste redenen hiervoor zijn: • Er is een één-op-één relatie met verschillende deelnemende gemeenten, omdat de streekarchivaris hiërarchisch onder elk bestuur valt en de belangen van alle aangesloten gemeenten in het oog moet houden: • Er is maar één bestuurslaag. Dit zou bijvoorbeeld de Archiefcommissie kunnen worden, die bestaat uit de portefeuillehouders van alle deelnemende gemeenten: • De deelnemende gemeenten bepalen tezamen welke bevoegdheden aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie worden overgedragen; • De streekarchivaris kan zijn controlerende rol op de archieven van alle deelnemende gemeenten effectiever uitvoeren; • Het streekarchivariaat wordt een rechtspersoon, waardoor zij zelfstandig kan handelen bij het maken van afspraken met andere partijen, subsidieaanvragen, e.d.; • Naast de huidige en toetredende gemeenten Epe, Hattem, Heerde kunnen in de toekomst ook andere openbare lichamen deelnemen.

• Kanttekening De reden waarom de andere alternatieven niet zijn gekozen: • Een stichting: Uit een eerder gepubliceerd onderzoek van het nationaal Archief blijkt dat een belangrijk nadeel van privatisering in de vorm van een stichting is, dat daartoe een gecompliceerde regeling van alle wettelijke taken en (regelgevende) bevoegdheden tussen elk bestuur en de stichting vereist is, hetgeen de transparantie van de Archiefwet, vooral wat betreft de toedeling van bevoegdheden, zeker niet ten goede zou komen. De eindconclusie van het onderzoek was dat een verzelfstandiging van archiefzorg en archiefbeheer een 'minder gerede oplossing' vormde. Een onderzocht praktijkvoorbeeld ondersteunt deze conclusie. • Een andere vorm van een gemeenschappelijke regeling: Openbaar lichaam Een openbaar lichaam is de zwaarste vorm van een gemeenschappelijk regeling. Het kent een geleed bestuur, met een zware vertegenwoordiging uit alle betrokken organisaties. Een openbaar lichaam wordt veelal alleen voor grote uitvoeringsorganisaties gebruikt en is qua organisatievorm te gecompliceerd voor de gewenste samenwerking. Gemeenschappelijk orgaan. Beide streekarchieven zijn nu gemeenschappelijke organen. Er wordt niet meer voor dit model gekozen, omdat er geen voordelen zijn aan deze vorm vergeleken met de in het rapport geadviseerde organisatievorm (de bedrijfsvoeringsorganisatie).

Knelpunten van deze (huidige) vorm zijn zoals in het rapport van KBenP aangegeven: o Geringe invloed van de deelnemers (alleen directe invloed op de begroting) o Positie van de streekarchivaris (nu kunnen de gemeenten hem alleen op zijn toezichthoudende rol aanspreken en niet als hoofd van het streekarchivariaat. Volgens de Archiefwet 1995 oefent het streekarchivariaat ook een culturele taak uit, waardoor de Elburgse portefeuillehouderbedrijfsvoering ook die belangen behartigt.) o De rechtpositieregeling (medewerkers vallen nu onder de centrumgemeente Elburg) o Samenwerking met derden (streekarchivariaat is geen rechtspersoon dus kan er geen rechtstreekse samenwerking met externe partijen, zoals musea, onderwijsinstellingen, provinciale projecten worden aangegaan) o Een streekarchivariaat is in de gemeentelijke archiefsector een verdwijnende organisatievorm. Waar de term streekarchivariaat voor staat is voor velen minder duidelijk dan archiefdienst of historisch centrum

-4-

• Een dienstverleningsovereenkomst: De laatste driedecennia komt in de archiefsector ook de constructie van een dienstverleningsovereenkomst voor: een gemeente sluit een privaatrechtelijk contract met een publieke of private archieforganisatie, waarbij de organisatie archieftaken van de gemeente uitvoert. De gemeente stelt zichzelf vaak op als "klant". Als een dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten, treedt de gemeente niet toe tot een eventueel bestuur en blijft op behoorlijke afstand van de archiefinstelling. Vanzelfsprekend heeft men in in deze rol geen tot weinig invloed op het beleid van de archieforganisatie en dus ook niet op de wijze waarop wordt omgegaan met het gewenste gemeentelijke archiefbeleid. Uiteraard is het aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten om akkoord te gaan met de keus voor een bedrijfsvoeringsorganisatie. Omdat het voorbereidings- en besluitvormingstraject uiterlijk 1 juli 2024 gereed moet zijn, is het zaak dat de colleges de keus voor een bedrijfsvoeringsorganisatie - als basis van de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling en als basis voor een eventuele samenvoeging van het SNWV met het streekarchief Epe, Hattem en Heerde - vaststellen. Financiële toelichting De kosten voor de inzet van Nysingh advocaten zijn niet geheel in te schatten, maar zullen zoveel als mogelijk binnen het project worden opgevangen.