Tkn Collegebesluit Beoordeling toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer 2023

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

7 februari 2025 W. Stoffer

Zaaknummer:

1247151

Openbaar:

Ja

Informatie/Proces en Zaken

Nee Nee Nee Nee

Onderwerp: Beoordeling toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer 2023. Samenvatting Vanuit het provinciaal toezicht vindt er een beoordeling plaats op het archief & informatiebeheer bij de gemeenten. Op basis van de Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland vindt deze beoordeling plaats. De conclusie is dat de gemeente Nunspeet gedeeltelijk voldoet aan de gestelde eisen. Advies aan burgemeester en wethouders 1. Kennisnemen van de beoordeling 2. De reactie op de beoordelingstabel via bijgaande conceptbrief toesturen aan de Provincie Gelderland 3. De commissie Algemeen Bestuur en het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV) in kennis stellen van de beoordeling en onze reactie daarop.

Collegevergadering van: Beslissing college: College heeft conform advies besloten.

Nummer:

Pagina 1 van 3

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting In maart 2023 heeft de Provincie Gelderland in het kader van het interbestuurlijk toezicht de “Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland” vastgesteld. Hiermee willen ze de risico's voor gemeenten in kaart brengen op basis van de kritische prestatie-indicatoren (KPI's) van de VNG. Hiervoor is in 2024 een vragenlijst naar de gemeenten gestuurd. Deze vragenlijst had betrekking op het toetsingsjaar 2023. De lijst is door ons ingevuld en de beschikbare documenten zijn toegevoegd. Het toezicht op het archief & informatiebeheer van de gemeente Nunspeet vindt plaats door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) op basis van de genoemde KPI's. Eén van de documenten die opgevraagd wordt, is de toezichtrapportage door het SNWV. De gevraagde toetsing over 2023 kon echter niet door ons worden aangeleverd, omdat de toetsing door het SNWV éénmaal per twee jaar plaatsvindt. De laatste toetsing was van voor 2023. In 2024 is gestart met een nieuwe toetsing door het SNWV. Omdat de genoemde verordening relatief kort geldt, is de beoordeling in deze fase alleen gericht op de interne verantwoordingsprocessen en of de toezichtinformatie voldoet aan de eisen om inhoudelijk beoordeeld te kunnen worden. De afgelopen maanden zijn er over het interbestuurlijk toezicht contacten geweest met de archivaris/archiefinspecteur.

Tijdens deze gesprekken is aangegeven dat de Provincie verwacht dat de interne beleids- en planningscyclus meer afgestemd wordt op de Provinciale Verordening. Op basis van de aangeleverde informatie en documenten komt de Provincie tot de volgende beoordeling en aanbevelingen. Eisen Actueel Horizontale verantwoording Volledigheid

Toelichting De aangeleverde informatie gaat over het toetsingsjaar 2023 De toezichtinformatie is door het college vastgesteld en aan de gemeenteraad voorgelegd De aangeleverde informatie gaat over minstens alle zestien toetsingscriteria uit de verordening

Resultaat Voldoet niet Voldoet gedeeltelijk Voldoet gedeeltelijk

Voor het onderdeel “actueel” is de score “voldoet niet", omdat de toegezonden toezichtrapportage niet over het toetsingsjaar 2023 gaat. Zoals al aangegeven beschikken wij niet over de informatie over het jaar 2023, omdat het SNWV éénmaal per twee jaar de toetsing uitvoert bij de deelnemende gemeenten. Zoals al aangegeven hebben de Provincie en de archivaris/archiefinspecteur SNWV gesprekken gevoerd om de planningscyclus onderling af te stemmen. Op dit moment is het nog niet duidelijk of dit de planningscyclus van de provincie of van het SNWV zal worden. Voor het onderdeel “horizontale verantwoording” is de score “voldoet gedeeltelijk” omdat niet nagegaan kon worden of de vastgestelde toezichtinformatie is voorgelegd aan de gemeenteraad. Indien wij de komende jaren de gemeenteraad op de hoogte brengen over het archief & Informatiebeheer voldoen wij ook op dit punt aan de eisen. Voor het onderdeel “volledigheid” is de score “voldoet gedeeltelijk”. De uitleg is dat de aangeleverde informatie moet gaan over alle zestien toetsingscriteria uit de verordening. Er wordt aangegeven dat men zich geen beeld heeft kunnen vormen over het criterium “het uitlenen van uw archiefbescheiden”. Dit betreft artikel 18 van de Archiefwet 1995. Het gaat in dit artikel over de beschikbaarstelling van archiefbescheiden door de beheerder van de archiefbewaarplaats. Dit is de (streek)archivaris.

Volgens de streekarchivaris/archiefinspecteur voldoen wij aan dit criterium. We

-3-

zullen de Provincie hiervan op de hoogte stellen. Aangegeven wordt dat als we ook informatie over dit criterium aanleveren we ook op dit onderdeel voldoen aan het volledigheidsaspect. Na ontvangst van de (KPI)rapportage over het toezicht door het streekarchivariaat over 2024 zullen we de resultaten/aanbevelingen hiervan met onze beantwoording aan u voorleggen. Na besluitvorming zal de gemeenteraad, via de commissie Algemeen Bestuur, hiervan in kennis worden gesteld. Aansluitend zullen de Streekarchivaris en GS van Gelderland zoals gebruikelijk worden geïnformeerd. Daarbij ontvangt GS de rapportage, bestuurlijke besluitvorming en bewijs dat de commissie Algemeen Bestuur hiervan kennis heeft genomen.