Tkn Collegebesluit beheer digitaal berichtenverkeer

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum:

7 juli 2025

Zaaknummer:

1323181

Openbaar:

Ja

Portefeuillehouder: W. Stoffer, C.W.J. Blom Ambtenaar: Team:

Informatie

Teammanager: Directie: Raad:

Nee

Commissie:

Nee -

OR:

Nee

Communicatie:

Nee

Bijlage(n):

1 - Beleidsregel beheer digitaal berichtenverkeer 2 - Flyer bestuur 3 - Flyer personeel

Betrokken teams:

POC

Onderwerp Beleidsregel beheer digitaal berichtenverkeer Samenvatting De gemeente Nunspeet werkt optimaal digitaal. Zo kunnen inwoners 24/7 zaken doen met de gemeente en kunnen medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Communicatie, zowel intern als met inwoners, verloopt grotendeels via digitale kanalen. Ingevolge de Wet open overheid en uitspraak van de Raad van State van 20 maart 2019, alsmede het Informatiebeleidsplan 2024-2028 en Kwaliteitssysteem informatiebeheer, dient beleid vastgesteld te worden voor het beheer van dit digitale berichtenverkeer. Het beleid omtrent bewaring, vernietiging en ontsluiting van digitaal berichtenverkeer omvat 3 categorieën, te weten het e-mailverkeer, het app-verkeer (via WhatsApp en andere berichtenapps), en verkeer via online media (sociale media en webchat). Gevraagd wordt om in te stemmen met de inhoud en publicatie van deze aangepaste beleidsregel. Advies aan burgemeester en wethouders  Kennisnemen van de aangepaste inhoud van de beleidsregel beheer digitaal berichtenverkeer en bijbehorende bijlagen; 

Vaststellen van de beleidsregel beheer digitaal berichtenverkeer;



Publiceren van de beleidsregel via lokaleregelgeving.overheid.nl op 1 september 2025;



De beleidsregel ter kennisname aan de commissie AB voorleggen.

Pagina 1 van 4

VoorstelEind

Pagina 2 van 4

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting De gemeente Nunspeet werkt optimaal digitaal. Zo kunnen inwoners 24/7 zaken doen met de gemeente en kunnen medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Communicatie, zowel intern als met inwoners, verloopt grotendeels via digitale kanalen. Ingevolge de Wet open overheid en uitspraak van de Raad van State van 20 maart 2019, alsmede het Informatiebeleidsplan 2024-2028 en Kwaliteitssysteem informatiebeheer, dient beleid vastgesteld te worden voor het beheer van dit digitale berichtenverkeer. Het beleid omtrent bewaring, vernietiging en ontsluiting van digitaal berichtenverkeer omvat 3 categorieën, te weten het e-mailverkeer, het app-verkeer (via WhatsApp en andere berichtenapps), en verkeer via online media (sociale media en webchat). Voor het beheer van het digitaal berichtenverkeer neemt de gemeente Nunspeet de Capstonemethodiek als basis en uitgangspunt. Volgens de Capstone-methodiek wordt e-mailverkeer in mailboxen van als zodanig geïdentificeerde sleutelfunctionarissen automatisch bewaard. Daarnaast wordt e-mail in mailboxen van alle overige medewerkers (nietsleutelfunctionarissen) enige tijd bewaard om te kunnen voldoen aan verplichtingen vanuit de Wet open overheid met betrekking tot Woo-verzoeken. Het voordeel van deze methodiek is dat e-mail van niet-sleutelfunctionarissen niet langdurig bewaard hoeft te worden.

De gemeente Nunspeet breidt het toepassingsgebied van de Capstone-methodiek uit naar het overige digitale berichtenverkeer (via berichtenapps en online media). Wat wil zeggen dat de gemeente ook daar het onderscheid tussen wel en niet-sleutelfunctionarissen aanhoudt. Dit zorgt voor een zoveel mogelijk eenduidig kader en proces voor archivering en beheer van het totale digitale berichtenverkeer. Om de beleidsregel zoveel mogelijk te laten aansluiten bij zowel de lokale praktijk, als de doelstelling van de wetgeving, is aan onderdeel 5.2 App-verkeer een nadere nuancering toegevoegd. Deze verduidelijking zit hem hierin dat er, conform de organisatiebrede uitgangspunten van het Zaakgericht Werken, in beginsel uitgegaan wordt van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker om informatie en communicatie te (laten) archiveren bij de relevante zaak in het zaaksysteem. Daarnaast kan app-verkeer van bestuurders opgeslagen worden in een vertrouwelijke bulkzaak. In periodiek overleg met de medewerker Proces en Zaken wordt hierbij desgewenst ondersteuning geleverd aan de bestuurder. Zodoende blijven zowel de integriteit (en beschikbaarheid) van informatie, als de privacy van betrokkenen, gewaarborgd. Beoogd effect De beleidsregel zal met ingang van 1 september 2025 in werking treden zodat er voldoende voorbereidingstijd is voor procesbetrokkenen.

De uitrol bestaat uit drie fases, waarbij uw

Pagina 3 van 4

college en de directie als eerste gaan werken volgens het nieuwe proces, gevolgd door de overige sleutelfunctionarissen, en als derde de rest van het ambtelijk personeel. Hoewel het beleid voor het overige personeel niet ingrijpend wijzigt, vormt helder advies en communicatie over de werkwijze —in het bijzonder het scheiden van privé en zakelijk verkeer— een belangrijk onderdeel van de organisatiebrede implementatie. Digitale veranderingen gaan snel en het is van belang dat hier alert en flexibel op ingespeeld wordt. Mochten ontwikkelingen op wettelijk of juridisch vlak, dan wel op technisch of organisatorisch gebied, nopen tot een aanpassing in de inhoud van de beleidsregel, dan zal hiertoe een gewijzigde versie worden gepubliceerd. De interne werkgroep archivering digitaal berichtenverkeer zal halfjaarlijks het beleid en de werkwijze evalueren en indien nodig bijstellen. Financiële toelichting De financiële impact van het beleid is beperkt en kan vanuit de bestaande budgetten worden gedekt. Realisatie van de uitbreiding van de opslagcapaciteit op onze back-up systemen, waarmee langere retentietijden voor de automatische bewaring van e-mailberichten mogelijk wordt, vindt plaats in 2025. Uitlevering van mobiele toestellen voor zakelijk gebruik vallen onder de reguliere jaarlijkse vervangingsinvesteringen.

Bijbehorende zakelijke abonnementen vallen onder de landelijke aanbesteding GT Mobiel. Mochten toekomstige wijzigingen wel noemenswaardige financiële gevolgen hebben dan zal dit opnieuw aan uw college worden voorgelegd. Alternatieven, kanttekening en risico’s Door het ontbreken van beleid en duidelijke werkafspraken is het mogelijk dat informatie niet juist wordt gearchiveerd, daardoor niet teruggevonden kan worden en als gevolg daarvan ook niet kan worden ontsloten indien hiertoe een verzoek wordt gedaan. Het is dan ook van belang dat de beleidsregel wordt vastgesteld zodat de procesafspraken op korte termijn in werking treden en alle betrokkenen geïnformeerd kunnen worden en de juiste begeleiding en middelen beschikbaar gesteld krijgen om het beleid op te kunnen volgen.

Pagina 4 van 4