Tkn Brief Gedeputeerde Staten Archief en Informatiebeheer

Datum

12 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Onderwerp

VERBETERD EXEMPLAAR

Beoordeling toezichtinformatie Archief & Informatiebeheer beoordelingsjaar 2024

Gemeente Nunspeet T.a.v. het college

Inlichtingen bij

Provincieloket 026 359 99 99 post@gelderland.nl Blad

1 van 3

Geacht college, Wij danken u voor het aanleveren van toezichtinformatie over uw Archief & Informatiebeheer aan Gedeputeerde Staten. Met deze brief informeren wij u over de manier waarop wij deze toezichtinformatie hebben beoordeeld. Toezichtinformatie aanleveren Al enige tijd zijn we bezig om het interbestuurlijk toezicht op onder andere Archief & Informatiebeheer verder te ontwikkelen. Hiervoor stelden we in maart 2023 de ‘Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland’ vast. Hiermee laten we zien op basis van welke indicatoren wij vanaf 2023 risico’s voor uw gemeente in kaart brengen. Deze indicatoren zijn gebaseerd op de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) van de VNG. Wij vragen u om jaarlijks vóór 1 maart toezichtinformatie over deze indicatoren aan te leveren. Gemeenteraad informeren over risico’s Daarnaast gaat het interbestuurlijk toezicht na of u over voldoende beheersmaatregelen voor deze risico’s beschikt. Het is belangrijk dat u door interne deskundigen juist, op tijd en volledig wordt geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van deze indicatoren én dat u actie onderneemt op basis van de adviezen en verbetervoorstellen. Uw gemeenteraad houdt toezicht op wat u doet om de risico’s te beperken. Het is daarom belangrijk dat u uw gemeenteraad hiervan op de hoogte brengt.

Zo wordt het horizontale toezicht- en verantwoordingsproces volledig doorlopen en kunnen de risico’s tot een minimum beperkt worden. Onze bevindingen Wij hebben vastgesteld dat u gedeeltelijk voldoet aan de eisen waar wij ons in deze fase op richten. U ziet in onderstaande tabel hoe wij tot dit oordeel zijn gekomen.

Datum

12 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Blad

2 van 3

Beoordelingstabel Eisen

Toelichting

Resultaat

Actueel

De aangeleverde informatie gaat over het toetsingsjaar 2023.

Voldoet niet

Horizontale verantwoording

De toezichtinformatie is door het college vastgesteld en aan de gemeenteraad voorgelegd.

Voldoet gedeeltelijk

Volledigheid

De aangeleverde informatie gaat over minstens alle zestien toetsingscriteria uit de verordening.

Voldoet gedeeltelijk

Wij zijn tot dit oordeel gekomen, omdat uw opgestuurde toezichtinformatie geen actuele toezichtinformatie over het toetsingsjaar 2023 is. U voldoet gedeeltelijk aan de criteria voor horizontale verantwoording, omdat wij niet kunnen nagaan of u de vastgestelde toezichtinformatie heeft voorgelegd aan de gemeenteraad. Als u de komende toetsingsjaren uw gemeenteraad op de hoogte brengt over uw Archief & Informatiebeheer, dan voldoet u ook op dit punt. Daarnaast geeft u niet over alle zestien toezichtcriteria informatie. Daardoor kunnen wij geen volledig beeld vormen over uw zorg over:  het uitlenen van uw archiefbescheiden (criterium 16). Als u de komende toetsingsjaren ook informatie over deze criteria aanlevert, dan voldoet u ook op het volledigheidsaspect. Geen uitgebreide beoordeling Momenteel creëren we voor het interbestuurlijk toezicht een fundament op basis van een nulmeting. Zoals we u in onze brief van april 2024 lieten weten, ontvangt u in deze fase nog geen uitgebreide beoordeling. Omdat de verordening relatief kort geldt (sinds maart 2023), beoordelen wij in deze fase alleen uw interne verantwoordingsprocessen en of uw toezichtinformatie voldoet aan de eisen om inhoudelijk beoordeeld te kunnen worden.

Hierbij kijken we of u het horizontale toezicht- en verantwoordingsproces correct heeft gevolgd, of de aangeleverde toezichtinformatie actueel en volledig is en of u deze op tijd heeft aangeleverd. Pas in een volgende fase, volgens planning in 2025, beoordelen wij uw toezichtinformatie van dat moment ook inhoudelijk op risico’s. Hiervoor is het noodzakelijk dat toezichtinformatie op zijn minst aan bovengenoemde eisen voldoet. Ambtelijke gesprekken Wij geven het interbestuurlijk toezicht vorm door systeemtoezicht op basis van de ontvangen toezichtinformatie. Daarnaast vinden wij een goede relatie met uw gemeente erg belangrijk.

Datum

12 december 2024 Zaaknummer

2024-014076 Blad

3 van 3

Daarom zijn wij de afgelopen maanden op bezoek geweest bij de archivaris en/of archiefinspecteur van uw gemeentelijke organisatie. Uit de met hen gevoerde gesprekken bleek:  dat het op prijs wordt gesteld dat de provincie het interbestuurlijk toezicht op dit toezichtdomein verder vormgeeft;  dat er behoefte is aan meer persoonlijke interactie en afstemming met de provincie;  dat uw interne beleids- en planningscyclus nog niet helemaal op de provinciale verordening is afgestemd;  dat er grote behoefte is aan een format voor het aanleveren van de toezichtinformatie. Tijdens deze gesprekken hebben wij aangegeven dat wij voor 2025 verwachten dat uw interne beleids- en planningscyclus meer afgestemd wordt op de provinciale verordening. Tevens hebben wij een format gemaakt welke u vanaf 2024 kunt gebruiken, als uw organisatie rapportages opstelt waarin niet alle toezichtcriteria uit de provinciale verordening worden behandeld. Dit format bevat ook een checklist voor alle bijlagen en bewijsstukken die u dient mee te sturen. Ten slotte hebben wij aangegeven tot welke beoordeling wij verwachten te komen voor uw gemeente. Op tijd toesturen van toezichtinformatie over 2024 Tot slot brengen wij graag de volgende deadline van 1 maart 2025 onder uw aandacht voor het aanleveren van toezichtinformatie over het toetsingsjaar 2024, voor zover u dat nog niet al heeft aangeleverd.

Toezichtinformatie aan Gedeputeerde Staten levert u aan via post@gelderland.nl. Heeft u naar aanleiding van deze brief nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de interbestuurlijk toezichthouder via post@gelderland.nl. Met vriendelijke groet, Gedeputeerde Staten van Gelderland

Henri Lenferink Commissaris van de Koning

Frederik van Ardenne Secretaris

Bijlage  Format en checklist aanlevering toezichtinformatie interbestuurlijk toezicht Archief & Informatiebeheer