Ter kennisname Jaarrekening SNWV 2023 (vastgesteld)

1

Jaarrekening SNWV 2023

Versie Auteurs

: 0.3 (concept) : Rudolf Bosch (SNWV) & Karin Dijksterhuis / Antoon Koehorst (gemeente Elburg)

Contactpersoon Telefoonnummer e-mailadres Postadres

: Rudolf Bosch : 0525 – 688 688 : rudolf.bosch@snwv.nl : Zuiderzeestraatweg Oost 19, 8081 LA te Elburg

2

Aanbiedingsbrief Voor u ligt de jaarrekening van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNW) over het boekjaar 2023. Het SNWV is een gemeenschappelijke regeling (centrumgemeenteregeling) van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek. In deze GR hebben de colleges van B&W als zorgdragers hun wettelijke taken ten aanzien van het archiefbeheer op grond van de Archiefwet 1995 geregeld. Het in 2020 door de portefeuillehouders, als vertegenwoordigers van de vijf deelnemende gemeenten zitting nemend in de archiefcommissie, vastgestelde meerjarenbeleidsplan 2021-2024, getiteld ‘De basis op orde’, vormt de basis voor de gestelde doelen om te voldoen aan deze wettelijke taken én het waarmaken van de ambitie om de beheerde collecties niet alleen toegankelijker, maar ook zichtbaarder te maken. Het SNWV is daarmee hét duurzame collectieve geheugen van de regio. De afgelopen jaren is al meermaals aangegeven: het SNWV is een archiefdienst in transitie. Van een relatief kleine, vooral analoog werkende archiefdienst heeft het SNWV zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een robuuste en toekomstgerichte archiefdienst, die naast het duurzaam toegankelijk houden van de fysieke archieven ook haar wettelijke taken ten aanzien van het waarborgen van dezelfde duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.

De maatschappelijke roep naar een transparante, controleerbare en benaderbare overheid raakt ook het archief- en informatiebeheer op gemeentelijk niveau. Naast de Archiefwet vormen de Wet open overheid (Woo), de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) belangrijke kaders waarbinnen ook de archiefdienst het archief als nutsvoorziening moet positioneren. In 2021 en 2022 zijn grote stappen gezet om het SNWV te herstructureren en daarmee ook te herpositioneren. In 2022 heeft de organisatieontwikkeling, op grond van voorliggende rapporten en bestuurlijke besluiten in de archiefcommissie, zijn beslag gekregen. Daarmee staat er sinds begin 2023 een robuuste en toekomstgerichte archiefdienst voor de deelnemende vijf gemeenten, die alle wettelijke taken in collectiebeheer, beschikbaarstelling en het toezicht op het informatiebeheer kan waarborgen. Een archiefdienst die bovendien werkt aan het vergroten van de zichtbaarheid van de door haar beheerde collecties ten dienste van burgers en maatschappelijke partners in de regio. In 2023 zijn flinke stappen gezet om de geformuleerde doelstellingen te behalen. Het collectiebeheersysteem is verder op orde gebracht door het implementeren van plaatsregistratie van de collecties in de verschillende archiefdepots. Daarmee zijn nu alle fysiek beheerde collecties in ieder geval zichtbaar én vindbaar via onze website.

Daarmee zijn ze echter nog niet allemaal toegankelijk: die toegankelijkheid wordt pas bereikt door het inventariseren en nader toegankelijk maken van de archieven. Voor de bestuursarchieven van Ermelo (1997-2011) en Nunspeet (1972-1999) zijn deze inventarissen in 2023 opgeleverd, respectievelijk in concept gereed gebracht. Bovendien is in 2023 gestart met twee grote en belangrijke overbrengingstrajecten, namelijk voor de grote reeksen bouwdossiers van de gemeenten Harderwijk en Nunspeet. Bouwvergunningen en -tekeningen zijn veel geraadpleegde bronnen, die in principe na twintig jaar via de archiefdienst openbaar toegankelijk moeten zijn. Er is in 2023 hard gewerkt aan het inrichten van een uniforme ontsluiting van deze bouwdossiers via ons collectiebeheersysteem. Bovendien was de materiële verzorging van deze archieven een belangrijke activiteit.

3

Met het importeren van reeds eerder gemaakte indexen op bepaalde bronnen, die door de jarenlange inzet van vele vrijwilligers beschikbaar zijn, is in 2023 bovendien een grote stap gezet in het nader toegankelijk maken van onze bronnen via onze website. Maar liefst 23.378 nieuwe beschrijvingen en 24.167 personen zijn in 2023 toegevoegd. Ook in het beheer van onze bibliotheek én de beeldbank met historisch foto- en videomateriaal zijn grote stappen gezet, vooral met het oog op de juridische aspecten rondom auteurs- en beeldrechten. Van een groot deel van de beeldcollecties is nu vastgelegd wie de rechthebbenden zijn. Het traject rondom de toetreding van Epe, Hattem en Heerde en de vorming van een nieuwe GR heeft in 2023 veel tijd en inzet gevergd van de deelnemende werk-, project- en stuurgroepleden. Dit betekende dat ook de beleidsmedewerkers binnen het SNWV veel tijd en energie hebben moeten steken in dit traject. Zo is, naast de reguliere werkzaamheden voor toezicht en advies (het uitvoeren van inspecties en – vanaf dit jaar ook audits – naar het gemeentelijke informatiebeheer), ook een nulmeting uitgevoerd naar het archief- en informatiebeheer bij het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde en de daaraan verbonden gemeenten. De jaarrekening laat een negatief resultaat zien van € 14.236.

Deze overschrijding van de oorspronkelijk begrote uitgaven wordt voornamelijk veroorzaakt door de noodzakelijke investering in de digitale werkomgeving en de inhuur van externe expertise voor het traject rondom de nieuwe GR. De hoge lasten voor inhuur worden deels gecompenseerd door de vergoeding die vanuit de gemeenten Epe, Hattem en Heerde is betaald voor het opdrachtgeverschap voor het traject wijziging GR en toetreding Epe, Hattem en Heerde, dat ambtelijk bij de gemeente Elburg was belegd. 2023 was daarmee een bijzonder jaar, wat maakt dat in deze jaarrekening sommige begrotingsposten grote afwijkingen ten opzichte van de voor 2023 in de oorspronkelijke meerjarenbegroting 2023-2027 geraamde uitgaven. Toch kan gesteld worden dat de investeringen die het afgelopen jaar in het archief- en informatiebeheer zijn gestoken een positief effect hebben gehad op de kwaliteit van het gemeentelijke informatiebeheer in de breedste zin van het woord. Daarmee blijven we samen werken aan de duurzame toegankelijkheid van informatie en blijven we bronnen zichtbaar maken!

Rudolf Bosch Streekarchivaris, Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

4

Personeel en loonkosten De totale formatie van het SNWV bestond per 31-12-2023 uit 14,6 fte. De loonkosten voor het personeel van het SNWV beslaan het grootste deel van de totale lasten. In 2023 bedroeg het aandeel van de loonkosten in de totale kosten 75,7 %. Door een relatief hoog ziekteverzuim werd de voortgang van enkele projecten in het collectiebeheer vertraagd, en lag er relatief hoge werkdruk op de schouders medewerkers collecties en dienstverlening. Een deel van de kosten voor de inzet van de medewerkers collecties & dienstverlening in het collectiebeheer, om zodoende aan de wettelijke taken in het toegankelijk maken van de collecties in 2023 te kunnen blijven voldoen. Dit verklaart de (tijdelijke) verschuiving van de salarislasten van dienstverlening naar collectiebeheer. Hierdoor vielen de loonkosten voor dienstverlening lager uit, terwijl de kosten voor de salarissen voor beleid, collectiebeheer en toezicht en advies juist hoger uitvielen. Een medewerker van het SNWV werd in de loop van 2023 via Talentregio voor 24 uur per week gedetacheerd naar de gemeente Epe voor het continueren van de dienstverlening in Epe en het uitvoeren van de archiefwettelijke taken voor de gemeenten Epe, Hattem en Heerde na de pensionering van de streekarchivaris van het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde per 1 mei 2023.

Conform de daarover gemaakte afspraken tussen Elburg en Epe werden de loonkosten voor de gedetacheerde uren aan Epe gefactureerd. Om te voorkomen dat met deze detachering de druk op de rest van de medewerkers van het SNWV in de dienstverlening en het collectiebeheer verder zou toenemen is op tijdelijke basis (via een uitzendconstructie) vervanging ingehuurd, en hebben een tweetal vaste, parttime medewerkers tijdelijk meer uren gewerkt. Met de in 2023 afgesloten CAO gemeenten stegen de lonen per 02-01-2023 met gemiddeld 7,5 % ten opzichte van 2022. Deze stijging was fors hoger dan de indexatie waar bij het opstellen van de meerjarenbegroting voor 2023 e.v. rekening mee is gehouden. Door de nog vacante formatieruimte tijdelijk in te vullen met twee werkervaringsplekken voor re-integratietrajecten vanuit de WIA konden tijdelijk extra meters worden gemaakt in de fysieke verzorging van twee archiefblokken.

Categorie Omschrijving

Resultaat 2022

Begroting 2023

Resultaat 2023

Afwijking

411001

Salarissen Beleid Collectiebeheer Toezicht en advies

542.732

691.679

757.011 213.614 422.752 120.644

65.332

411001 / 43000

Salarissen dienstverlening

263.893

318.837

277.053

-41.784

Totaal loonkosten

806.625

1.010.516

1.034.064

23.548

5

Deze doorontwikkelingen van MAIS-Flexis overschrijden de daarvoor reeds begrote middelen licht (zie ook hieronder, paragraaf ‘collectiebeheer en archiefbeheersysteem’).

Inhuur capaciteitsproblemen Inhuur i.v.m. wijziging GR Zoals in de aanbevelingsbrief al is aangegeven was 2023 een bijzonder jaar. De gemeenten Epe, Hattem en Heerde hebben, na een eerste verkenning in 2022, begin 2023 aangegeven definitief de toetreding tot de gezamenlijk op te richten nieuwe gemeenschappelijke regeling NoordVeluws Archief (NoVA) te willen initiëren. Het voorbereidingstraject voor de voorbereiding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling is in juni 2023 van start gegaan. Voor de projectleiding is een projectleider ingehuurd van het adviesbureau Telengy BV. Het opdrachtgeverschap lag bij de centrumgemeente Elburg. Daarmee is de samenwerking gecontinueerd met dit bureau, dat in 2022 in opdracht van de gemeente Epe de verkenning had uitgevoerd. Vanuit de deelnemende gemeenten zijn verschillende ambtenaren betrokken geweest bij dit project via de verschillende werkgroepen en de stuurgroep. Voor het opstellen van de tekst van de gemeenschappelijke regeling is door de gemeente Elburg juridische expertise ingehuurd bij Nysingh advocaten onder een raamwerkcontract met de gemeente.

Zij hebben in het proces van de werkgroep meerdere versies opgesteld, op- en aanmerkingen vanuit de juridische afdelingen van de deelnemende gemeenten verwerkt en tijdens overleggen, waaronder de heisessie van de bestuurders van het SNWV en het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH) van 11 oktober 2023 en verschillende werk- en stuurgroepvergaderingen bestuurders en ambtenaren van juridisch advies voorzien. Inhuur vervanging wegens detachering Epe Per 1 mei 2023 is de streekarchivaris van het SEHH met pensioen gegaan. In het licht van het traject rondom de samenvoeging van het SNWV en het SEHH is door deze gemeenten het verzoek gedaan om middels een detacheringsovereenkomst de archiefwettelijke taken en de dienstverlening in Epe per 1 mei 2023 voortgang te laten vinden. Om een ‘warme overdracht’ van kennis door de vertrekkend archivaris aan het te detacheren personeel van het SNWV te garanderen is een medewerker van het SNWV per 1 januari 2023 voor 24 uur per week (0,67 fte) gedetacheerd naar Epe. Voor de uitvoering van archiefwettelijke taken was de streekarchivaris van het SNWV per 1 mei 2024 voor 4 uur per week gedetacheerd. Om het verlies aan dienstverlening door deze detacheringsconstructie aan de kant van het SNWV te compenseren is ter vervanging via een uitzendconstructie (Tempo Team) extra mankracht ingehuurd.

Inhuur tijdelijke vervanging wegens ziekte Vanwege langdurige afwezigheid wegens ziekte van de adviseur digitale duurzaamheid moest ter

6

vervanging tijdelijk worden ingehuurd op deze functie. Dit was vooral van belang om het aanbestedingstraject rondom het e-Depot niet stil te laten vallen. Inhuur overig Deze inhuur vond voornamelijk plaats voor het begeleiden van de afronding van een tweetal inventarisatieprojecten van enkele bestuursarchieven. Daarnaast werd externe expertise ingehuurd bij adviesbureau KB&P. Zij hebben vanuit hun eerdere betrokkenheid bij het opstellen van de rapporten rondom de formatiebehoefte en de gewenste organisatievorm van het SNWV het proces rondom de wijziging van de GR intern begeleid.

Omschrijving

Lasten

Baten

38.104 51.451 8.982 10.750

- 18.570 - 62.420

Totaal lasten / baten

109.287

- 80.990

Begrote lasten / baten

31.500

0

Resultaat

28.297

-

Inhuur i.v.m. wijziging GR (projectleiding, juridisch) Inhuur vervanging wegens detachering personeel aan Epe Inhuur tijdelijke vervanging wegens ziekte Inhuur overig (inhuur KB&P, Nexus, Docuvol)

7

Structureel beheer e-Depot De kosten voor het in stand houden van een e-Depotvoorziening, waarin te bewaren documenten en informatie van de deelnemende gemeenten duurzaam kan worden beheerd en duurzaam toegankelijk gehouden kan worden, bestaan naast de salariskosten voor advies over de inrichting van het gemeentelijke digitale informatiebeheer en functioneel beheer uit de kosten voor de hard- en software en het technische beheer van de e-Depotvoorziening. De levering van deze e-Depotvoorziening is in 2020 na een uitgebreide aanbestedingsprocedure gegund aan Picturae BV. De kosten voor het afnemen van e-Depotvoorziening, hard- en software, opslagcapaciteit en technisch beheer vielen in 2023 aanzienlijk lager uit dan oorspronkelijk begroot. Door het uitblijven van digitale overbrengingen van digitale archiefbestanddelen vanuit de informatiesystemen van de deelnemende gemeenten naar het e-Depot werden door de leverancier (Picturae B.V.) uitsluitend licentiekosten in rekening gebracht. Er hoefde dus nog niet betaald te worden voor technisch beheer vanuit Picturae en opslagcapaciteit in de vijf tenants binnen het e-Depot. De licentiekosten bedroegen in 2023 € 18.537. Voor het technische beheer van de servers t.b.v. digitale storage van het SNWV zijn de kosten van de gemeente Elburg doorberekend.

Deze digitale infrastructuur is noodzakelijk voor zowel het digitaal kunnen werken, maar ook om het ICT-landschap van het SNWV compatibel te laten zijn met de externe e-Depotvoorziening. Het totaalbedrag van de door gemeente Elburg in rekening gebrachte uren bedroeg € 26.562. Gezien de aard van de geleverde diensten is ervoor gekozen om dit bedrag onder te brengen in de begrotingspost voor structureel beheer van het e-Depot.

Ondersteuning bedrijfsvoering De ondersteuning in de bedrijfsvoering van het SNWV op het gebied van de PIOFACH taken werd, conform de daarvoor vanuit de huidige GR geldende centrumgemeenteregeling, in 2023 geleverd door de centrumgemeente Elburg. • •

• • •

ICT: technisch en functioneel beheer SharePoint, beheer en onderhoud laptops en digitale werkomgeving, telefonie, specials, advies over informatieveiligheid, intranet HRM-dienstverlening: HR-beleid en advies, HR-systemen en applicatiebeheer daarvan, organisatieadvies en werving & selectie, personeels- en salarisadministratie, verlofadministratie, personeelsdeclaraties, bedrijfsarts Inkoop en aanbesteding: juridische controle en advies bij aanbestedingstraject e-Depot en collectiebeheersysteem Juridische zaken en functionaris gegevensbescherming: juridische ondersteuning en advies, beschikbaarheid van functionaris gegevensbescherming Klantcontactcentrum (KCC): de eerste lijnsopvang voor telefonische oproepen voor het SNWV

8

Overige goederen en diensten Investeringen ICT-infrastructuur en ICT-ondersteuning In 2020 is de archiefcommissie akkoord gegaan met een substantiële structurele verhoging van het budget voor facilitaire zaken in 2021, omdat het SNWV dringend behoefte had aan een eigen ICT-omgeving nadat het niet was meegenomen in de aanbesteding van het nieuwe werkplekconcept van de gemeente Elburg. De noodzaak voor een eigen ICT-omgeving kwam gedurende de coronacrisis duidelijk naar voren. Bovendien was een eigen ICT-omgeving van belang voor een meer geïntegreerde en geüniformeerde werkwijze en uitwisseling van informatie tussen de vijf afzonderlijke locaties. Voor deze ICT-omgeving is vanaf 2021 een extra budget van € 50.000,- per jaar beschikbaar gesteld. Door de archiefcommissie is destijds aangegeven dat er de voorkeur aan gegeven werd om de ICT-faciliteiten en de ondersteuning bij Elburg te beleggen. In 2021 leidde dit tot een eerste investering in de ICT-infrastructuur van het SNWV. In 2022 zijn de uren ICT-ondersteuning vanuit de gemeente Elburg niet doorgefactureerd, wat leidde tot een relatief lage realisatie in 2022. Bovendien was ook de aanschaf van laptops niet gefactureerd (Zie toelichting ‘investeringen’, hiervoor). In 2023 zijn voor het SNWV daarom alsnog eigen laptops besteld, die in een eigen omgeving veilig beheerd kunnen worden.

De investering in de laptops en de inrichting van (thuis)werkplekken met monitors wordt, op verzoek van Harderwijk, geactiveerd en in vier jaar afgeschreven. Daarnaast zijn in 2023 ook de uren ICT-ondersteuning en de licentiekosten en het onderhoud van de werkomgeving van het SNWV door Elburg doorgefactureerd. Hierbij gaat het om Office 365- licenties, Ivanti Workspace, server-onderhoud, Adobe licenties, XML-tooling voor het eDepot en licentiekosten voor digitale klimaatmonitoring in de vijf archiefdepots. Hanze Hoorspel Ook de kosten voor het produceren van het Hanze Hoorspel zijn onder de post ‘overige goederen en diensten’ ondergebracht. Tijdens het Hanzejaar 2023 stonden negen Hanzesteden in OostNederland van 1 april t/m 31 december 2023 in het teken van het eeuwenoude Hanze gedachtengoed. De vele activiteiten die in het kader van het Hanzejaar in de regio NoordwestVeluwe zijn georganiseerd, met de Hanzesteden Harderwijk en Elburg als middelpunt, trokken duizenden bezoekers. Het SNWV heeft verschillende initiatieven van informatie voorzien. Het SNWV beheert honderden archiefstukken uit de Hanze-tijd, maar vele daarvan zijn moeilijk leesbaar en ook moeilijk te interpreteren. Om ze ook voor jongeren op laagdrempelige manier toegankelijk te maken is het Hanze Hoorspel ontwikkeld.

Op basis van zes topstukken uit de Hanzetijd die door het SNWV zijn getranscribeerd zijn een zestal afleveringen gemaakt, die via Spotify bereikbaar zijn. Het opstellen van de scripts en de opname van het hoorspel is gerealiseerd door Gus Mausen. De stemmen zijn ingesproken door leden van historische vereniging Arent thoe Boecop en de jeugdtheaterschool in Elburg. De hoorspelen zijn onder andere te horen geweest bij de Hanzetentoonstellingen in het Stadsmuseum Harderwijk en Museum Elburg. Voorstel is de kosten voor het produceren van het Hanze Hoorspel ten laste te laten komen van de bestemmingsreserve.

9

Projecten materiële verzorging archieven Een aantal recent overgebrachte overheidsarchieven of nog over te brengen series bouwvergunningen dienen te worden omgepakt in nieuwe zuurvrije omslagen en archiefdozen. De kosten voor de aanschaf van deze verpakkingsmaterialen worden doorberekend aan de betreffende gemeenten. In voorgaande jaren werden archiefdozen in kleine hoeveelheden afgenomen van de gemeenten en waren de kosten voor de aanschaf van dit materiaal verdisconteerd in de post ‘facilitaire zaken’ in de begrotingen van de deelnemende gemeenten. Gezien het projectmatige en grootschalige karakter van deze projecten is ervoor gekozen, in overleg met de betrokken gemeenten, om deze kosten apart in rekening te brengen. Facilitaire zaken overig In deze kostencategorie zijn ook de kosten opgenomen van de huur van depotruimte voor het beheer van driedimensionale collectie-items die bij de acquisitie van archieven mede zijn overgedragen, zoals schilderijen en gebruiksvoorwerpen. Deze depotruimte werd in 2023 gehuurd bij het Noord-Veluws Museum in Nunspeet (€ 4.923). Met het beschikbaar komen van opslagruimte in Epe en het elders onderbrengen van de museale objecten van de historische vereniging Nuwenspete wordt overwogen om de huur van deze depotruimte in 2024 op te zeggen.

Daarnaast vallen onder deze kostencategorie de kosten voor het laten behandelen van gecontamineerde archieven d.m.v. gammastraling, portokosten, drukwerk, archief- en kantoorbenodigdheden en de aanschaf van literatuur voor de studiezalen.

Specificatie overige goederen en diensten Overige goederen en diensten (totaal)

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

23.979

57.000

89.791

- afschrijving investering laptops en werkplekken SNWV

8.477

- uren ICT-ondersteuning Elburg

18.564

- licentiekosten en onderhoud werkomgeving SNWV

23.419

- Hanze Hoorspel

15.000

- Projecten materiële verzorging archieven

18.170

- Facilitaire zaken overig (opslagdepot, aanschaf kleine materialen etc.)

6.161

10

Reis- en verblijfskosten Vanwege een wijziging in de financiële administratie van de gemeente Elburg zijn de reiskosten van de medewerkers van het SNWV (woon- werkverkeer en dienstreizen) verdisconteerd in de loonkosten. Er werden geen reiskosten gemaakt voor het bezoeken van (internationale) congressen. Collectiebeheer en archiefbeheersysteem De ruggengraat van het moderne archiefbeheer vormt het digitale archiefbeheersysteem. In dit archiefbeheersysteem wordt alle informatie over de door ons beheerde archieven (metadata) bijgehouden. Deze gegevens zijn niet alleen van belang voor het interne collectiebeheer, maar vormen ook de basis voor de uitgebreide zoekfunctionaliteiten op onze website. Deze kosten omvatten voornamelijk opslagkosten, technisch beheer en hosting van de website. Ook kleinere digitaliseringsopdrachten die vanuit het preserveringsbeleid voor kwetsbare documenten worden uitgevoerd worden onder deze post verantwoord. Het archiefbeheersysteem en het technische beheer van de website worden geleverd door De Ree Archiefsystemen BV in Groningen. De lasten voor het afnemen van dit product bedroegen in totaal € 58.244. Daarmee lagen de daadwerkelijke lasten € 6.244 boven het oorspronkelijk begrote bedrag.

Zoals onder de paragraaf ‘investeringen’ reeds is aangegeven is vooral door het hogere aantal werkopdrachten dat in 2023 werd verstrekt en de ondersteuning die vanuit de leverancier werd geleverd bij de implementatie Daarmee is uitvoering gegeven aan de doelstelling om de basis van het archiefbeheer gedurende deze beleidsperiode op orde te krijgen. Opleidingen en cursussen De voortdurende ontwikkelingen in het informatie- en archiefbeheer (denk aan digitalisering, nieuwe ontsluitings- en conserveringstechnieken en wijzigende basisvaardigheden in digitale dienstverlening) maakt dat de medewerkers van het SNWV zich continu blijven ontwikkelen. In voorgaande jaren zijn er veel nieuwe medewerkers aangenomen, deels vanwege pensionering van oud-medewerkers, deels vanwege de introductie van een aantal nieuwe functies in verband met de in 2021 in gang gezette organisatieontwikkeling. Eén nieuwe medewerker volgde modules van de opleiding tot archiefassistent aan de Hogeschool van Amsterdam. Daarnaast verzorgde De Ree Archiefdiensten een aantal trainingen en workshops over nieuwe functionaliteiten in het archiefbeheersysteem. Met deze nieuwe functionaliteiten kunnen we ons archiefbeheersysteem nog efficiënter benutten. Dit draagt bij aan de doelstelling om middels ons archiefbeheersysteem de ‘basis op orde’ te krijgen.

Bovendien bezochten een aantal medewerkers het Middeleeuwen-symposium in Zutphen, met als thema ‘De Hanze: handel, communicatie en conflict’. De totale lasten voor opleidingen en cursussen bedroegen in 2023 in totaal € 6.840.

11

Abonnementen, contributies en lidmaatschappen Het SNWV wil hét kenniscentrum zijn voor duurzaam informatiebeheer en een betrouwbare kennismakelaar zijn op het gebied van cultuurhistorische kennis, digitaal informatiebeheer. Het biedt onderzoekers bovendien de mogelijkheid om in onze bibliotheken hun onderzoek in context te plaatsen. Daarom is het SNWV onder andere aangesloten bij KVAN/BRAIN (Branchevereniging archiefinstellingen Nederland), Gelders Erfgoed (consulentschap voor erfgoed, musea en geschiedbeoefening in Gelderland), Monumentenwacht Van Waarde (veiligstellen van archieven in geval van calamiteiten), Stichting Lira (vergoeding auteursrechten freelance-journalisten vanwege gedigitaliseerde kranten), de Vereniging Gelre, de Hansische Geschichtsverein, de lokale historische verenigingen, het Kadaster en andere kennispartners. Deze kosten vielen in 2023 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage voor de stichting Lira, die in 2022 administratief als licentiekosten waren geboekt, vanaf 2023 weer als lidmaatschap moesten worden geboekt. Daarmee zijn deze kosten vanaf dit jaar weer geboekt onder deze begrotingscategorie. Representatie In het representatiebudget is onder andere een bedrag opgenomen voorn het organiseren van vrijwilligersactiviteiten en het promoten van het SNWV.

Hieronder valt bijvoorbeeld het organiseren van de jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst, eventuele teambuildingsactiviteiten en een beperkt budget voor zakenlunches of diners. De vrijwilligers van het SNWV zetten zich (soms al decennia lang) in voor het nader toegankelijk maken van onze collecties. Zij doen dit geheel belangeloos en verdienen daarom onze waardering. In 2023 werd een vrijwilligersactiviteit georganiseerd: een bezoek aan het landgoed Schouwenburg bij Elburg met aansluitend een High tea. De aanwezigheid van een aantal portefeuillehouders onderstreept de waardering die we voor onze vrijwilligers hebben. In het kader van ‘teambuilding’ had het personeel van het SNWV op 4 juli 2023 een personeelsuitje naar Giethoorn en een afsluitend etentje in Meppel. De lasten bleven dit jaar ruim binnen het begrote budget.

Vergoeding administratiekosten Dit betreft de jaarlijkse vergoeding die aan de centrumgemeente (Elburg) wordt betaald voor boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en de meerjarenbegroting, de salarisadministratie en P&O-diensten. Deze uitgaven waren conform raming. In de voorbereiding van de nieuwe GR is tijdens de heisessie van de bestuurders op 11 oktober 2023 besloten om deze kosten opnieuw tegen het licht te houden. De kosten voor de uitvoering van deze ondersteunende PIOFACH-taken zijn, met het groeien van de organisatie, aanzienlijk gestegen. Deze kostenstijging is echter door Elburg nooit doorberekend aan de deelnemers in de huidige GR SNWV.

12

Resultaatrekening Lasten

Werkelijk 2022

Begroot 2023

Werkelijk 2023

Salarissen incl. sociale lasten Kosten archiefmedewerkers Inhuur capaciteitsproblemen Structureel beheer E-depot Overige goederen en diensten Reis- en verblijfkosten Collectiebeheer en Archiefbeheersysteem Opleidingen en cursussen Advieskosten Abonnementen, contributies en lidmaatschappen Representatie Vergoeding administratiekosten

542.732 63.893 20.993 16.913 23.979 5.333 64.031 7.150 5.333 1.489 4.633 9.350

691.680 318.837 31.500 51.000 57.000 5.500 52.000 9.000 6.000 2.500 4.000 9.350

757.011 277.053 109.287 45.099 89.791 210 58.244 6.840 5.909 4.348 3.443 9.350

Totaal

965.829

1.238.367

1.366.585

Baten

Werkelijk 2022

Begroot 2023

Werkelijk 2023

Bijdrage gemeente Elburg Bijdrage gemeente Ermelo Bijdrage gemeente Harderwijk Bijdrage gemeente Nunspeet Bijdrage gemeente Oldebroek Bijdrage gemeenschappelijke regelingen Diverse ontvangsten Inzet bestemmingsreserve voor Hanze Hoorspel

180.119 185.943 221.176 187.586 180.650 13.450 0

224.968 232.353 277.657 234.367 225.370 13.652 30.000

224.968 232.353 277.657 234.367 255.370 6.725 105.909 15.000

Totaal

968.924

1.238.367

1.352.349

Resultaat

-14.236

13

Investeringen Nieuwe laptops werkplekconcept Elburg In 2021 zijn bij de inrichting van de nieuwe werkomgeving van het SNWV laptops van de gemeente Elburg in bruikleen gegeven, zodat in ieder geval gestart kon worden met het werken in de nieuwe ICT-oplossing. De aanschafkosten van deze laptops zijn destijds niet ten laste gekomen van de begroting van het SNWV. Vanwege standaardisatie en vanuit beveiligingsoogpunt, en ook omdat de voorraad (standaard) laptops bij de gemeente Elburg door personeelsaanwas en inhuur zodanig terugliep, zijn door ICT Elburg, in overleg met de domeinmanager Bedrijfsvoering en het SNWV, aparte laptops aangeschaft. Deze laptops kunnen in een afzonderlijke omgeving worden beheerd, zijn ‘eigendom’ van het SNWV en zijn ook als zodanig herkenbaar, waardoor de bruikleen laptops weer ingezet konden worden voor de (nieuwe) medewerkers van de gemeente Elburg. Thuiswerkplekken Sinds de coronapandemie bestaat de mogelijkheid tot thuiswerken ook bij de gemeente Elburg en het SNWV. Met een aantal medewerkers zijn in 2022 afspraken vastgelegd over het aantal uren per week die thuis gewerkt mogen worden. De gemeente Elburg heeft ook voor de medewerkers van het SNWV de verplichting om de thuiswerkplekken qua arbeidsomstandigheden te laten voldoen aan de daarvoor geldende Arbo-voorschriften.

Voor het goed kunnen werken in de digitale werkomgeving en het collectiebeheersysteem zijn in 2023 door de afdeling ICT nieuwe beeldschermen geleverd. De investeringskosten voor de aanschaf van deze laptops bedroeg € 26.592. De totale investeringen voor het inrichten van deze werkplekken bedroegen € 7.315. Voor software, automatiseringsapparatuur en telefooninstallaties geldt een afschrijvingstermijn van vier jaar, waarbij de restwaarde is gesteld op nihil. Daaruit volgt het hieronder weergegeven schema:

Investering 26.592 7.315

2023 Afschrijving 6.648 1.829

Restwaarde 19.944 5.486

2024 Afschrijving Restwaarde 6.648 13.296 1.829 3.657

2025 Afschrijving Restwaarde 6.648 6.648 1.829 1.828

2026 Afschrijving Restwaarde 6.648 0 1.828 0

Doorontwikkeling MAIS-Flexis Om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke taak om archieven duurzaam toegankelijk te maken én te houden is het beheren van de metadata en het ontsluiten ervan middels een collectiebeheersysteem noodzakelijk. In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 is aangegeven dat het op orde brengen van de collectieregistratie in MAIS-Flexis van De Ree Archieven een belangrijke voorwaarde is voor het functioneren en de efficiëntie van de archiefdienst, de duurzame toegankelijkheid van de collecties en de verdere eventuele digitalisering en rationalisatie van de dienstverlening. In 2023 werden door De Ree Persistent Identifiers (PID’s) geïmplementeerd in het collectiebeheersysteem. Dit is een belangrijke stap in de duurzame digitale toegankelijkheid van onze metadata. Daarnaast werd door De Ree, t.b.v. een uniforme ontsluiting van de bouwvergunningen, een metadata-sjabloon in MAIS-Flexis geïmplementeerd.

14

Bestemmingsreserve Over het boekjaar 2021 leidde het tijdelijk niet in kunnen vullen van een aantal vacatures binnen de reeds begrote vaste formatie van het SNWV, tot een positief rekeningresultaat van € 164.336. Bij het vaststellen van de jaarrekening over het boekjaar 2021 is in de vergadering van de archiefcommissie d.d. 23 juni 2022 besloten om het positieve resultaat van € 164.336 niet, zoals gebruikelijk, terug te storten naar de deelnemende gemeenten. In plaats daarvan is hiermee een bestemmingsreserve gecreëerd voor het dempen van de financiële impact van de organisatieontwikkeling en deels te gebruiken als aanjager voor een aantal digitaliseringsprojecten. Financiële effecten naar voren halen organisatieontwikkeling In 2022 is door de archiefcommissie groen licht gegeven voor het herwaarderen van een aantal functies, het wijzigen van de organisatiestructuur in drie taakvelden (advies & toezicht, collectiebeheer en dienstverlening) en het toevoegen van een drietal nieuwe functies aan het functiehuis van het SNWV (beleidsmedewerker dienstverlening, medewerker PR & educatie en een medewerker gegevensbeheer collecties). De structurele financiële implicaties van deze wijzigingen zijn verwerkt in de vastgestelde meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals afgesproken tijdens de archiefcommissie van 9 februari 2022 is een deel van deze wijzigingen in de formatie naar voren gehaald.

Voor het opvangen van de hierdoor in 2022 eventueel ontstaande tekorten vanwege de gestegen loonkosten was, conform het voorstel bij de vaststelling van de jaarrekening 2021, een deel van het positieve rekeningresultaat van dat boekjaar beschikbaar. Onttrekking digitalisering bevolkingsregisters De bevolkingsregisters van de gemeenten bevatten veel informatie voor genealogische onderzoekers die hun familiegeschiedenis reconstrueren. Door de vele raadplegingen van de fysieke bevolkingsregisters van de vijf deelnemende gemeenten ging de materiële staat van de originele registers de laatste jaren sterk achteruit (voornamelijk de banden waarin de registers zijn ingebonden). In plaats van restauratie van de originele registers, wat vele malen duurder zou zijn geweest dan het eenmalig digitaliseren van de registers, is in 2019 de keuze gemaakt om, vanuit het oogpunt van conservering van de originele registers en het garanderen van de duurzame toegankelijkheid van de informatie, de bevolkingsregisters via de website van het SNWV digitaal beschikbaar te stellen. Reeds in 2019 is een offerte-aanvraag namens het SNWV bij het bedrijf GMS gedaan voor het laten digitaliseren bevolkingsregisters. Aanvankelijk zouden de op microfiches vastgelegde reproducties worden gedigitaliseerd, maar deze waren van dermate slechte kwaliteit dat besloten is de originele registers te laten digitaliseren.

Onttrekking Hanze Hoorspel Voorgesteld wordt om de investering in het produceren van het Hanze Hoorspel te onttrekken aan de bestemmingsreserve die in 2022 is gevormd met het positieve rekeningresultaat van 2021. Dit product draagt namelijk bij aan het laagdrempelig digitaal toegankelijk maken van onze Hanze-collecties. Het vormt een eenmalige investering in een product dat in de aankomende jaren van waarde zal blijven voor de cultuur- en erfgoedsector in de regio.

15

Stand bestemmingsreserve per 31-12-2023:

Stand Bestemmingsreserve begin boekjaar -

Toevoeging positief resultaat 2021 Onttrekking demping financiële effecten organisatieontwikkeling Onttrekking digitalisering bevolkingsregisters Onttrekking Hanze Hoorspel Onttrekking negatief resultaat 2023

Stand bestemmingsreserve einde boekjaar

2022

2023

0

140.557

164.336 - 13.779 - 10.000 - 15.000 - 14.236 140.557

111.321

16