Stukken ter inzage 2. Jaarverslag 2020 RKC

SAMENWERKENDE REKENKAMERCOMMISSIES GEMEENTEN

ELBURG - NUNSPEET - OLDEBROEK - PUTTEN

JAARVERSLAG 2020

Rekenkamercommissies Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten Maart 2021

2

Voorwoord Geachte gemeenteraadsleden en andere belangstellenden, Hierbij bied ik u namens de gezamenlijke Rekenkamercommissies van de gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten het Jaarverslag 2020 aan. In dit verslag informeren wij u over onze werkzaamheden, de opgestelde rapportages en over de besteding van de budgetten die de gemeenteraden beschikbaar hebben gesteld. Ook bij ons is Covid-19 van grote invloed geweest op de werkwijze die wij gebruikelijk hanteren. Op de eerste twee maanden van het jaar na zijn al onze contacten op digitale wijze verlopen. Zowel de reguliere vergaderingen van de gezamenlijke Rekenkamercommissies, de bijeenkomsten met raadsleden en de overleggen met onderzoeksbureaus vonden geheel volgens de richtlijnen van het RIVM op afstand plaats. De directe en persoonlijke ontmoetingen missen wij enorm. Onze onderzoeken Medio 2019 zijn wij gestart met een onderzoek naar het Regionaal Account Jeugd, waarbij wij keken naar de wijze waarop de jeugdzorg in het samenwerkingsverband Regio Noord Veluwe werd uitgevoerd en de wijze waarop de gemeenten dit hebben aangestuurd en gecontroleerd. Dit onderzoek is in 2020 afgerond en de gemeenteraden hebben onze conclusies en aanbevelingen overgenomen. Vervolgens is het onderzoek opgestart naar het subsidiebeleid van de vier gemeenten.

Onderzoeksvraag is of het gevoerde subsidiebeleid voor activiteiten op het gebied van sport, cultuur, evenementen en welzijn in de periode 2008 tot heden doelmatig (efficiënt), doeltreffend (effectief) en transparant is geweest. Eind december was dit onderzoek grotendeels afgerond. De verwachting is dat dit onderzoek in het 1 e kwartaal van 2021 aan de gemeenteraden wordt aangeboden. In 2020 is ook de eerste aanzet gegeven voor het nieuwe onderzoek dat in 2021 plaatsvindt. Het thema van dit onderzoek is Wonen. Dank De samenstelling van onze commissie en de ondersteuning daarvan is in 2020 niet gewijzigd. Graag dank ik iedereen die heeft meegeholpen aan onze onderzoeken en het vele werk dat daarvoor is verricht. De secretarissen ondersteunen ons daarbij op plezierige en professionele wijze. Maar ook een woord van dank aan de raadsleden die met de workshops hun inbreng leveren en de rapportages zorgvuldig bespreken, de ambtenaren van de deelnemende gemeenten die voor de noodzakelijke informatie zorgen en de colleges die ons in de bestuurlijke reacties van adequate respons voorzien. Met vriendelijke groet, René de Vries, voorzitter samenwerkende rekenkamercommissies gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten.

3

Inleiding In de Gemeentewet is het instrument van rekenkameronderzoek opgenomen. De doelstelling hiervan is versterking van de controlerende rol van de gemeenteraad. Dit gebeurt door onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeksbevindingen worden inclusief conclusies en aanbevelingen gerapporteerd aan de raad. De onderzoeksrapporten zijn in principe openbaar. De samenwerking van de gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten (‘ENOP’) om uitvoering te geven aan de bepalingen in de Gemeentewet over het rekenkameronderzoek dateert van 2006 en is op basis van een onderlinge overeenkomst. Gekozen is voor de rekenkamerfunctie in commissievorm door middel van een personele unie. Dat wil zeggen dat de commissies van de respectievelijke gemeenten worden bemenst door dezelfde externe voorzitter en externe leden, die benoemd zijn door de gemeenteraden. Aan de instelling, werkzaamheden en bevoegdheden van de rekenkamercommissie ligt per gemeente een verordening ten grondslag. Leden en ambtelijke ondersteuning De samenstelling van de commissies was in 2020 als volgt: - De heer R. de Vries, voorzitter (per 1 juni 2018 herbenoemd tot 1 juni 2022) - De heer drs. M.J. Tamse, lid (per 1 juni 2020 herbenoemd tot 1 juni 2024) - Mevrouw Ö. Durmus MSc, lid (per 1 maart 2019; herbenoeming per 1 maart 2023 mogelijk).

Als ambtelijk secretarissen van de commissies treden op: - gemeente Elburg, mevrouw mr. ir. M.C. Luiting, raadsgriffier - gemeente Nunspeet, de heer J.L. van den Broek, raadsgriffier - gemeente Oldebroek, de heer J. Tabak, raadsgriffier - gemeente Putten, mevrouw E.G. van Drie-Timmer, raadsgriffier.

4

Missie, visie en doelstelling De samenwerkende rekenkamercommissies zien het als hun missie om de controlerende rol van de gemeenteraden te versterken met behulp van haar onderzoeksrapporten. In de visie van de rekenkamercommissie ondersteunt zij de gemeenteraden door het onafhankelijk uitvoeren van gevraagd en ongevraagd onderzoek naar de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatige en rechtmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. Verder wil de rekenkamercommissie laten zien wat er terecht is gekomen van gemeentelijke beleidsvoornemens. Tenslotte wil de rekenkamercommissie handvatten bieden aan de gemeentelijke organisaties om te komen tot efficiëntere en effectievere werkwijzen. De rekenkamercommissie wil op deze wijze een bijdrage leveren aan:  de kwaliteit van het lokale bestuur;  de transparantie van het gemeentelijk handelen;  de versterking van de publieke verantwoording daarover. Om het belang en het werk van de rekenkamercommissie een bredere bekendheid te geven, staat er informatie op de gemeentelijke websites. Vergaderingen De commissie kent gewone vergaderingen en vergaderingen van de begeleidingscommissie van een onderzoek. In de gewone vergaderingen komen de huishoudelijke zaken aan de orde zoals begroting, jaarverslag, onderzoeksonderwerpen, stand van zaken uitvoering onderzoeken e.d.

Ook worden de conceptversies van de onderzoeksrapporten daarin besproken. In 2020 waren er 8 (gewone) vergaderingen. Deze vergaderingen worden afwisselend in één van de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten gehouden, waarbij de gastgemeente de voorbereiding en verslaglegging verzorgt. Dat was dit jaar voor een groot deel anders als gevolg van de Covid-19 situatie. Het merendeel van de vergaderingen is digitaal gehouden. In vergaderingen van een begeleidingscommissie wordt een specifiek onderzoek besproken. In deze vergaderingen zijn doorgaans twee leden aanwezig, één ambtelijk secretaris en de onderzoekers. Deze vergaderingen worden vooral gebruikt om stappen in een onderzoek inhoudelijk voor te bereiden, de voortgang van het onderzoek te bewaken en tussentijdse onderzoeksresultaten te bespreken. Met ingang van 2021 bestaat een begeleidingscommissie uit alle drie de leden van de rekenkamercommissie (naast een ambtelijk secretaris en de onderzoekers).

5

Financiën De rekenkamercommissie is bevoegd binnen de aan haar bij de gemeentebegrotingen beschikbaar gestelde budgetten uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken. Ten laste van de budgetten komen in ieder geval de volgende kosten: - de vergoedingen aan de externe leden; - ingeschakelde externe deskundigen in het kader van uitbesteding van onderzoekswerkzaamheden. De deelnemende gemeenten dragen de kosten voor een gelijk deel. Dit is met uitzondering van de kosten van de uren van de ambtelijk secretarissen. Oorspronkelijk, bij de invoering van het instrument rekenkamer, is het uitgangspunt voor de financiering € 1,- per inwoner geweest; de landelijk gehanteerde norm. Dit uitgangspunt is in onze praktijk losgelaten. Het richtsnoer is, naast dekking van de kosten voor de leden van de rekenkamercommissie, voldoende budget voor gezamenlijk onderzoek op basis van de afgesproken onderzoeksfrequentie (per jaar 1 onderzoek opleveren en een volgend onderzoek opstarten). Met ingang van 1 juni 2016 is op basis van een notitie van de ambtelijk secretarissen een vaste jaarlijkse vergoeding ingevoerd voor de voorzitter en de leden. Dit is om te komen tot een evenwichtiger en eenvoudiger vergoedingensystematiek, met bovendien minder administratie. De hoogte van de jaarvergoeding is bepaald op € 6.100,- voor de voorzitter en € 5.200,voor elk van de leden.

Financieel verantwoordingsoverzicht Dit overzicht betreft de gezamenlijk gemaakte kosten. Het is mogelijk dat gemeenten daarnaast individueel rekenkameronderzoek laten uitvoeren en de kosten daarvan ten laste brengen van het eigen rekenkamerbudget; deze kosten zijn niet verwerkt in onderstaand overzicht. Elke commissie – de samenwerking betreft immers in principe vier samenwerkende lokale commissies – legt via de gemeentelijke jaarrekening afzonderlijk en feitelijk verantwoording af aan de eigen gemeente. 2020 Beschikbaar budget Uitgaven a. externe leden b. onderzoek en rapportage (begroting: € 12.000 per gem.) c. contributie NVRR d. overig Uitgaven per gemeente

Elburg € 17.500

Oldebroek € 17.800

Nunspeet € 22.440

Putten € 20.000

Totaal € 77.700

4.125 8.194*

4.125 8.194*

4.125 8.194*

4.125 8.194*

16.500 32.776

360** 0 € 12.679

0 0 € 12.319

0 22 € 12.341

0 0 € 12.319

360 22 € 49.658

* 2 e termijn onderzoek RAJ en beide termijnen onderzoek subsidiebeleid ** door verkeerde boeking niet doorbelast aan de andere drie gemeenten

6

Onderzoeken Algemeen Het onderzoeksterrein van de rekenkamercommissie strekt zich uit over alle organen, diensten en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de gemeente geheel of in belangrijke mate de activiteiten bekostigt. Daarbinnen kunnen alle zaken die belangrijk zijn voor een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beleid en beheer van de gemeente door de commissie aan de orde worden gesteld. De rekenkamercommissie doet dit door middel van onderzoeken, evaluaties en toetsing van doelen, resultaten, procedures, instrumenten, financiën, beleid en bestuur. Het is de bevoegdheid van een rekenkamer(commissie) om zelf te bepalen welke onderwerpen zij onderzoekt, op welke wijze dat gebeurt en op welk moment zij dat doet. Onze rekenkamercommissie hecht er waarde aan dat ook de gemeenteraad en inwoners voorstellen voor onderzoek kunnen indienen. De commissie stelt prioriteiten in de onderwerpen en het soort onderzoek. Een onderwerp moet passen binnen de taakopdracht van de commissie en moet bijdragen aan de missie. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om vóór de start van een onderzoek op een concept onderzoeksopzet te reageren. Dit om zoveel als mogelijk en binnen de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie het onderzoek te kunnen afstemmen op de wensen en vragen die bij de raad leven.

De rekenkamercommissie hanteert een onderzoeksprotocol en kwaliteitskader bij het uitvoeren van onderzoeken. In het algemeen volgt de rekenkamercommissie de volgende criteria bij de onderwerpselectie. Er is sprake van:  een maatschappelijk belang;  een financieel belang;  risico’s inzake doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het gevoerde beleid;  twijfel over de uitvoering;  geschiktheid voor rekenkameronderzoek. De rekenkamercommissie werkt met een groslijst van potentiële onderwerpen. Deze onderwerpen komen van de commissie zelf, maar ook van de gemeenteraden. Tweejaarlijks worden de gemeenteraden, in het kader van vernieuwing van het onderzoeksprogramma, gevraagd of zij nog aanvullingen op de groslijst hebben. De wijze van inventariseren van onderwerpen bij de raden kan variëren: op schriftelijk verzoek, met behulp van een online enquête of door middel van een gesprek met een raadscommissie of het presidium. Specifieke verzoeken tot het doen van onderzoek De gemeenteraad van Putten heeft bij motie van 28 mei 2020 de rekenkamercommissie gevraagd om gezamenlijk onderzoek te doen naar het gewijzigde governance model (2016) van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, met het oog op grip van de deelnemers op de uitvoering van taken van de VNOG binnen aanvaarbare kosten.

7

Na consultatie van de presidia van de drie gemeenteraden van Elburg, Nunspeet en Oldebroek heeft de rekenkamercommissie besloten om dit verzoek voor een gezamenlijk onderzoek niet te honoreren. Dit gelet op de beperkte schaal van zo’n onderzoek in relatie tot de omvang van de veiligheidsregio. Afgeronde onderzoeken in 2020: 

Regionaal Account Jeugd

De zes gemeenten uit de regio Noord Veluwe (Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten, Harderwijk en Ermelo) hebben in 2015 de gedecentraliseerde jeugdzorg gezamenlijk opgepakt. Hiervoor is een Regionaal Account Jeugd (RAJ) ingericht, dat per 1 januari 2018 weer is opgeheven. Naderhand bleek dat de administratie van RAJ niet op orde was. Voor gemeenten was niet inzichtelijk welke kosten gemaakt werden voor jeugdzorg. Reden voor de rekenkamercommissie om het bestuurlijk toezicht bij het RAJ in ogenschouw te nemen. Lopende onderzoeken in 2020:  Subsidiebeleid Na eerder onderzoek in 2006/2007 is het onderwerp subsidiebeleid opnieuw opgepakt voor een rekenkameronderzoek. Het is een onderwerp waar immers belangstelling voor blijft bestaan, ook vanwege de directe relatie met de samenleving. Het onderzoek, over de periode 2008 – 2020, zal onder andere antwoord geven op de volgende vragen: Hoe ziet het subsidiebeleid van de gemeenten er nu uit? In hoeverre is uitvoering gegeven aan de conclusies en aanbevelingen op het gebied van jongeren- en ouderenwerk uit 2007? En in hoeverre is dit vertaald naar andere subsidieterreinen (met sport, cultuur, evenementen en welzijn als voorbeeld).

Is de systematiek van het subsidiebeleid effectief en transparant? In welke mate ondersteunt het subsidiebeleid het gemeentelijk beleid en draagt het bij aan de gemeentelijke doelstellingen? De hoofdvraag van dit onderzoek is: Is het gevoerde subsidiebeleid voor activiteiten op het gebied van sport, cultuur, evenementen en welzijn in de periode 2008 tot heden doelmatig (efficiënt), doeltreffend (effectief) en transparant geweest?

8

Effecten en vervolg uitgevoerde onderzoeken, waarvan de resultaten in 2020 zijn aangeboden: Onderzoek Regionaal Account Jeugd Commissie Raad Elburg Beeldvormende be28 sepspreking met leden tember van de rkc, 7 septem- 2020 ber 2020 Nunspeet Maatschappij en Mid- 24 sepdelen, 10 september tember 2020 2020

Oldebroek

Putten

Samenleving & Bestuur, 10 september 2020 Samenleving 15 september 2020

24 september 2020 24 september 2020

Effect en vervolg Raad heeft de aanbevelingen overgenomen. Het stellen van kaders en de monitoring was onderdeel van de raadswerkgroep Grip op kosten jeugd. Raadsbesluit:  Kennis te nemen van de eindrapportage onderzoek Regionaal Account Jeugd  De aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen met inachtneming van de bestuurlijke reactie van het college. Commissie: beveelt instellen raadswerkgroep monitoring ontwikkelingen jeugdzorg aan; Raad: kennis genomen van rapport Commissie: aangegeven dat er behoefte is aan informatievoorziening in de vorm van:  duidelijke kwartaalrapportages;  regelmatig bijpraatmoment in de commissievergadering (niet meer in de Raadswerkgroep Jeugd). Raad: als hamerstuk vastgesteld. Raadsbesluit is: 1. de adviezen van AEF uit het onderzoeksrapport naar het Regionaal Account Jeugd over te nemen; 2. in te stemmen met de wijze waarop het college de adviezen verwerkt in beleid, zoals aangegeven in de bestuurlijke reactie op het onderzoeksrapport.