St. t.k.n. Toezichtrapport informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024

Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024

Definitief Versie 1.0 Archiefinspectie Noord-Veluws Archief

Inhoud 0.

Leeswijzer................................................................................................................................................................................................................................... 3

1.

Inleiding.......................................................................................................................................................................................................................................4

2.

Managementsamenvatting.......................................................................................................................................................................................... 5 2.1

Tabel ........................................................................................................................................................................................................................................ 5

2.2

Toelichting per Archief KPI ..................................................................................................................................................................................... 5

2.3

Conclusie .............................................................................................................................................................................................................................. 6

2.4

Belangrijkste aanbevelingen................................................................................................................................................................................. 6

3.

Toelichting per KPI .............................................................................................................................................................................................................. 7 3.1

Lokale regelingen .......................................................................................................................................................................................................... 7

3.2

Middelen en mensen .................................................................................................................................................................................................. 9

3.3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot ................................................................................................... 10

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht .................................................................................................................................................................... 11

3.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ................................. 12

3.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ....................................... 14

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden .......................................................................................................................................................... 16

3.8

Aanbevelingen ............................................................................................................................................................................................................... 17

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten.......................................................................................................................................... 18 4.1

Verantwoording ............................................................................................................................................................................................................ 18

4.2

Proces ................................................................................................................................................................................................................................... 18

4.3

Verslag toezichtactiviteiten .................................................................................................................................................................................. 18

4.4

Toezicht gemeenschappelijke regelingen ................................................................................................................................................ 19

pagina 2 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

0.

Leeswijzer

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken van het informatiebeheer bij de gemeente Nunspeet weer, van eind 2024 en geeft verslag over de periode 2022-2024. De uitgevoerde archiefinspectie is gestart toen de archiefdienst nog onder de gemeenschappelijke regeling ‘Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe’ viel. Per 1 juli 2025 valt de archiefdienst onder een nieuwe gemeenschappelijke regeling ‘Noord-Veluws Archief’ (NoVA). De voor het toezicht verantwoordelijke en aangestelde archivaris van het streekarchivariaat zal deze rol ook voor NoVA vervullen. Binnen dit rapport wordt gebruik gemaakt van de nieuwe huisstijl en het nieuwe logo, maar inhoudelijk wordt soms ook nog verwezen naar de vorige archiefdienst. Het rapport is opgebouwd uit vier hoofdstukken. Na de inleiding volgt in hoofdstuk 2 de managementsamenvatting dat inzicht geeft in de huidige stand van zaken met betrekking tot de zeven kritische prestatie indicatoren in het archiefbeheer (Archief KPI’s). Ook zijn hierin de belangrijkste aanbevelingen en een conclusie terug te vinden. Hoofdstuk 3 geeft een volledig overzicht van de zeven Archief KPI’s. Per KPI wordt aangegeven in welke mate hieraan wordt voldaan met daaronder een uitgebreide toelichting. Ook worden er per Archief KPI aanbevelingen gegeven, als die er zijn. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een opsomming van alle aanbevelingen.

Hoofdstuk 4 ten slotte is de verantwoording van het uitgevoerde toezicht in de afgelopen periode en de verantwoording voor dit toezichtrapport.

pagina 3 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

1.

Inleiding

Informatie is, naast mensen en middelen, één van de pijlers waarop het overheidsfunctioneren rust. Informatie is essentieel voor het afleggen van verantwoording. ‘Het kost de overheid echter steeds meer tijd, geld en menskracht om de relevante informatie boven water te krijgen.’1 De informatiehuishouding van de overheid in het algemeen is nog steeds niet op orde, ondanks alle inspanningen. In het rapport Groundhog Day van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI)2 wordt geprobeerd antwoord te geven op de vraag hoe dat komt. Daarin wordt teruggeblikt op 35 jaar werken aan betere digitale informatiehuishouding en worden zes patronen gesignaleerd: 1. Het belang van de informatiehuishouding wordt onderschat 2. Autonomie en belang eigen organisatie staan te veel voorop 3. Specialisten zijn niet in positie 4. Incident gedreven in plaats van structurele aanpak 5. Onvoldoende sturing op de naleving van afspraken 6. Standaarden en generieke voorzieningen worden onderbenut Het ACOI constateert dat er veranderingen in gang zijn gezet sinds de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 in werking trad. De bestuurlijke aandacht voor de uitvoering van de Woo is toegenomen en daarmee ook de aandacht voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding. De beoogde modernisering van de Archiefwet draagt daar eveneens aan bij.

Veel organisaties hebben stappen gezet en er is vooruitgang geboekt met de toepassing daarvan in de praktijk. Zo zijn veel organisaties bezig met het ‘onder beheer’ brengen van informatie door het uitfaseren van netwerkmappen en (betere) archivering van e-mail en tekstberichten. Veel partijen zijn bezig met de invoering van een kwaliteitssysteem of hebben dat al. Maar er is nog een lange weg te gaan bij het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Daarvoor zullen patronen moeten worden doorbroken en stappen moeten worden gezet naar een breed gedeelde, gecoördineerde en toekomstgerichte aanpak voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Het meerjarenplan voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding, dat verplicht is gesteld in de Woo, dient dat doel. Ook de transitie naar ‘archiveren by design’3 zal steeds meer gangbaar (moeten) worden. De maatregelen die nodig zijn voor het duurzaam toegankelijk houden van informatie bepaal je namelijk het beste op het moment dat de informatiesystemen gekocht, gebouwd, ingericht of aangepast worden.

Het toezicht, zoals dat door het Noord-Veluws Archief (NoVA) wordt uitgevoerd, heeft als doel een bijdrage te leveren aan het op orde brengen van de informatiehuishouding, door met een onafhankelijke blik mee te kijken en om de overheidsorganisaties te helpen door kennis te delen en door gerichte aanbevelingen te geven. Het is echter aan de organisaties zelf om aan de slag te gaan met de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Ongevraagd advies over de ministeriële verantwoordelijkheid; Raad van State, 3 juni 2020. Groundhog Day, Terugkerende patronen bij 35 jaar werken aan een betere digitale informatiehuishouding bij de overheid, Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 17 januari 2024. 3 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-archiveren-by-design, 25 juni 2025. 1

2

pagina 4 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

2.

Managementsamenvatting

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken van het informatiebeheer bij de gemeente Nunspeet weer van eind 2024 en geeft verslag over de periode 2022-2024.

2.1

Tabel

Onderstaande tabel geeft een oordeel over de zeven hoofdonderdelen van het archiefbeheer en is gebaseerd op de beoordelingen in hoofdstuk 3. Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. De stand van zaken van 2024 wordt hierbij vergeleken met die van 2021. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat een aanbeveling van geel naar rood gaat als dat na meerdere keren niet is opgevolgd of als er geen aantoonbare verbetering is opgetreden. Ook zijn er in deze archiefinspectie aspecten onderzocht die in vorige inspecties niet aan bod zijn geweest. Denk met name aan het onderzoek naar de vakapplicaties. Archief KPI’s Voldoet: ✔

Voldoet deels: ✘ Voldoet niet: ✘

2021

2024

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

✘

✘

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

✘

✔

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

✘

✘

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

✘

✔

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

✘

✘

Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

✘

✘

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

✘

✔

Goede, geordende en toegankelijke staat (totaal)

✘

✘

2.2

Toelichting per Archief KPI

1. Lokale regelingen Bij het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten is/wordt onvoldoende geregeld voor het archiefbeheer; dat lijkt ook het geval te zijn als het gaat om opslag van gegevens bij derden (cloud-applicaties). Er wordt samen met andere gemeenten in de regio een overzicht gemaakt van overheidstaken die in deze samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht. 2. Middelen en mensen Vanuit de gemeente Nunspeet is informatie ontvangen over de middelen en de personeelsformatie die de gemeente beschikbaar stelt voor de zorg en het beheer van de archieven. Deze zijn vergelijkbaar met die van de omliggende gemeenten.

pagina 5 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Bij een globale inspectie van de archiefbewaarplaats is gebleken dat deze niet voldoet aan de wettelijke eisen. Van de kluis bij burgerzaken is geen zicht op het klimaat gedurende een periode van minimaal een half jaar. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het kwaliteitssysteem is vastgesteld en geïmplementeerd. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er is geen samenhangend overzicht van de te bewaren archiefbescheiden, met name de netwerkschijven, emailpostbussen en databases ontbreken. Metadatering is in een aantal gevallen onvoldoende, wat gevolgen kan hebben voor de authenticiteit van de documenten en voor het archiefbeheer. Er is geen zicht hoe wordt omgegaan met eventuele gecomprimeerde of versleutelde archiefbescheiden. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden De audit op het vervangingsproces is met goed gevolg afgerond. Bij het migratietraject naar Djuma zijn onvoldoende controles uitgevoerd, waardoor mogelijk informatie is verloren gegaan. Er is nog steeds geen hotspotmonitor. Er wordt onvoldoende vernietigd uit vakapplicaties. 7. Overbrenging van archiefbescheiden De bewerking en overbrenging van het milieuarchief staat gepland voor 2025.

2.3

Conclusie

Opnieuw is de conclusie dat de gemeente Nunspeet het informatiebeheer in grote lijnen op orde heeft. Positief is de vaststelling van een kwaliteitssysteem en een bewaar- en beheerstrategie voor het digitale archiefbeheer. Wel wordt aandacht gevraagd voor het migratietraject naar Djuma; hierbij zijn onvoldoende controles uitgevoerd waardoor de kans bestaat dat informatie verloren is gegaan. Een ander punt betreft de bewaaromstandigheden in de archiefbewaarplaats en de kluis bij burgerzaken. Maar al met al is er wel een verbetering te zien in het op orde brengen van het informatiebeheer.

2.4

Belangrijkste aanbevelingen  

Leg bij een migratie of conversie nauwkeurig vast welke stappen zijn uitgevoerd en wat hiervan de resultaten zijn geweest, in ieder geval als het gaat om te bewaren informatie. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats.

pagina 6 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.

Toelichting per KPI

Hierna wordt per Archief KPI aangegeven wat de huidige stand van zaken is. Elke Archief KPI begint met een tabel met daarin de relevante subvragen. In de kolom motivatie is kort aangegeven wat de reden is dat gedeeltelijk of niet wordt voldaan aan de betreffende Archief KPI. In de tekst daaronder wordt elke subvraag uitgebreid behandeld en toegelicht.

3.1

Lokale regelingen

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

KPI subvraag

2021

2024

2021

2024

✘

✘

Motivatie

1.1

Archiefverordening

✔

✔

1.2

Beheerregeling informatiebeheer

✔

✔

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

✔

✔

1.4

Wijziging overheidstaken

✔

✘

Bij de fusie van de Omgevingsdiensten lijken onvoldoende voorzieningen te zijn getroffen voor het archiefbeheer en het ter beschikking stellen van documenten

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

✘

✘

Er is een overzicht van samenwerkingsverbanden, maar deze is niet volledig, in samenwerking met het SNWV wordt gewerkt aan een overzicht; bij het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten is/wordt onvoldoende geregeld voor het archiefbeheer

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

✔

✔

1.7

Uitbesteden archiefbeheer (staken)

✔

✘

1.8

Publicatie en bekendmaking

✔

✔

Bij opslag van gegevens bij derden (cloudapplicaties) lijkt er onvoldoende geregeld te zijn voor wat betreft beheer van en verantwoordelijkheid van de gemeente over deze gegevens of is dit niet inzichtelijk te maken

1.1 Archiefverordening De in 2021 vastgestelde archiefverordening is conform het model wat door de archiefdienst beschikbaar is gesteld en is daarmee actueel. Dat wil zeggen dat deze voldoet aan de hogere regelgeving en aansluit op het informatiebeheer bij de gemeente Nunspeet. 1.2 Beheerregeling informatiebeheer Ook de beheerregeling informatiebeheer is in 2021 vastgesteld en actueel. 1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) De gemeente Nunspeet kent een goed functionerend Strategisch Informatieoverleg (SIO) waarin op strategisch niveau wordt gesproken over onderwerpen inzake het informatiebeheer van de gemeente Nunspeet. Hierin zijn diverse disciplines vertegenwoordigd, zoals het management en de archivaris. 1.4 Wijziging overheidstaken Per 1 januari 2024 is er uit de twee omgevingsdiensten Noord-Veluwe (ODNV) en Veluwe-IJssel (OVIJ) een nieuwe omgevingsdienst ontstaan: de omgevingsdienst Veluwe. In 2022 is door het Streekarchivariaat

pagina 7 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

Noordwest-Veluwe (SNWV) een toezichtrapport uitgebracht op het informatiebeheer bij de toenmalige ODNV. Daarin is er onder meer op aangedrongen om de afspraken voor wat betreft het archiefbeheer van de aan de omgevingsdienst gemandateerde taken vast te leggen in dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten. Ook in de gesprekken over de fusie die in 2023 plaatsvonden is dit aspect nadrukkelijk benoemd. Nu de fusie inmiddels een feit is, moet worden geconstateerd dat hierover nog steeds niets is geregeld. Ook het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan de nieuwe omgevingsdienst had bij de fusie moet worden geregeld. Hierop zijn de gemeenten in een brief van het SNWV van 24 april 2023 op gewezen: Openstaande zaken moeten ter beschikking worden gesteld aan de nieuwe organisatie. Ook is het mogelijk om afgesloten zaken aan de nieuwe gemeenschappelijke regeling ter beschikking te stellen. Deze ter beschikkingstelling dient per gemeente te zijn geregeld. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden In het landelijk register zijn de gemeenschappelijke regelingen opgenomen waaraan de gemeente Nunspeet deelneemt. In de jaarrekening zijn de verbonden partijen te vinden als bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording. Maar daarnaast zijn er voor de gemeente nog vele andere samenwerkingsverbanden, vaak privaatrechtelijk.

Als het gaat om uitbesteding van een overheidstaak blijft het college verantwoordelijk voor het archiefbeheer van deze samenwerkingsverbanden. Bij het aangaan van dergelijke samenwerkingsverbanden wordt hiervoor echter onvoldoende geregeld. De gemeente Nunspeet is wel bezig om samen met andere gemeenten in de regio een overzicht te maken van overheidstaken die in deze samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht. Een vervolgstap hierin is om inzichtelijk te krijgen of en zo ja, op welke wijze het informatie- en archiefbeheer bij deze samenwerkingsverbanden is geregeld. Vanuit dat overzicht zullen dan verdere acties worden ondernomen. 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Het documentbeheer, voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is gemandateerd aan de beleidsadviseur records, die uit hoofde van zijn functie geacht wordt belast te zijn met de uitvoering van de in het bevoegdhedenregister beschreven taak. 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) De ontwikkeling in het digitaal werken is, na de omslag vanuit het werken met fysieke archiefbescheiden, niet tot stilstand gekomen. Een van die ontwikkelingen is dat gegevens steeds meer op servers bij de leverancier van de applicaties worden opgeslagen. En dat geldt dan ook vaak voor de archiefbescheiden.

Bij het aangaan van overeenkomsten met deze partijen moet de gemeente dan ook aandacht besteden aan aspecten van het archiefbeheer, zoals de eindverantwoordelijkheid van de gemeente, exportmogelijkheden, een exit-regeling en een verwerkersovereenkomst. Ook de gemeente Nunspeet heeft op deze manier archiefbescheiden en de daaraan verbonden metagegevens ondergebracht bij derden. Voor wat betreft het archiveren van de gemeentelijk website bij GW Crossmedia (archiefweb.eu) blijkt er geen overeenkomst te zijn afgesloten waarin in ieder geval aspecten van het archiefbeheer zijn geregeld. Dit is onder andere gebleken doordat uit berichtgeving blijkt dat de archiefbestanden alleen tegen hoge kosten kunnen worden geëxporteerd om in het e-Depot te kunnen worden ondergebracht. 1.8 Publicatie en bekendmaking De gemeente Nunspeet plaatst haar publicaties en bekendmakingen op de website voor officiële bekendmakingen (www.officielebekendmakingen.nl). Aanbevelingen 1. Maak zo snel mogelijk afspraken met de Omgevingsdienst Veluwe omtrent het archiefbeheer voor de gemandateerde taken en regel daarbij ook de ter beschikkingstelling van archiefbescheiden. 2. Regel het archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken bij andere partijen wordt ondergebracht. 3. Zorg voor goede afspraken over de gegevens en het beheer ervan in het geval deze elders worden opgeslagen.

pagina 8 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.2

Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

KPI subvraag

2021

2024

2.1

Middelen

✘

✔

2.2

Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer

✘

✘

2.3

Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer

✔

✔

2.4

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht

✔

✔

2021

2024

✘

✔

Motivatie

Het milieuarchief moet worden overgebracht, dit zal naar verwachting in 2025 plaatsvinden

2.1 Middelen Vanuit de gemeente Nunspeet is informatie ontvangen over de middelen die de gemeente beschikbaar stelt voor de zorg en het beheer van de archieven. Omdat er geen kengetallen beschikbaar zijn, kunnen deze cijfers niet daarmee worden vergeleken en kan dan ook niet worden aangegeven of de beschikbaar gestelde middelen voldoende zijn. Wel zal vanuit de archiefdienst getracht te worden om de cijfers van de deelnemende gemeenten naast elkaar te leggen. Mogelijk zal daardoor in de toekomst dat inzicht wel ontstaan. Vanuit het management is aangegeven dat de beschikbare middelen passend zijn voor deze organisatie. 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Het gaat hier in de eerste plaats om de formatie die in hoofdzaak informatiebeheer als taak heeft. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de middelen. Er is informatie ontvangen, maar ook hiervoor zijn geen kengetallen beschikbaar. Getracht zal worden om in de toekomst de cijfers van de verschillende gemeenten naast elkaar te leggen. Maar ook andere medewerkers houden zich in een bepaalde mate bezig met informatiebeheer. Essentieel hierbij is dat zij op de hoogte zijn hoe de gemeente Nunspeet op dat gebied werkt en wat hiervoor de interne richtlijnen zijn. Dit gebeurt onder andere door het geven van trainingen door de functioneel beheerders.

In combinatie met een focus op het zaakgericht werken komt er steeds meer bewustwording binnen de vakafdelingen. Een indicatie voor kwantitatief voldoende ingericht archiefbeheer is de minimale aanwezigheid van achterstanden. Bij de gemeente Nunspeet is dit alleen de overbrenging van de milieudossiers. Naar verwachting zal dit in 2025 plaatsvinden. 2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Het kwaliteitsniveau van de medewerkers van het team Proces en Zaken is inmiddels op orde. Medewerkers staan open voor lerend vermogen en men doet mee met projecten buiten de eigen cluster om. 2.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Met de uitbreiding van het team Advies en Toezicht in aanloop naar de fusie met het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde tot het Noord-Veluws Archief is de formatieruimte voor het toezicht op het archiefbeheer voldoende.

pagina 9 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

KPI subvraag

2021

2024

2021

2024

✘

✘

Motivatie

3.1

Archiefruimte(n) en applicaties

✘

✘

De archiefruimte voor burgerzaken voldoet niet aan de wettelijke eisen; hierin zijn de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand opgenomen; een aantal bouwkundige en installatie-onderdelen van de serverruimte vormen mogelijk een risico in geval van een calamiteit; er is geen zicht op informatiebeheertaken in applicaties; van de onderzochte applicaties ontbreekt een aantal functionaliteiten op het gebied van archiefbeheer

3.2

Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie)

✔

✘

De archiefbewaarplaats voldoet niet aan de wettelijke eisen

3.3

e-Depot

✔

✔

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

✘

✘

Er is geen veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats en archiefruimten

3.1 Archiefruimte(n) en applicaties De gemeente Nunspeet beschikt, naast de gecombineerde archiefbewaarplaats/archiefruimte, over één archiefruimte waarin zich permanent te bewaren archiefbescheiden bevinden. Dit is de kluis bij de afdeling Burgerzaken. In het vorige toezichtrapport over de periode 2019-2021 is gevraagd om gedurende minimaal een half jaar het klimaat in de kluis bij Burgerzaken te monitoren. Dit is niet gebeurd. Er is informatie ontvangen over de maand februari 2025, maar dit geeft geen inzicht hoe het klimaat is gedurende de verschillende seizoenen. Denk met name aan een warme zomer. Overigens gaf de grafiek over februari 2025 aan dat de relatieve vochtigheid gedurende een aantal dagen onder de ondergrens van 40% zat en dat de temperatuur tegen en soms net over de bovengrens van 20°C zat. De serverruimte van de gemeente Nunspeet is mogelijk wel een archiefruimte, omdat op de servers gegevens opgeslagen zou kunnen zijn die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Uit een zelfevaluatie is gebleken dat zich hier wellicht een risico voordoet in geval van een calamiteit: de binnenunit van de klimaatinstallatie bevindt zich direct boven het plafond en de kabel- en leidingendoorvoer zijn niet brandwerend afgedicht.

Het overzicht van de applicaties die in de organisatie worden gebruikt geeft nog steeds geen inzicht welke informatiebeheertaken er in die applicaties (moeten) worden uitgevoerd. Van vijf door het SNWV onderzochte applicaties ontbreken in met name de vakapplicaties een aantal functionaliteiten op het gebied van informatiebeheer. In Rx.Mission en Motion zijn dat de exportfuncties; van X-Works en de belastingapplicatie is dat niet bekend, terwijl die laatste geen functionaliteit heeft tot vernietiging. 3.2 Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie) Begin 2025 heeft er een globale inspectie plaatsgevonden op de archiefbewaarplaats van de gemeente Nunspeet. Globaal wil zeggen dat alleen gekeken is naar de onderdelen die voor het oog zichtbaar zijn of op eenvoudige wijze te achterhalen zijn. Daarbij is geconstateerd dat de huidige archiefbewaarplaats op een aantal punten niet voldoet aan de wettelijke eisen. Constructief gaat het daarbij om de wanden en plafonds die niet glad en vlak zijn afgewerkt en de aanwezigheid van houten plinten. Dit zou mogelijk micro-organismen kunnen aantrekken. Relatief eenvoudig op te lossen is de aanwezigheid van een stofzuiger en schoonmaakmiddelen (deze kunnen verontreiniging verspreiden) en schuimblussers in plaats van de voorgeschreven CO2-blussers.

pagina 10 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.3 e-Depot Sinds eind 2024 beschikt de gemeente, via de archiefdienst, over een goedgekeurd en gecertificeerd e-Depot. 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het kader van de veiligheid van de archiefruimten en in geval van een calamiteit dient de gemeente te beschikken over een veiligheidsplan met een calamiteiten- en ontruimingsplan. Vanuit het toezicht moet worden geconstateerd dat deze nog steeds niet aanwezig is. Het SNWV heeft een aantal jaren geleden toegezegd met een opzet hiervoor te komen. Tot op heden is dat niet gebeurd, maar omdat de noodzaak hiervan wordt onderkend is dit begin 2025 belegd bij één van de medewerkers van het SNWV. Aanbevelingen 4. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. 5. Vul het applicatieoverzicht aan met de informatiebeheertaken of breng dit applicatieoverzicht onder in een overzicht van werkprocessen of zaaktypen. 6. Zorg dat ook vakapplicaties beschikken over functies voor het uitvoeren van archiefbeheer. 7. Voer een verder onderzoek uit op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de wettelijke eisen en neem zo nodig maatregelen. 8. Monitor de voortgang voor het opstellen van een opzet voor een veiligheidsplan door de archiefdienst en maak deze na het verschijnen ervan zo spoedig mogelijk gemeente-eigen.

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

KPI subvraag

2021

2024

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

✘

✔

4.2

Archieforganisatie

✔

✔

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

✔

✔

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

✔

✔

2021

2024

✘

✘

Motivatie

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De gemeente Nunspeet heeft in 2024 een eigen kwaliteitssysteem opgesteld die in het voorjaar van 2025 is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Ook is deze inmiddels geïmplementeerd. Door middel van de PDCA-cyclus zal het kwaliteitssysteem worden onderhouden. Daarnaast worden er systematische kwaliteitscontroles gedaan in het zaaksysteem Djuma en de daaraan gekoppelde vakapplicaties. Voor wat betreft de kwaliteit van informatie die gevormd wordt uit (bedrijfskritische) processen wordt aangegeven dat hier nog wel winst valt te behalen. De proceseigenaren moeten het belang ervan in zien om dit te borgen in hun eigen processen. 4.2 Archieforganisatie De gemeente Nunspeet neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe en beschikt daarmee over een archiefinstelling met voldoende gekwalificeerd personeel. 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris De gemeente Nunspeet neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat NoordwestVeluwe. De door de centrumgemeente Elburg aangewezen archivaris is tevens archivaris van de gemeente.

pagina 11 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer In 2022 is het toezichtrapport over de periode 2020-2021 uitgebracht. Het nu voorliggende toezichtrapport, over de periode 2022-2024, is een jaar later verschenen dan de tweejaarlijkse cyclus van inspecties zoals die is vastgelegd in de Archiefverordening. Aanbevelingen

3.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

KPI subvraag

2021

2024

2021

2024

✘

✘

Motivatie

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

✘

✘

Er is geen samenhangend overzicht van de te bewaren archiefbescheiden, met name netwerkschijven, e-mailboxen en databases ontbreken

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

✘

✘

Het metagegevensschema is onvoldoende geïmplementeerd; met name in de belastingapplicatie Civision worden onvoldoende metagegevens vastgelegd, wat gevolgen kan hebben voor de authenticiteit van de documenten en voor het archiefbeheer

5.3

Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal

✔

✔

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

✔

✔

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

✔

✔

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

✔

✘

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

✘

✔

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

✘

✘

5.9

Opslagformaten

✘

✔

5.10

Functionele eisen

✘

✘

Er is geen zicht op applicaties waarin zich mogelijk informatieobjecten bevinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

✔

✘

Er is geen zicht hoe wordt omgegaan met eventuele gecomprimeerde of versleutelde archiefbescheiden

Het klimaat van de archiefruimte bij Burgerzaken is voor korte tijd gemonitord, er is geen zicht op het klimaat gedurende een langere periode

Deze ontbreken in de belastingapplicatie Civision

pagina 12 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Naast het zaaksysteem Djuma zijn er andere vakapplicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden. Een aantal daarvan is gekoppeld aan het zaaksysteem. Omdat het ontbreekt aan een overzicht van applicaties waarin ook de informatiebeheertaken is opgenomen, bestaat de mogelijkheid dat elders in de organisatie te bewaren informatie is te vinden waar geen zicht op is. Maar ook in digitale postbussen, op netwerkschijven en in databases kan zich permanent te bewaren informatie bevinden. 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Nunspeet heeft een metadataschema conform het model van het SNWV vastgesteld en geïmplementeerd in het zaaksysteem en de daaraan gekoppelde vakapplicaties. Omdat niet inzichtelijk is waar zich nog meer te bewaren informatie bevindt, is er ook geen zicht of deze gegevens worden vastgelegd conform het vastgestelde metadataschema. Voor dit onderdeel is een onderzoek gedaan naar vijf applicaties: het zaaksysteem Djuma en de vakapplicaties Rx.mission, Motion, X-Works en Civision Belastingen. Voor de vier eerstgenoemde is geconstateerd dat er voldoende metagegevens worden vastgelegd om de authenticiteit en de context van de archiefbescheiden te kunnen waarborgen. Dat is niet het geval bij de belastingapplicatie en dan met name van de opgelegde aanslagen.

Deze worden voor het grootste deel niet in origineel formaat bewaard, maar kunnen alleen opnieuw worden gegenereerd vanuit de dataset die dan beschikbaar is. Het bewaren van de originele aanslagen is vooral van belang omdat de WOZ-administratie als basisregistratie is aangemerkt. 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Voor de vijf onderzochte applicaties is gebleken dat de hierin opgenomen gegevens voldoende toegankelijk zijn en dat in alle gevallen de bescherming van persoonsgegevens voldoende is geborgd. 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Voor analoge archiefbescheiden worden materialen en gegevensdragers gebruikt waarmee duurzaam beheer mogelijk is, dat wil zeggen dat er na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is waar te nemen. 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Voor de opslag van analoge archiefbescheiden worden zuurvrije verpakkingsmaterialen gebruikt. 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Van de klimaatomstandigheden in de archiefkluis Burgerzaken is niet aangetoond dat deze voldoende zijn. Zie hiervoor paragraaf 3.1 (Archiefruimte(n) en applicaties) en aanbeveling 5. 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Begin 2025 heeft de gemeente Nunspeet een bewaar- en beheerstrategie vastgesteld voor het digitale archiefbeheer.

Het omvat het beleid dat zorgt voor de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden in de archiefsystemen van de gemeentelijke informatiehuishouding. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Aanvullende ofwel technische metagegevens zijn opgenomen in het metagegevensschema dat de gemeente Nunspeet heeft vastgesteld. Het gaat hierbij om gegevens zoals de bestandsnaam, het bestandsformaat en de omvang en versies. Dit is voor de vijf hierboven genoemde applicaties onderzocht en daarbij bleek dat deze alleen ontbreken in de belastingapplicatie. 5.9 Opslagformaten In de vastgestelde bewaar- en beheerstrategie is ook een hoofdstuk gewijd aan duurzame bestandsformaten. Deze sluiten aan op de eisen die de archiefdienst stelt vanuit het e-Depot. 5.10 Functionele eisen Functionele eisen, waarmee het gedrag van digitale archiefbescheiden kan worden geduid, zijn niet in beeld gebracht. Er is dan ook geen zicht op applicaties waarin zich mogelijk informatieobjecten bevinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie. Denk hierbij aan formules in rekenbladen, lagen in digitale tekeningen en markeringen in audio- en videobestanden. Kennis hiervan is nodig op het moment dat deze informatieobjecten worden geëxporteerd of gemigreerd.

pagina 13 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Aangegeven is dat onderzoek hiernaar onderdeel uitmaakt van de implementatie van het kwaliteitssysteem. Daarin is hierover vermeld dat dit zal worden nagevraagd bij de leverancier van het zaaksysteem. Aanbevelingen 9. Zorg voor een compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden en zorg voor vastlegging van de bijbehorende metadata conform het vastgestelde metadataschema. 10. Zorg voor vastlegging van de originele belastingaanslagen inclusief de nodige metagegevens, in ieder geval die van de WOZ als basisregistratie. 11. Maak inzichtelijk in welke applicaties informatieobjecten zijn te vinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie.

3.6 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

KPI subvraag

2021

2024

2021

2024

✘

✘

Motivatie

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

✔

✔

6.2

Converteren en migreren

✔

✘

Bij het migratietraject naar Djuma zijn onvoldoende controles uitgevoerd, waardoor de kans bestaat dat er informatie verloren is gegaan; van deze migraties zijn nog geen verklaringen opgemaakt

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

✘

✘

Waardering en selectie vindt alleen plaats in Djuma en een beperkt aantal vakapplicaties; de selectielijst e-mailbewaring is voor Nunspeet niet vastgesteld en hiervoor is vernietiging/ bewaring onvoldoende geregeld; de hotspotmonitor is nog steeds niet vastgesteld

6.4

Vernietiging en verklaringen

✘

✘

Er wordt onvoldoende vernietigd in vakapplicaties, ook als deze gekoppeld zijn aan het zaaksysteem

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

✔

✔

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen Op 29 augustus 2022 heeft de gemeente een vervangingsbesluit genomen voor alle documenten (te bewaren en op termijn vernietigbaar) die vastgelegd zijn in zaken in Djuma, incl. de daaraan gekoppelde applicaties. In 2023 heeft het SNWV hierop een audit uitgevoerd en op 9 juli 2024 een auditrapport uitgebracht. Uit de bestuurlijke reactie daarop kan worden geconcludeerd dat het vervangingsproces van voldoende kwaliteit is om te borgen dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. 6.2 Converteren en migreren In 2022 heeft een migratie plaatsgevonden vanuit diverse applicaties naar Djuma. Deze zijn uitgevoerd door een extern bedrijf: Van der Laan Software. Bij controle van vernietigingslijsten in 2024 rees het vermoeden dat de migratie niet goed was uitgevoerd. Om die reden zijn alle relevante documenten opgevraagd. De belangrijkste bevindingen na de bestudering van deze documenten zijn:

pagina 14 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

De overzichten van metagegevensvelden van de oude applicaties en die van Djuma geven een helder beeld van wat er met de gegevens is gebeurd. Op het verzoek om het testplan en de testresultaten is een Excel-werkblad ontvangen met testresultaten. Daarin worden 11 metadatavelden van zaken en 3 metadatavelden van documenten genoemd, waarbij met Ja of Nee is aangegeven wat hiervan de testresultaten waren. Er is geen documentatie ontvangen hoe deze tests hebben plaatsgevonden. Er deden zich bij de testmigratie een aantal problemen voor, zoals te lange toelichtingen en omschrijvingen en dubbele zaaknummers. Aangegeven is dat dit zou zijn opgelost, maar het is niet meer te achterhalen hoe dat is gebeurd. Aangegeven is dat door Van der Laan tellingen zijn verricht op de resultaten. De uitkomsten zijn niet bewaard gebleven en er is nergens gedocumenteerd waarop is geteld. Geconstateerd moet worden dat het migratietraject niet foutloos is verlopen. Nu is er weliswaar bij elke migratie een kans op gegevensverlies, maar omdat het hier deels gaat om permanent te bewaren archiefbescheiden is er een kans dat deze informatie voor altijd verloren is gegaan. Ook is geconstateerd dat een aantal zaken niet zijn gemigreerd en de conclusie lijkt dan ook gerechtvaardigd dat er onvoldoende is getest.

De tests die zijn uitgevoerd zijn onvoldoende gedocumenteerd waardoor niet meer is te achterhalen bij welke gegevens de migratie fout is gegaan en of dat het gaat om informatie die van belang zijn. 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Waardering en selectie vindt slechts plaats binnen de door P&Z beheerde applicaties. Maar ook uit andere vakapplicaties moet tijdig worden vernietigd of worden overgebracht. In welke applicaties deze waardering en selectie moet plaatsvinden moet duidelijk worden als het applicatieoverzicht is aangevuld met de informatiebeheertaken (zie 3.1 Archiefruimte(n) en applicaties). In 2023 is de Selectielijst e-mailbewaring vastgesteld als aanvulling op de Selectielijst 2020 en is ter implementatie van de Capstone-methodiek voor het bewaren van e-mailberichten. De gemeente Nunspeet heeft de VNG destijds hiervoor niet gemandateerd, waardoor deze selectielijst voor de gemeente niet van toepassing is. Het bewaren en vernietigen van e-mailberichten moet dan gebeuren conform de selectielijst 2020: e-mailberichten van ambtenaren of bestuurders moeten worden opgenomen in de zaak waar deze bij horen. Daarmee krijgt een e-mailbericht de bewaartermijn van die zaak. Omdat dit een bewerkelijk proces is, krijgt deze verplichting in de gemeentelijke praktijk vaak onvoldoende uitvoering.

Met de genoemde Capstonemethodiek worden e-mailberichten bewaard zolang de informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van Woo-verzoeken en voor verantwoording aan toezichthouders en de gemeenteraad. Ook worden hiermee e-mailberichten van functionarissen op sleutelfuncties blijvend bewaard. Tot slot is geconstateerd dat de gemeente Nunspeet nog steeds geen hotspotmonitor heeft vastgesteld. 6.4 Vernietiging en verklaringen Bij het onderzoek naar verschillende applicaties (zie paragraaf 3.5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal) is ook gekeken naar de vernietiging uit deze applicaties. Daaruit is gebleken dat dit aspect alleen bij het zaaksysteem op orde is. In de applicaties Rx.mission en Motion heeft nog geen vernietiging plaatsgevonden. Voor wat betreft de gekoppelde applicaties X-Works en iBurgerzaken worden documenten en metagegevens wel uit Djuma verwijderd maar zijn deze in een of andere vorm nog wel aanwezig in de twee genoemde applicaties. Uit de belastingapplicatie is nog nooit vernietigd. 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen In de afgelopen toezichtperiode zijn er geen archieven vervreemd. Aanbevelingen 12. Leg bij een migratie of conversie nauwkeurig vast welke stappen zijn uitgevoerd en wat hiervan de resultaten zijn geweest, in ieder als het gaat om langdurig te bewaren informatie. 13.

Stel zo spoedig mogelijk na een migratie of conversie, een verklaring van migratie of conversie op. 14. Implementeer de Capstone-methodiek voor e-mailberichten, vooruitlopend op een mogelijke aansluiting van de selectielijst e-mailbewaring. 15. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 16. Zorg voor totale vernietiging in de applicaties die gekoppeld zijn aan het zaaksysteem en voor tijdige vernietiging in de overige vakapplicaties. pagina 15 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

KPI subvraag

2021

2024

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

✘

✘

7.2

Verklaringen van overbrenging

✔

✔

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering

✘

✔

2021

2024

✘

✔

Motivatie Het milieuarchief vanaf 1990 is nog niet overgebracht, maar staat gepland voor 2025

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Het milieuarchief vanaf 1990 moet nog worden bewerkt en overgebracht. Hiervoor zijn middelen beschikbaar gesteld en de uitvoering staat gepland voor 2025. 7.2 Verklaringen van overbrenging Er zijn in de afgelopen toezichtperiode geen overbrengingen geweest. 7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Voor het milieuarchief is geen machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn aangevraagd bij Gedeputeerde Staten van Gelderland. Gezien de planning van uitvoering in 2025 kan dit achterwege blijven.

pagina 16 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

3.8

Aanbevelingen

Hieronder staan alle aanbevelingen uit bovenstaande paragrafen nogmaals genoemd. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Maak zo snel mogelijk afspraken met de Omgevingsdienst Veluwe omtrent het archiefbeheer voor de gemandateerde taken en regel daarbij ook de ter beschikkingstelling van archiefbescheiden. Regel het archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken bij andere partijen wordt ondergebracht. Zorg voor goede afspraken over de gegevens en het beheer ervan in het geval deze elders worden opgeslagen. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. Vul het applicatieoverzicht aan met de informatiebeheertaken of breng dit applicatieoverzicht onder in een overzicht van werkprocessen of zaaktypen. Zorg dat ook vakapplicaties beschikken over functies voor het uitvoeren van archiefbeheer. Voer een verder onderzoek uit op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de wettelijke eisen en neem zo nodig maatregelen. Monitor de voortgang voor het opstellen van een opzet voor een veiligheidsplan door de archiefdienst en maak deze na het verschijnen ervan zo spoedig mogelijk gemeente-eigen. Zorg voor een compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden en zorg voor vastlegging van de bijbehorende metadata conform het vastgestelde metadataschema.

Zorg voor vastlegging van de originele belastingaanslagen inclusief de nodige metagegevens, in ieder geval die van de WOZ als basisregistratie. Maak inzichtelijk in welke applicaties informatieobjecten zijn te vinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie. Leg bij een migratie of conversie nauwkeurig vast welke stappen zijn uitgevoerd en wat hiervan de resultaten zijn geweest, in ieder als het gaat om langdurig te bewaren informatie. Stel zo spoedig mogelijk na een migratie of conversie, een verklaring van migratie of conversie op. Implementeer de Capstone-methodiek voor e-mailberichten, vooruitlopend op een mogelijke aansluiting van de selectielijst e-mailbewaring. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. Zorg voor totale vernietiging in de applicaties die gekoppeld zijn aan het zaaksysteem en voor tijdige vernietiging in de overige vakapplicaties.

pagina 17 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten

4.1

Verantwoording

Dit toezichtrapport is opgesteld door het team Advies en Toezicht van het Noord-Veluws Archief. Deze heeft eind 2024 en begin 2025 een inspectie uitgevoerd door het bestuderen van beschikbare en beschikbaar gestelde documenten en het voeren van gesprekken met diverse betrokkenen. Op basis hiervan is het KPIformulier ingevuld. Deze is ten slotte als input gebruikt voor dit rapport. In het KPI-formulier zijn de zeven archief KPI’s opgenomen uit de VNG Handreiking inzake de archief KPI’s van 20204. Elke archief KPI bestaat uit een aantal vragen met eventueel per vraag één of meer deelvragen. Door beantwoording van deze vragen kan een oordeel worden gevormd over de stand zaken voor elke archief KPI. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de stoplichtmethode. De onderbouwing van de kleuren is een afweging van verschillende aspecten zoals risico, kwaliteit en de verstrekte informatie. Kleur

Waarde

Betekenis

✔

Voldoende

Risico is laag; kwaliteit voldoende.

✘

Matig

Risico is redelijk; onvoldoende informatie; kwaliteit matig; verbetering aangekondigd of in gang gezet; 1 of 2 jaar achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

✘

Onvoldoende

Risico is groot; kwaliteit is onvoldoende; er zijn achterstanden; informatie ontbreekt; 2 jaar of meer achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

Hierbij is ook rekening gehouden met het archieftoezicht door de provincie Gelderland5. Daarin wordt gesteld dat inadequaat archief- en informatiebeheer voor overheidsorganisatie grote risico’s met zich meebrengt. Het gaat onder andere om juridische, financiële en operationele bedrijfsvoeringrisico’s. Tevens kan dit reputatieschade met zich meebrengen.

4.2

Proces

Periodiek wordt een archiefinspectie uitgevoerd over de voorafgaande jaren maar aansluitend aan de vorige inspectieperiode. Het rapport wordt toegezonden aan de zorgdrager voor het archief van de gemeente Nunspeet, het college van burgemeester en wethouders. De vervolgstappen zijn minimaal de volgende: Het rapport wordt door het college van een bestuurlijke reactie voorzien; eventueel kan het rapport in een gesprek met de toezichthouder en/of archiefinspecteur worden toegelicht. In de bestuurlijke reactie wordt ingegaan op alle aanbevelingen en worden de stappen aangegeven die de gemeente neemt of al heeft genomen om het informatiebeheer te verbeteren. Het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie worden conform artikel 19 van de Archiefverordening gemeente Nunspeet 2021 toegezonden aan de gemeenteraad. Na bespreking/besluitvorming door de gemeenteraad worden het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie toegezonden aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven van de provincie Gelderland en aan de archivaris. De bestuurlijke reactie wordt eventueel besproken in het periodiek overleg met de vakinhoudelijke medewerkers. Na verloop van een circa een jaar brengt de gemeente Nunspeet de archivaris op de hoogte van de voortgang van de stappen ter verbetering van het informatiebeheer.

4.3

Verslag toezichtactiviteiten

Dit toezichtrapport beslaat een periode van 3 jaar: 2022 t/m 2024. In deze periode hebben de volgende toezichtactiviteiten plaatsgehad:  Beoordeling vernietigingslijsten  Machtigingen tot vernietiging  Uitvoeren algemene inspectie en opstellen toezichtrapport  Uitvoeren audit op het vervangingsproces  Onderzoek naar migratie naar Djuma

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) – Derde geactualiseerde versie april 2020; VNG Adviescommissie Archieven. 5 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025-2028; Provincie Gelderland, november 2024. 4

pagina 18 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025

Daarnaast zijn er ook adviezen uitgebracht, brieven verzonden en handreikingen en modellen verspreid omtrent een aantal zaken op het gebied van het informatiebeheer:  Diverse handreikingen en modellen in het kader van Grip op Informatie  Positief advies handboek digitale vervanging archiefbescheiden 2021  Fusie omgevingsdiensten Noord-Veluwe en Veluwe-IJssel

4.4

Toezicht gemeenschappelijke regelingen

De gemeente Nunspeet heeft taken in het sociaal domein belegd bij de gemeenten Harderwijk en Ermelo. Deze gemeenten hebben deze taken gemandateerd aan de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. De gemeente Nunspeet blijft verantwoordelijk voor deze archiefbescheiden. In 2024 is een toezichtrapport opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.. Hierna worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit het rapport genoemd. De belangrijkste conclusie uit het toezichtrapport Meerinzicht: Citaat: ‘Het informatiebeheer bij het Domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht is redelijk op orde. In tegenstelling tot die bij het Domein Sociaal. Door Meerinzicht zijn rapporten en projectplannen opgesteld waarvan één rapport aandacht besteedt aan het informatie- en archiefbeheer bij het Domein Sociaal. Ter uitvoering hiervan zijn projectplannen opgesteld en tot uitvoering gebracht, maar die laten nog onvoldoende resultaten zien. En doordat het archiefbeheer nog steeds geen vorm heeft gekregen zijn de achterstanden daarin alleen maar opgelopen.’ De belangrijkste aanbevelingen uit het toezichtrapport Meerinzicht:  Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer.

 Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein en betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden.

pagina 19 Toezichtrapport gemeente Nunspeet 2025