St. t.k.n. nr. 4. Collegerap. Uitvoering verbijzonderde Intern Controle 2025

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum:

1 augustus 2025

Zaaknummer:

1363204

Portefeuillehouder: W. Stoffer Ambtenaar: Team:

POC/Ondersteuning

Teammanager: Directie: Raad:

Nee

Commissie:

Maatschappij en Middelen - TKN

OR:

Nee

Communicatie:

Nee

Openbaar:

Ja

Bijlage(n): Betrokken teams:

,,

Onderwerp Uitvoering verbijzonderde Intern Controle 2025 Samenvatting Als gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover zijn we verantwoording verschuldigd aan onze inwoners en in eerste instantie het college aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente ervoor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst “. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die de gemeenteraad vaststelt. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid is het Verbijzonderde Interne controleplan 2025 opgesteld. Advies aan burgemeester en wethouders • Instemmen met het (Verbijzonderde) Interne Controleplan 2025 als basis voor de uitvoering van de interne controle 2025; •

Het (verbijzonderde) Interne Controleplan 2025 ter inzage leggen bij de commissie Maatschappij en Middelen.

VoorstelEind

Pagina 1 van 4

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Als gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover zijn we verantwoording verschuldigd aan onze inwoners en in eerste instantie het college aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente ervoor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst “. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die de gemeenteraad vaststelt. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid is het Verbijzonderde Interne controleplan 2025 opgesteld. Beoogd effect Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te monitoren, verbeteringen te signaleren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat bij de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was.

Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De uitkomsten van de Interne controle worden gebruikt voor het opstellen de Rechtmatigheidsverantwoording. Het controleplan sluit aan op het controleprotocol en het normenkader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Ontwikkelingen Een aantal ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente heeft invloed op de organisatie van de Verbijzonderde interne controle. De volgende ontwikkelingen zijn te noemen: •

Op 16 april is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Als gevolg van de wijzigingen van het BBV en BADO geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde grens voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves). De wijzigingen gaan in voor verantwoordingen over het begrotingsjaar 2025.

Pagina 2 van 4

•

Ook voor de accountantscontrole geldt een gewijzigde tolerantie van 2% van de lasten (exclusief dotaties aan reserves). Dit heeft naar verwachting gevolgen voor de accountantscontrole, onder meer vanwege het volgende: o De accountant kan met een hogere tolerantie met grotere controlestappen door de jaarrekening heen; o Dit betekent mogelijk minder significantie processen; o En mogelijk lagere aantallen voor wat betreft steekproeven; Dit betekent veelal een lastenverlichting voor de ambtelijke organisatie: de controle hoeft minder diepgaand uitgevoerd te worden. Daar staat tegenover dat: Het onderscheid tussen fouten en onzekerheden verdwijnt. Dit geeft een extra noodzaak om de controle op prestatielevering in het sociaal domein goed te organiseren. o De grondslag wijzigt naar puur de lasten exclusief reservemutaties (was: inclusief toevoegingen aan de reserves). Voorgaande heeft gevolgen voor de kaderstelling in de financiële verordening: de verantwoordingsgrens wordt vastgesteld door de Raad. Ook dienen de controletoleranties verwerkt te worden in het controleprotocol. o

•

1.1 Speerpunten VIC 2025 •

Vanuit de controle 2024 zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die van belang zijn voor de controle van 2025:  Aanbestedingen: De grootste onrechtmatigheden bij gemeenten ontstaan op het gebied van EU-aanbestedingen. Door juridische uitspraken worden de regels steeds verder aangescherpt. In de afgelopen jaren traden ook binnen de gemeente Nunspeet de grootste onrechtmatigheden ook met name op in het proces van EU-aanbestedingen. Mede daarom wordt dit ook in 2025 als een hoger risico gezien en zal dit een uitvoerige en intensieve controle vragen. Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2025 wordt door de VIC een integrale controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50k. Vervolgens zal de accountant gebruik maken van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en deze analyse integraal beoordelen.  Subsidieproces: in de rapportage van VIC en managementletter van de accountant is genoemd dat in de uitvoering van het subsidieproces risico’s zijn,

Pagina 3 van 4

omdat de ontvangst en behandeling van een aanvraag niet uniform plaats heeft en een subsidieregister ontbreekt. Er wordt gewerkt middels een nieuwe werkwijze met de invoering van een subsidieregister. Hier zal voor boekjaar 2025 extra aandacht voor zijn voor een juiste inrichting van het register.  Begrotingsafwijkingen: in afstemming met de financieel adviseurs zal worden nagegaan hoe de informatieverstrekking rondom begrotingsafwijkingen kan worden doorontwikkeld. Mede door wijzigingen van de externe regelgeving zal ook de interne regelgeving naar verwachting dienen te worden aangescherpt. Met name op kredieten is dit een aandachtspunt.  Voor 2025 identificeren we de (im) materiele vaste activa als speerpunt. In voorgaande jaren werden de transacties binnen deze categorie niet expliciet betrokken in de controle, mede doordat de VIC vooral gericht was op de programmarekening, de transacties die vooral op de balans belanden viel binnen de P&C. Voor 2025 wordt de VIC verbreed naar alle transacties die door de gemeentelijke administratie lopen, ook als deze leiden naar een positie op de balans (balansmutaties). In de VIC rapportages 2025 wordt specifiek ingaan op de voortgang en de uitkomsten van deze controles.

Pagina 4 van 4