St. t.k.n. nr. 3. Managementletter 2022

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

10 februari 2023 Zaaknummer: W. Stoffer J.J. Gardenbroek POC/Ondersteuning J.J. Gardenbroek mr. P.F.A. Klein Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar:

825039

Ja

Onderwerp: Managementletter 2022 Samenvatting De accountant heeft als onderdeel van de controle jaarrekening 2022, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling kan worden gegeven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De managementletter is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering. Advies aan burgemeester en wethouders • Kennis nemen van de managementletter interim controle 2022 • De managementletter ter kennis name beschikbaar stellen aan de commissie M&M

Collegevergadering van: 21-2-2023 Beslissing college: conform advies

Nummer: 15

Pagina 1 van 4

-2-

TOELICHTING De accountant heeft als onderdeel van de controle jaarrekening 2022, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling kan worden gegeven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De managementletter is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering. Bestuurlijke samenvatting • De management letter bevat bevindingen die zijn gebaseerd op de werkzaamheden van de accountant in bet kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2022. Inflatie en de energiecrisis heeft voor 2022 een belangrijke invloed op de gemeente. Het zorgt voor onzekerheden bij zowel de inwoners als bij de gemeente. De openstaande vorderingen en/of de vraag naar uitkeringen kan toenemen. Daarnaast werken de inflatie en energiecrisis door in gemeentelijke lasten zoals de grondexploitatie. De accountant adviseert om bij de jaarrekening 2022 aandacht te besteden aan de impact hiervan op de realisatie. • In deze management letter heeft de accountant een aantal aanbevelingen meegegeven. De belangrijkste bevinding betreft het proces met betrekking tot aanbestedingen, mede met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. • In het kader van de jaarrekeningcontrole heeft de accountant de interne beheersing rondom onze IT onderzocht.

De gemeente is bij aanvang van dit boekjaar overgegaan van Civision Middelen naar Key2Fininanciën. De accountant heeft geconstateerd dat de toegangsbeveiliging hierbij beter is geregeld. Wel zijn de aanwezigheid van hoge rechten bij niet-onafhankelijke functionarissen en het ontbreken van periodieke controles op de gebruikers en gebruikersrechten aandachtpunten. In het kader van de controle over het boekjaar 2022 is het van belang dat de gemeente kan aantonen dat de conversie van data naar Key2Financiën juist, tijdig en volledig is uitgevoerd. Bevindingen en aandachtspunten Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordeelt de accountant of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor de oordeelsvorming en geeft geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden.

De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van het oordeel. Risicoanalyse De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat de accountant niet alle risico’s die voor de gemeente relevant zijn in hun controle meeneemt. De risicoanalyse is een continue proces en stelt de accountant gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste bij de gemeente onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: • Waardering van de grondexploitatie; • Rechtmatigheid aanbestedingen; • Prestatielevering inkopen; • Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit de beroepsregels en de accountant.

-3-

Beeld interne beheersing De afgelopen jaren heeft de gemeente Nunspeet goede stappen gezet om de interne beheersing van de gemeente te versterken, waardoor de gemeente naar het idee van de accountant beter in control is gekomen Enerzijds ziet dit toe op een traject waarbij door de leiding van de organisatie het belang van interne beheersing is uitgedragen en door de organisatie is overgenomen, waarbij de cultuur is verschoven van het werken op basis van vertrouwen naar een situatie waarin ook intern verantwoording wordt afgelegd. Anderzijds ziet dit toe op enkele concrete verbeteringen in processen in de afgelopen jaren. In 2022 heeft de gemeente te maken gehad met een aantal uitdagingen. Zo is een nieuw financieel pakket geïmplementeerd, waar de nodige tijd en aandacht van de medewerkers in is gaan zitten. Ook zijn er meerdere personeelswisselingen geweest in het team financiën en is het soms lastig voor de gemeente om vacatures ingevuld te krijgen. Op adviezen uit voorgaand jaar ziet de accountant beperkte opvolging. Door de gemeente zijn hierbij wel de risico’s overwogen en zijn de redenen van het niet opvolgen van deze punten organisatorische uitdagingen (beperkte personeelsbezetting) of systeemtechnische beperkingen. De accountant constateert dat in de processen de primaire functiescheiding is ingeregeld.

Daarentegen zijn op onderdelen de interne beheersingsmaatregelen in het proces nog onvoldoende verankerd dan wel onvoldoende zichtbaar. In die laatste situatie kan achteraf niet vastgesteld worden of de afgesproken procedures en interne controles wel hebben bestaan en gewerkt. De verbijzonderde interne controlefunctie en de accountant kan in beide gevallen niet systeemgericht controleren. Dat betekent dat een controle meer tijd kost. Daarnaast neemt hierdoor ook het risico op fouten en onrechtmatigheden toe. Bovendien ontbreekt, doordat geen systeemgerichte controle kan plaatsvinden, een automatisch mechanisme waarbij de efficiency, doelmatigheid en effectiviteit van de processen en daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen tegen het licht worden gehouden. De accountant adviseert de zichtbaarheid van de interne beheersingsmaatregelen te vergroten om ons in staat te stellen bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen te monitoren. Dit stelt onze gemeente in staat verder “in control” te komen. Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing is de (verbijzonderde) interne controlefunctie. Onze organisatie heeft een Plan(verbijzonderde) interne controle 2022 opgesteld. Met dit plan wordt voorgesorteerd op de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente heeft een M&O-beleid opgesteld.

De accountant adviseert om in het intern controleplan 2023 ook nadrukkelijker een koppeling te maken met het M&O-beleid en bijbehorende risico’s Aanbevelingen accountant De accountant heeft één nieuwe aanbeveling ten opzichte van het voorgaande jaar gerapporteerd: Niet naleven van de termijn van de algemene subsidieverordening Uit de interim-controle is gebleken dat toekenningen (beschikkingen) van subsidies niet altijd tijdig worden verstuurd of dat subsidies niet binnen de gestelde termijnen worden vastgesteld. De prioriteit die de accountant geeft is laag. Salarissen: Bevoegdheden medewerkerssalarisadministratie Deze aanbeveling is gedeeltelijk opgevolgd. De accountant heeft vastgesteld dat mutaties in de personeels- /salarisadministratie niet in functiescheiding tot stand komen. Medewerkers hebben (te) ruime bevoegdheden en uitgevoerde controles worden niet vastgelegd. Het risico bestaat dat mutaties niet nauwkeurig of volledig worden uitgevoerd hetgeen onrechtmatige uitstroom van middelen tot gevolg kan hebben. Commentaar: Vanwege de bezetting is het niet anders te organiseren. Het risico wordt geaccepteerd.

-4-

Aanbestedingen: Juiste aanbestedingsvorm Deze aanbeveling staat nog open. Er zijn geen controles ingebouwd die waarborgen dat dit ook gebeurt en bovendien vindt geen zichtbare controle plaats op het kiezen van de juiste aanbestedingsvorm. Commentaar: Het proces is ongewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Er is een risicoanalyse uitgevoerd. Aan de hand van deze analyse is gestart met diverse controles. Na het invullen van de formatieruimte die beschikbaar gesteld is in de programmabegroting 2023, worden deze controles verder uitgebreid. Sociaal domain: Wijzigingen bankrekeningnummers in Civision Samenlevingszaken Deze aanbeveling is gedeeltelijk uitgevoerd. De software wordt vervangen, en de verwachting is dat deze in april 2023 in gebruik wordt genomen. Het wijzigen van bankrekeningnummers wordt dan door middel van functiescheiding softwarematig afgedwongen.