St. t.k.n. nr. 3 Jaarverslag rkc

SAMENWERKENDE REKENKAMERCOMMISSIES GEMEENTEN

ELBURG - HATTEM - NUNSPEET - OLDEBROEK - PUTTEN

JAARVERSLAG 2022

Rekenkamercommissies Elburg, Hattem, Nunspeet, Oldebroek, Putten Maart 2023

2

Voorwoord Beste gemeenteraden en andere belangstellenden, Met enige trots mag ik als nieuwe voorzitter van de samenwerkende Rekenkamercommissies van de gemeenten Elburg, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten het voorwoord schrijven. Dat voelt nog enigszins onwennig, vooral omdat ik pas vanaf januari 2023 in functie ben. Dat neemt niet weg dat ik warm ben ontvangen en inmiddels ook formeel door alle gemeenteraden ben benoemd en beëdigd. Dat was voor mij een eerste (en korte) kennismaking met de vijf betrokken gemeenten. In de loop van 2023 (e.v.) hoop ik daar verdere invulling aan te kunnen geven. Ook de eerste vergaderingen met de RKC zitten erop. We hebben een goede start gemaakt. Ik zie daarom ook erg uit naar een mooie samenwerking! Voor u ligt het jaarverslag 2022 van de gezamenlijke Rekenkamercommissie (RKC). In dit verslag leggen we verantwoording af over het afgelopen jaar. Als nieuwe voorzitter past mij uiteraard enige bescheidenheid en daarom begin ik dit voorwoord met het uitspreken van dank aan iedereen die het afgelopen jaar betrokken was bij de activiteiten van deze RKC. In het bijzonder wil ik René de Vries (voorzitter) en Özlem Durmus (lid) bedanken. Zij hebben vanwege het aflopen van de benoemingstermijn afscheid van de RKC genomen. Namens de RKC wil ik hen enorm bedanken voor alle tijd en inzet die zij in de RKC hebben gestoken.

Door het vertrek van Özlem Durmus is ook een vacature ontstaan. We hopen snel in 2023 een nieuw lid te kunnen verwelkomen. In dit jaarverslag kijken we niet alleen terug op de activiteiten van het afgelopen jaar, tegelijkertijd kijken we ook vooruit. We beginnen eerst met een terugblik. Het lijkt erop dat we in 2022 de pandemie achter ons hebben kunnen laten. Daardoor waren de bijeenkomsten in het begin van het jaar nog digitaal, maar later kon het weer fysiek. Dat was prettig en helpt toch vaak in het voeren van het goede onderlinge gesprek. Dit willen we in 2023 blijven voortzetten. In 2022 is het ook onderzoek naar het Woonbeleid afgerond. De resultaten zijn gedeeld met de raden en de colleges. Die kijken positief terug op de uitkomsten, die helpend zijn bij huidig of nieuw woonbeleid. In het huidige jaar zetten we de taken van de RKC voort. We werven een nieuw extern lid, we ronden het onderzoeksprogramma 2023-‘24 af en we starten een nieuw onderzoek naar ‘digitalisering’. Daarnaast zal 2023 in het teken staan van het uitdenken en uitwerken van de impact van de nieuwe wet ‘versterking decentrale rekenkamers’. Uiteraard houden wij u op de hoogte van de voortgang hiervan. Met hartelijke groet, Peter Niemeijer Voorzitter van de gezamenlijke Rekenkamercommissie gemeenten Elburg, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten.

3

Inleiding In de Gemeentewet is het instrument van rekenkameronderzoek opgenomen. De doelstelling hiervan is versterking van de controlerende rol van de gemeenteraad. Dit gebeurt door onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeksbevindingen worden inclusief conclusies en aanbevelingen gerapporteerd aan de raad. De onderzoeksrapporten zijn in principe openbaar. De samenwerking van de gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten om uitvoering te geven aan de bepalingen in de Gemeentewet over het rekenkameronderzoek dateert van 2006 en is op basis van een onderlinge overeenkomst. Met ingang van 2022 is de gemeente Hattem toegetreden tot deze samenwerking. Gekozen is voor de rekenkamerfunctie in commissievorm door middel van een personele unie. Dat wil zeggen dat de commissies van de respectievelijke gemeenten worden bemenst door dezelfde externe voorzitter en externe leden, die benoemd zijn door de vijf individuele gemeenteraden. Aan de instelling, werkzaamheden en bevoegdheden van de rekenkamercommissie ligt per gemeente een verordening ten grondslag. Deze verordening is voor elk van de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk identiek. De aankomende Wet versterking decentrale rekenkamers gaat onder meer een wijziging vragen van de huidige organisatievorm. Dit krijgt in 2023 verder vorm.

Leden en ambtelijke ondersteuning De samenstelling van de commissies was in 2022 als volgt: - De heer R. de Vries, voorzitter (tot 1 jun 2022; gestopt volgens de verordening na twee termijnen; de werving van een opvolger heeft eind 2022 – na een tweede sollicitatieronde – tot een positief resultaat geleid, afgerond door de benoeming van de heer H.W.P. Niemeijer met ingang van 1 januari 2023) - De heer M.J. Tamse, lid (per 1 juni 2020; herbenoemd tot 1 juni 2024) - Mevrouw Ö. Durmus MSc, lid (per 1 maart 2019, tot 1 maart 2023; mevrouw Durmus maakt geen gebruik van de mogelijkheid tot herbenoeming). Als ambtelijk secretarissen van de commissies treden op: - gemeente Elburg, mevrouw mr. D.H.A.A. Kassing, raadsgriffier - gemeente Hattem, mevrouw E. Landman, medewerker raadsgriffie - gemeente Nunspeet, de heer J.L. van den Broek, raadsgriffier - gemeente Oldebroek, de heer J. Tabak, raadsgriffier - gemeente Putten, de heer A. Gerrits, raadsgriffier a.i. (tot juni 2022) / mevrouw E.G. van Drie-Timmer, raadsgriffier (per juni 2022).

4

Missie, visie en doelstelling De samenwerkende rekenkamercommissies zien het als hun missie om de controlerende rol van de gemeenteraden te versterken met behulp van haar onderzoeksrapporten. In de visie van de rekenkamercommissie ondersteunt zij de gemeenteraden door het onafhankelijk uitvoeren van gevraagd en ongevraagd onderzoek naar de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en naar de doelmatige en rechtmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. Verder wil de rekenkamercommissie laten zien wat er terecht is gekomen van gemeentelijke beleidsvoornemens. Tenslotte wil de rekenkamercommissie handvatten bieden aan de gemeentelijke organisaties om te komen tot efficiëntere en effectievere werkwijzen. De rekenkamercommissie wil op deze wijze een bijdrage leveren aan: • de kwaliteit van het lokale bestuur; • de transparantie van het gemeentelijk handelen; • de versterking van de publieke verantwoording daarover. Om het belang en het werk van de rekenkamercommissie een bredere bekendheid te geven, staat er informatie op de gemeentelijke websites. Vergaderingen De commissie kent gewone vergaderingen en vergaderingen van de begeleidingscommissie van een onderzoek. In de gewone vergaderingen komen de huishoudelijke zaken aan de orde zoals begroting, jaarverslag, onderzoeksonderwerpen, stand van zaken uitvoering onderzoeken e.d.

Ook worden de conceptversies van de onderzoeksrapporten daarin besproken. In 2022 waren er 7 (gewone) vergaderingen. Deze vergaderingen worden afwisselend in één van de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten gehouden, waarbij de gastgemeente de voorbereiding en verslaglegging verzorgt. Tot in het voorjaar was dit anders als gevolg van de Covid-19 situatie: vier van zeven vergaderingen zijn digitaal gehouden. In vergaderingen van een begeleidingscommissie wordt een specifiek onderzoek besproken. Deze vergaderingen worden vooral gebruikt om stappen in een onderzoek inhoudelijk voor te bereiden, de voortgang van het onderzoek te bewaken en tussentijdse onderzoeksresultaten te bespreken.

5

Financiën De rekenkamercommissie is bevoegd binnen de aan haar bij de gemeentebegrotingen beschikbaar gestelde budgetten uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken. Ten laste van de budgetten komen in ieder geval de volgende kosten: - de vergoedingen aan de externe leden; - ingeschakelde externe deskundigen in het kader van uitbesteding van onderzoekswerkzaamheden. De deelnemende gemeenten dragen de kosten voor een gelijk deel. Dit is met uitzondering van de kosten van de uren van de ambtelijk secretarissen. Oorspronkelijk, bij de invoering van het instrument rekenkamer, is het uitgangspunt voor de financiering € 1,- per inwoner geweest; de landelijk gehanteerde norm. Dit uitgangspunt is in onze praktijk losgelaten. Het richtsnoer is, naast dekking van de kosten voor de leden van de rekenkamercommissie, voldoende budget voor gezamenlijk onderzoek op basis van de afgesproken onderzoeksfrequentie (per jaar één onderzoek opleveren en een volgend onderzoek opstarten). Met ingang van 1 juni 2016 is op basis van een notitie van de ambtelijk secretarissen een vaste jaarlijkse vergoeding ingevoerd voor de voorzitter en de leden. Dit om te komen tot een evenwichtiger en eenvoudiger vergoedingensystematiek, met bovendien minder administratie. De hoogte van de jaarvergoeding is bepaald op € 6.100,- voor de voorzitter en € 5.200,voor elk van de leden.

Er vindt geen indexatie plaats. Financieel verantwoordingsoverzicht Dit overzicht betreft de gezamenlijk gemaakte kosten. Het is mogelijk dat gemeenten daarnaast individueel rekenkameronderzoek laten uitvoeren en de kosten daarvan ten laste brengen van het eigen rekenkamerbudget; deze kosten zijn niet verwerkt in onderstaand overzicht. Elke commissie – de samenwerking betreft immers in principe vier samenwerkende lokale commissies – legt via de gemeentelijke jaarrekening afzonderlijk en feitelijk verantwoording af aan de eigen gemeente. 2022 Budget Uitgaven a. leden b. onderzoek c. contributie d. overig Uitgaven Saldo 1

Elburg € 18.285

Oldebroek € 17.800

Nunspeet € 22.440

Putten € 6.000 1

Hattem € 16.000

Totaal € 80.525

2.589 2 2.115 3 975 4 124 € 5.803 +€ 12.482

2.589 2 2.115 3 0 124 € 4.828 +€ 12.972

2.589 2 2.115 3 0 124 € 4.828 +€ 17.612

2.589 2 2.115 3 0 124 € 4.828 +€ 1.172

2.589 2 0 0 124 € 2.713 +€ 13.287

12.945 8.460 975 620 € 23.000 +€ 57.525

Eenmalig verlaagd met € 14.000 minder dan begroot i.v.m. vacature voorzitter juli - december 3 restant onderzoek woonvisie (onderzoek ’21); in ‘22 geen onderzoek uitgevoerd 4 lidmaatschap mede namens de andere gemeenten 2

6

Onderzoeken Algemeen Het onderzoeksterrein van de rekenkamercommissie strekt zich uit over alle organen, diensten en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de gemeente geheel of in belangrijke mate de activiteiten bekostigt. Daarbinnen kunnen alle zaken die belangrijk zijn voor een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beleid en beheer van de gemeente door de commissie aan de orde worden gesteld. De rekenkamercommissie doet dit door middel van onderzoeken, evaluaties en toetsing van doelen, resultaten, procedures, instrumenten, financiën, beleid en bestuur. De nieuwe Wet versterking decentrale rekenkamers gaat het werkterrein uitbreiden en versterken. Het gaat daarbij om onderzoeksbevoegdheden bij: • naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen; • privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan een gemeente een subsidie, garantie en/of lening heeft verstrekt; • inkoop- en contractrelaties met privaatrechtelijke rechtspersonen. De reikwijdte van de onderzoeksbevoegdheden wordt verduidelijkt. De term “gevoerde bestuur” in artikel 182 Gemeentewet wordt vervangen door “gevoerde beleid”.

Dit maakt duidelijk dat de bevoegdheid ruim moet worden opgevat: beleidsvoorbereiding, beleidsvorming, beleidsvaststelling, beleidsuitvoering en beleidseffecten vallen hieronder, maar ook het functioneren van de ambtelijke organisatie, die het gemeentebestuur bij zijn taakvervulling ten dienste staat, en de politieke organisatie van de gemeente. Ook de politieke organisatie en de ambtelijke organisatie die het gemeentebestuur ondersteunt kunnen dus worden onderworpen aan rekenkameronderzoek. Het is de bevoegdheid van een rekenkamer(commissie) om zelf te bepalen welke onderwerpen zij onderzoekt, op welke wijze dat gebeurt en op welk moment zij dat doet. Onze rekenkamercommissie hecht er waarde aan dat ook de gemeenteraad voorstellen voor onderzoek kunnen indient. De commissie stelt prioriteiten in de onderwerpen en het soort onderzoek. Een onderwerp moet passen binnen de taakopdracht van de commissie en moet bijdragen aan de missie. De raad wordt in de gelegenheid gesteld om vóór de start van een onderzoek op een concept onderzoeksopzet te reageren. Dit om zoveel als mogelijk en binnen de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie het onderzoek te kunnen afstemmen op de wensen en vragen die bij de raad leven. De rekenkamercommissie hanteert een onderzoeksprotocol en kwaliteitskader bij het uitvoeren van onderzoeken.

In het algemeen volgt de rekenkamercommissie de volgende criteria bij de onderwerpselectie. Er is sprake van: • een maatschappelijk belang; • een financieel belang; • risico’s inzake doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het gevoerde beleid; • twijfel over de uitvoering;

7

•

geschiktheid voor rekenkameronderzoek.

De rekenkamercommissie werkt met een onderzoeksprogramma en een groslijst van potentiële onderwerpen. Deze onderwerpen komen van de commissie zelf, maar ook van de gemeenteraden. Tweejaarlijks worden de gemeenteraden, in het kader van vernieuwing van het onderzoeksprogramma, gevraagd of zij nog aanvullingen op de groslijst hebben. De wijze van inventariseren van onderwerpen bij de raden kan variëren: op schriftelijk verzoek, met behulp van een online enquête of door middel van een gesprek met een raadscommissie of het presidium. Voor het onderzoeksprogramma 2022-2023 is een gespreksronde gehouden met de presidia dan wel raadscommissies. Afgeronde onderzoeken in 2022 • Woonbeleid Het doel van dit rekenkameronderzoek was of en op welke wijze, en in welke mate de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van het woonbeleid heeft uitgeoefend. Bovendien of, en op welke wijze de gemeenteraad adequaat gebruik heeft gemaakt van zijn sturingsinstrumenten en tijdig het beleid heeft bijgestuurd en geactualiseerd om te kunnen voldoen aan de afgesproken ambities en doelstellingen. Lopende onderzoeken in 2022 In verband met de vacature voorzitter en de opvulling daarvan is besloten de opstart van een nieuw onderzoek door te schuiven naar 2023. De presidia van de gemeenteraden zijn hierover geïnformeerd in het najaar.

8

Effecten en vervolg uitgevoerde onderzoeken, waarvan de resultaten in 2022 zijn aangeboden Onderzoek woonbeleid Commissie Raad Elburg Beeldvorming 16 mei 2022 Oordeelsvorming 23 mei 2022 Raadsvergadering 30 mei 2022

Hattem Nunspeet

Ruimte en Wonen 16 mei 2022

2 juni 2022

Oldebroek

Ruimtegebruik & Leefomgeving 18 mei 2022

2 juni 2022

Putten

Commissie Ruimte 30 mei 2022

9 juni 2022

Effect en vervolg De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn als hamerstuk unaniem aangenomen door de raad. Bestuurlijke reactie college: De aanbevelingen geven heldere aanknopingspunten om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Het advies om ‘de evaluatie en monitoring op het niveau van beleidsdoelen en concrete projecten samen te brengen’ wordt ter harte genomen. Eerste stappen zijn gezet in de vorm van een raadsdashboard op het gebied van wonen. Het college zal de raad blijvend betrekken bij het monitoren van het woonbeleid. De raad heeft kennis genomen van het rekenkamerrapport en heeft de aanbevelingen in het rapport overgenomen met inachtneming van de bestuurlijke reactie van het college (bij het opstellen van de Woonvisie 2020-2025 is, vooruitlopend op de aanbevelingen van de RKC, hier al rekening mee gehouden). Commissie: bepleit n.a.v. het onderzoek een jaarlijks moment voor toelichting stand van zaken woningbouwprojecten (monitoring, evaluatie en de grote lijnen). Raad: kennis genomen van het rapport. Commissie: in algemene zin positief over het rapport en de conclusies/aanbevelingen. Heeft de wens om vaker rapportages van het college te ontvangen en beter inzicht te krijgen in concrete bouwplannen en verdeling van woningtypes. De raad heeft: 1. de conclusies en aanbevelingen uit het rapport overgenomen; 2.

het college opdracht gegeven om nader invulling te geven aan de aanbevelingen uit het rapport.