St. t.k.n. nr. 3. Collegerap. Informatiebeleidsplan 2024-2028

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

2 mei 2024 W. Stoffer

Zaaknummer:

1149030

Informatie/Proces en Zaken mr. P.F.A. Klein Nee Maatschappij en Middelen Nee Ja Openbaar: 'Informatiebeleidsplan 2024-2028' Informatie, en alle andere teams

Ja

Onderwerp: Informatiebeleidsplan 2024-2028 Samenvatting In het Raadsakkoord 2022-2026: ‘Samen meer voor elkaar’ staat het Informatiebeleid benoemd als een van de pijlers onder programma 9 Bestuur en financiën. In het Collegeprogramma 2022-2026 heeft uw college het raadsakkoord verder uitgewerkt en een stevige ambitie neergezet voor de informatievoorziening: “Een toekomstbestendige, betrouwbare en zo effectief en efficiënt mogelijk ingerichte informatievoorziening die aansluit op wettelijke, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en op de (informatie)behoefte van inwoners en van de gemeentelijke organisatie.” Het ‘Informatiebeleidsplan 2024-2028’ stelt kaders en geeft richting aan de wijze waarop de gemeente Nunspeet in de komende jaren haar informatievoorziening inricht en omgaat met informatie om deze ambitie te verzilveren. Zo zorgt de gemeente ervoor dat haar informatievoorziening minimaal blijft voldoen aan de behoeften van inwoners en aan de wettelijke eisen op het gebied van digitale dienstverlening en toegankelijkheid, en openbaarheid en veiligheid van informatie. Aanvullend legt de gemeente hiermee een strategisch fundament voor verdere optimalisatie en innovatie van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Advies aan burgemeester en wethouders • Instemmen met het ‘Informatiebeleidsplan 2024-2028’.

• Het ‘Informatiebeleidsplan 2024-2028’ ter kennisgeving delen met de Commissie Maatschappij en Middelen. • Nieuwe ontwikkelingen vanuit het informatiebeleid en uitvoeringsplan per jaar meenemen in de aanvragen nieuw beleid voor toekomstige programmabegrotingen.

Pagina 1 van 4

-2-

Collegevergadering van: 14-05-24 Beslissing college: conform advies

Nummer: 13

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Informatie is één van de belangrijkste pijlers van de gemeente. Informatiebeleid stelt kaders en geeft richting aan de wijze waarop de gemeente in de komende jaren haar informatievoorziening inricht en omgaat met onze informatie. Dat houdt in dat de gemeente met goed informatiebeleid klaar is voor de toekomst maar ook betrouwbaar is voor haar inwoners. Het Informatiebeleidsplan is op een interactieve manier en met brede betrokkenheid vanuit alle domeinen en lagen van de organisatie tot stand gekomen. In 2023 heeft een reeks bijeenkomsten plaatsgevonden met de domeinen Ruimte, Sociaal en Bedrijfsvoering, met het Team Informatie en met het management en bestuur. Bevindingen uit deze sessies zijn meegenomen in het Informatiebeleidsplan. In de dynamische wereld van ICT werkt het vaak averechts om in detail een toekomstbeeld vast te leggen. De kans is dan groot dat er doelen worden gesteld en beloftes worden gedaan die tussentijds achterhaald, onhaalbaar of juist te conservatief blijken. In plaats daarvan is ervoor gekozen om geen uitgebreid meerjarenprogramma voor te leggen, maar een heldere strategisch kader en fundament voor de komende jaren neer te zetten. Nieuwe ontwikkelingen kunnen binnen dit kader worden getoetst.

Wat komt er op de gemeente af en welke mogelijkheden en risico’s brengt dit met zich mee? Hoe blijven we aan de eisen en verwachtingen van burgers en bedrijven voldoen? Hoe kan IT onze business innoveren en bijdragen aan onze organisatiedoelen? Wat doen we wel en wat niet? Een goede informatiestrategie biedt richting voor het beantwoorden van deze kernvragen en voor toekomstige informatisering. Het omvat de strategische keuzes die de gemeente maakt en die richtinggevend zijn voor de manier waarop ze de komende jaren de informatievoorziening vormgeeft. De architectuurprincipes- en richtlijnen vormen de kern van de informatiestrategie. Dit zijn toekomstgerichte, richtinggevende uitspraken die helpen om doelstellingen, behoeften en beleidsuitgangspunten te vertalen naar de gewenste inrichting. De principes zijn nodig om bewust keuzes te maken en het informatielandschap op een stabiele en samenhangende manier te ontwikkelen. Gekozen is voor een uitwerking in de vier belangrijkste thema’s voor de komende jaren, namelijk: Digitale dienstverlening, Datagedreven werken, Hybride werkplek en I-Governance. Dit zijn integrale thema’s met een domeinoverstijgend karakter, waar in samenhang op gestuurd moet worden.

Door te werken vanuit de architectuurprincipes bereiken de gemeente haar doorlopende ambitie: de juiste—op de behoefte afgestemde—informatie op het juiste moment, op de juiste plek, voor de juiste persoon beschikbaar.

-3-

Beoogd effect Met behulp van het ‘Informatiebeleidsplan 2024-2028’ zorgt de gemeente ervoor dat haar informatievoorziening minimaal voldoet aan de behoeften van inwoners en aan de wettelijke eisen op het gebied van digitale dienstverlening en toegankelijkheid, en openbaarheid en veiligheid van informatie. Op dit moment komen veel nieuwe ontwikkelingen, veranderingen en wijzigingen op lokale overheden af. De organisatiebrede impact van wetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Omgevingswet en de Wet open overheid toont het belang aan van samenhangend en integraal sturen. Om een volwassen regieorganisatie te worden zijn de juiste processen, afspraken en bemensing nodig. Om de integraliteit te bewaken, zal in de komende periode de invoering van digitale wetgeving meer in samenhang georganiseerd gaan worden. In het beleid valt dit onder de noemer I-Governance. Het is belangrijk voor de gemeente om de diverse mogelijkheden die digitale middelen bieden slim te benutten. Digitalisering is daarbij geen doel op zich, maar een manier om de dienstverlening en bedrijfsvoering efficiënter te maken en beter te laten aansluiten op de behoefte van klanten. De gemeente zet de komende periode in op het verder digitaliseren van haar diensten en processen om te blijven voldoen aan de verwachtingen van inwoners en ondernemers.

Dit doet ze vanuit de menselijke maat: met oog voor vaardigheid, inclusie, participatie en toegankelijkheid. Aanvullend legt het Informatiebeleid een strategisch fundament voor verdere optimalisatie en innovatie van de dienstverlening en bedrijfsvoering. De gemeente spreekt de ambitie uit om vaker gebruik te maken van data om keuzes te onderbouwen en daarmee te ondersteunen bij maatschappelijke uitdagingen. Met datagedreven werken versterkt de gemeente haar strategische vermogen. Technologie past het op een ethische manier toe, door doelmatigheid, rechtmatigheid en proportionaliteit van toepassingen te wegen. Om dit mogelijk te maken moet de datakwaliteit en de informatiehuishouding op orde zijn en blijven. Door opslag en ontsluiting van informatie te verbeteren blijft de gemeente voldoen aan de Wet open overheid en de Archiefwet. Gelijktijdig heeft de gemeente oog voor waar meer ondersteuning onze klanten kan helpen. De steeds verdergaande digitalisering maakt het verbeteren van de informatieveiligheid en het creëren van bewustzijn bij onze inwoners en medewerkers steeds belangrijker. Daarom investeert de gemeente in de juiste capaciteit en competenties van ICT personeel en in het vergroten van de digitale vaardigheid en het bewustzijn omtrent privacy en informatieveiligheid van de gemeentelijke organisatie.

Financiële toelichting Financiële vertaling van het informatiebeleid wordt meegenomen in het uitvoeringsplan. Op een aantal onderdelen heeft uw college reeds nieuw beleid 2024 beschikbaar gesteld. De aanvragen nieuw beleid 2025 zijn in concept reeds aangeleverd. Toekomstige voorstellen (2026 en verder) zullen worden meegenomen in de aanvraag nieuw beleid. Alternatieven, kanttekeningen en risico’s Het ‘Informatiebeleidsplan 2024-2028’ zet er op in om zoveel mogelijk de sterktes van de gemeentelijke organisatie te benutten, de zwaktes te verbeteren, de kansen te verzilveren en de bedreigingen te beperken. Ontbreken van deze strategische lijn maakt kwetsbaar en vergroot het risico op organisatorische, juridische, financiële of technische problemen.

-4-

Communicatie Het informatiebeleidsplan zal via de website en social media beschikbaar worden gesteld aan inwoners. Evaluatie Na vaststelling door uw college geeft de directie verder uitvoering aan dit plan. In dat kader zal informatiemanagement op basis van een SMART-vertaling van de architectuurprincipes- en richtlijnen halfjaarlijks rapporteren over status en voortgang aan het Strategisch Managementoverleg (SMT). Zo blijven de architectuurkaders in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie. Als uit evaluatie blijkt dat een wijziging in de architectuur nodig is dan zal dit opnieuw in een advies worden voorgelegd aan uw college. Geheimhouding Dit voorstel is openbaar. Bewonersparticipatie De visie op dienstverlening en de klantbehoefte vormen het vertrekpunt voor de inrichting van de informatievoorziening. Met behulp van klantreizen en andere vormen van (digitale) bewonersparticipatie kunnen inwoners meedenken over de gemeentelijke digitale dienstverlening. Hier zal bij de uitvoering nadrukkelijk rekening mee gehouden worden, in afstemming met de adviseur bewonersparticipatie en betrokken teams. Beleidsindicatoren Op basis van de SMART-vertaling van de architectuurprincipes- en richtlijnen zullen meerdere beleidsindicatoren worden benoemd waarmee status en voortgang van het beleid getoetst kunnen worden.

Vanuit het thema Datagedreven werken in het bijzonder zal het werken met beleidsindicatoren verder ontwikkeld en verbreed worden om —aanvullend op monitoring en verantwoording— op een opgavegerichte wijze beleid- en uitvoeringsprocessen te innoveren.