St. t.k.n. nr. 2. Frauderisico Inventarisatie 2021

Frauderisico inventarisatie gemeente Nunspeet 2021 Als onderdeel van risicomanagement is het de bedoeling om periodiek een specifieke frauderisico inventarisatie voor onze gemeente uit te voeren om te voorkomen dat er in de interne beheersing kwetsbare onderdelen overblijven die onopgemerkt blijven. Ook onze accountant heeft via de managementletter aandacht gevraagd om de frauderisicoanalyse periodiek zichtbaar te maken. Specifiek in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021 zal de fraude risicoanalyse zich toespitsen op de volgende onderdelen: 1. Het risico dat personen de financiële verslaggeving en de gepresenteerde resultaten gebruiken om daar beter van te worden. Onderdelen die hierin te onderscheiden zijn: a. beïnvloeden om daar beter van te worden; b. tonen en uitdragen juiste houding door de leiding van de organisatie; c. vormgeving van de organisatie en de invulling daarvan; d. aard en complexiteit van de gemeente en de financiële positie. 2. Het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de gemeente: a. aard van de activa en mate waarin ze ontvreemd kunnen worden; b. maatregelen van interne beheersing ter voorkoming van onrechtmatige onttrekking. 3. De mogelijkheid dat derden door fraude subsidies verkrijgen.

4. College- en raadsleden.

Ad 1. Financiële verslaglegging en gepresenteerde resultaten Het risico dat personen de financiële verslaglegging beïnvloeden om daar op één of andere manier beter van te worden. Dit kan verschillende oorzaken hebben: druk op resultaten, resultaat afhankelijke beloning, externe druk (b.v. toezichthouders, fiscaal) Daarnaast kunnen factoren een rol spelen waarbij leiding van de organisatie te kort schiet met betrekking tot het tonen en uitdragen van de juiste houding met betrekking tot de interne beheersing en het financiële verslaggevingsproces. Oorzaken daarvan kunnen zijn: niet krachtige uitstraling door de leiding van waarden en ethische normen, dominantie van personen binnen de leiding, geen bewaking op beheersmaatregelen, geen tijdig herstel van tekortkomingen etc. Verder kunnen factoren een rol spelen die betrekking hebben het tekort schieten in de manier waarop de organisatie is vorm gegeven en hoe die organisatievorm is ingevuld. Oorzaken daarvan kunnen zijn: zwakke sturing, niet de juiste mensen op de juiste plek, verloop van personeel in sleutelposities en bijvoorbeeld incentive structuren. Ook kunnen er factoren spelen die betrekking hebben op de aard en complexiteit van de gemeente en haar transacties en de gemeentelijke financiële positie.

Voorbeelden hiervan zijn de toezichtvorm van de provincie, complexiteit transacties, de schuldpositie, onduidelijke en/of buitenlandse betalingen, e.d.

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Risico inschatting Oordeel 2021

De leiding staat onder te grote druk om de Het collegeprogramma en de Meerjarenbegroting vormen de instru- Klein (begrotings) doelstellingen binnen een krap menten om gewogen en realistische doelstellingen te formuleren. tijdsbestek te realiseren Door middel van de kwartaalrapportages wordt gedurende het jaar verantwoording afgelegd over de realisering van de begrotingsuitvoering. Afwijkingen ten opzichte van de begroting (kwaliteit, geld en tijd) worden d.m.v. een kleur (rood of oranje) aangegeven. Daaruit volgt een eventuele bijstelling. Daarnaast wordt via een centrale voortgangslijst toezeggingen aan de raad of commissie bijgehouden. Deze lijst wordt wekelijke in het MO (Management Overleg) behandeld.

De leiding verbindt zich tegenover toezichthouders (zoals gemeenteraad, provincie, rijk) om te ambitieuze en/of onrealistische doelstellingen te halen en forceert zich daarmee om onrealistische toekomstverwachtingen te geven. Een deel van de beloning van leidinggevenden zou kunnen bestaan uit bonussen of andere financiële prikkels, waarvan de hoogte afhankelijk is van het bereiken van te scherp gestelde doelstellingen (maatschappelijke effecten, te bereiken prestaties, bedrijfsresultaten of financiële/vermogens positie).

De raad heeft zich geconformeerd aan het collegeprogramma. Ambi- Klein ties en plannen zijn daarin verwerkt en worden vertaald in meerjarenramingen bij de programmabegroting en zijn daarmee transparant.

Leidinggevenden vallen zoals iedereen in de organisatie onder het Nihil reguliere beoordeling- en beloningsbeleid. Beleid en uitvoering hiervan ligt vast en is transparant. Substantiële bonussen of andere financiële prikkels in relatie tot het vaste salaris zijn niet aan de orde. Toezicht en toetsing daarop vindt plaats door HRM en Financiën. Over afwijkingen hiervan wordt gerapporteerd en ter zake gehandeld.

Omstandigheid is aangetroffen. De ambities van het huidige college zijn groot, op sommige plekken in de organisatie is de werkdruk (te) hoog. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de hoge werkdruk. Het bestuur onderzoekt samen met de leiding welke doelstellingen getemporiseerd kunnen worden. Omstandigheid niet aangetroffen

Geen substantieel onderdeel van het beloningsbeleid

Risico De leiding heeft er belang bij onjuiste middelen te gebruiken om een zo tot een zo gunstig mogelijk resultaat of fiscale afdracht of opbrengst of anderszins te komen. De leiding ondersteunt en draagt niet daadkrachtig genoeg de (juiste) waarden of ethische normen van de gemeente uit. De leiding bewaakt belangrijke beheersmaatregelen niet op adequate wijze en/of herstelt belangrijke tekortkomingen in de interne beheersing niet tijdig (opzet, bestaan en werking).

De leiding wordt gedomineerd door een enkele persoon of een kleine groep zonder dat aanvullend beheersmaatregelen zijn genomen.

De leiding handhaaft ondoelmatig functionerend personeel in teams die zich bezig houden met financiële verslaggeving, informatietechnologie en verbijzonderde interne controle. De leiding toont een sterke tegenzin om regelgevende instanties te volgen.

Is er sprake van een gespannen relatie tussen de leiding van de gemeente en de accountant of de voorgaande accountant. Dit kan zich uiten in zeer frequente meningsverschillen, autoritair optreden, onredelijke termijnen etc.

Beheersingsmaatregel in proces Er is geen directe relatie tussen (financieel) werkresultaat en beloning. Zie ook beantwoording voorgaande punt.

Risico inschatting Klein

Oordeel 2021 Geen substantieel onderdeel van het beloningsbeleid

Er is een integriteitsprotocol. Waar nodig wordt ingegrepen. De leiding draagt een voorbeeldfunctie uit.

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Op basis van een jaarlijks door het college goedgekeurd interne controleplan verbijzonderde interne controle worden de belangrijkste beheersmaatregelen in processen getoetst. De rapportages daarover zijn voorzien van constateringen en aanbevelingen aan het management. Een afschrift van de bevindingen wordt overlegd aan de controller. Bij de eerstvolgende verbijzonderde controle wordt de opvolging getoetst. Er zijn aanvullende beheersmaatregelen getroffen in de vorm van de onafhankelijke functie van Concerncontrol in het organisatiebesluit van de gemeente. Hoewel concerncontrol als adviseur van de directie functioneert, kan concerncontrol direct rapporteren aan het college. Verder vindt er geregeld overleg plaats van de teammanagers met de portefeuillehouders. Het instrumentarium van functioneringsgesprekken wordt op de hele organisatie toegepast. De uitkomsten daarvan liggen vast en zijn transparant en de directie neemt kennis van de uitkomsten. Bij geconstateerde afwijkingen worden waar nodig maatregelen getroffen. Bij kwetsbare functies wordt gezocht naar samenwerking met andere gemeenten en derden. De leiding is sterk gericht op het naleven van wet- en regelgeving. Ambtelijke voorstellen zijn altijd integrale voorstellen waarover afstemmingen vanuit de verschillende disciplines moet zijn. De concerncontroller en de directiesecretaris toetsen daarop.

De relatie met de accountant is positief. Er is een positief-kritische houding ten opzichte van de accountant.

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Hoe heeft de leiding vormgegeven aan het binnen de gemeente opgestelde Misbruik en Oneigenlijk gebruik beleid, het integriteitsbeleid en handhaaft ze die.

Integriteitsbeleid is vastgelegd in gedragscodes. Iedere nieuwe medewerker legt de eed of de belofte af. Bij indiensttreding wordt een Verklaring Omtrent Gedrag opgevraagd. Bij omstandigheden in strijd met het integriteitsbeleid worden maatregelen getroffen.

Leidinggevenden, die niet gespecialiseerd zijn in financiële zaken, zijn sterk betrokken/ doorslaggevend bij de keuze van verslaggevingsgrondslagen en/of de bepaling van belangrijke schattingen. Groot verloop binnen de leidinggevenden, de geraadpleegde adviseurs en het bestuur. Een zwakke en/of ondoelmatige toezichtstructuur wat kan blijken uit een te kleine of onderbezet toezicht organen en/of toezicht organen met weinig aandacht voor financiële verslaggeving, administratieve organisatie en interne beheersing.

Team Financiën, team Financieel beleid heeft organisatie breed een sterke adviserende rol. De advisering is een integraal onderdeel van besluitvorming. Daarnaast heeft de concern controller, vastgelegd in het organisatie besluit, een signalerende en rapporterende rol, ook buiten de hiërarchische structuren om richting college. Behoudens de reguliere vervanging en verloop is er geen sprake van bovenmatig verloop, maar juist een gezond verloop. De organisatiestructuur is vastgelegd in een organisatiebesluit. Daarin staan de rollen met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Sleutelfuncties zijn bezet. Verder beschikt de organisatie over een Financiële verordening en een verbijzonderde interne controleplan e.d. waarin het toezicht op de organisatie geregeld is. De rapportages van de verbijzonderde interne controle worden overlegd aan de concern controller. De tussentijdse rapportage (management letter) en de eindrapportage worden besproken met de wethouder. Andere rapportages onderzoeksresultaten worden met de directie besproken. De accountant kan steunen op de Verbijzonderde Interne Controle.

Risico inschatting Klein

Klein

Klein Klein

Oordeel 2021 In 2021 zijn er geen overtredingen gemeld bij de integriteit coördinator. Bij de vertrouwenspersoon zijn er t/m okt geen meldingen gedaan waarbij misbruik van bevoegdheden een rol heeft gespeeld. Omstandigheid is niet aangetroffen. Omstandigheid niet aangetroffen

Omstandigheid niet aangetroffen Omstandigheid niet aangetroffen

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Is de financiële positie van de gemeente nu of in de nabije toekomst dusdanig dat het noodzakelijk is extra vermogen te verwerven om op sterkte te blijven. Een aantal onderwerpen/projecten leggen (mogelijk) een groot beslag op de vermogenspositie van de gemeente. Dit zijn: jeugd, onderwijshuisvesting, Wiltsangh, Zwembad en Stationsondertunneling. Is er sprake van balansposten en resultaatboekingen die gebaseerd zijn op aanzienlijke schattingen, die ongebruikelijk subjectieve oordelen of onzekerheden bevatten (inbaarheid van vorderingen tijdstip verantwoording opbrengsten, aanzienlijke balanspost voor geactiveerde kosten). Bestaat er de dreiging van een artikel 12 – situatie.

Het vermogen en de financiële positie wordt gemonitord en verwoord in de paragrafen Weerstandsvermogen en Risicobeheersing, Bedrijfsvoering en Financiering. Verdere regels ten aanzien van financiering zijn gesteld in de Financiële verordening en het Financieringsstatuut. Door financiën/control wordt een totaal overzicht gemaakt van de financiële uitdagingen.

Is er sprake van een sterke afhankelijkheid van schulden (voldoen aan terugbetalings-verplichtingen, voorwaarden, renteafhankelijkheid). Bestaan er ongebruikelijke transacties of zeer complexe transacties waaronder internationale betalingen, grote contante betalingen, betalingen aan ongebruikelijke partijen of anderszins ongebruikelijke transacties plaats vinden.

Risico inschatting Gemiddeld

Oordeel 2021 De meerjarenbegroting is sluitend. De provincie hanteert repressief toezicht. Omstandigheid niet aangetroffen

Ramingen die opgenomen worden zijn transparant, onderbouwd. De accountant toetst de onderbouwing.

Klein

Niet aangetroffen

Het financieel beleid van de gemeente is gericht op soliditeit van de financiële positie en heeft een risicomijdend karakter. Dit ligt vast in de paragrafen Financiering en Risicobeheersing en Weerstandsvermogen. Zoveel mogelijk wordt met eigen middelen gefinancierd.

Klein

Jaarlijkse beoordeling van de provincie geeft geen indicatie voor artikel 12 status of preventief toezicht.

Het beleid van de gemeente is op interne financiering gericht om daarmee afhankelijkheid van schulden te vermijden. Dit wordt toegelicht in de paragrafen Financiering en Risicobeheersing en Weerstandsvermogen. Hiervoor zijn beleidsnota’s en uitvoeringsinstructies opgesteld: inkoop en aanbestedingsbeleid, budgethoudersregeling. Beleid is gericht op beperking van het kasverkeer. Grote contante betalingen niet of nauwelijks voor. Bankbetalingen worden geaccordeerd door twee personen. Kasinstructie en instructie comptabele is aanwezig.

Klein

Het solvabiliteit ratiorisico is ruim boven de 50%. De omvang van vaste en korte schulden is zeer laag.

Gemiddeld

Tijdens de interim controle is geconstateerd dat een procedure is ingericht voor het wijzigen van bankrekeningnummers in de uitkeringsadministratie. Dit kan echter (nog) niet afgedwongen in het systeem. Bij aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van een inkoopformulier. Dit inkoopformulier is niet verplicht. Omstandigheid niet aangetroffen

2. Onrechtmatige onttrekkingen A. Het risico van het vervreemden van geld en goederen aan de gemeente ligt deels in de aard van de activa van de gemeente en de mate waarin ze ontvreemd kunnen worden. De aard heeft te maken met contant geld, kleine zaken met grote waarde, fysieke beveiliging, digitale informatie e.d. Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Grote hoeveelheden contant geld

Er is geen instructie waarin de maximale hoeveelheid geld in de kluis (KCC) wordt geregeld. Maar stortingen gebeuren minimaal twee keer per week. Daardoor is het kassaldo maximaal € 2.000. In de kluis van Financiën, is wel een maximale hoeveelheid geregeld. De gelden worden binnen vijf werkdagen na overschrijden van het maximum, afgestort. In de praktijk gebeurt dit maandelijks. Het af te storten bedrag is normaliter lager dan € 1.000 De goederen die aan deze risicofactor voldoen liggen in de kluis van het KCC. Overdag is er toezicht op deze middelen. Na werktijd worden de middelen achter slot en grendel opgeborgen. Verder kent het gemeentehuis voor specifieke ruimten een extra fysieke toegangsbeveiliging.

Hebben bepaalde voorraad goederen eigenschappen als een klein formaat in combinatie met een hoge waarde en eenvoudig verhandelbaarheid (o.a. waardepapieren).

Er zijn procedures voor in- en uitdienst, de uitleen en retourgave van gemeentelijke eigendommen.

Risico inschatting Klein

Klein

Oordeel 2021 Omstandigheid niet aangetroffen

Er zijn wel werk instructies opgesteld maar niet een specifieke kluisinstructie. Afdoende beheersmaatregelen aangetroffen. Er is een digitaal proces indiensttreding geïmplementeerd. Ook voor uitdiensttreding gelden vaste afspraken.

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Heeft de gemeente in digitale vorm goederen of informatie die van belang kan zijn of van waarde kan zijn voor externe niet bevoegde partijen.

De gemeente beschikt over dergelijke, privacy gevoelige, digitale gegevens, maar niet meer of anders dan bij vergelijkbare gemeenten. Er zijn weinig niet-openbare of geheime besluiten. Ter afdekking van de specifieke risico’s op dit gebied heeft de gemeente een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Daarnaast zijn er fysieke en andere maatregelen getroffen ter bescherming van gegevens en beperking of blokkering van toegang.

De eerste en tweede handtekening voor het accorderen en betaalbaar stellen van betaalopdrachten worden blind ondertekend.

Medewerkers worden nadrukkelijk gewezen op het belang en het doel waartoe deze handtekeningen noodzakelijk zijn. In de procedure voor factuurbetaling liggen de handelingen rond eerste en tweede handtekening vast.

Klein

Het risico dat ambtenaren vertrouwelijke/beschermde informatie verstrekken aan onbevoegde partijen/individuen.

Medewerkers hebben toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werk. Medewerkers wordt nadrukkelijk gewezen op de noodzaak van vertrouwelijkheid. Iedere medewerkers legt bij indiensttreding de belofte of de eed af. Medewerkers hebben toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werk. Medewerkers wordt nadrukkelijk gewezen op de noodzaak van vertrouwelijkheid. Iedere medewerkers legt bij indiensttreding de belofte of de eed af.

Klein

Onbevoegd gebruik maken van vertrouwelijke informatie/persoonsgegevens uit gemeentelijke systemen en /of applicaties.

Risico inschatting Klein

Klein

Oordeel 2021 Er zijn in 2021 4 meldingen geweest waarvan 2 als beveiligingsincident zijn aangemerkt, en 2 als datalek. De datalekken zijn als zodanig gekwalificeerd dat er geen melding is gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.. Maatregel is werkend aangetroffen. Medewerkers zijn geïnformeerd over het belang. Er bestaat geen (familie)relatie tussen deze medewerkers. Omstandigheid niet aangetroffen

Omstandigheid niet aangetroffen

B. Daarnaast geeft het ontbreken van maatregelen van interne beheersing ter voorkoming of ontdekking van het onrechtmatig onttrekken van waarden aan de gemeente een risico. Voorbeelden daarvan zijn het ontbreken van toezicht, screening van personen, functiescheidingen in gevoelige processen, regeling van mandaten en een transparante vorm van het voeren van een administratie.

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Ontbreken van adequate procedures inclusief functiescheidingen en onafhankelijke controles op kritische plaatsen in de organisatie met name ten aanzien van het betalingsverkeer Subsidies en uitkeringen, Salarissen, Treasury, Belastingen en heffingen, activa en een onafhankelijke controlfunctie.

In de verschillende verordeningen, regelingen en werkbeschrijvingen zijn functiescheidingen vastgelegd. Via de verbijzonderde interne controle vindt toetsing van de opzet, bestaan en werking daarvan plaats. De onafhankelijke controllers-functie is ingericht voor zowel beleid als beheer. Goedkeuring facturen door budgethouder en PAV-er zijn (vierogen principe) verplicht belegd. Prestatie toelichting facturen is verplicht bij facturen met een factuurwaarde > 5.000 euro. Bij salarissen is de salarisadministrateur ook de applicatiebeheerder. Wel wordt bij de berekening van de salarissen het vier-ogen principe toegepast. Functiescheiding. De ingevoerde mutaties worden door een tweede medewerker gecontroleerd. Er wordt een bevestiging opgevraagd bij de crediteur. In het sociaal domein is deze functiescheiding niet via het systeem afgedwongen.

Muteren in crediteurenstamgegevens, hierdoor bestaat het risico dat foutieve bankgegevens worden ingevoerd door gefalsificeerde facturen. Onrechtmatige onttrekkingen: risico dat facturen worden goedgekeurd waar geen prestatie tegenover staat. Onrechtmatig aanpassen van belastingtarieven.

Ontbreken van procedures omtrent (informatie)veiligheid bij personeelswerving voor posities waarin bedrijfsfunctionarissen toegang hebben tot middelen en informatie die gemakkelijk aan de gemeente kunnen worden onttrokken.

Voor alle inkoopfacturen geldt het vierogen principe. Daarnaast volgt er voor facturen met een factuurwaarde > € 5.000 een prestatieverklaring. Er vindt controle plaats op de ingevoerde tarieven in de belastingapplicatie, waarbij via de mail wordt bevestigd dat de tarieven conform de vastgestelde belastingverordeningen zijn. Tarieven kunnen niet tussentijds worden aangepast. Er is een integriteitsbeleid.. In dit plan wordt specifiek aandacht gevraagd voor het aannemen personeel. Er is speciale autorisatie ten aanzien applicaties en afzonderlijke toewijzing en autorisatie van netwerk schijven. Er is een in- en uitdienstregeling (referenties, VOG, diploma’s en ID). Via de teammanager wordt digitaal de toegang tot systemen aan en het gebouw georganiseerd,. het inleveren van gemeentelijke eigendommen.

Risico inschatting Gemiddeld

Oordeel 2021

Gemiddeld

Omstandigheid niet aangetroffen. Functiescheiding toepassen bij het sociaal domein bij het muteren van crediteurenstamgegevens. Omstandigheid niet aangetroffen.

Gemiddeld

Omstandigheid niet aangetroffen. Functiescheiding tussen applicatiebeheerder en salarisadministrateur is er niet .

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Is er (in delen van de organisatie) sprake van slechte fysieke beveiligingen met betrekking tot kasgeld, beleggingen, voorraden of vaste activa.

De fysieke toegang op persoonsniveau tot de verschillende ruimten in de organisatie is geregeld via een tag toegangsbeveiliging. Daarnaast zijn gevoelige zaken indien mogelijk extra beveiligd in kluizen of met sloten extra beveiligde ruimten. Overdag is daarop visueel toezicht. De informatiebeveiliging is geregeld in het informatiebeveiligingsplan. Er is in 2019 een veiligheidscheck uitgevoerd. Toezicht hierop vindt plaats via hiërarchische leidingstructuur. Er worden transparante aanwezigheid/vakantie planningen gemaakt. Aan de hand van loonbeslagen wordt een afstemming gemaakt met de rol van de betreffende functionaris en wordt indien nodig een (tijdelijke) rolaanpassing doorgevoerd en/of een traject aangeboden hoe uit de problematiek te komen. De aanneemsom wordt opgegeven door de aanvrager. De bouwplantoetser toetst de opgegeven aanneemsom. Er is een risico analyse opgesteld. Bij de meest risicovolle aanvragen wordt het vierogen principe toegepast..

Zijn er bedrijfsfunctionarissen op sleutelposities die niet regelmatig vakantie opnemen. Personen in de organisatie met een schuldenproblematiek hebben een zodanige rol dat zij eenvoudig toegang hebben tot kasgeld, waardepapieren, voorraden of vaste activa e.d. Niet volledigheid van inkomsten leges omgevingsvergunning. Het risico dat de opgegeven aanneemsom bij de aanvraag van een omgevingsvergunning te laag wordt opgegeven en dat de bouwplantoetser dit bewust of onbewust niet opmerkt. Het risico dat het (ver) kopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. Het risico van niet gemaakte kosten worden gedeclareerd /en/of privé uitgaven worden gedeclareerd. (Handmatige) betalingen worden verricht naar niet rechthebbende personen of instellingen.

Grondexploitatieopzet wordt vastgesteld door de raad. Verkoopprijzen worden door de raad vastgesteld en gepubliceerd. Verkopen vinden plaats via een notariskantoor. Verkoopwaarde wordt (als vastgesteld verkoopprijzen niet van toepassing zijn) door een onafhankelijke extern getaxeerd. Vier-ogenprincipe wordt toegepast. Kosten die gedeclareerd worden via de kas of salarisadministratie worden in beide gevallen gecontroleerd door de leidinggevende. Kasverkeer komt minimaal voor. Er is een procedure voor automatische betalingen , deze geldt ook voor de handmatige betalingen. De PAV-er en de budgethouder en eventueel de directie moeten akkoord geven. De akkoordstukken worden bijgevoegd voordat tot betaling wordt overgegaan.

Risico inschatting Klein

Oordeel 2021

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen. Omstandigheid niet aangetroffen.

Klein

Omstandigheid niet aangetroffen. Tags zijn in 2019 vervangen.

Gemiddeld

Omstandigheid niet aangetroffen.

Gemiddeld.

Omstandigheid niet aangetroffen.

Gemiddeld

Omstandigheid niet aangetroffen

Gemiddeld

Omstandigheid niet aangetroffen

3. Onrechtmatige subsidieverkrijging Bovengenoemde zaken zien vooral op interne risico’s van fraude. In gevallen waarin derden (financiële) middelen van de gemeente kunnen verkrijgen, bestaat het risico dat met een onjuiste voorstelling van zaken die middelen onrechtmatig kunnen worden verkregen. In dit onderzoek is de focus gelegd op subsidies. Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Risico inschatting Klein

Oordeel 2021

Subsidies worden verstrekt voor persoonlijke aangelegenheden en niet in het algemeen belang. Onjuiste (financiële) voorstelling van zaken bij de aanvraag leidt tot onterechte toekenning van subsidie.

Toetsbare en objectieve criteria vastgelegd in subsidieverordening en subsidieregelingen. Boven de in de subsidieverordening genoemde grenzen moet vooraf en/of tussentijds verantwoording worden afgelegd. Er wordt er een subsidieregister bijgehouden.

Gemiddeld

Mandaat voor het besluiten tot subsidieverlening of –vaststelling is alleen verleend voor bedragen onder bepaalde grenzen en met inachtneming van het vastgestelde beleid en de begroting. Subsidiebesluiten zijn openbaar en daardoor toetsbaar door eenieder.

Gemiddeld

Beheersmaatregelen getroffen. Er wordt een subsidieregister bijgehouden. Er wordt een checklist gebruikt voor de integrale toetsing bij een verantwoording. Omstandigheid niet aangetroffen

Ambtenaren of collegeleden staan onder druk om subsidie te verstrekken in afwijking van de vastgestelde criteria.

Omstandigheid niet aangetroffen.

4. College en raad Ook college- of raadsleden kunnen beïnvloedbaar zijn. Onderstaande risicofactoren zijn onderkend. Specifiek voor het bestuur geldt dat deze zich in een machtspositie bevindt, waardoor de beïnvloedingsmogelijkheden groter zijn dan bij ambtelijk handelen. Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Onder druk of verleiding worden in afwijking van het beleid positieve uitzonderingen gemaakt (bijvoorbeeld ten gunste van bekenden). Er treedt belangenverstrengeling op, waardoor de uitkomst van een beslissing wordt beïnvloed.

Ambtelijk wordt geadviseerd wat binnen de kaders past. Besluitvorming die afwijkt ten opzichte van een voorstel wordt vastgelegd. Van raadsleden worden vóór benoeming de geloofsbrieven onderzocht, zodat een eventuele wettelijk verboden samenloop van functies gecontroleerd en uitgesloten wordt. Zij leggen in het openbaar de eed of belofte af. Raadsleden maken hun nevenfuncties openbaar. Indien raadsleden persoonlijk betrokken zijn bij een onderwerp, nemen zij niet deel aan de stemming. De collegeleden worden door de raad benoemd en gecontroleerd. Onderzoek van de geloofsbrieven vindt voor de benoeming plaats door een commissie bestaande uit raadsleden. Ook de collegeleden maken hun nevenfuncties openbaar. Besluitvorming vindt alleen plaats met het ambtelijk apparaat en onderbouwing. Op 22 februari 2018 heeft de gemeenteraad van Nunspeet de "Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Nunspeet 2018" vastgesteld. In aanvulling op dit besluit zijn door het College van B&W een aantal procesafspraken vastgelegd. Bij bespreking van onderwerpen waarbij een wethouder of raadslid in een nevenactiviteit is betrokken neemt hij niet deel aan de besluitvorming.

Risico inschatting Gemiddeld

Gemiddeld

Oordeel 2021 Omstandigheid niet aangetroffen. Om de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan heeft een aantal wethouders bepaalde bestuursfuncties neergelegd. Door een extern adviesbureau is een risicoanalyse integriteit voor de kandidaat-wethouders uitgevoerd. Hieruit zijn voor betrokkenen geen beletselen naar voren gekomen voor de uitoefening van het ambt van wethouder. Omstandigheid niet aangetroffen.

Risico

Beheersingsmaatregel in proces

Besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid worden in het geheim genomen.

Besturen door de raad gebeurt in de openbaarheid. Het stemgedrag van individuele raadsleden is daarmee te volgen en te controleren. Slechts heel incidenteel vindt een vergadering met gesloten deuren plaats. De burgemeester ziet toe op de bestuurlijke integriteit. Besluiten van het college zijn openbaar, tenzij het omstandigheden betreft waarbij eerst betrokkenen geïnformeerd moeten worden.

Risico inschatting Klein

Oordeel 2021 Omstandigheid niet aangetroffen.

Conclusie: er zijn geen omstandigheden aangetroffen waarbij de werking van de administratieve organisatie niet voldoende functioneert of niet voldoende lijkt te functioneren. Wel is het zaak om blijvend aandacht te houden voor verbeteringen. Omstandigheden veranderen, denk daarbij aan de verdere digitalisering en organisatie-ontwikkeling.. Aanbeveling  In het sociaal domein bij het muteren van de crediteurenstamgegevens (waaronder het bankrekeningnummer) functiescheiding via het systeem afdwingen.  Het beperkte risico accepteren dat er geen zuivere functiescheiding is in de functie van salarisadministrateur en de applicatiebeheerder van het salarispakket.  Inkoop- en aanbestedingsprocedure aanscherpen.