St. t.k.n. nr. 2. Collegerap. Managementletter 2021 interim controle jaarrekening 2021

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

31 januari 2022 Zaaknummer: L. van der Maas J.J. Gardenbroek POC J.J. Gardenbroek mr. P.F.A. Klein Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar:

21641

Ja

,,

Onderwerp: Jaarrekening 2021 Samenvatting Als onderdeel van de controle jaarrekening 2021 heeft de accountant de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling gegeven kan worden over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De managementletter is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Advies aan burgemeester en wethouders  Kennis nemen van de managementletter interim controle 2021  De managementletter ter kennis name beschikbaar stellen aan de commissie M&M

Collegevergadering van: 8 februari 2022 Beslissing college: conform advies

Nummer:

Pagina 1 van 5

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Als onderdeel van de controle jaarrekening 2021 heeft de accountant de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling gegeven kan worden over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De managementletter is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Bestuurlijke samenvatting  De management letter bevat bevindingen die zijn gebaseerd op de werkzaamheden van de accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2021. Daarbij zijn geen nieuwe bevindingen ten opzichte van voorgaand jaar gerapporteerd. 

In deze management letter heeft de accountant aanbevelingen voor onze organisatie opgenomen. De aanbevelingen zien daarbij voornamelijk toe op het zichtbaar en toetsbaar maken van de interne beheersing. Een positieve ontwikkeling vindt de accountant het invoeren van functiescheiding tussen prestatie-akkoord-verklaarder en budgethouder bij de autorisatie van inkoopfacturen en het vormen van beleid op de benodigde prestatieonderbouwing door de gemeente. Op een aantal andere adviezen uit voorgaande jaren ziet de accountant nog beperkte opvolging. Er wordt aandacht voor de eerder geconstateerde bevindingen die nog niet zijn afgerond.



In het kader van de jaarrekeningcontrole heeft de accountant gevraagd de interne beheersing rondom onze IT onderzocht. Zij hebben in dat kader de applicatie Civision Middelen onderzocht. Er is geconstateerd dat opvolging van bevindingen ten aanzien van logische toegangsbeveiliging uit voorgaand jaar deels zijn opgevolgd. Aandachtspunt blijft dat er uitzonderingen zijn op het periodiek wijzigen van het wachtwoord en de aanwezigheid van hoge rechten bij niet onafhankelijke functionarissen. Zij adviseren om aandacht te hebben voor de opvolging van deze punten.



Covid-19 heeft ook voor 2021 nog een belangrijke invloed op onze gemeente, de gemeentelijke processen en onze financiële stromen. In lijn met voorgaand jaar heeft de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers) doorgelopen, daarbovenop is ook de TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) ingevoerd. Ook andere elementen in de controle worden geraakt door Covid-19, processen lopen op een andere wijze, met onze (zorg)leveranciers zijn alternatieve afspraken gemaakt ten opzichte van de contractering. Hier wordt aandacht aanbesteed.



De accountant ervaart een voortvarende start in de samenwerking, ondanks COVID-19 verloopt de samenwerking met de gemeente Nunspeet op een effectieve en efficiënte wijze.

-3-

Bevindingen en aandachtspunten

Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel. Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordeelt de accountant of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor de oordeelsvorming en geven zij geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controleinformatie ter onderbouwing van hun oordeel. Risicoanalyse

De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat niet alle risico’s die voor ons als gemeente relevant zijn in hun controle meenemen. De belangrijkste bij onze gemeente onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: • Waardering van de grondexploitatie; • Rechtmatigheid aanbestedingen; • Prestatielevering inkopen; • Handmatige betalingen; • Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is. Dit risico zien ze bij onze gemeente met name op de schattingsposten in de grondexploitatie. Beeld interne beheersing De accountant constateert dat gemeente Nunspeet hecht aan verbeteren van de administratieve organisatie en interne beheersing. Een belangrijke stap die gezet is, is het invoeren van

functiescheiding tussen prestatie-akkoord-verklaarder en budgethouder bij het autoriseren van inkoopfacturen en het vormen van beleid op de benodigde prestatieonderbouwing. Op een aantal andere adviezen uit voorgaande jaren ziet de accountant nog beperkte opvolging. Overigens constateert de accountant dat de gemeente hierbij wel de risico’s heeft overwogen en zijn er redenen van het niet opvolgen van deze punten organisatorische uitdagingen (personeelsbezetting) of systeemtechnische beperkingen. Er zijn onderdelen van de interne beheersingsmaatregelen in het proces nog onvoldoende verankerd dan wel onvoldoende zichtbaar. De accountant adviseert de zichtbaarheid van de interne beheersingsmaatregelen te vergroten. Daarnaast adviseert de accountant blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van de procesbeschrijvingen. Aanbevelingen accountant De accountant heeft geen nieuwe aanbevelingen ten opzichte van het voorgaande jaar gerapporteerd. De volgende aanbevelingen stonden nog open vanuit de managementletter 2020:

-4-

Salarissen: Bevoegdheden medewerkerssalarisadministratie Deze aanbeveling is gedeeltelijk opgevolgd. De accountant heeft vastgesteld dat mutaties in de personeels- /salarisadministratie niet in functiescheiding tot stand komen. Medewerkers hebben (te) ruime bevoegdheden en uitgevoerde controles worden niet vastgelegd. Het risico bestaat dat mutaties niet nauwkeurig of volledig worden uitgevoerd hetgeen onrechtmatige uitstroom van middelen tot gevolg kan hebben. Commentaar: de salarisadministrateur is tevens applicatiebeheerder. Hierbij is er geen functiescheiding. Op salarismutaties wordt het vier-ogen principe toegepast. Daarnaast wordt iedere salarisbetaling door een andere medewerker gecontroleerd. We denken hierbij dat het risico op fraude zeer beperkt is en gelet op de grootte van de gemeente de kosten van het aanstellen van een extra salarisadministrateur niet opwegen tegen het risico. Handmatige betalingen: Onvoldoende zichtbaarheid uitgevoerde controlehandelingen Deze aanbeveling is opgevolgd. Aanbestedingen: Juiste aanbestedingsvorm Deze aanbeveling staat nog open. Bij de inkoop van diensten boven de € 40.000 en voor werken boven de € 90.000 wordt door de gemeente gebruik gemaakt van een inkoopformulier dat dient als hulpmiddel voor het kiezen van de juiste aanbestedingsvorm.

Er zijn echter geen controles ingebouwd die waarborgen dat dit ook gebeurt en bovendien vindt geen zichtbare controle plaats op het kiezen van de juiste aanbestedingsvorm. De inkoopcoördinator heeft bij het toepassen van het inkoopbeleid en uitvoering inkoopproces een ondersteunende rol. Wel heeft de gemeente een risicoanalyse uitgevoerd en aan de hand van deze risicoanalyse is gestart met het uitvoeren van diverse controles. Commentaar: We lopen risico op een onrechtmatigheid in de aanbestedingen. Om gevolg te geven aan de opvolging van de aanbeveling zal een formatieve uitbreiding nodig zijn. Tot op heden vonden we het een verantwoord risico maar onderkennen het risico. Sociaal domein: Wijzigingen bankrekeningnummers in Civision Samenlevingszaken Deze aanbeveling is gedeeltelijk uitgevoerd. De bankrekeningnummers van leveranciers en cliënten binnen het sociaal domein worden beheerd in Civision Samenlevingszaken. De gemeente heeft een procedure ingericht waarbij een medewerker van de uitkeringsadministratie wijzigingen van bankrekeningnummers controleert. Er is functiescheiding ingevoerd, waarbij de medewerker uitkeringsadministratie de gegevens controleert welke zijn ingevoerd door de consulent. Dit proces wordt niet afgedwongen in het systeem.

Commentaar: per 1-1-2023 staat gepland dat de software wordt vervangen, daardoor wordt er niet gekozen voor een dure maatwerkoplossing, die slechts korte tijd werkzaam zal zijn. Het risico schatten wij in op zeer beperkt. Rechtmatigheidsverantwoording

Inmiddels is duidelijk geworden dat de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar is uitgesteld. Het eerste jaar waarover het college expliciet verantwoording gaat afleggen over financiële rechtmatigheid wordt vooralsnog naar verwachting 2022. De gemeente Nunspeet is net als veel andere gemeenten al met de voorbereidingen begonnen.

-5-

Frauderisicoanalyse

Op basis van de door de accountant uitgevoerde interim-controle hebben zij vastgesteld dat er binnen de gemeente aandacht is voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Gemeente Nunspeet beschikt over een frauderisicoanalyse die periodiek wordt herzien. IT-auditwerkzaamheden In het kader van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2021 zijn IT-auditwerkzaamheden door de accountant uitgevoerd. Er is een inschatting van de kwaliteit van het IT systeem van gemeente Nunspeet gemaakt. De volgende onderverdeling is gemaakt: Toegangsbeveiliging, Wijzigingsbeheer, Continuïteitsmaatregelen en beveiliging, Adviespunten. Op een aantal onderdelen wordt een voldoende gescoord maar op een nog groter aantal onderdelen is verdere verscherping mogelijk. Er zijn geen onderdelen geconstateerd waarop direct actie moet worden ondernomen. Overige onderwerpen In de bijlage worden onderwerpen besproken waarvan de verslaggevingsvoorschriften zijn gewijzigd:  Wijziging Schatkistbankieren  Notitie Lokale heffingen  Kadernota rechtmatigheid  Notitie paragraaf bedrijfsvoering  Grensbedrag belangrijke verplichtingen  Auditplicht bij de Wet politiegegevens  Toenemende vraag naar woningen en verduurzaming maatschappelijk vastgoed  Digitalisering HR processen

Beoogd effect Positief oordeel vormen over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Financiële toelichting N.v.t. Alternatieven, kanttekeningen en risico’s Een niet positief oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening. Communicatie N.v.t. Evaluatie (Is evaluatie nodig, en zo ja, wanneer?) Vertrouwelijkheid N.v.t..