St. t.k.n. nr. 2. Collegebesluit Managementletter 2024

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

4 februari 2025 W. Stoffer

Zaaknummer:

1200471

POC/Ondersteuning

Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar: Managementletter 2024 Financiën

Ja

Onderwerp: Managementletter 2024 Samenvatting Als onderdeel van de jaarrekening 2024 rapporteert de accountant (Bakertilly), de bevindingen naar aanleiding van de interim controle, de belangrijkste risico's, hun beeld van interne beheersing, relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en indien van toepassing andere veranderingen die voor ons relevant zijn. Advies aan burgemeester en wethouders • Kennis nemen van de managementletter interim controle 2024; • De managementletter ter kennisname beschikbaar stellen aan de commissie M&M

Collegevergadering van: 11-2-2025 Beslissing college: conform advies

Nummer: 2

Pagina 1 van 3

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Deze management letter bevat de bevindingen van de accountant aanzien van de interne beheersing (inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op hun werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2024. Deze werkzaamheden zijn niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van onze organisatie als geheel. Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de organisatie beter beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Vanuit hun natuurlijke adviesfunctie wil de accountant een bijdrage leveren aan verbetering van onze bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de bedrijfsprocessen. Voorgaande jaren heeft de accountant hun bevindingen eveneens met ons gedeeld. In deze management letter wordt wij u een update van hun bevindingen. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat niet alle risico’s die voor ons als gemeente relevant zijn in deze controle zijn meegenomen. De risicoanalyse is een continu proces en wordt bijgesteld gedurende de controle indien nodig bij.

De belangrijkste bij de gemeente onderkende risico’s/kernpunten in de controle zijn: • De rechtmatigheidsverantwoording (voornamelijk op het gebied van aanbestedingsrechtmatigheid); • Waardering van de grondexploitaties; • Prestatielevering inkopen; • Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit hun beroepsregels. Dit risico ziet bij onze gemeente met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie. Belangrijkste aanbevelingen. Op deze aanbevelingen zijn acties ondernomen maar deze zijn nog niet afgerond. Betalingen: wijzigingen bevoegdheden door enkele gebruiker; Subsidies: Niet naleven van de termijnen uit de Algemene Subsidieverordening (toekenning en vaststelling); Inkopen: Aanbestedingen: inschakelen van inkoop coördinatoren /en/of gebruik inkoopformulier niet afgedwongen. Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude (waaronder corruptie) berust bij het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

-3-

Op basis van de door de accountant uitgevoerde interim-controle is vastgesteld dat er binnen de gemeente aandacht is voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Onze organisatie heeft in 2024 een update uitgevoerd op de Frauderisico inventarisatie. Het doel van deze inventarisatie is om te voorkomen dat in de interne beheersing van de organisatie kwetsbare onderdelen onopgemerkt blijven. Het document beschrijft de belangrijkste risico’s die gemeente Nunspeet heeft geïdentificeerd en de interne beheersingsmaatregelen die naar mening van de gemeente de desbetreffende risico’s mitigeren. De accountant adviseert om in deze frauderisicoanalyse concreter te evalueren of er nog restrisico’s resteren die niet door de interne beheersingsmaatregelen worden ondervangen, hoe de gemeente deze restrisico’s ondervangt of dat deze worden geaccepteerd. IT-omgeving Als onderdeel van onze controleaanpak heeft de accountant op 30 september 2024 werkzaamheden uitgevoerd om inzicht te krijgen in onze IT-omgeving en de daarbij (eventueel) behorende risico’s voor de jaarrekeningcontrole. Voor het netwerk wordt aandacht gevraagd voor de toegangsbeveiliging en de continuïteit. Voor het financiële pakket wordt aandacht gevraagd voor het wijzigingsbeheer en de continuïteit. Actualiteiten Pensioenaanspraken politieke ambtsdragers.

De commissie BBV heeft aandacht gevraagd ten aanzien van de verantwoording van de voorziening voor pensioenaanspraken van politieke ambtsdragers in relatie tot de kapitaal overdracht naar het ABP. De komende jaren komt er hierover meer duidelijkheid. Omgevingswet De omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden en vervangt 26 bestaande wetten. De omgevingswet heeft een indirecte en directe impact op de gemeentelijke processen en organisatie. Belangrijk is om te toetsen in hoeverre onze processen en procedures voldoen aan de omgevingswet Specifieke uitkeringen In het hoofdlijnenakkoord is het voorstel opgenomen dat de SPUK's (m.u.v. BUIG) per 2026 overgaan naar het gemeentefonds met tegelijk een korting van 10%. De verwachting is dat dit in 2025 verder wordt uitgewerkt en dat bestaande SPUK’s de komende jaren worden afgebouwd. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van verslagjaar 2023 hebben gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Uit de eerste evaluatie blijkt dat de rechtmatigheidsverantwoording nog niet zoveel toegevoegde waarde heeft gecreëerd voor de Raad als van tevoren was gehoopt. Het échte gesprek tussen het college en de Raad is in veel gevallen uitgebleven.