St. t.k.n. nr 2. Collegebesluit Herijking omgevingsdialoog. docx

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum:

3 november 2025

Zaaknummer:

1393307

Portefeuillehouder: J. Groothuis Ambtenaar: Team:

ROV/Ruimtelijke Ordening

Teammanager: Directie: Raad:

Nee

Commissie:

Ruimte en Wonen - TKN

OR:

Nee

Communicatie:

Ja

Bijlage(n):

Betrokken teams:

Openbaar:

Ja

1.

Handreiking omgevingsdialoog 2.0

2.

Template omgevingsdialoog 2.0

3.

Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0

Team POC

Onderwerp Herijking omgevingsdialoog Samenvatting Sinds 2020 is het voor initiatiefnemers met een ruimtelijk initiatief verplicht om een omgevingsdialoog te voeren. Middels deze omgevingsdialoog informeert een initiatiefnemer zijn of haar directe omgeving over de voorgenomen plannen. Bij de invoering van de omgevingsdialoog in 2020 is vastgelegd dat na verloop van tijd een evaluatie zou plaatsvinden. Deze evaluatie is middels een herijking van de omgevingsdialoog vormgegeven. Advies aan burgemeester en wethouders 1. Instemmen met de “Handreiking omgevingsdialoog 2.0” 2. Instemmen met de “Template omgevingsdialoog 2.0” 3. Instemmen met het “Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0” 4. Bovengenoemde beleidsdocumenten ter kennisname sturen aan de commissie Ruimte en Wonen. 5. Bovengenoemde beleidsdocumenten na vaststelling via de gebruikelijke wijze te publiceren.

Pagina 1 van 8

VoorstelEind TOELICHTING Sinds 2020 is het voor initiatiefnemers met een ruimtelijk initiatief verplicht om een omgevingsdialoog te voeren. Middels deze omgevingsdialoog informeert een initiatiefnemer zijn of haar directe omgeving over de voorgenomen plannen. Het doel van de omgevingsdialoog was en is om de omgeving beter – en in een eerder stadium – te betrekken bij de planvorming van ruimtelijke initiatieven van inwoners, bedrijven of instanties. De afgelopen vijf jaar is gebleken dat het instrument “omgevingsdialoog” goed functioneert en zorgt voor meer betrokkenheid van omwonenden bij ruimtelijke initiatieven. Bij de invoering van de omgevingsdialoog in 2020 is vastgelegd dat na verloop van tijd een evaluatie zou plaatsvinden. Deze evaluatie is middels een herijking van de omgevingsdialoog vormgegeven. Voor deze herijking zijn drie documenten opgesteld welke in dit collegevoorstel nader worden toegelicht. De drie documenten betreffen: - Handreiking omgevingsdialoog 2.0 - Template omgevingsdialoog 2.0 - Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0 Inhoudelijke toelichting In onderstaande alinea's wordt per beleidsdocument een toelichting gegeven op de belangrijkste uitgangspunten en wijzigingen. Handreiking omgevingsdialoog 2.0 De Handreiking omgevingsdialoog 2.0 is opgesteld voor initiatiefnemers die een omgevingsdialoog moeten voeren.

In dit document wordt de initiatiefnemer aan de hand van vier stappen meegenomen in het voeren van een omgevingsdialoog. Een belangrijke wijziging ten opzichte van de vorige versie van de omgevingsdialoog is dat er vanaf nu onderscheid wordt gemaakt in de te doorlopen stappen bij een omgevingsdialoog. De te doorlopen stappen zijn gekoppeld aan de verschillende procedures. Bij oriënterende procedures zoals een principeverzoek of een aanvraag in het kader van Woningbouw op Maat is het van belang dat een initiatiefnemer omwonenden informeert over de voorgenomen plannen. Bij een definitieve procedure zoals een aanvraag omgevingsvergunning of een aanvraag voor het wijzigen van het omgevingsplan is het van belang dat een initiatiefnemer alle stappen van de omgevingsdialoog doorloopt en de directe omgeving betrekt en om input vraagt. Ook moet uit de gevoerde omgevingsdialoog blijken hoe een initiatiefnemer

Pagina 2 van 8

vervolgens met deze informatie is omgegaan en waarom dit wel of niet tot aanpassingen van het plan heeft geleid. Fase 1 en fase 2 van de omgevingsdialoog Fase 1 geldt voor:

• •

Principeverzoeken Aanvragen in het kader van Woningbouw op Maat

Onder fase 1 vallen alle procedures met een oriënterend karakter zoals een principeverzoek en een aanvraag in het kader van Woningbouw op Maat. Bij fase 1 gaat het om een voorlopige, informele stap in de te volgen ruimtelijke procedures. In fase 1 informeert de initiatiefnemer de directe omgeving over zijn voorgenomen plannen. Fase 2 geldt voor: • Aanvraag omgevingsvergunning (BOPA) • Aanvraag wijziging omgevingsplan Fase 2 van de omgevingsdialoog volgt bij de definitieve vergunningsaanvraag of omgevingsplanwijziging. Tijdens fase 2 doorloopt de initiatiefnemer de resterende stappen van de omgevingsdialoog en vraagt hij/zij de omgeving om een reactie op de plannen. Ook geeft de initiatiefnemer vervolgens aan wat hij/zij met deze opgehaalde informatie heeft gedaan. Zoals aangegeven is de Handreiking omgevingsdialoog 2.0 is opgesteld voor initiatiefnemers die een omgevingsdialoog moeten voeren. In dit document wordt de initiatiefnemer aan de hand van vier stappen meegenomen in het voeren van een omgevingsdialoog. De vier stappen betreffen: 1. Bepaal de impact van een initiatief; 2. Bepaal de omgeving (op wie heeft het initiatief impact); 3. Bepaal de manier van communicatie (bijvoorbeeld: één-op-één gesprekken of een informatieavond); 4. Terugkoppeling (hoe wordt de opgehaalde informatie teruggekoppeld aan de betrokkenen bij de gevoerde omgevingsdialoog).

Een andere belangrijke wijziging ten opzichte van de vorige omgevingsdialoog is dat meer de nadruk wordt gelegd bij de mogelijke impact van een initiatief. Om beter invulling te kunnen geven aan de mate/vorm van participatie is in de handreiking een overzicht opgenomen met daarin een aantal voorbeelden van mogelijke initiatieven met daaraan verbonden de mate van impact.

Pagina 3 van 8

Voorbeelden van initiatieven qua impact op de omgeving: − Hoog: woonwijk, bedrijventerrein, schoolgebouw, de bouw van 4 of meer woningen, appartementengebouw (drielaags of hoger). − Middel: transformatie bedrijfspand of winkelpand naar woningen, klein appartementengebouw ( maximaal tweelaags), bouw tot 3 woningen. − Laag: erker, schuurtje, dakopbouw. Een betere inschatting van de impact van een initiatief moet bijdragen aan een betere inschatting van de te benaderen belanghebbenden. Hierbij geldt het uitgangspunt dat een initiatiefnemer in ieder geval alle omliggende perceeleigenaren moet benaderen bij het voeren van een omgevingsdialoog. In de Handreiking omgevingsdialoog 2.0 wordt ook meer aandacht besteed aan de vorm van participatie horende bij de impact van een bepaald initiatief. Een initiatief met veel impact op de omgeving vraagt om een andere vorm van participatie dan een initiatief met weinig impact op de omgeving. In de Handreiking omgevingsdialoog 2.0 worden een aantal concrete voorbeelden gegeven passende bij de mate waarop een initiatief impact kan hebben op de omgeving.

Template omgevingsdialoog 2.0 De Template omgevingsdialoog 2.0 is een doorvertaling van de Handreiking omgevingsdialoog 2.0. In de template worden initiatiefnemers stapsgewijs meegenomen in de te doorlopen stappen bij het voeren van een omgevingsdialoog en het daarbij behorende op te stellen verslag van de gevoerde omgevingsdialoog. Aan de hand van de volgende vragen (met bijbehorend resultaat) dienen initiatiefnemers te komen tot een volledige omgevingsdialoog inclusief verslag. Voor fase 1 van de omgevingsdialoog (bij principeverzoeken en aanvragen in het kader van Woningbouw op Maat) geleden de stappen 1.1 tot en met 1.9. Voor fase 2 van de

Pagina 4 van 8

omgevingsdialoog (bij een aanvraag omgevingsdialoog of een aanvraag wijziging omgevingsplan) gelden ook de stappen 2.1 tot en met 2.4. 1.1 Impact van het plan → De initiatiefnemer beschrijft de impact van het plan. 1.2 De omgeving → De initiatiefnemer beschrijft wie hij/zij betrokken heeft bij de omgevingsdialoog. 1.3 Mate van participatie → De initiatiefnemer beschrijft waar de omgeving over mee kan praten. 1.4 Hoe wordt de omgeving betrokken? → De initiatiefnemer geeft aan op welke wijze hij/zij de omgeving betrekt. 1.5 Hoe is de omgevingsdialoog gevoerd? → De initiatiefnemer geeft aan op welke wijze hij/zij de omgevingsdialoog heeft gevoerd. 1.6 Wie hebben er deelgenomen aan de dialoog? → De initiatiefnemer geeft aan wie er hebben deelgenomen aan de omgevingsdialoog en wie niet. Ook geeft de initiatiefnemer aan wat hij/zij heeft gedaan om de mensen die niet hebben deelgenomen alsnog te betrekken/te bereiken. 1.7 Welke hulpmiddelen zijn ingezet voor het voeren van de dialoog? → De initiatiefnemer geeft aan welke hulpmiddelen zijn ingezet voor het voeren van de dialoog. Denk hierbij aan een kaart, tekening of presentatie. 1.8 Wat kwam er naar voren uit de omgevingsdialoog? → De initiatiefnemer beschrijft de reacties, adviezen en opmerkingen op het plan.

1.9 Welke informatie hebben de betrokkenen gekregen over het vervolg van het proces? → De initiatiefnemer beschrijft welke informatie hij/zij de betrokkenen heeft gegeven over het vervolg van het proces.

Pagina 5 van 8

Onderstaande stappen zijn van toepassing op fase 2 van de omgevingsdialoog. Deze stappen moeten aanvullend worden doorlopen bij een aanvraag omgevingsvergunning of een aanvraag voor het wijzigen van het omgevingsplan. 2.1 Welke reacties, adviezen of opmerkingen zijn overgenomen? → De initiatiefnemer beschrijft welke reacties, adviezen of opmerkingen zijn overgenomen. 2.2 Welke reacties, adviezen of opmerkingen zijn niet overgenomen en waarom niet? → De initiatiefnemer beschrijft welke reacties, adviezen of opmerkingen niet zijn overgenomen. Ook wordt beschreven waarom deze reacties, adviezen of opmerkingen niet zijn overgenomen. 2.3 Hoe zijn de afwegingen bij de vragen 2.1 en 2.2 teruggekoppeld aan de betrokkenen en wat waren hierop de reacties? → De initiatiefnemer beschrijft hoe hij/zij de afwegingen bij de vragen 2.1 en 2.2 heeft teruggekoppeld aan de betrokkenen bij de omgevingsdialoog en wat hierop de reacties waren. 2.4 Welke informatie hebben de betrokkenen gekregen over het vervolg van het proces? → De initiatiefnemer beschrijft welke informatie hij/zij de betrokkenen heeft gegeven over het vervolg van het proces. Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0 Naar aanleiding van de ervaringen die zijn opgedaan met het voeren/beoordelen van omgevingsdialogen is de behoefte ontstaan aan meer duidelijkheid en uniformiteit in de manier waarop deze dialogen worden beoordeeld.

Op dit moment ontbreekt een helder beoordelingskader dat richting geeft aan de beoordeling van een gevoerde omgevingsdialoog. Het doel van het beoordelingskader is om een eenduidige, transparante en toetsbare basis te bieden voor de beoordeling van gevoerde omgevingsdialogen bij ruimtelijke initiatieven. Het kader geeft richting aan initiatiefnemers bij het zorgvuldig opzetten en uitvoeren van een omgevingsdialoog, en biedt het bevoegd gezag houvast bij de beoordeling van de wijze waarop de dialoog is gevoerd.

Pagina 6 van 8

Om invulling te geven aan de beoordeling van gevoerde omgevingsdialogen wordt voorgesteld te werken middels de volgende vier pijlers: 1. Tijdigheid van de dialoog De dialoog is gevoerd voorafgaande aan het initiatief en is maximaal 26 weken oud* 2. Reikwijdte en volledigheid Zijn de meest aannemelijke stakeholders/omwonenden betrokken bij het proces? - Is het juiste niveau van participatie toegepast? Is het verslag van de gevoerde omgevingsdialoog volledig? 3. Inhoudelijke kwaliteit Is er inhoudelijk gereageerd op de inbreng vanuit de omgeving, hoe is omgegaan met reacties, zorgen of alternatieven? 4. Verificatie omgevingsdialoog Uit de dialoog valt op te maken dat deze dialoog daadwerkelijk heeft plaatsgevonden met stakeholders/omwonenden. Dit valt bijvoorbeeld op te maken uit een verzendlijst. *Tevens geldt een maximale termijn van 18 maanden tussen de datum waarop de omgevingsdialoog is gevoerd en de datum waarop het initiatief is besproken in de commissie Ruimte en Wonen. Als er meer dan 18 maanden tussen beide momenten zit, dient de initiatiefnemer de omgevingsdialoog opnieuw te voeren.

Het verslag van een gevoerde omgevingsdialoog dient op alle vier de punten met een voldoende te worden beoordeeld. Is dit niet het geval? Dan dient een initiatiefnemer het verslag van de gevoerde omgevingsdialoog aan te passen.

Beoogd effect Het beoogde effect van het vaststellen van de beleidsdocumenten “Handreiking omgevingsdialoog 2.0”, “Template omgevingsdialoog 2.0” en het “Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0” is om te komen tot een duidelijkere, meer eenduidige wijze waarop omgevingsdialogen moeten worden gevoerd. Daarnaast moet het beoordelingskader

Pagina 7 van 8

bijdragen aan een eenduidige, transparante en toetsbare basis voor de beoordeling van gevoerde omgevingsdialogen bij ruimtelijke initiatieven. Financiële toelichting Niet van toepassing. Alternatieven, kanttekening en risico’s Niet van toepassing. Communicatie Ja. Evaluatie (is evaluatie nodig, en zo ja, wanneer?) Voorgesteld wordt om het aangepaste beleid na drie jaar (2028) opnieuw te evalueren. Geheimhouding Dit collegevoorstel is openbaar. Beleidsindicatoren Het beoogde effect van het vaststellen van de beleidsdocumenten “Handreiking omgevingsdialoog 2.0”, “Template omgevingsdialoog 2.0” en het “Beoordelingskader omgevingsdialoog 2.0” is om te komen tot een duidelijkere, meer eenduidige wijze waarop omgevingsdialogen moeten worden gevoerd. Daarnaast moet het beoordelingskader bijdragen aan een eenduidige, transparante en toetsbare basis voor de beoordeling van gevoerde omgevingsdialogen bij ruimtelijke initiatieven.

Pagina 8 van 8