St. t.k.n. nr. 2. Bijlage Verantwoordingsrapportage-BAG--2020

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen

Bronhouder Nunspeet

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 1 van 18

9 februari 2021

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

3 3 3 3

2. Bestuurlijke verantwoording

4

2.1 Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf 2.2 Overzichtsdiagram 2.3 Verbetermaatregelen

4 5 7

3. Zelfevaluatie

8

3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

8 11 14 16

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1

Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf

Alle overheden zijn verplicht om gebruik te maken van het stelsel van basisregistraties voor de uitvoering van hun publieke taken. De gemeente Nunspeet is zich zeer bewust van de verantwoordelijkheid die dit met zich meebrengt ten aanzien van de integriteit van de data waar zij verantwoordelijk voor is. Integriteit houdt in dat de gegevens correct zijn, dat zij volledig zijn en dat zij actueel zijn. Deze zelfevaluatie richt zich dan ook op deze aspecten en de procesinrichting om dit te borgen. Uit de zelfevaluatie blijkt dat Nunspeet zeer goed scoort. De deelscore “Borging Proces” scoort sinds 2018 100% en het is gelukt om deze score ook over 2020 vast te houden. Op de aspecten “tijdigheid” en “juistheid” is de score geen 100%. De score op “tijdigheid” is dit jaar laag en voldoet niet aan de norm (40% t.o.v. de norm van 75%). De score op “juistheid” bedraagt 75%, terwijl dit ook de normscore is. In de verantwoording 2019 is aangekondigd dat er een overstap gemaakt ging worden naar een nieuwe applicatie die het werkproces beter ondersteunt. Uit de analyse van de resultaten blijkt dat het niet tijdig verwerken van de mutaties vooral te wijten is aan de problemen die zijn ondervonden met deze software. Deze problemen zijn opgelost, waardoor de scores over de laatste maanden van de verantwoordingsperiode 100% zijn, met uitzondering van de maand juni.

In deze maand is het niet gelukt alle mutaties vanwege een groot object tijdig te verwerken. Op basis van deze cijfers mag worden verwacht dat op het aspect Tijdigheid in 2020 ruimschoots aan de norm kan worden voldaan.

De score op het aspect “juistheid” voldoet weliswaar net aan de norm, maar is aanmerkelijk lager dan de score in 2019. De lagere score is het gevolg van het project dat samen met het team belastingen is uitgevoerd om de objectkenmerken extra te controleren in samenhang met de WOZ. Het doel van het project is om een kwaliteitsslag te maken, maar heeft tijdelijk tot gevolg dat er relatief veel correcties zijn verwerkt. Het project wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. Omdat de referentieperiode uit de kwaliteitsmonitor niet gelijk loopt met de verantwoording per kalenderjaar, zal de invloed van dit project ook in rapportage 2021 nog zichtbaar zijn. De conclusie is dat over het totaal van getoetste aspecten de uitvoering van de BAG-taken voldoet aan de eisen die daaraan gestald moeten worden en dat de maatregelen die nodig zijn om de uitvoering naar een hoger plan te tillen getroffen zijn.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 4 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Nunspeet

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

20

45

44 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

30

40

75 %

Puntentotaal BAG lijst

170

205

83 %

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 5 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 6 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Op dit moment worden alle processen van domein gegevens bekeken zodat er efficiënter en nog meer in samenhang met andere (basis)registraties kan worden gewerkt.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit Het proces verwerking definitieve pandgeografie moet worden verbeterd zodat we de termijnen niet meer gaan overschrijden. Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

We blijven luchtfotodetectie inzetten ter verbetering van de Volledigheid.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Belangrijkste maatregel is het weer op orde brengen van de beschikbare capaciteit.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 7 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 8 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel Antwoord geborgd in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BAG Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor waarborgen van de kwaliteit van de BAG. het waarborgen van de kwaliteit? Toelichting op gegeven antwoord:

De 1e BAG beheerder is 4 dagen per week werkzaam voor de BAG. Zo kan de termijn van 2 dagen (terugmeldingen) en 4 dagen (mutaties) prima gehaald worden. Er is een 2e BAG beheerder die kan bijspringen.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is een 1e BAG beheerder die de mutaties e.d. verwerkt en bij houdt. Bij drukte/vakanties etc. is er een 2e BAG beheerder die het overneemt., De vakanties worden door deze personen op elkaar afgestemd, zodat er altijd een BAG beheerder.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 9 van 18

3. Zijn de processen die invloed hebben op de Ja: De processen zijn op schrift gesteld kwaliteit van de BAG beschreven? Toelichting op gegeven antwoord:

BAG - Processen handboek. en de processen van de WOZ met daarin de link naar de BAG.

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Naast het bijhouden van het kwaliteitsdashboard worden er ook extra interne controles gedraaid

5. Worden de processen die invloed hebben Ja op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Er is regelmatig overleg met de BAG beheerder en de beleidsmedewerker gegevens over de kwaliteit.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is plaats met de geometrische kwaliteitseisen die ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen hiervoor zijn geformuleerd? die hiervoor zijn geformuleerd. Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, dit wordt door onze eigen landmeter uitgevoerd. via de eisen van de BGT.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, huisnummering etc. gemandateerd aan BAG beheerders

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen van de levenscyclus van een pand of getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van verblijfsobject in het terrein tijdig wordt een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de een bijbehorende mutatie in de BAG. BAG? Toelichting op gegeven antwoord:

Er is goed contact met de afdeling Bouwen. Alle vergunningen die verleend worden, worden via de mail doorgegeven (dezelfde dag). Daarnaast wordt er elke week een lijst gemaild met de ingekomen omgevingsvergunningen. De BAG beheerder kan al zien waar BAG technisch iets mee gedaan moet worden (bv. oprichten 20 woningen, BAG beheerder kan de huisnummering al voorbereiden). Er is nauw contact met de buitendienstcontroleur, handhavers en BOA’s. Deze geven alle mutaties, die zij in het veld waarnemen, door aan de BAG beheerder, zodat deze mutaties verwerkt kunnen worden in de BAG. Binnen het team dat verantwoordelijk is voor de BAG worden ook de WOZ mutaties verwerkt, waarbij gekeken wordt of deze mutaties ook van belang zijn.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 10 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 11 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt op 2 maanden na tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA de periode op of boven 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

1-06-2019 96,3% 1-07-2019 100% 1-08-2019 100% 1-09-2019 99,7% 1-10-2019 100% 1-11-2019 99,0% 1-12-2019 84,0% (1 vergunning met veel VBO's gemist) 1-01-2020 100% 1-02-2020 99,2% 1-03-2020 95,9% 1-04-2020 99,0% 1-05-2020 97,3% 1-06-2020 93,3% (aantal adressen in groot complex niet tijdig verwerkt) 1-07-2020 99,6%

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Afgelopen jaar hebben we een periode softwareproblemen gehad waardoor termijnen niet gehaald zijn. 1-06-2019 1-07-2019 1-08-2019

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 12 van 18

100,0% 93,7% 38,8%

1-09-2019 83,4% 1-10-2019 80,0% 1-11-2019 92,9% 1-12-2019 87,5% 1-01-2020 35,7% 1-02-2020 31,3% 1-03-2020 17,6% 1-04-2020 100,0% 1-05-2020 100,0% 1-06-2020 50,0% 1-07-2020 100,0% Door het beperkte aantal mutaties heeft 1 object grote impact 3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 98% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Wij hebben binnen het zaaksysteem een proces gebouwd dat de voortgang van dit proces monitort.

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 13 van 18

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 14 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

De administratieve medewerkers van het team Bouwen mailen elke verleende omgevingsvergunning naar de 1e en 2e BAG beheerder. De BAG beheerder bekijkt de verleende vergunningen. De verleende vergunningen die van belang zijn voor de BAG, zijn voorzien van een BAG formulier met daarin de, voor de BAG van belang zijnde, informatie voor het verwerken van deze vergunningen

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Zodra er een terugmelding binnen komt, wordt hiervan een zaak aangemaakt in CZA (zaakgericht werken). De BAG beheerder ziet deze melding binnen komen en behandelt deze. Dit gebeurt binnen twee werkdagen. Als het niet lukt om de terugmelding binnen twee werkdagen te verwerken, wordt het object in onderzoek gezet met een verklaring en de melder op de hoogte gebracht.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In het zaaksysteem CZA zit een tabje: mail. De BAG beheerder mailt de terugmelder wat er met de terugmelding is/wordt gedaan. Indien nodig zet de BAG beheerder de terugmelding door naar bv. handhaving. Dit gebeurt bv. bij een terugmelding, waarbij aangegeven wordt dat iemand zich inschrijft op een object met het gebruiksdoel: logies.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Op basis van luchtfotodetectie en bestandscontroles

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 15 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 16 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Afgelopen jaar is een groot project uitgevoerd samen met het team belastingen op de kwaliteit van de gebruiksoppervlakte.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Nee: Signalen worden niet maandelijks doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Op dit moment niet maandelijks meer vanwege een langdurig zieke collega. Er wordt wel regelmatig gekeken.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Vergelijk tussen de BAG en de WOZ

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

Via zaaksysteem bewaard in een digitaal archief.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of Nee meer verbetermaatregelen aangekondigd?

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd? Toelichting op het gegeven antwoord:

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 17 van 18

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 Ja beheerapplicatie? 3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren prima

Toelichting op gegeven antwoord:

Migratie is soepel verlopen

Rapportage BAG 2020 - Nunspeet - Pagina 18 van 18