St. t.k.n. nr. 1. Plan Verbijzonderde Interne Controle 2021

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

In te vullen door DIV datum

Datum bestuurlijk verantw.

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W

primair verantw.

W W W S Datum beslissing

030254176 M Ambtenaar: Team: Naam teammanager:

de heer J.J. Gardenbroek Team POC J.J. Gardenbroek

Directie:

mr. P.F.A. Klein

Bijlage(n) : Plan VIC 2021 Portefeuillehouder : L. van der Maas Teams die betrokken zijn bij dit voorstel: Team POC

Raad

nee

Commissie

Maatschappij Middelen

- advies - peiling - t.k.n. OR Openbaar Communicatie Datum

X nee ja nee 23 augustus 2021

Onderwerp Plan (Verbijzonderde Interne Controle 2021 Samenvatting Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het Controleplan bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Advies aan burgemeester en wethouders 1. Instemmen met het (Verbijzonderde) Interne Controleplan 2021 als basis voor de uitvoering van de interne controle 2021. 2. Het (verbijzonderde) Interne Controleplan 2021 ter inzake leggen bij de commissie Maatschappij en Middelen.

COLLEGEVERGADERING VAN: 3-9-2021

Pagina 1 van 4

NR.:

en

-2-

BESLISSING COLLEGE: conform advies

-3-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het Controleplan bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken.

Beoogd effect Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan Dit controleplan geeft aan hoe de Interne Controle binnen de gemeente Nunspeet georganiseerd is en dat de controle op procesniveau uitgevoerd moet worden. Het controleplan sluit aan op het controleprotocol en het normenkader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld in oktober van dit jaar. Ontwikkelingen Een aantal ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente hebben invloed op de gewenste doorontwikkeling van de interne controle. De volgende ontwikkelingen zijn te noemen: 







De Corona pandemie heeft inmiddels ruim een jaar lang impact op de organisatie. Gevolg hiervan is dat nog altijd veel medewerkers verplicht thuis werken en wellicht in de toekomst ook blijven doen. Hierdoor zijn processen mogelijk anders gelopen of gaan anders lopen in de toekomst dan gebruikelijk. Dit vraagt om een aanvullende risicoanalyse of de beheersmaatregelen in het proces ten tijde van de Coronamaatregelen voldoende hebben gewerkt. De TOZO regeling is in 2020 een nieuw onderwerp geweest. De gemeente heeft hier adequaat op gehandeld. Wel blijft dit een punt van aandacht voor 2021. Dit aangezien de wetgeving omtrent de TOZO ook verder aangescherpt wordt. Steeds meer auditverplichtingen (inclusief zelfevaluaties) op verschillende terreinen binnen de gemeente. Bijvoorbeeld op het gebied van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG), Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) maar ook binnen het sociaal domein voor bijvoorbeeld prestatielevering door zorgaanbieders. De aankomende wetswijziging wat het College vanaf 2022 (was 2021, is een jaar uitgesteld) verplicht tot het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening; daarbij zal de rechtmatigheidsverklaring van de accountant komen te vervallen.

Dit betekent dat de procesbeheersing goed op orde moet zijn en de ambtelijke organisatie aan het College moet kunnen aantonen dat de rechtmatigheid op orde is. Voorwaarde hiervoor is een risicoanalyse met betrekking tot significante transactiestromen, analyse welke elementen uit het normenkader van invloed zijn op rechtmatigheid en controle aan de hand van deze punten van de bijbehorende processen (systeemgericht of gegevensgericht). Tevens is een controle op de begrotingsrechtmatigheid (juiste verwerking begrotingswijzigingen en kwalitatieve toelichting verschillen realisatie versus begroting) essentieel.

-4-





Binnen de (verbijzonderde) interne controle en de accountantscontrole krijgt automatisering meer aandacht, zowel het automatiseringsproces zelf als het gebruik van automatisering binnen de werkprocessen. Steeds meer gedigitaliseerde processen bevatten application controls (bijvoorbeeld digitale factuurafhandeling) waarbij goed werkende General IT Controls (logische toegangsbeveiliging, change management enzovoorts) een basisvoorwaarde zijn voor goed werkende application controls. Controleren ‘buiten de computer om’ is niet wenselijk, zowel voor de interne als de externe controle. Steunen op de GITC en application controls geeft de mogelijkheid de totale populatie te beoordelen in plaats van zekerheid verkrijgen op basis van een deelwaarneming. De rechtmatigheid wordt door de rechtmatigheidsverantwoording de verantwoordelijkheid voor de gemeenten. Gebleken in het land is dat de grootste onrechtmatigheden bij gemeenten ontstaan op het gebied van EU-aanbesteding. Door diverse arresten worden de regels steeds verder aangescherpt. Voor 2021 is dit een belangrijk onderdeel om voor de gemeente goed grip te houden.