St. t.k.n. nr. 1. Collegerapport Uitvoering interne controle 2023

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

16 augustus 2023 Zaaknummer: W. Stoffer J.J. Gardenbroek POC/Ondersteuning J.J. Gardenbroek mr. P.F.A. Klein Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar: Interne controleplan

17562

Ja

Onderwerp: uitvoering verbijzonderde Interne Controle Samenvatting Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het Controleplan bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Advies aan burgemeester en wethouders • Instemmen met het (Verbijzonderde) Interne Controleplan 2023 als basis voor de uitvoering van de interne controle 2023. • Het (verbijzonderde) Interne Controleplan 2023 ter inzake leggen bij de commissie Maatschappij en Middelen.

Collegevergadering van: 29-8-23 Nummer: 7 Beslissing college: conform advies met volgende kanttekening: - In plan VIC is op pagina 4 tekst in processchema niet volledig zichtbaar; dit aanpassen.

Pagina 1 van 3

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het Controleplan bijgesteld en vastgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Beoogd effect Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Dit controleplan geeft aan hoe de Interne Controle binnen de gemeente Nunspeet georganiseerd is en dat de controle op procesniveau uitgevoerd moet worden.

Het controleplan sluit aan op het controleprotocol en het normenkader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld in oktober van dit jaar. Ontwikkelingen Een aantal ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente hebben invloed op de gewenste doorontwikkeling van de interne controle. De volgende ontwikkelingen zijn te noemen: • •

In 2023 treedt de rechtmatigheidsverantwoording in werking. Binnen de (verbijzonderde) interne controle en de accountantscontrole krijgt automatisering meer aandacht, zowel het automatiseringsproces zelf als het gebruik van automatisering binnen de werkprocessen. Steeds meer gedigitaliseerde processen bevatten application controls (bijvoorbeeld digitale factuurafhandeling) waarbij goed werkende General IT Controls (logische toegangsbeveiliging, change management enzovoorts) een basisvoorwaarde zijn voor goed werkende application controls. • Fraude: vanuit toezichthouders en de accountant komt er meer aandacht voor de beheersing van frauderisico’s door de gemeente. Van gemeenten wordt gevraagd in hoeverre er een stelsel aanwezig is van beheersing van frauderisico’s, inclusief monitoring op een effectieve werking van dit stelsel Speerpunten VIC 2023 • •

•

Vanuit de controle 2022 zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die van belang zijn voor de controle van 2023: Aanbestedingen: Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2023 wordt door de VIC controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50k welke door de 2e lijn gecontroleerd zijn. Vervolgens zal de accountant gebruik van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en deze analyse integraal beoordelen. Het is vervolgens aan de accountant in hoeverre ook daadwerkelijk op dossierniveau nog een controle plaats zal vinden door de accountant (middels steekproef, dan wel op basis van risicoanalyse of mogelijk zelfs integraal). Subsidieproces: in de rapportage van VIC en managementletter van de accountant is genoemd dat in de uitvoering van het subsidieproces risico’s zijn, Dit aangezien er niet altijd gehouden wordt aan de voorwaarden die benoemd staan in de verordening.

-3-

•

Fraude: met ingang van voorgaand jaar moet onze accountant expliciet rapporteren op het onderwerp Fraude. Daartoe heeft de gemeente in 2022 een frauderisicoanalyse en frauderisicobeleid opgesteld. In de risicoanalyse zijn naast de risico’s ook de beheersmaatregelen uitgewerkt. De controle en verantwoording van de beheersmaatregelen kan nog verbeterd worden. Voor 2023 zal met name de toetsing op de frauderisico’s specifiek aandacht krijgen in de controle.

Beoogd effect Dit controleplan geeft aan hoe de Interne Controle binnen de gemeente Nunspeet georganiseerd is en dat de controle op procesniveau uitgevoerd moet worden Financiële toelichting n.v.t. Alternatieven, kanttekeningen en risico’s Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Communicatie n.v.t. Evaluatie (Is evaluatie nodig, en zo ja, wanneer?) Om een Rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven moet de procesbeheersing goed op orde zijn en met behulp van interne controle moet aangetoond worden aan het college dat de rechtmatigheid op orde is. De accountant toetst de getrouwheid van de verantwoording. Geheimhouding N.v.t. Bewonersparticipatie n.v.t. Beleidsindicatoren n.v.t.