St. t.k.n. nr. 1. Collegerap. Uitvoering verbijzonderde Intern Controle

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

26 augustus 2024 W. Stoffer

Zaaknummer:

1200471

POC/Ondersteuning

Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar: Verbijzonderde Interne Controleplan

Ja

Onderwerp: Uitvoering verbijzonderde Interne Controle Samenvatting HAls gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover zijn we verantwoording verschuldigd aan de burger en in eerste instantie het college aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente er voor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst“. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die de gemeenteraad vaststelt. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid hebben wij dit controleplan voor 2024 geschreven. Advies aan burgemeester en wethouders • Instemmen met het (Verbijzonderde) Interne Controleplan 2024 als basis voor de uitvoering van de interne controle 2024; • Het (verbijzonderde) Interne Controleplan 2024 ter inzake leggen bij de commissie Maatschappij en Middelen.

Collegevergadering van: 10-9-24 Beslissing college: conform advies

Nummer:

Pagina 1 van 3

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Als gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover zijn we verantwoording verschuldigd aan de burger en in eerste instantie het college aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente er voor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst“. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die de gemeenteraad vaststelt. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid hebben wij dit controleplan voor 2024 geschreven. Beoogd effect Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te monitoren, verbeteringen te signaleren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat bij de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was.

Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Tevens dienen de conclusies van de Interne controle ter onderbouwing van de Rechtmatigheidsverantwoording. Het controleplan sluit aan op het controleprotocol en het normenkader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld in oktober van dit jaar. Ontwikkelingen Een aantal ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente hebben invloed op de gewenste doorontwikkeling van de interne controle. De volgende ontwikkelingen zijn te noemen: •

De goedkeuringstolerantie bedragen momenteel voor fouten 1 procent van de totale lasten en voor onzekerheden 3 procent. In de concept wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt voorgesteld om het onderscheid tussen fouten en onzekerheden te laten vervallen. Voortaan zal worden uitgegaan van één percentage voor het geheel van fouten en onzekerheden, namelijk van 2 procent. Bovenstaande is voorgesteld als consultatie. Voor het boekjaar 2024 kan dit mogelijk betekenen dat de tolerantie aangepast wordt. Enerzijds zal dit betekenen dat de accountant met grotere controlestappen door de jaarrekening gaat, aangezien de tolerantie van 1% fouten naar 2% gaat. Hierdoor kan de accountant een andere materialiteit hanteren. Waar voorheen onzekerheden een afzonderlijk percentage had van 3% en niet opgeteld werden, wordt deze in de nieuwe situatie opgeteld bij de fouten. Qua fouten en onzekerheden zullen dus sneller de goedkeuringstoleranties bereikt worden. Wel met de kanttekening dat voorheen veel fouten aanwezig waren op gebied van rechtmatigheid. Deze tellen vanaf boekjaar 2024 niet meer mee in het oordeel van de accountant als deze juist opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

•

In 2024 dient de BBV en de BADO voor wat het onderwerp rechtmatigheid nog te worden aangepast en vastgesteld. Daarnaast zal naar verwachting de Kadernota rechtmatigheid door de commissie BBV wordt aangescherpt gegeven onduidelijkheden rondom de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Gevolg zal zijn dat de interne regelgeving in de vorm van de financiële verordening en de nota rechtmatigheidsverantwoording eveneens moeten worden aangescherpt.

-3-

Speerpunten VIC 2024 • Aanbestedingen: De grootste onrechtmatigheden bij gemeenten ontstaan op het gebied van EU aanbestedingen. Door juridische uitspraken worden de regels steeds verder aangescherpt. In de afgelopen jaren traden binnen de gemeente de grootste onrechtmatigheden ook met name op in het proces van EU aanbestedingen. Mede daarom wordt dit ook in 2024 als een hoger risico gezien en zal dit een uitvoerige en intensieve controle vragen. Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2024 wordt door de VIC een integrale controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50k. Vervolgens zal de accountant gebruik maken van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en deze analyse integraal beoordelen. •

Subsidieproces: in de rapportage van VIC en managementletter van de accountant is genoemd dat in de uitvoering van het subsidieproces risico’s zijn. Dit zit met name op het niet naleven van de ASV. Bij een aantal subsidies worden de termijnen niet behaald waardoor er gebruik gemaakt dient te worden van de hardheidsclausule. Dit heeft niet in het verleden niet altijd op de juiste wijze plaats gevonden.

•

Begrotingsafwijkingen: in afstemming met de financieel adviseurs zal worden nagegaan hoe de informatieverstrekking rondom begrotingsafwijkingen kan worden doorontwikkeld. Mede door wijzigingen van de externe regelgeving zal ook de interne regelgeving naar verwachting dienen te worden aangescherpt.

Beoogd effect Dit controleplan geeft aan hoe de Interne Controle binnen de gemeente Nunspeet georganiseerd is en dat de controle op procesniveau uitgevoerd moet worden Financiële toelichting n.v.t. Alternatieven, kanttekeningen en risico’s Het College draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Communicatie n.v.t. Evaluatie (Is evaluatie nodig, en zo ja, wanneer?) Om een Rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven moet de procesbeheersing goed op orde zijn en met behulp van interne controle moet aangetoond worden aan het college dat de rechtmatigheid op orde is. De accountant toetst de getrouwheid van de verantwoording