St. t.k.n. nr. 1 Collegerap. managementletter 2020

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

In te vullen door DIV datum

Datum bestuurlijk verantw.

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W

primair verantw.

W W W S Datum beslissing

0302105985 M Ambtenaar: Team: Naam teammanager:

de heer J.J. Gardenbroek Team POC J.J. Gardenbroek

Directie:

mr. P.F.A. Klein

Bijlage(n) : Portefeuillehouder :

Managementletter 2020 L. van der Maas

Raad

nee

Commissie

Maatschappij Middelen

- advies - peiling - t.k.n.

X OR nee Openbaar ja Communicatie nee : Datum

16 februari 2021

Onderwerp Managementletter 2020 tussentijdse controle jaarrekening 2020 Samenvatting Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020 heeft de accountant de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld. In deze managementletter wordt aangegeven op welke wijze verbeteringen kunnen worden gerealiseerd.

Advies aan burgemeester en wethouders  Kennis nemen van de managementletter interim controle 2020  De managementletter ter kennis name beschikbaar stellen aan de commissie M&M COLLEGEVERGADERING VAN: 1 maart 2021 BESLISSING COLLEGE: conform advies

Pagina 1 van 2

NR.:

en

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020 heeft de accountant de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld. In deze managementletter wordt aangegeven op welke wijze verbeteringen kunnen worden gerealiseerd. Ook dit jaar wordt de jaarrekening gecontroleerd door Baker Tilly. De wijze van controleren gebeurt op een andere manier dan andere jaren. Covid-19 heeft niet alleen een operationele impact (medewerkers beperkt fysiek aanwezig in het gemeentehuis) maar ook een financiële impact (hogere lasten, lagere baten, onzekerheden in de omvang van steunmaatregelen en vraagstukken omtrent rechtmatigheid). Deze zaken hebben hun weerslag op onze Planning & Controlcyclus en daarmee ook het proces van de jaarrekeningcontrole en de daarvoor afgesproken deadlines. De planning om de jaarrekening in juni door de gemeenteraad te laten vaststellen komt vanwege de gevolgen van Covid-19 sterk onder druk te staan. Partijen waar gemeente Nunspeet voor de informatievoorziening afhankelijk van is (zorgaanbieders, Meerinzicht) voor het opstellen en onderbouwen van jaarstukken, leveren mogelijk later aan. Verder dienen er door de accountant waarschijnlijk aanvullende controlewerkzaamheden te worden uitgevoerd die inherent zijn aan dit crisisjaar.

De accountant noemt een aantal aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2020. De gevolgen van Covid-19 op de interne beheersing , TOZO, recht op zorg, prestatielevering inkoop en de voorbereiding op de rechtmatigheidsverklaring. Over dit laatste onderwerp wordt u afzonderlijk geïnformeerd. Risicoanalyse De belangrijkste risico’s en kernpunten in de controle zijn:  Waardering grondexploitatie  Aanbestedingsrechtmatigheid  Schattingsposten in de jaarrekening  Prestatieleveringen in het sociaal domein die vanwege Covid-19 hebben stilgelegen Beeld interne beheersing De accountant constateert dat gemeente Nunspeet hecht aan een goede opvolging van de aanbevelingen. Dit heeft geresulteerd in een afname van het aantal aanbevelingen. Toch zijn er ook nog verbeteringen mogelijk waarbij het zichtbaar en herleidbaar maken van interne controles een belangrijke stap is die genomen kan worden. Van de acht aanbevelingen zijn er zes opgelost, er zijn er twee bijgekomen. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2021 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar het College.

IT-auditwerkzaamheden In het kader van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2020 zijn IT-auditwerkzaamheden door de accountant uitgevoerd. Er is een inschatting van de kwaliteit van het IT systeem van gemeente Nunspeet gemaakt. De twee aandachtsgebieden die de grootste impact hebben op de controle zijn wijzigingsbeheer en toegangsbeveiliging. Voor de toegangsbeveiliging worden vijf bouwstenen onderscheiden. Ten opzicht van vorig jaar is weer een bouwsteen behaald. Toch worden er op het gebied van authenticiteit, autorisatie en wijzigingsbeheer aanbevelingen gedaan die de inrichting van de IT kunnen verbeteren.