St. t.k.n. nr. 1. Coll. rap. Managementletter boekjaar 2023

Datum

Akk.

Bespr.

Overleg

B W W W W S

Aan burgemeester en wethouders Datum: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Team: Naam teammanager: Directie: Raad: Commissie: OR: Communicatie: Bijlage(n): Betrokken teams:

7 februari 2024 Zaaknummer: W. Stoffer J.J. Gardenbroek POC/Ondersteuning J.J. Gardenbroek mr. P.F.A. Klein Nee Maatschappij en Middelen - TKN Nee Nee Openbaar: Managementletter 2023

1106228

Ja

Onderwerp: Managementletter 2023 Samenvatting Als onderdeel van de jaarrekening 2023 heeft de accountant (Bakertilly), de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling kan worden gegeven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De management is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering. Advies aan burgemeester en wethouders - Kennis nemen van de managementletter interim controle 2023; - De managementletter ter kennis name beschikbaar stellen aan de commissie M&M.

Collegevergadering van: 4-3-2024 Beslissing college: Conform advies

Nummer:

Pagina 1 van 3

-2-

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting Als onderdeel van de jaarrekening 2023 heeft de accountant (Bakertilly), de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen beoordeeld zodat er een terugkoppeling kan worden gegeven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. De management is van nature kritisch. Er wordt gerapporteerd over mogelijkheden ter verbetering. Beeld interne beheersing gemeente Nunspeet De accountant heeft het volgende geconstateerd: de afgelopen jaren heeft de gemeente Nunspeet goede stappen gezet om de interne beheersing van de gemeente te versterken. Ook in 2023 zijn weer stappen gezet, mede ter voorbereiding en ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023. Uit de gesprekken die de accountant bij de interimcontrole heeft gehad, merken zij dat er bewustzijn is van het belang van een goede interne beheersing. Ook zien zij concrete verbeteringen in enkele processen, mede naar aanleiding van hun adviezen in voorgaande jaren, waarbij zij constateren dat de gemeente met meerdere adviespunten aan de slag is gegaan. De accountant vraagt de aandacht voor de verdere implementatie van deze verbeteringen.

Bestuurlijke samenvatting Deze management letter bevat bevindingen van de accountant die zijn gebaseerd op hun tussentijdse werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2023. Er zijn geen significante tekortkomingen in de AO/IC geconstateerd. IT-omgeving. In het kader van de jaarrekeningcontrole heeft de accountant de interne beheersing rondom onze IT onderzocht. Er is in dat verband de applicatie Key2Financiën onderzocht. De aandachtspunten hebben met name betrekking op hoge rechten bij niet-onafhankelijke personen en het zichtbaar vastleggen van een periodieke controle op de gebruikersrechten. Vanaf 2023 dient het college van burgemeester en wethouders zelfstandig verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. Gemeente Nunspeet heeft de formele vereisten, zoals het vaststellen van de controleverordening, het controleprotocol, normen- en toetsingskader, geregeld. Voor 2023 zullen rechtmatigheidstoetsen nog voornamelijk door de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in de derde lijn worden uitgevoerd. Hiervoor wordt gewerkt vanuit een intern controleplan. Deze toetsen vormen een goede basis voor de rechtmatigheidsverantwoording Tot slot heeft de accountant vanuit het oogpunt van hun natuurlijke adviesfunctie in deze management letter een aantal actuele ontwikkelingen opgenomen.

Allereerst gaat men in op het thema ESG (duurzaamheid) en wat dit voor gemeente Nunspeet kan betekenen. Vervolgens heeft de accountant de wetswijzigingen vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) voor ons samengevat. Verder gaat de accountant in de managementletter in op de verplichte IT-audits die ze in de publieke sector verwachten.

-3-

Aanbevelingen accountant De accountant heeft één nieuwe bevinding gerapporteerd ten opzichte van de vorige managementletter. Bevoegdheden betalingen Rabobank. De accountant heeft geconstateerd dat een gebruiker in het bankpakket van de Rabobank zelfstandig betalingen kon verrichten tot een bedrag van € 250.000. Na het melden van deze constatering zijn door de gemeente de rollen en rechten in het bankpakket aangepast om een tweede handtekening te vereisen. Hierbij is wel geconstateerd dat door een enkele gebruiker wijzigingen in de bevoegdheden in het bankpakket kunnen worden doorgevoerd zonder verdere autorisatie. Hierdoor is sprake van een verhoogd risico op het bewust of onbewust doorvoeren van onjuiste wijzigingen in de bankbevoegdheden. Subsidies Uit de interim-controle 2023 is gebleken dat toekenningen (beschikkingen) van subsidies ook dit jaar niet altijd tijdig zijn verstuurd of dat subsidies niet binnen de gestelde termijnen zijn vastgesteld. Er is in 2023 extra aandacht besteed aan de toetsing en rapportering in het proces van het verstrekken van subsidies. Dit zal tot uiting moeten komen in de subsidies vanaf boekjaar 2024. Salarissen Er is vastgesteld dat niet is afgedwongen dat mutaties in de personeels-/salarisadministratie in functiescheiding tot stand komen.

Medewerkers hebben (te) ruime bevoegdheden en uitgevoerde controles worden niet voldoende vastgelegd om vast te stellen dat alle mutaties gecontroleerd zijn. Het risico bestaat van onrechtmatige uitstroom van middelen. Vanwege de kwetsbaarheid (qua bezetting) zijn de bevoegdheden niet anders te organiseren. Het restrisico wordt geaccepteerd. Wel wordt maandelijks een controle uitgevoerd door de coördinator financiën, waarbij steekproefsgewijs een controle plaatsvindt op bijzondere afwijkingen. Aanbestedingen Het proces is ongewijzigd ten opzichte van vorig jaar. De accountant heeft geconstateerd dat door het ontbreken van een afgedwongen procedure, ook geen standaard controle wordt uitgevoerd op het naleven van het interne inkoopbeleid van de gemeente Nunspeet. Wel wordt er een (beperkte) deelwaarneming uitgevoerd op de naleving van het inkoopbeleid en het restrisico is voor ons een geaccepteerd risico.