St. t.k.n. nr. 1. Bijlage Toetsingskader Externe inhuur Nunspeet

Toetsingskader Externe inhuur Het doel van dit toetsingskader is duidelijkheid te scheppen in (bestaande) afspraken, regels-en uitgangspunten rond de inzet van externe inhuur.

1. Definitie van externe inhuur Onder externe inhuur verstaan we: De tijdelijke inzet van personele capaciteit die niet in dienst is van een gemeente maar van een private organisatie (incl. zzp), met als doel om fluctuaties en knelpunten in de bedrijfsvoering op te vangen, projecten uit te voeren of incidentele specialistische werkzaamheden te verrichten. Binnen deze definitie onderscheiden we de volgende hoofdvormen van externe inhuur: •

Uitzendkrachten

•

Gedetacheerden

•

Payrollers

•

Interim management

•

ZZP-ers.

Onder de definitie van externe inhuur valt in dit toetsingskader niet: •

Ingekochte dienstverlening/resultaatopdrachten (incl. outsourcing).

•

Inhuur van deskundigheid voor de uitoefening van wettelijke taken (bijvoorbeeld een advocaat).

•

Onderzoeks of adviesopdrachten aan externe onderzoeksbureaus.

•

Facilitaire dienstverlening (catering, schoonmaak, bewaking , beveiliging, groenonderhoud, afvalverwerking, gebouwonderhoud).

•

Ontwikkeling, realisatie en onderhoud van infrastructurele werken of ICT (hardware, software en netwerken).

•

Collegiale doorlening (Inlenen van personeel van publieke organisaties zonder winstoogmerk).

•

Medewerkers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst, trainees/stagiaires/werkervaringsplaatsen.

2. Uitgangspunten externe inhuur 2.1 Zoveel mogelijk gebruik maken van interne capaciteit Externe inhuur is aanvullend en tijdelijk van aard. We hanteren het volgende uitgangspunt: vast waar het kan, flexibel waar het moet Externe inhuur komt pas in beeld wanneer de betreffende teammanager heeft afgewogen dat: •

Er geen interne capaciteit of expertise beschikbaar is;

•

herverdeling of ontwikkeling intern niet mogelijk is;

•

en inzet noodzakelijk is voor continuïteit of uitvoering van taken.

2.2 Toetsingskader externe inhuur Als externe inhuur noodzakelijk is, wordt deze getoetst aan 4 kernprincipes. -

Doelmatigheid Inhuur vindt uitsluitend plaats bij:

-

o

Piek (tijdelijke werkdruk of capaciteitsproblemen)

o

Vervanging (bij ziekte, uitval of afwezigheid voorafgaand aan structurele invulling van een vacature)

o

Specifiek (inzet van specialistische kennis die intern ontbreekt)

Rechtmatigheid

Inhuur voldoet aan wet- en regelgeving, zoals Wet DBA en aanbestedingsregels. -

Transparantie Het besluitvormingsproces is zorgvuldig, navolgbaar en onderbouwd

-

Marktconform en binnen budget De inhuur vindt plaats binnen het beschikbare budget en tegen marktconforme tarieven. Dit houdt in dat de gehanteerde tarieven aansluiten bij de gebruikelijke prijsniveaus in de markt voor vergelijkbare functies en diensten. Daarmee wordt verzekerd dat de kosten in verhouding staan tot de geleverde kwaliteit en dat er sprake is van een goede prijs-kwaliteitverhouding.

3. Afwegingskader inhuur Is externe inhuur echt onvermijdelijk. Hiervoor zijn de volgende afwegingsvragen opgesteld: 1.

Is de vacature uitgezet? Zo nee, waarom niet?

2.

Komen er wettelijke uitvoeringstaken in het geding?

3.

Kunnen werkzaamheden tijdelijk worden opgevangen binnen of buiten het team?

4.

Kunnen de werkzaamheden tijdelijk worden uitgesteld tot de vacature is ingevuld?

5.

Bij inhuur voor een periode van 6 maanden of langer: Is collegiale detachering onderzocht binnen of buiten de organisatie?

6.

Zijn er projectinhoudelijke redenen voor inhuur (bijv. specialistische kennis binnen ruimtelijke projecten)?

7.

Indien er een ZZP-er wordt ingehuurd; is de inhuur DBA-proof?

4. Verantwoordelijkheden en proces De teammanager is verantwoordelijk voor: •

De volledige onderbouwing van het inhuurverzoek

•

Het doorlopen van het toetsings -en afwegingskader

•

Het betrekken van de interne expertise binnen domein Bedrijfsvoering (HR, Financien, Inkoop)

•

Afstemming vooraf met directie

5. Inkoopkanalen en rechtmatigheid 5.1 Gebruik mantelcontract/raamovereenkomst Voor de inhuur van de functies tot en met schaal 8 wordt de aanvraag altijd neergelegd bij de preferred suppliers die via Europese aanbesteding flexibele arbeid Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe zijn geselecteerd. 5.2 Gebruik van Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) Bij inhuur voor functies vanaf schaal 9 wordt de aanvraag bij een meervoudige onderhandse of Europese aanbesteding altijd ingediend via het dynamisch aankoopsysteem. Door gebruik te maken van DAS is de rechtmatigheid van externe inhuur gewaarborgd. Rechtstreekse inhuur via een ander kanaal dan DAS wordt niet geadviseerd en is alleen toegestaan wanneer wordt voldaan aan de aanbestedingsregels conform ons gemeentelijke inkoopbeleid.

6. Specifieke richtlijnen -

Voormalig medewerkers zijn gedurende een jaar na de ontslagdatum uitgesloten van externe inhuur. Hier mag alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van af worden geweken.

-

Externe inhuur vindt plaats voor een totale aaneengesloten inleenperiode van maximaal 2 jaar, alleen in bijzondere gevallen met goedkeuring van het college kan deze periode worden verlengd.

-

Voor externe inhuur hanteren we maximale tarieven zoals omschreven in de Wet normering topinkomens (WNT). Het maximale tarief voor 2025 voor de WNT is € 235,-- bruto per uur.

-

Externe inhuur maakt uitsluitend gebruik van door de gemeente beschikbaar gestelde devices conform ons informatiebeveiligings- en privacybeleid.

-

Aandacht voor specifieke kennis van omgeving en cultuur binnen organisatie en in de samenleving.

-

De regels van ons inkoop en aanbestedingsbeleid gelden als kader voor inhuur van externen. o

Tot € 55.000 opdrachtwaarde: enkelvoudig onderhands;

o

Vanaf € 55.000,-- opdrachtwaarde : meervoudige onderhandse procedure vereist;

o

Boven € 221.000,-- opdrachtwaarde: Europese aanbesteding vereist.

7. Contract en leveranciersmanagement inhuur De inzet van externe inhuur moet goed geregeld zijn op het gebied van administratieve registratie, financiële en juridische zaken. Het contract en leveranciersmanagement voor inhuur is belegd bij team POC en wordt per 1 januari 2026 ondersteunt via Facilitor. Taken van de contractmanager: •

Beheer van contractuele en juridische afspraken

•

Controle op rechtmatigheid en naleving van voorwaarden

•

Periodieke rapportage aan management en directie.

De centrale borging zorgt voor uniforme afspraken, betere naleving, en sturing op kwaliteit en kosten.

8. Administratieve vastlegging en sturing Een eenduidige registratie van externe inhuur is van groot belang voor monitoring en verantwoording en maakt het mogelijk om op organisatiebrede inhuur te sturen. Inhuur wordt administratief vastgelegd op de volgende categorieën van inhuur: •

Inhuur extra capaciteit (piek)

•

Inhuur t.b.v. vaste formatie (ziek/zwangerschapsverlof/vacature)

•

Inhuur specifieke deskundigheid (specifiek)