St. t.k.n. nr. 1. Bijlage 2. aanbevelingen en maatregelen evaluatie aanbesteding Wmo

Aanbevelingen en maatregelen Evaluatie aanbesteding Wmo-voorzieningen Noord-Veluwe en Zeewolde

-2-

1. Aanleiding De Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet, Oldebroek, Putten en Zeewolde) heeft een aanbestedingsprocedure op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) georganiseerd en in 2021 afgerond. De gemeenten willen nagaan of er lessen getrokken kunnen worden uit deze aanbesteding. Er ontstonden na deze aanbesteding problemen bij de uitvoering van begeleiding groep. Niet alle cliënten konden geplaatst worden en aan de kostprijs lag (deels) een verkeerde berekening ten grondslag. De inkoopsamenwerking ISNV heeft een evaluatie uit laten voeren door een onafhankelijke partij Public Procurement research centre (PPRC); https://www.pprc.eu. Bij de evaluatie is het interne proces, de feitelijke inkoop en de perceptie van de zorgaanbieders onderzocht. In dit document ziet u een overzicht van de aanbevelingen en de maatregelen. Het evaluatierapport treft u als bijlage aan.

2. Conclusie op hoofdlijnen De onderzoeker constateert dat de aanbesteding in hoofdzaak goed is voorbereid, met uitgebreide betrokkenheid van zorgaanbieders, en verder zonder noemenswaardige knelpunten succesvol is verlopen. De wijze waarop het kostprijsonderzoek, als sluitstuk van de voorbereiding op de inkoop, is uitgevoerd én de wijze waarop gemeenten gereageerd hebben op de signalen over tariefstelling voor groepsbegeleiding zijn hierop een uitzondering. Respondenten bij zowel gemeenten als bij zorgaanbieders zijn van mening dat gemeenten eerder transparant hadden moeten zijn over de resulterende tarieven. Tenslotte geeft de onderzoeker aan dat het waardevol is om te vermelden dat geïnterviewde aanbieders die betrokken zijn bij de her-aanbesteding van groepsbegeleiding de gemeenten zonder uitzondering complimenteren over de opstelling en uitvoering van de her-aanbesteding. Daar waar aanbieders zich in de bespreking van de tarieven in de eerste aanbesteding niet gehoord voelden, ervaren ze dat gemeenten nu goed luisteren en deze gesprekken serieus nemen.

3. Maatregelen Voor het complete beeld zijn alle fasen van de aanbesteding uitgebreid onderzocht. Per fase leest u hieronder de aanbevelingen en de maatregelen. Een uitgebreide toelichting van de fases en de (onderbouwing van) de aanbevelingen kunt u lezen in de bijgevoegde evaluatie van PPRC. Een aantal van de maatregelen zijn al verwerkt tijdens de her-aanbesteding van begeleiding groep die liep gedurende de evaluatie en worden ook toegepast bij toekomstige aanbestedingen. In laatste kolom kunt u in kleurvelden zien wat de status is van de maatregel. Uitgevoerd Deels uitgevoerd Nog niet uitgevoerd

-3-

3.1 Voorbereidingsfase De voorbereidingsfase bestond uit twee onderdelen. A. intern: de afweging van de gemeenten om deel te nemen aan de inkoop (al dan niet in combinatie met Jeugdhulp) en B. extern: het ontwikkelen van een inkoopvisie. Aanbevelingen en maatregelen Aanbeveling 1 Een heldere structuur van de werkgroep en een duidelijke opdrachtformulering

2

Bestuurlijke verbinding intensiveren

3

Tijdig bekend maken van de systematiek van de kostprijs en de daarbij behorende tarieven Overwegen om bij een volgende aanbesteding opnieuw één op één consultaties te houden.

4

Maatregel De algemene structuur (rollen, taken en verantwoordelijkheden, communicatie) en de wijze van opdrachtverlening vastleggen in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) naar het voorbeeld van Jeugd en Basismobiliteit. Bij de start van een nieuwe aanbesteding structuur en opdracht vastleggen in een startdocument. de rol van bestuurlijk trekker continueren en dit vastleggen in de DVO. de positie van het management vastleggen in de DVO en het management betrekken bij de verschillende processtappen zoals marktverkenning en kostprijsonderzoek. de bestuurders van de deelnemende gemeenten in het Bestuursuur intensiever betrekken bij het proces en voorgenomen besluiten de managers via het managers overleg betrekken bij het proces en de voorgenomen besluiten. In het startdocument de betrokkenheid van de bestuurders en de gemeenteraden vastleggen. De opbouw van de tarieven, en de samenhang daarvan, tijdig bekend maken voor de publicatie van een aanbesteding en er nog voldoende ruimte is voor aanbieders om te reageren. Individuele marktconsultaties uitvoeren en daarvan transparante (geanonimiseerde) verslaglegging doen. De wijze van uitvoering vastleggen in het startdocument.

-

-4-

3.2 Uitwerkingen inkoopdocumenten In deze fase wordt de gekozen inkoopvisie uitgewerkt in inkoopdocumenten. Aanbevelingen en maatregelen Aanbeveling 5

6

7

8

9

Borg voldoende tijd voor controle van aanbestedingsdocumenten Overweeg een interne projectleider

Maak voor de inschrijving van een aanbesteding een checklist voor aanbieders om te voorkomen dat stukken vergeten worden. Overweeg bij de gunning een systematiek waarbij het niet alleen aankomt op het schrijven van goede teksten.

Evalueer na afloop met één of meerdere aanbieders het gevoerde traject

Maatregel Voldoende tijd reserveren voor controleren en reviewen van aanbestedingsdocumenten. Voorafgaand aan een volgende aanbesteding waarvoor projectleiderschap nodig is, de deelnemende gemeenten verzoeken tot levering van een interne projectleider en daar, zo nodig, middelen voor beschikbaar stellen. Deze aanbeveling overnemen.

Bij de voorbereiding op de aanbesteding is hier aandacht voor geweest en is er bewust voor gekozen om aanbieders zoveel mogelijk op inhoud te beoordelen en minder op het schrijven van goede teksten. Bij een nieuwe aanbesteding zullen we hier opnieuw aandacht aan geven. Mogelijkheden zijn: - Het organiseren van een voorlichtingsbijeenkomst om aanbieders te ondersteunen, uitleg, tips en voorbeelden te geven - Overwegen om, binnen de wettelijke kaders, een deel onderhands aan te besteden - De gunningscriteria op een duidelijk en toegankelijk abstractieniveau te formuleren Deze aanbeveling overnemen (onderdeel van contractmanagementgesprekken)

-5-

3. 3 Kostprijsonderzoek Gelet op de benodigde expertise hebben de gemeenten een extern bureau ingeschakeld voor het kostprijsonderzoek. Het bureau hanteerde voor alle kostprijselementen een voorstel op grond van benchmark. Aanbieders konden hier op reageren en aangeven of een kostprijselement al dan niet aansloot bij de lokale situatie. Aanbevelingen en maatregelen Aanbeveling 10 Meer tijd voor het kostprijsonderzoek en kritische houding t.o.v. het onderzoek

11

Overweeg een uitvraag over (een deel van) de kostprijsfactoren onder de aanbieders (voorafgaand aan het meedelen van benchmark gegevens)

12

Voorafgaand aan de publicatie van de aanbesteding producten, tarieven en voorwaarden bekend maken en voldoende tijd inruimen voor reacties op de bekendmakingen. - Voldoende tijd voor het onderzoek en hoor en wederhoor. - Overwegen om aanbieders zelf tarieven te laten offreren.

13

Maatregel - In de aanbestedingsplanning voldoende tijd reserveren voor het kostprijsonderzoek, de reactie van aanbieders en het controleren en kritisch reviewen van aanbestedingsdocumenten. Zie ook aanbeveling 5. - Zo nodig een second opinion of een toets door een (onafhankelijke) derde uit laten voeren. - Bij toekomstige corona maatregelen o.i.d. zoveel mogelijk streven om een live ambtelijk overleg te plannen om de kritische punten door te praten. Deze maatregel niet op voorhand overnemen omdat dit afhangt van de aard van de aanbesteding, de visie op inkoop en de gekozen systematiek. Voorafgaand aan een kostprijsonderzoek onderzoeken en vaststellen welke systematiek (en in het verlengde daarvan het type kostprijsonderzoek) het beste past bij de betreffende aanbesteding. Deze aanbeveling overnemen, tenzij het om de bekendmaking gaat van strategische informatie waarbij openbaarheid op voorhand niet wenselijk is en/of wanneer het tarief een onderdeel is van het aanbod en dus de gunning.

-

Zie aanbeveling 5 en 10.

-

Deze overweging niet op voorhand overnemen (vandaar “overweging” als aanbeveling). In de voorbereidingsfase de inkoopsystematiek vaststellen en daarbij deze optie meenemen.

-

-

-6-

3.4 De feitelijke aanbesteding (na publicatie) De feitelijke aanbesteding betreft de periode van de officiële publicatie van een aankondiging van de aanbesteding, de gunning en de implementatie van de nieuwe overeenkomsten. Aanbevelingen en maatregelen Aanbeveling 14 Maak vooraf goede afspraken bij escalaties, negatieve publiciteit en politieke ophef 15 16

17

Plan voldoende tijd Opzet kostprijsonderzoek en voldoende ruimte voor terugkoppeling van de tariefstelling Betrek bestuurders en managers vanaf het begin intensiever.

Maatregel Deze maatregel opnemen in het startdocument in afstemming met communicatieadviseurs van de deelnemende gemeenten en daarbij o.a. afspraken maken over (beschikbaarheid van) woordvoerderschap, verantwoordelijken en afstemming. Zie aanbevelingen 5, 10 en 13. Zie hiervoor de aanbevelingen 10 t/m 13 die over het kostprijsonderzoek gaan.

Zie aanbeveling 1 en 2.

-