St. t.k.n. Collegebesluit Toezichtrapport informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024

AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum:

30 september 2025

Zaaknummer:

1375588

Portefeuillehouder: W. Stoffer Ambtenaar: Team:

Informatie/Proces en Zaken

Teammanager: Directie: Raad:

Nee

Commissie:

Maatschappij en Middelen - TKN

OR:

Nee

Communicatie:

Ja

Bijlage(n):

Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024

Betrokken teams:

,,

Openbaar:

Ja

Onderwerp toezichtrapport informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024 Samenvatting In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden wordt bijgaand Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024 aangeboden. Deze rapportage is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG. Deze archief-KPI's omvatten indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de mate waarin aan de archief wettelijke eisen wordt voldaan. Advies aan burgemeester en wethouders 1. Kennis nemen van het Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Nunspeet 2022-2024; 2. Het toezichtrapport ter kennis brengen van de raad via de commissie Maatschappij en Middelen; 3. De reactie op de verschillende aanbevelingen ter kennis brengen van de archivaris en de provinciale toezichthouder. oorstelEind

Pagina 1 van 5

TOELICHTING Inhoudelijke toelichting In de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (NoVA) en de Archiefverordening gemeente Nunspeet 2021 is het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Nunspeet belegd bij de (streek)archivaris van NoVA. Overeenkomstig de Archiefverordening brengt de archivaris verslag uit van zijn bevindingen omtrent de uitoefening van dit toezicht. In algemene zin kan worden geconcludeerd dat voor een groot aantal onderdelen het informatiebeheer goed op orde is en dat de gemeente sinds de vorige periode daar fundamentele stappen in heeft gezet. Door vroegtijdig voor te sorteren op de pensionering van een aantal (beleids)medewerkers binnen team Informatie is er de afgelopen periode extra ruimte gecreëerd om aan een aantal aanbevelingen uit de vorige rapportage te voldoen. Er is een aantal onderdelen waarop de gemeente nog wat werk dient te verzetten. De intenties hiertoe zijn weliswaar aanwezig maar tot de (volledige) uitvoering is het nog niet gekomen. Aanbevelingen Het toezicht wordt vastgesteld door gebruik te maken van een Kritische Prestatie Indicatoren. Op basis van het geconstateerde wordt per Archief KPI aangegeven wat voldoende is en waar nog extra aandacht nodig is. Voor deze onderdelen worden dan aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen zullen intern opgepakt kunnen worden.

In overleg met de teammanager Informatie zal gekeken worden wat nodig is om de aangegeven aandachtspunten op te pakken en welk tijdspad daarbij realistisch is. De doorlopende nummering van de aanbevelingen in het toezichtrapport is in deze toelichting gehandhaafd. Een aantal aanbevelingen uit de vorige rapportage is weliswaar geïmplementeerd, maar zal ook in de toekomst blijvend gemonitord worden om te borgen dat hieraan voldaan blijft worden. Overigens heeft gemeente Nunspeet gevraagd om bij een volgende rapportage aan te geven welke aanbevelingen een volledig groene beoordeling verhinderen. Daarmee kan gericht toegewerkt worden naar een geheel positieve eindbeoordeling. De archiefdienst heeft positief gereageerd op deze suggestie.

Pagina 2 van 5

Lokale regelingen Bij dit onderdeel zijn een drietal aanbevelingen genoemd: 1. Maak zo snel mogelijk afspraken met de Omgevingsdienst Veluwe omtrent het archiefbeheer voor de gemandateerde taken en regel daarbij ook de ter beschikkingstelling van archiefbescheiden. 2. Regel het archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken bij andere partijen wordt ondergebracht. 3. Zorg voor goede afspraken over de gegevens en het beheer ervan in het geval deze elders worden opgeslagen. Deze aanbevelingen nemen wij over en zullen deze opnemen in de actiepuntenlijst van het gemeentelijk Kwaliteitssysteem. In NoVA-verband wordt al gewerkt aan aanbeveling 2 over de samenwerkingsverbanden. Middelen en mensen Bij dit onderdeel zijn geen aanbevelingen omdat de aanbevelingen uit de vorige rapportage adequaat zijn geïmplementeerd. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Bij dit onderdeel zijn een vijftal aanbevelingen genoemd: 4. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. Over deze aanbeveling loopt intern overleg over de alternatieve oplossingsrichtingen. Daarmee verwachten we deze aanbeveling in de nabije toekomst opgelost te hebben. 5.

Vul het applicatieoverzicht aan met de informatiebeheertaken of breng dit applicatieoverzicht onder in een overzicht van werkprocessen of zaaktypen. In de zaaktypecatalogus zal per zaaktype vermeld worden welke applicaties gebruikt worden. Met dit onderwerp is al een begin gemaakt en het resultaat ligt al bij de archiefdienst ter beoordeling. 6. Zorg dat ook vakapplicaties beschikken over functies voor het uitvoeren van archiefbeheer. Bij aanbestedingen zal met deze aanbeveling rekening gehouden worden. Het is daarmee niet te garanderen dat nieuwe vakapplicaties over deze functionaliteit zullen beschikken, zoals dat voor bestaande vakapplicaties ook niet gegarandeerd kan worden. 7. Voer een verder onderzoek uit op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de wettelijke eisen en neem zo nodig maatregelen. In het kader van het

Pagina 3 van 5

onderzoek naar de centralisatie binnen NoVA kiezen we ervoor om het gevraagde onderzoek op dit moment niet uit te voeren. Het resultaat van het centralisatievraagstuk kan aanleiding geven om het gevraagde onderzoek alsnog uit te voeren. 8. Monitor de voortgang voor het opstellen van een opzet voor een veiligheidsplan door de archiefdienst en maak deze na het verschijnen ervan zo spoedig mogelijk gemeente-eigen. Deze aanbeveling nemen wij over en zullen deze opnemen in de actiepuntenlijst van het gemeentelijk Kwaliteitssysteem. Interne kwaliteitszorg en toezicht Bij dit onderdeel zijn geen aanbevelingen omdat de aanbevelingen uit de vorige rapportage adequaat zijn geïmplementeerd. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzame archiefbescheiden Bij dit onderdeel zijn een drietal aanbevelingen genoemd: 9. Zorg voor een compleet overzicht van te bewaren archiefbescheiden en zorg voor vastlegging van de bijbehorende metadata conform het vastgestelde metadataschema. Deze aanbeveling nemen wij over en zullen deze opnemen in de actiepuntenlijst van het gemeentelijk Kwaliteitssysteem. 10. Zorg voor vastlegging van de originele belastingaanslagen inclusief de nodige metagegevens, in ieder geval die van de WOZ als basisregistratie. Deze aanbeveling wordt meenemen in de aanbesteding voor een volgend belastingpakket.

Daarnaast is er overleg met leverancier over het opschonen van oude gegevens. Ten slotte is nut en noodzaak van vernietigingsfunctionaliteit bij de leverancier onder de aandacht gebracht en het onderwerp staat op de roadmap voor de ontwikkeling van de opvolgende applicatie. 11. Maak inzichtelijk in welke applicaties informatieobjecten zijn te vinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie. Het is ons onduidelijk wat met deze aanbeveling bedoeld wordt. We nemen dit mee in het maandelijkse overleg met de archiefdienst en indien relevant zal deze aanbeveling opgenomen worden in de actiepuntenlijst van het gemeentelijk Kwaliteitssysteem. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Bij dit onderdeel zijn een vijftal aanbevelingen genoemd:

Pagina 4 van 5

12. Leg bij een migratie of conversie nauwkeurig vast welke stappen zijn uitgevoerd en wat hiervan de resultaten zijn geweest, in ieder geval als het gaat om langdurig te bewaren informatie. 13. Stel zo spoedig mogelijk na een migratie of conversie, een verklaring van migratie of conversie op. 14. Implementeer de Capstone-methodiek voor e-mailberichten, vooruitlopend op een mogelijke aansluiting op de selectielijst e-mailbewaring. 15. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 16. Zorg voor totale vernietiging in de applicaties die gekoppeld zijn aan het zaaksysteem en voor tijdige vernietiging in de overige vakapplicaties. De aanbevelingen 12 t/m 15 nemen wij over en zullen deze opnemen in de actiepuntenlijst van het gemeentelijk Kwaliteitssysteem. Vanuit interne behoefte is met aanbeveling 14 al een begin gemaakt. Aanbeveling 16 heeft reeds de aandacht bij nieuwe aanbestedingen, maar hiervoor geldt hetzelfde als voor aanbeveling 6. Toezicht gemeenschappelijke regelingen De gemeente Nunspeet heeft taken in het sociaal domein belegd bij de gemeenten Harderwijk en Ermelo. De gemeenschappelijke regeling Meerinzicht voert onder mandaat deze taken uit voor de gemeenten Ermelo en Harderwijk. De archivaris signaleert dat de archivering op dit punt niet behoorlijk geregeld is en dat de achterstanden daarin alleen maar oplopen.

Daarom vraagt hij aandacht van de gemeente Nunspeet als zorgdrager voor deze situatie. Dit signaal wordt ter harte genomen. Gemeente Nunspeet zal bij Meerinzicht aandacht vragen voor deze problematiek. Evaluatie Na een jaar zal er een evaluatie plaatsvinden met de streekarchivaris over de stand van zaken van de aanbevelingen.

Pagina 5 van 5