KvdV Bijlage II Organisatiemodel en besluitvormingsprocessen KvdV

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

versie 14-1-2025

Inleiding De gemeenten Elburg, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek werken samen met de Provincie Gelderland en het Waterschap Vallei en Veluwe aan gebiedsopgaven en projecten zoals omschreven in de Samenwerkingsagenda Kop van de Veluwe 2024-2028. In deze samenwerkingsagenda en in de daaruit voortvloeiende Uitvoeringsparagraaf 2024 zijn ook de organisatie en de sturing benoemd. Dit evenwel op hoofdlijnen. In de uitvoeringspraktijk bleek nog wel behoefte aan verduidelijking en nadere invulling van de structuur, de verschillende rollen, de sturing en de besluitvormingsprocessen. Dat is uitgewerkt in het voorliggende document “Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV”. Bij het opstellen daarvan is de Samenwerkingsagenda en met name hoofdstuk 7 over Organisatie en Sturing als vertrekpunt genomen. In de tekst hieronder (Onderwerp Hoofdstuk 7 Samenwerkingsagenda) worden de belangrijkste uitgangspunten uit de Samenwerkingsagenda (SWA) herhaald (in zwart). In de groene teksten worden nadere opmerkingen gegeven. In de tabel Organisatiemodel zijn vervolgens per gremium en functie de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden uitgewerkt. In de tabel op de laatste pagina zijn de besluitvormingsprocessen uitgewerkt.

Hoofdstuk 7 Samenwerkingsagenda – Organisatie en Sturing Integrerende tafel / kopgroep Tekst SWA: De Kopgroep is (gedelegeerd) verantwoordelijk voor de uitvoering van de Samenwerkingsagenda en rapporteert hierover aan de samenwerkingspartners. Daarmee is de Kopgroep de integrerende tafel voor onze samenwerking. Ze agendeert regionale ontwikkelingen en stemt de inbreng op andere regionale tafels met elkaar af. De Kopgroep borgt integraliteit tussen de diverse thema’s en gebiedsopgaven en bespreekt raakvlakken, dilemma’s en voorstellen voor prioritering of scopewijzigingen. Leden van de Kopgroep zijn vertegenwoordigers vanuit de samenwerkingspartners, de voorzitter en coördinerend gemeentesecretaris. De Kopgroep is tevens de bestuurlijk opdrachtgever voor de regiosecretaris en gebiedsregisseur. Nadere opmerkingen: - Delegeren is het overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheden (in tegenstelling tot mandateren, waar de verantwoordelijkheid bij de mandaatgever blijft). - De kopgroep is verantwoordelijk voor de uitvoering en dus ook om daarover te besluiten, echter binnen de kaders van de door de deelnemende besturen vastgestelde Samenwerkingsagenda en de Uitvoeringsparagrafen. - In theorie behoeft niet elk kopgroep besluit eerst langs de colleges of het DB van het Waterschap, waar dat besluit past binnen de kaders van SWA en de uitvoeringsparagraaf.

Bij een breder effect uiteraard wel.

Bestuurlijke overleggen (BO’s) Tekst SWA: Er zijn twee bestuurlijke overleggen: Ruimte en Economie. • Het BO Ruimte houdt zich bezig met wonen, natuur en landbouw, mobiliteit, recreatie en toerisme. • Het BO Economie gaat over de thema’s economie en menselijk kapitaal. Nadere opmerking: Er zijn ontwikkelingen met betrekking tot Regiodeals, Energie en Nationaal Programma Ruimte voor Defensie, waardoor uitbreiding en/of een andere indeling van tafels noodzakelijk kan zijn. Tekst SWA: De bestuurders verdelen onderling de portefeuilles en zorgen ervoor dat er een goede afstemming plaatsvindt met andere relevante regionale tafels, bijvoorbeeld op de Noord-Veluwe of in de Regio Zwolle. Het is de taak van het BO om regionale zaken binnen de beleidsterreinen af te stemmen en uitvoering te geven aan de acties die genoemd staan in de Samenwerkingsagenda. Het BO heeft een agenderende en adviserende rol over het betreffende thema, wat mogelijk leidt tot bijstelling van doelen, ambities of prioritering in de samenwerking Kop van de Veluwe. Nadere opmerkingen: - Elk bestuurlijk overleg heeft een bestuurlijk voorzitter, die het overleg voorbereidt en voorzit, bijgestaan door de ambtelijk trekker van het ambtelijk overleg Ruimte of Economie. - De ambtelijke overleggen zijn qua samenstelling en taken in onderstaande nader gedefinieerd.

1

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

versie 14-1-2025

Bestuurlijk opgaveteams Tekst SWA: Uitvoering van de gebiedsopgaven ligt bij coalitions of the willing: partijen die zelf belang hebben of zien bij de uitwerking van de opgave en daaraan actief willen bijdragen. Dat kan één gemeente zijn of meerdere gemeenten binnen de Kop van de Veluwe. Dit eventueel aangevuld met andere overheidspartners zoals provincie, waterschap, omliggende gemeenten of provincies, het Rijk of een publiek-private samenwerking. De deelnemende partners aan een gebiedsopgave vormen samen het bestuurlijk opgaveteam. Dat team is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling en uitvoering van de gebiedsopgave. Binnen het inhoudelijk kader van de Samenwerkingsagenda gaat de coalitie eigenstandig aan de slag. Terugkoppeling vindt in de Kopgroep plaats, de integrerende tafel die zowel de gebiedsopgaven als de thema’s aan elkaar verbindt.

Burgemeesters en gemeentesecretarissen Tekst SWA: De burgemeesters dragen zorg voor de onderlinge relatie en bieden continuïteit. Zij adviseren de Kopgroep over de wijze van samenwerken en in het bijzonder over het betrekken van gemeenteraden. De portefeuille lobby is belegd bij één van de burgemeesters. De gemeentesecretarissen zijn verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van voldoende middelen en de personele inzet voor de uitvoering van de Samenwerkingsagenda. Het secretarissenoverleg is ambtelijk opdrachtgever voor de regiosecretaris en gebiedsregisseur. De coördinerend gemeentesecretaris en de voorzitter van de Kopgroep organiseren periodiek het opdrachtgeversoverleg met de opdrachtnemers. Nadere opmerking: - De regiosecretaris (later bestuurssecretaris genoemd) en de gebiedsregisseur (later regiomanager genoemd) kennen allebei een bestuurlijk en een ambtelijk opdrachtgever en worden allebei gezien als opdrachtnemers.

Regioteam Tekst SWA: Het regioteam adviseert de Kopgroep en desgevraagd de burgemeesters en gemeentesecretarissen over regionale zaken. Het regioteam bereidt samen met de regiosecretaris en gebiedsregisseur bestuurlijke besluitvorming voor en doet voorstellen voor planning en prioritering. Het regioteam bestaat uit de accounts van de samenwerkingspartners, de regiosecretaris en gebiedsregisseur, een adviseur communicatie en de secretarieel medewerker. De accounts zijn in eigen huis tevens de verbindende schakel tussen de eigen organisatie en de Kop van de Veluwe en Regio Zwolle. Ze organiseren bestuurlijke- en ambtelijke betrokkenheid en adviseren hun eigen bestuur aangaande regionale zaken. Nadere opmerking: - Het regioteam is een netwerkteam en geen organiek team. - Er was binnen het regioteam niet voorzien in een aansturende of coördinerende functie. Tegelijkertijd heeft het regioteam diverse taken die ten dienste staan aan de realisatie van de samenwerkingsagenda, waarvan de regiosecretaris en gebiedsregisseur opdrachtnemer zijn. Daaruit volgt wel dat men (in regioteamverband werkend) wel opdrachten kan krijgen op inhoud (regiomanager) of proces (bestuurssecretaris).

2

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

versie 14-1-2025

Regiosecretaris en gebiedsregisseur (nu bestuurssecretaris en regiomanager) Tekst SWA: De regiosecretaris en gebiedsregisseur hebben als opdracht om de samenwerking op de Kop van de Veluwe en de uitvoering van de Samenwerkingsagenda te coördineren en regisseren. De gebiedsregisseur doet dat op de inhoud, de regiosecretaris op proces. Ze faciliteren de Kopgroep door het signaleren en agenderen van relevante regionale ontwikkelingen, opstellen van voortgangsrapportages, voorbereiden van vergaderingen, organiseren van bestuurlijke besluitvorming, onderhouden van de relatie met Regio Zwolle en het agenderen en organiseren van samenwerkingskansen. Ze werken samen met het regioteam. De regisseur is het aanspreekpunt voor de ambtelijk trekkers van de diverse bestuurlijke- en ambtelijke tafels. Nadere opmerkingen: - Op 18 december 2023 heeft de kopgroep de uitvoeringsparagraaf 2024 vastgesteld, alsmede de functieprofielen van de regiosecretaris en de gebiedsregisseur/kwartiermaker. Bij de verdere uitwerking naar vacatureteksten bleken in de functietabellen de nodige onduidelijkheden, overlap en leemten. Daarnaast was er de veronderstelling dat de kwartiermakersrol maximaal 1 tot 2 jaar zou beslaan en dat daarna alleen de rol programmaregisseur zou overblijven.

Daarnaast ontstond het inzicht dat de benaming regiosecretaris onvoldoende externe betekenis zou hebben en er op deze wijze geen duidelijk extern boegbeeld zou zijn, terwijl vooral de inhoud van betekenis is in de externe presentatie en niet het proces. Ten slotte was er op deze wijze sprake van twee kapiteins op 1 schip, hetgeen organisatorisch onwenselijk is. Tegelijkertijd was er ook geen behoefte aan een hiërarchisch model omdat het een netwerksamenwerking betreft en geen organieke samenwerking. Derhalve is bij de verdere uitwerking van vacatureteksten en profielen door gemeentesecretarissenoverleg gekozen voor een verdeling in een regiomanager en een bestuurssecretaris. De één vooral bezig met de inhoud en eindverantwoordelijk opdrachtnemer en de ander met de processen. Omdat ook nog niet duidelijk was hoe de samenwerkingsagenda en het uitvoeringsmodel zich de komende jaren zou gaan ontwikkelen, hebben we de twee profielen als vacatures uitgezet voor vooralsnog een tijdelijke duur van twee jaar. De bedoeling is dat de regiomanager/kwartiermaker zich volledig op de gebiedsopgaven en de thema’s kan richten en daar ook inhoudelijk mee bezig is, bijgestaan door adviseurs en ambtelijke werkgroepen. Het is geen vrijgestelde leidinggevende.

De samenwerking binnen de KvdV en ook binnen de RZ en de provincie (ruimtelijke plannen, stikstof) en alles wat er bij komt (deals, NPRD) is enorm complex, ook bestuurlijk. Daarom is er een bestuurssecretaris nodig die als een spin van het netwerkweb alle verbindingen en processen overziet (common eye), de klok in de gaten houdt en alle trillingen in het web voelt. En dus de regiomanager voedt en faciliteert en alle bestuurlijke en ambtelijke processen organiseert. Beiden werken in co-creatie, vullen elkaar aan, nemen elkaar waar, hebben complementaire competenties en versterken elkaar.

3

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

versie 14-1-2025

Organisatiemodel Gremium Democratisch orgaan

Wie Gemeenteraden, Provinciale Staten, Algemeen Bestuur Waterschap

Taken (doen) • Stelt de Samenwerkingsagenda vast. • Stelt het financiële (begrotings)kader vast. • Neemt deel aan klankbordgroep overleg.

Bevoegdheden (mogen) • Gemeentewet • Provinciewet • Waterschapswet

Besturen

Colleges van B&W en GS en Dagelijks bestuur Waterschap

• Gemeentewet • Provinciewet • Waterschapswet

Kopgroep KG

De kopgroep bestaat uit de coördinerend burgemeester (voorzitter), een bestuurlijk vertegenwoordiger per samenwerkingspartner en de coördinerend gemeentesecretaris.

• Verbindt regionale doelen met interne doelen op inhoudelijk en procesmatig bestuurlijk niveau. • Promoot de samenwerking. • Stelt de jaarlijkse concept uitvoeringsparagraaf en uitvoeringsbegroting (doelen, mensen en middelen) vast, binnen de kaders van de SWA. • Voorziet in financiering en capaciteit t.b.v. van de uitvoeringsparagraaf. • Stelt de nodige juridische samenwerkingsovereenkomsten, ter uitvoering van de Samenwerkingsagenda vast. • Delegeert aan de eigen bestuurlijk vertegenwoordigers de besluitvorming over en uitvoering van taken binnen de kaders van de samenwerkingsagenda en uitvoeringsparagraaf. • Stelt voorstellen en informerende nota’s aan het democratisch orgaan m.b.t. deze samenwerking vast. • • Voert bestuurlijke regie (initiëren, richting geven, tempo bepalen, inhoud bepalen, bijsturen, afronden) op de bestuurlijke samenwerking en uitvoering inzake de SWA. • Agendeert (boven)regionale ontwikkelingen en stemt de inbreng op andere regionale tafels met elkaar af. • Borgt integraliteit tussen de diverse thema’s en gebiedsopgaven en bespreekt raakvlakken, dilemma’s en voorstellen voor prioritering of scopewijzigingen. • Besluit op basis van consensus. • Acteert als bestuurlijk boegbeeld en bevordert draagvlak bij de deelnemende partijen, de democratische organen, de samenwerkingspartners en binnen de samenleving.

• Rapporteert aan besturen over voortgang, realisatie en belangrijke ontwikkelingen.

Vaste adviseurs: regiomanager en bestuurssecretaris.

•

•

• • • • • • •

Besluit op basis van delegatie of zo nodig volmacht vanuit de eigen besturen over aangelegenheden die de SWA en de uitvoering daarvan betreffen, voor zover de bevoegdheid niet aan democratische organen of besturen is voorbehouden. Stelt de jaarlijkse concept uitvoeringsparagraaf en de concept uitvoeringsbegroting (capaciteit en middelen, ook t.b.v. agenda’s BO’s) vast ten behoeve van besluitvorming door de besturen. Stelt de resultatenrekening van de uitvoeringsparagraaf vast, op basis waarvan definitieve jaarlijkse bijdragen worden bepaald. Geeft aanwijzingen aan de Regiomanager en bestuurssecretaris. Adviseert over algemene persberichten, externe publicaties en woordvoeringslijnen. Adviseert vanuit haar regisserende en integrerende rol aan bestuurlijke tafels en opgaveteams. vaststellen van voortgangsrapportages. Vaststellen en aanbieden van (al dan niet) rechtstreekse informatiebrieven en voortgangsrapportages aan de besturen en democratische organen. Agenderen van regionale zaken bij de besturen.

Verantwoordelijkheden (moeten) • Indirecte verantwoordelijkheid nemen voor de koers, de uitvoering en de controle op het samenwerkingsverband. • Bepalen van inhoudelijke en financiële kaders voor de samenwerking en de samenwerkingsagenda. • Bepalen betrokkenheid vanuit democratisch orgaan. • Draagt bij aan constructieve en daadkrachtige samenwerking door middel van en zoals vermeld in de Samenwerkingsagenda. • Neemt deel aan bestuurlijk samenwerkingsoverleg. • Faciliteert de benodigde inzet van mensen en middelen. • Faciliteert randvoorwaarden (juridisch, organisatorisch, financiering, communicatie, etc.) • Informeren van het eigen democratisch orgaan en eigen externe partners/belanghebbenden over de voortgang. • Monitoren of de uitvoering van de swa binnen de inhoudelijke kaders wordt uitgevoerd

• Is gedelegeerd verantwoordelijk voor de uitvoering van de SWA. • Waarborgt een goede bestuurlijke inrichting van de samenwerking. • Rapporteert op bestuurlijk niveau aan samenwerkingspartners en de samenleving over de voortgang en belangrijke ontwikkelingen. • Fungeert als integrale tafel voor de samenwerking en borgt integraliteit tussen de diverse thema’s en gebiedsopgaven. • Fungeert als bestuurlijk opdrachtgever voor de regiomanager en de bestuurssecretaris. • Fungeert als regionaal bestuurlijk aanspreekpunt voor de Regio Zwolle en de provincie Gelderland. • Bevordert en ziet toe dat partijen binnen de SWA constructief samenwerken.

De voorzitter van de kopgroep is belast met de externe bestuurlijke woordvoering, qua boodschappen zo mogelijk vooraf afgestemd met de kopgroep.

4

Kop van de Veluwe Secretarissenoverleg SO

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV De gemeentesecretarissen van de Kopgemeenten, regiosecretaris provincie en ad hoc manager waterschap. Wordt voorgezeten door coördinerend gemeentesecretaris. Vaste adviseurs: regiomanager en bestuurssecretaris.

• Neemt kennis van agenda’s en stukken voor de kopgroep en bestuurlijke overleggen. • Stuurt op (tijdige) beschikbaarheid van middelen en capaciteit om de SWA uit te voeren. • Stuurt op de kwaliteit van de output. • Promoot intern de samenwerking. • Stuurt op systeem (PDCA, werkwijze), organisatie, doelmatigheid en rechtmatigheid.

• Geeft aanwijzingen en instructies aan regiomanager en bestuurssecretaris. • Stelt conceptbegrotingen, concepttussenrapportages en conceptresultatenrekeningen vast v.w.b. capaciteit en middelen. • Vaststellen ambtelijke voorstellen en voortgangs- en verantwoordingsrapportages aan kopgroep waar het gaat om middelen en capaciteit. • Besluit over interne communicatie.

versie 14-1-2025 • Voorziet vanuit ambtelijk opdrachtgeverschap in duidelijke opdrachten, kaders en randvoorwaarden aan regiomanager en bestuurssecretaris. • Waarborgt het goed functioneren van de KvdVsamenwerking d.m.v. werkbare structuren, organisatie, processen, gedrag en houding. • Verbinding met ambtelijke lijnorganisaties. • Verbinding met andere doelen en activiteiten van de deelnemende organisaties. • Waarborgt Intern draagvlak. • Alloceren van ter beschikking gestelde middelen en personele capaciteit voor uitvoering van de Samenwerkingsagenda; • Zorgen dat (richtinggevende) besluiten van de kopgroep worden uitgewerkt naar duidelijke opdrachtformuleringen (SMART) • Voorzien in ‘dagelijkse’ coördinatie vanuit bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgevers en monitoren van nieuwe interne of externe ontwikkelingen, agendering, agenda’s en de voortgang van de SWA en uitvoeringsparagraaf. • ‘Dagelijks’ aanspreekpunt voor het regiobureau • Voorbereiden van kopgroep vergaderingen en burgemeesters overleggen.

Opdrachtgeversoverleg OGO

Opdrachtgevers (gedelegeerd) : Coördinerend burgemeester, coördinerend gemeentesecretaris, Opdrachtnemers: regiomanager en bestuurssecretaris

• Periodiek overleg tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers over de voortgang en kwaliteit en ontwikkelingen. • Eerste aanspreekpunt voor regiomanager en bestuurssecretaris voor inhoudelijke, functionele of zakelijke dilemma’s of nadere duidingen; • waarborgen dat de opdrachten passen binnen de kaders van de SWA en uitvoeringsparagraaf • Voorbereiden van en vervolg geven aan kopgroep vergaderingen.

• Opdrachtgevers hebben mandaat om namens kopgroep en secretarissenoverleg nadere aanwijzingen of uitvoeringsinstructies te geven aan de ambtelijke samenwerkingsorganisatie. • Agenderen van onderwerpen t.b.v. bestuurlijke overleggen.

Regiobureau (cockpitoverleg en programmasturing)

Regiomanager en bestuurssecretaris,

• Onderling afstemmen en bereiken van consensus over inhoudelijke, procesgerichte en organisatorische zaken rondom de SWA en uitvoeringsparagraaf. • Monitoren en analyseren van nieuwe ontwikkelingen en relevantie voor de opdracht en de uitvoering. • Voorzien in goede afstemming, coördinatie en verbinding tussen inhoud en proces. • Voorzien in programmasturing naar de uitvoeringsorganisatie. • Voorbereiden agenda’s kopgroep, regioteam, BO’s, werkgroepen. • Zorgt dat jaarlijkse bijstelling/ontwerp van de uitvoeringsparagraaf, inclusief begroting en capaciteitsramingen.

• Kennisnemen van alle informatie en ontwikkelingen. • Agenderen van onderwerpen. • Opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages. • Geven van (ieder vanuit eigen verantwoordelijkheden maar wel onderling afgestemde) opdrachten en aanwijzingen aan ambtelijk trekkers, projectleiders en projectsecretarissen. • • Bij verschil van inzicht, hakt de regiomanager uiteindelijk de knoop door.

• Waarborgen van juiste afstemming, coördinatie en verbinding tussen inhoud en proces. • Waarborgen integrale sturing (kloppend op proces en inhoud) op de uitvoering SWA en UP. • Voorzien in adequate voortgangs- en verantwoordingsinformatie. • Zorgt voor strategische informatie en beeldvorming, zodat de regio zich goed kan positioneren binnen externe processen.

Regioteamoverleggen RTO

Regiomanager, bestuurssecretaris, accounts, adviseur communicatie, secretarieel medewerker, trekkers AO en adviseur gebiedsopgaven, secretaris MK, regiosecretaris provincie en account waterschap. Kan in verschillende samenstellingen plaatsvinden, naar gelang het onderwerp.

• Voorzien in een volledig onderling informatiebeeld (ontwikkelingen, stand van zaken, voortgang). • Bereidt bestuurlijke besluitvorming voor tbv de verticale lijn Kopgroep-bestuur-democratisch orgaan; • Doet voorstellen voor planning en prioritering; • Zorgt voor doorgeleiding en/of afstemming van informatie naar de interne organisatie • Accounts zijn de verbindende schakel met de eigen organisatie.

• Gevraagd en ongevraagd adviseren (bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgevers)?

• Zorgdragen voor een geïnformeerde en afgestemde onderlinge werkwijze. • Zorgdragen voor verbinding met de deelnemende partijen (bestuurlijk en ambtelijk) en met de regio Zwolle en de provincie Gelderland. • In de eigen organisaties (accounts, regiosecretaris) verzorgen van besluitvormings- en raadsinformatieprocessen. • Zorgdragen dat interne ambtelijke advisering of annotaties vooraf afgestemd worden (uit één mond adviseren) dan wel met open vizier (vooraf en transparant) afwijkend adviseren.

• Informeel overleg over de wijze van samenwerking en het betrekken van de raden • Bevorderen onderlinge en externe relaties tbv het samenwerkingsverband

• Elkaar aanspreken op zaken die de samenwerking bemoeilijken of bemoedigen • In eigen organisatie portefeuillehouder Regionale Samenwerking; • Lid van Algemeen Bestuur van de Regio Zwolle;

• Adviseren kopgroep over de wijze van samenwerken en het betrekken van gemeenteraden • Representatie / Lobby • Verbinding en continuïteit

Burgemeesterslunch / burgemeestersoverleg

Regiomanager en bestuurssecretaris kunnen beiden voorzitter zijn. Burgemeesters kvdv gemeenten, coördinerend gemeentesecretaris

5

Kop van de Veluwe

Bestuurlijk overleggen (BO’s)

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

Portefeuillehouders (bestuurders, leden van de kopgroep) Adviseurs: - Regiomanager - Ambtelijk trekker - Ad hoc strategisch adviseur - Ad hoc bestuurssecretaris

Ambtelijk overleg AO

Rollen Voorzitter Kopgroep

• Borgen van de onderlinge verhoudingen, vertrouwen, sfeer en relatie (ziet toe op goede samenwerking (gemeentewet)). • Intern en extern ambassadeur van de samenwerking en bieden van continuïteit; • Verbinden met de Regio Zwolle. • Afstemmen over (vooral) sectorale opgaven, projecten en programma’s, indien nodig in samenhang met andere samenwerkingsverbanden (vb: RES, NVB, Woondeal etc.); • Opgaven nader verkennen en indien nieuwe ontwikkelingen aanleiding geven om integratieslag te maken met andere thema’s en/of gebiedsopgaven, dit agenderen in de Kopgroep (integrerende tafel); • Uitvoering geven aan enkele sectorale, gebiedsopgaveoverstijgende opgaven, zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda, binnen de gestelde kaders; • Beleidsinhoudelijk bestuurlijk gesprekspartner • Uitvoeren van onderdelen uit de uitvoeringsparagraaf van de Samenwerkingsagenda (projecten, activiteiten, opgaven); • Voorleggen van uitvoeringsplannen en projectvoorstellen aan de kopgroep; • Rapporteren aan en informeren van de Kopgroep over voortgang uitvoering opgaven; • Voorbereiden bestuurlijke tafels Regio Zwolle en coördineren van eventuele gezamenlijke inbreng;

versie 14-1-2025

• Namens de Kop van de Veluwe over bepaalde beleidsthema’s richtinggevende uitspraken doen, gesprekspartner zijn • Uitvoering geven aan enkele sectorale, gebiedsopgaveoverstijgende opgaven zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda, binnen de gestelde kaders; • Agenderen bij de kopgroep van nieuwe ontwikkelingen die mogelijk leiden tot bijstelling doelen, ambities of prioritering in de samenwerking Kop van de Veluwe. • Doen van (project)voorstellen en uitvoeringsplannen (inclusief capaciteit en middelen) aan de kopgroep m.b.t. gebiedsopgaven en thema’s.

• Binnen het vakgebied regionaal afstemmen over belangrijke gebiedsoverstijgende thema’s en opgaven; • Uitvoeren van inhoudelijke opgaven zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda; • Volgen van de actualiteit en agenderen van relevante nieuwe ontwikkelingen binnen het betreffende veld; • Afstemmen over inhoudelijke onderwerpen binnen de gebiedsopgaven en voorleggen keuzes / beslissingen daaromtrent aan kopgroep en of bestuur / democratisch orgaan • Informeren over de voortgang aan de kopgroep • Spreken vanuit de door de kopgroep afgeven lijn omtrent het betreffende onderdeel binnen kop van de veluwe, daarbij zorgdragen dat deze gewaarborgd blijven • Agenderen of terugleggen van zaken bij de kopgroep als de Kop van de Veluwe lijn conflicteert met het individuele gemeentebelang

Vakambtenaren uit het betreffende veld van de deelnemende partijen. (situationeel bepaald/maatwerk).

• Adviseren en voorbereiden van het bestuurlijk overleg; • Agenderen en initiëren van relevantie actualiteit en nieuwe voorstellen; • Uitvoeren van de inhoudelijke opgaven; • Onderhoudt relaties met de ambtelijke tafels van de Regio Zwolle, stemt inbreng af, • Toetsen van inhoudelijke opgaven aan de afspraken in de SWA /uitvoeringsparagraaf ; ervoor zorgdragen dat uitvoering binnen de afgegeven kaders gebeurd

• Onafhankelijk adviseren van het bestuurlijk overleg;

• Bestuurlijk overleg faciliteren bij het uitvoeren van inhoudelijke opgaven zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda;

Burgemeester van 1 van de deelnemende gemeenten

• Vertegenwoordigen van de Kop van de Veluwe richting interne- en externe partners; • Gedelegeerd bestuurlijk opdrachtgever namens de kopgroep. • Gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever namens het secretarissenoverleg.

• Vaststellen inhoud agenda kopgroep • Bestuurlijk woordvoerder naar de media. • Dagelijkse bestuurlijke besluiten van ondergeschikt belang

• Zorgt ervoor dat de bestuurssecretaris tijdig geïnformeerd wordt over alle voor die functie relevante informatie. • Neemt regie en sturing op de uitvoering en inhoudelijk resultaten van de Samenwerkingsagenda en uitvoeringsparagrafen. • Stemt af en overlegt met betrokken in- en externe partijen.

• Werkt op basis van consensus en verbinding en zo veel mogelijk als regiobureau, maar is als primus inter pares bevoegd knopen door de hakken. • Vertegenwoordigt de regio KvdV op directieniveau in bovenregionale overleggen (RZ, Provincie).

• Zorgt namens de burgemeesters voor goede onderlinge samenwerking. • Zit het kopgroep overleg technisch voor. • Is ‘dagelijks’ bestuurlijk aanspreekpunt en boegbeeld. • Zorgt namens en in het secretarissenoverleg als gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever voor goede onderlinge samenwerking en coördinatie. • Zit het secretarissenoverleg technisch voor. • Is ‘dagelijks’ ambtelijk aanspreekpunt. • Binnen de programmaorganisatie primus inter pares voor het integraal realiseren van de SWA, de uitvoeringsparagraaf en verstrekte opdrachten aan het regiobureau, met focus op het WAT en HOE. • Is als regiomanager in- en extern ambtelijke boegbeeld.

Coördinerend secretaris

Gemeentesecretaris van 1 van de deelnemende gemeenten (periodiek roulerend)

Regiomanager

Opdrachtnemer, Regisseur regionale samenwerking en kwartiermaker.

• Vaststellen inhoud agenda secretarissenoverleg. • Dagelijkse ambtelijke besluiten van ondergeschikt belang

6

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

Bestuurssecretaris

Opdrachtnemer; coördinator en regisseur processen

Accounts

Contactpersonen van de samenwerkingspartners (vanuit provincie is dat de regiosecretaris), waar mogelijk zelfde persoon als account Regio Zwolle.

versie 14-1-2025

• Zorgt voor inhoudelijke coördinatie en verbinding. • Onderhoudt een relevant netwerk binnen en buiten de Kop van de Veluwe en zoeken van kansen en verbindingen die aansluiten bij de doelen en ambities zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda. • Verbindt thema’s en gebiedsopgaven en dus ook thematrekkers en trekkers gebiedsopgaven • Bewaakt relatie met de Regio Zwolle (MJA24-28, Regiodeal, VSS/NOVEX-programma’s en REV2040), agendeert en organiseert samenwerkingskansen. • Doorontwikkelen/uitwerken Regioarrangement met provincie Gelderland en inbreng leveren voor Ruimtelijke visie/provinciale Omgevingsvisie (gebiedsprogrammering) en input leveren aan het proces van het ruimtelijk arrangement. • Stemt periodiek af met programma-adviseurs over voortgang van uitvoering van hun opgaven, projecten en activiteiten en kansen voor integraliteit. • (laten) opstellen voortgangsrapportages en uitvoeringsprogramma’s. • Initiëren en regelen van project- of sectorale subsidies en financieringen • Bereidt vergaderingen van de Kopgroep inhoudelijk voor (ism regioteams en bestuurssecretaris);

• Geeft m.b.t. inhoud opdrachten aan het regioteam en strategische adviseurs/kwartiermakers. • Adviseren (gevraagd en ongevraagd) van Kopgroep, onder andere over uitvoering, planning en prioritering van de Samenwerkingsagenda; • Agenderen van en adviseren over relevante ontwikkelingen; • Voorstellen doen voor agenda aanvullingen / bijstelling; zowel SWA als uitvoeringsparagraaf • Voorstellen doen voor inhoud lobby agenda

• Is intern en extern aanspreekpunt op de inhoud (thema’s en gebiedsopgaven) voor Kop van de Veluwe • Onderhoudt een relevant netwerk binnen en buiten de Kop van de Veluwe en zoeken van kansen en verbindingen die aansluiten bij de doelen en ambities zoals verwoord in de Samenwerkingsagenda. • Zorgt voor inhoudelijke verbinding tussen thema’s en gebiedsopgaven.

• Stelt agenda’s samen van kopgroep en regioteam en roept vergaderingen uit. • Stelt agenda samen van regiobureau en roept vergaderingen uit. • Zorgt dat er voortgangs- en verantwoordingsrapportages komen. • Adviseert kopgroep, BO’s, regioteam, secretarissen en regiomanager vanuit de proceslijn. • Stemt periodiek af met ambtelijk trekkers over voortgang van uitvoering van hun opgaven, projecten en activiteiten en kansen voor integraliteit; • Bijhouden jaarlijkse Begroting KvdV in afstemming met coördinerend gemeentesecretaris en regiomanager • Is budgethouder KvdV en voert budgetbeheer, inclusief aanvragen en verantwoorden van provinciale subsidies en doen uitvaardigen voorschotnota’s en facturen aan deelnemende partijen. • Bereidt vergaderingen van de Kopgroep inhoudelijk voor (ism accounts en regiomanager); • Bereidt samen met het regioteam stukken voor ter bestuurlijke besluitvorming in de lijn Kopgroep-bestuurdemocratisch orgaan; • • Verbinden hun eigen organisatie met de Kop van de Veluwe en de regio Zwolle en vice versa • Accounts zijn de verbindende schakel tussen de eigen organisatie en het regiobureau en de ambtelijke tafels • Organiseren in eigen huis van betrokkenheid en inzet bij de uitvoering van de Samenwerkingsagenda en uitvoeringsparagraaf, indien nodig samen met gemeentesecretaris; • Adviseren van (eigen) bestuur;

• Werkt op basis van consensus en verbinding en zoveel mogelijk als regiobureau. • Geeft op proces- en beheer niveau opdrachten aan het regioteam en strategische adviseurs/kwartiermakers. • Adviseren (gevraagd en ongevraagd) van Kopgroep, onder andere over uitvoering, planning en prioritering van de Samenwerkingsagenda; • Agenderen van en adviseren over relevante ontwikkelingen; • Voorstellen doen voor agenda aanvullingen / bijstelling; zowel SWA als uitvoeringsparagraaf • Voorstellen doen voor vormgeven van de organisatie(structuur) • Procesafspraken maken met regioteam. • Mandaat als budgethouder gemeente Oldebroek. • Uitvragen te doen n.a.v. financieel beheer (prestatieakkoordverklaringen, urenverantwoordingen).

• Faciliteert inhoudelijke processen en resultaten door regie te voeren op de faciliterende en beheersprocessen, structuren en organisatie rondom de realisatie en uitvoering van de SWA en de uitvoeringsparagraaf. Daarbij doelen we op informatieprocessen, besluitvormingsprocessen, financiële processen, planningsprocessen, agenderingsprocessen, communicatieprocessen, PCDA-processen en voortgangsen verantwoordingsprocessen. • Bewaakt en monitort planning, tijdigheid en volledigheid van de samenwerkingsprocessen. • Houdt regie over de stukkenstroom. • Bevordert ordentelijke en kwalitatief goede beeld-, oordeels- en besluitvormingsprocessen. • Zorgt voor, beheert of adviseert over PIJOFACHbenodigdheden c.q. binnen de samenwerking of projecten, zoals personele capaciteit, informatiemanagement, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie/automatisering, communicatie en huisvesting/logistiek.

• Organiseren van benodigde overleggen (bijv. bloembladoverleg) in eigen organisatie; • Opstellen van ambtelijke adviezen over Kop van de Veluwe samenwerking in eigen organisatie; • Informeren en adviseren van eigen bestuur; • Adviseren van ons DB-lid en onze AB-leden van RZ, zo mogelijk gezamenlijk.

• Stimuleren en organiseren van de relatie tussen eigen organisatie en Kop van de Veluwe (en Regio Zwolle), zowel ambtelijk als bestuurlijk. • Organiseren in eigen huis van betrokkenheid en inzet bij de uitvoering van de Samenwerkingsagenda en uitvoeringsparagraaf • Zorgen voor tijdige advisering over en doorgeleiding van stukken van / voor kopgroep aan bestuur en / of democratisch orgaan

7

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

Adviseur communicatie

Uit 1 van de deelnemende gemeenten

Secretariële ondersteuning

Uit 1 van de deelnemende gemeenten

• Adviseert over communicatie en strategie daaromtrent • Adviseert over en organiseert netwerkevents (bestuurlijk en ambtelijk niveau) ten behoeve van bevordering regionale samenwerking, ophalen netwerkkansen • Opstellen communicatieplan • Uit (laten) voeren acties uit communicatieplan in samenspraak met regiobureau • Checkt communicatie uitingen intern en extern op lay out en inhoud en toetst of deze in lijn is met de afspraken in de SWA en uitvoeringsparagraaf daarover. • Inplannen jaarplanning iom regiobureau • Verslaglegging, afhandeling en archivering overleggen en bijeenkomsten • Beheerder digitaal archief • Reserveert vergaderlocaties en doet voorstellen daarover • Secretariële en administratieve ondersteuning • Organiseert zaken die nodig zijn te behoeve van het laten plaatsvinden van bijeenkomsten en activiteiten • Correspondentie van Kop van de Veluwe • Draagt zorg voor toegankelijkheid van informatiestromen, digitale vergaderfaciliteiten • Ondersteuning regiobureau

• Beschikbaar budget aanwenden voor communicatie doeleinden • Organisatie rondom netwerkevents coördineren en regisseren • Gevraagd en ongevraagd adviseren omtrent communicatie uitingen in de brede zin •

versie 14-1-2025 • Bewaken huisstijl • Regie voering communicatie uitingen extern • Communicatie uitingen verzorgen

• Tijdig inplannen van de benodigde vergaderingen, afspraken • Zorgdragen dat benodigde middelen beschikbaar zijn zodanig dat deelnemers aan vergaderingen kunnen deelnemen (digitaal of fysiek)

8

Kop van de Veluwe

Organisatiemodel en Besluitvormingsprocessen KvdV

versie 14-1-2025

Processen besluitvorming

Besluitvormingsprocessen kopgroep

Agenda Kopgroep inclusief bijlagen

Secretarissenoverleg

kennisnemen

Adviseren

Adviseren

Vooraf kennisnemen c.q. instemmen

Besluiten

Besluiten

nvt

Besluiten

Besluiten Agenderen

Besluiten concept Agenderen

Besluiten voor zover afwijkend budget Besluiten concept Agenderen

Via colleges

Adviseren

Via colleges

Via colleges

Adviseren

Adviseren

Opstellen Aanleveren Aanleveren en annoteren voor colleges/kopgroeplid

Opstellen Adviseren Adviseren en annoteren voor colleges/kopgroeplid.

Opstellen Adviseren Adviseren en annoteren voor colleges/kopgroeplid.

Besturen Raden / PS / Democratisch orgaan Kopgroep Opdrachtgeversoverleg (OGO) Burgemeestersoverleg Bestuurlijk Overleg (BO) Regiobureau Ambtelijk Overleg (AO) Accounts (stukken ter kennisname en annotatie)

Wijzigingen Vaststellen Samenwerkingsagenda uitvoeringsparagraaf c.q. jaarplan en budget.

Bestuurlijke (uitvoerings)besluiten binnen kaders en budgetten SWA en uitvoeringsparagraaf (niet politiek). Vooraf kennisnemen

Externe uitingen zoals persberichten, sociale media, correspondentie met bestuurlijke of politieke betekenis. Nvt

Overige besluiten binnen kaders SWA.

Vooraf kennisnemen c.q. instemmen op instigatie bestuurder Nvt

Nvt

Besluiten

Ter kennisneming (optioneel) Besluiten Voorleggen

Nvt Besluiten concept Agenderen

Nvt

Via colleges

Nvt

Adviseren, waar relevant. Opstellen Nvt Adviseren en annoteren voor colleges/kopgroeplid.

Besluiten Agenderen Via colleges (optioneel) Adviseren, waar relevant. Opstellen Aanleveren Adviseren en annoteren voor colleges/kopgroeplid.

Opstellen Nvt Nvt

Vooraf kennisnemen

9