AP 7a Bijlage startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet

“Van beleidskader naar uitvoeringsbeleid”

Inhoudsopgave

In deze startnotitie komen de volgende onderdelen aan de orde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Aanleiding. Doelstelling en gewenst resultaat. Kader en rol van de gemeente. Proces: van startnotitie tot evenementenbeleid. Evaluatie bestaand beleid. Geluidsnormen. Evenementenkalender. Aanvragen, vergunningverlening en evaluatie van evenementen. Deregulering. Gemeentelijke faciliteiten/rol. Handhaving. Externe partijen (participatie en stakeholders). Evenemententerrein. Evenementen en conflicterende activiteiten. Klachten, indicatoren en beleidsevaluatie. Planning. Formatieve gevolgen.

1. Aanleiding. In het collegeprogramma 2018-2022 is in het onderdeel Veiligheid het volgende opgenomen: “Wij willen de aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning zo mogelijk vereenvoudigen. Er zal onderzoek worden gedaan of vereenvoudiging van de aanvraag om een evenementen-vergunning mogelijk is. Verder zal als pilot voor een jaarlijks terugkerend evenement een fictieve aanvraag voor 2019 doorlopen worden om vervolgens in samenspraak met de organisatie te komen tot een ontvankelijke aanvraag, waarbij ook aandacht is voor maatwerk. In 2022 zal het proces van vergunningverlening geëvalueerd worden.” Deze mogelijke aanzet tot vereenvoudiging maakt deel uit van een groter geheel: Een voor de gemeente Nunspeet nieuw evenementenbeleid, waarbij ook aandacht moet worden geschonken aan het aspect geluid. Deze toezegging vindt zijn vertaling in de opdracht die is geformuleerd in de beleidsagenda voor de commissie Algemeen bestuur voor het derde kwartaal van 2019. Deze startnotitie, die dus niet alleen ziet op het vergunning proces maar verbreed is tot een nota evenementenbeleid, is de aanzet tot het inlossen van deze toezegging. 2. Doelstelling en gewenst resultaat.

Doelstelling van het vast te stellen evenementenbeleid is het zoeken van een balans tussen het door externe partijen te organiseren evenementen en de verantwoording van de gemeente in het kader van de openbare orde en veiligheid en de leefbaarheid in de omgeving in de breedste zin van het woord. Een aan alle kanten gedragen evenementenbeleid, dat recht doet aan de positie van de aanvrager, de vergunningverlener en derde-belanghebbende. Met het evenementenbeleid moet een kader worden neergezet voor het al dan niet vergunnen van evenementen en de voorwaarden, waaronder evenementen worden vergund. Uiteindelijk moeten er beleidsregels worden geformuleerd waarin verantwoordelijkheden, rechten en verplichtingen voor organisatoren, bezoekers en omwonenden worden vastgelegd en waarin de toetsende en mogelijk faciliterende rol van de gemeente vorm krijgt. Van beleidskader naar uitvoeringsbeleid. Om aan dat traject richting te geven is in deze startnotitie per onderdeel zoveel mogelijk een ‘koersvoorstel’ voorgelegd. 3. Kader en rol van de gemeente. In de voorverkenning is duidelijk geworden dat het aspect openbare orde en veiligheid de verplichte (zie de relatie met de APV) en ook voornaamste insteek is voor het nieuw vast te stellen beleid. Dat sluit ook aan bij de samenhang met de plaats in het collegeprogramma 2018-2022.

Er ligt daarnaast een dwarsverbinding naar de portefeuille recreatie en toerisme en de portefeuille economische zaken en het programma Centrum.

2

Startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet

Het gebruik van bijvoorbeeld een evenementenkalender kan bedoeld zijn om samenloop van te vergunnen evenementen in beeld te krijgen, daarop vanuit veiligheidsoogpunt te anticiperen en de grip op het vergunningsproces te vergroten, maar ook bedoeld zijn om een grotere spreiding (in tijd en in locaties) en daarmee verlenging van het seizoen te bevorderen. Koers: Als primaat voor Evenementenbeleid nemen openbare orde en veiligheid en nevenschikkend het aspect recreatie/toerisme/economische zaken. 4. Proces: van startnotie tot evenementenbeleid. De totstandkoming van nieuw evenementenbeleid in Nunspeet kent de volgende stappen: a. Vaststelling van een concept-startnotitie door het college. b. Behandeling van de startnotitie als richtinggevend document door de commissie Algemeen Bestuur. Nadat de startnotitie is besproken in de commissie wordt deze voor definitieve vaststelling aangeboden aan het college. Na definitieve vaststelling wordt de startnotitie ter kennisname aangeboden aan de raadscommissie Algemeen Bestuur. c. Raadpleging van derden-betrokkenen (stakeholders). d. Behandeling van het concept Evenementenbeleid door het college van burgemeester en wethouders. e. Vaststelling van de Nota Evenementenbeleid door de raad. f. Bekendmaking en implementatie van het (nieuwe) beleid, inclusief de uitleg aan betrokken organisaties.

Koers: Via het geschetste proces komen tot maximaal draagvlak voor evenementenbeleid. 5. Evaluatie bestaand beleid. Een inventarisatie van ‘bestaand beleid’ levert de volgende documenten op: a. Kadernota Evenementenbeleid van 15 mei 2001. b. Voorstel kostentoedeling bij evenementen van 27 september 2010 . c. Voorstel huurinning marktterras 2013 van 29 november 2012. d. Richtlijnen organiseren evenementen van 15 mei 2012. e. Evenementen op het Marktplein van 21 mei 2013. Bij de verkennende gesprekken is duidelijk geworden dat er niet of nauwelijks een (gedegen) evaluatie van deze documenten heeft plaatsgevonden. Overwogen zou kunnen worden bij organisatoren en andere betrokkenen een soort 0-meting uit te voeren die het beeld over de afgelopen periode zichtbaar maakt. Dat zou ook de trendvergelijkingsbasis kunnen vormen voor de ervaringen met het nieuwe beleid (zie o.m. punt 14 van deze notitie). Koers: Het nieuwe beleid eens per twee jaar evalueren (samen met de eerder betrokken partijen). 6. Geluidsnormen. Begin dit jaar zijn door het college beleidsregels “Geluid bij evenementen” behandeld. Aanleiding daartoe vormde het feit dat in de gemeente regelmatig evenementen werden georganiseerd buiten inrichtingen, waar muziek te gehore wordt gebracht. Geluidsnormen zijn in de vergunningen, die afgelopen jaren zijn verstrekt, niet of nauwelijks opgenomen.

Het bestaande beleid gaf over mogelijkheden en onmogelijkheden op bepaalde locaties onvoldoende duidelijkheid. In de notitie worden een drietal typen evenementen onderscheiden (licht, middelzwaar en zwaar). Dat besluit is verkennend besproken in de commissie Algemeen Bestuur. Koers: Geluidbeleid wordt geïmplementeerd in Evenementenbeleid en daarop gebaseerde vergunningverlening. 7. Evenementenkalender. Er bestond en bestaat een duidelijke wens/behoefte aan het hanteren van een evenementenkalender. In de APV kan de burgemeester verplicht worden gesteld jaarlijks een evenementenkalender vast te stellen. Een aantal gemeenten in Nederland werkt daarmee om een goede spreiding van evenementen in tijd en soort te bevorderen. Over de juridische status van de kalender is, onder meer door een recente uitspraak van de Raad van State, (meer) duidelijkheid gekomen. Het instrument kent in ieder geval twee verschijningsvormen. In de ene situatie maakt (als dat althans in de APV is bekrachtigd) dat het niet voorkomen op de kalender een buiten behandeling stellen van de aanvraag tot gevolg heeft. In de andere (meer voorkomende) vorm is de keuze voor de evenementenkalender vooral het ordenings- en spreidingselement. Het geeft aan de gemeente maar vooral aan

3

Startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet

(adspirant)organisatoren en andere belanghebbenden inzicht in wat en waar op diverse momenten staat te gebeuren. Er ligt een toezegging om met ingang van 1 januari 2020 het instrument te introduceren. Aan die toezegging wordt gevolg gegeven met dien verstande dat als gevolg van de uitwerking van het totale evenementenbeleid vorm en inhoud mogelijk veranderen. Koers: Opzet en toepassing van de Evenementenkalender nader uitwerken en als uitgangspunt het ordenings-/spreidingselement hanteren. 8. Aanvragen, vergunningverlening en evaluatie van evenementen. Ieder jaar worden er in Nederland talloze evenementen georganiseerd waar veel mensen op af komen. Bijna altijd verlopen die prima, en staan ze garant voor plezier en ontspanning. Maar soms gaat het helaas vreselijk mis. Als gevolg van incidenten als het festival in Duisburg (Love Parade 2010), de monstertruck in Haaksbergen (2014), de hoogwerker in Oosterwolde (mei 2015) en meer recent (2019) in de onderzoeksresultaten van de Oud en Nieuw brand in Scheveningen en het kermisongeval in Wijchen ontstaat er steeds weer een moment waarbij verantwoordelijkheden van vergunningverleners, organisatoren en andere betrokkenen in beeld komen. Er ontstaat een soort krampreactie op de situatie en de roep om een schuldige te bepalen.

Veelal komt de vraag naar voren “Hoe heeft dit kunnen gebeuren”, daarna volgt vaak de vraag “Had dit voorkomen kunnen worden” en vervolgens de vraag “Wie is er aansprakelijk”. Evenementen brengen in meer of mindere mate veiligheidsrisico’s met zich mee. Om het risico op ongelukken zo klein mogelijk te houden worden aan evenementen hoge veiligheidseisen gesteld en heeft de organisator van het evenement een vergaande ‘zorgplicht’ ten opzichte van toeschouwers en deelnemers. Onder meer als gevolg van de hierboven geschetste voorvallen en de vragen, die zich aandienen over verantwoordelijkheden, is er binnen gemeenteland een ontwikkeling ontstaan om bestaande aanvraagformulieren voor vergunningen enorm uit te breiden. Dat leidt in veel gevallen tot miscommunicatie en onbegrip bij organisatoren. Om de voorliggende situatie goed in beeld te krijgen is het goed de verschillende stappen in het proces van aanvraag tot evaluatie volledig uit te werken en de rollen van alle betrokkenen uit te lijnen. Het gaat dan om: a. Evenementenkalender. b. Aanvraag vergunning. c. Behandeling aanvraag vergunning en (verplichte) overlegmomenten tussen aanvrager, gemeente en adviseurs. d. Toepassing vergunning en controle op naleving voorwaarden. e. Evaluatie en vaststelling leerpunten. Koers: Vergunningsproces (opnieuw) onder de loep nemen en zo mogelijk digitaliseren. 9. Deregulering.

Een element dat binnen de kaders van evenementenbeleid kan worden ingebracht is bijvoorbeeld het streven tot verdere deregulering, het (verder) invoeren van bijvoorbeeld het instrument melding en de (bredere) invoering van meerjarige vergunningen. Het is zeker de moeite waard om nader onderzoek te doen naar de mogelijkheden daarvoor. Koers: Mogelijkheden tot deregulering maximaal benutten. 10. Gemeentelijke faciliteiten/rol. Gemeenten faciliteren op verschillende manier organisaties in hun rol bij het opzetten van evenementen. Van helemaal niets tot bijvoorbeeld subsidiëring. Voor Nunspeet is het faciliteren beperkt. Op dit moment beperkt de ondersteuning zich tot het beschikbaar stellen van dranghekken, die op afroep klaar staan om door de organisatie zelf opgehaald te worden. Daarnaast zijn er, sinds de recente renovatie van het marktplein, betonnen blokken beschikbaar om bijvoorbeeld tenten te verankeren. Denkbaar is die ondersteuning uit te breiden door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van digitaal kaartmateriaal, het verbeteren van het aanvraagproces van vergunningen door digitalisering, het vegen na evenementen, het -onder voorwaarden- beschikbaar stellen van het gemeentehuis, het bijhouden van de evenementenkalender, een meer ondersteunede rol in het aanvraagproces van de vergunning, enz.

Koers: Faciliteren (her)onderzoeken en optimaliseren voor gemeente en organisatie.

4

Startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet

11. Handhaving. Het is een goed en logisch moment om in het kader van de vaststelling van evenementenbeleid na te denken over handhaving en daarover duidelijke bestuurlijke standpunten/uitgangspunten te formuleren. Dat is in de richting van uitvoerende ambtelijke medewerkers, boa’s maar ook van organisatoren wenselijk en richtinggevend. Voor gemeenten geldt een beginselplicht tot handhaving. Dit betekent dat een gemeente alleen in bijzondere omstandigheden kan afzien van handhaving. Voor de naleving van voorschriften, die aan vergunningen verbonden worden, is de organisator verantwoordelijk, maar van de vergunningverlenende gemeentelijke instantie mag in beginsel ook verwacht worden dat toezicht wordt gehouden op naleving van de voorschriften. Het is daarnaast goed om controles in korte rapportages vast te leggen zodat de resultaten zowel bij de evaluatie van een vergunning als bij de beleidsevaluatie kunnen worden betrokken. Koers: Optreden tegen niet-vergunde evenementen en regelmatige controles uitvoeren op naleving van voorschriften. 12. Externe partijen (participatie en stakeholders). Essentieel in de ontwikkeling van beleid is (ook in Nunspeet) het inschakelen van betrokken partijen bij het ontwikkelen van (nieuw) beleid.

Het biedt de kans op het maximaal verwerven van draagvlak, waarbij de expertise van organisatoren van evenementen en hun ervaringen over de samenwerking met de gemeente een waardevolle factor is. Met deze externe partijen bestaat de mogelijkheid om ‘terug te kijken’, maar ook om met hen samen haalbare afspraken te maken, die de wederzijdse verantwoordelijkheid scherp in beeld brengt. Overheid en organisatoren moeten, met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid, steeds meer de rol van partner vervullen en steeds minder die van aanvrager en beslisser. Inventarisatie van de mogelijke partners om het nieuwe beleid vorm te geven zijn: a. Nunspeet-uit-de-Kunst; b. Ondernemersvereniging Nunspeet; c. Standplaatshouders en terrasexploitanten Markt; d. Plaatselijke horeca; e. Marktcommissie; f. Organisatoren grote evenementen (bijv. Nunspeetse Keiler, Wilddagen, Beachvolleybal, Oktoberfest, Stichting Blijdeheidekat, Boerenlanddag, Jalsa Salana, Wielerronde Nunspeet, enz.); Daarnaast zou nog een verkenning kunnen plaatsvinden met de NEO-gemeenten Elburg en Oldebroek, hoewel de aard van de evenementen en de locaties in Nunspeet en die beide andere gemeenten behoorlijk verschillend zijn. Koers: Maximale betrokkenheid van externe partijen bij het vast te stellen beleid (zie procesvoorstel onder 4). 13. Evenemententerrein.

Het collegeprogramma 2018-2022 vermeldt onder het onderdeel Veiligheid: “Wij bieden mogelijkheden voor evenementen. In de gemeente bestaat behoefte aan locaties voor het organiseren van kleine en grote evenementen. Hier is niet altijd een geschikte locatie voor beschikbaar. Wij willen in overleg met diverse organisaties beleid ontwikkelen over evenementenlocaties. Zowel locaties die hiervoor planologisch worden aangewezen, als locaties die eenmalig worden ingezet. Daarbij hebben wij aandacht voor aspecten als geluid, veiligheid en impact voor de omgeving.” In deze startnotitie wordt de link naar dit voornemen gelegd. In een afzonderlijk spoor wordt aan deze opdracht een vervolg gegeven. Het lijkt daarbij goed in te zoomen op de inventarisatie van nu in gebruik zijnde locaties en de geschiktheid daarvan, het peilen van de behoefte aan een specifiek evenemententerrein en bij een positieve uitkomst van die peiling een onderzoek naar een passende locatie daarvoor. Wij gaan daarbij overigens uit van locaties benoemd bij het recent door ons vastgestelde geluidsbeleid bij evenementen.

5

Startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet

Koers: Inventarisatie van nu in gebruik zijnde locaties, behoeftepeiling naar een evenemententerrein en vervolgens zoeken naar een passende locatie. De eerste twee aspecten meenemen in de vaststelling van het Evenementenbeleid en de zoektocht naar een locatie volgtijdelijk, waarbij uitgangspunt is de locaties benoemd bij het recent door ons vastgestelde geluidsbeleid bij evenementen. 14. Evenementen en conflicterende activiteiten. Met name op het Markplein, de plaats waar veel evenementen worden gehouden, ontstaat soms spanning met andere (soms conflicterende) activiteiten. De markt wordt wekelijks een (groot) deel van de donderdag gebruikt voor de weekmarkt. Daarnaast zijn er op dit moment dagelijks drie (horeca)terrassen aanwezig (Banka, Keiler, IJscafé) die terrasruimte huren van de gemeente, terwijl ook nog regelmatig standplaats wordt ingenomen (elke zaterdag bakker Smale en de drie laatste maanden van het jaar Rovers oliebollen). Soms zijn alle activiteiten in te passen omdat ze elkaar op geen enkele manier ‘bijten’. Maar het komt ook voor, met name als er een evenement is, dat activiteiten conflicteren. Daarvoor zijn steeds allerlei regelingen opgesteld. Op andere momenten vindt via overleg inpassing van elkaars activiteiten plaats.

Het is de vraag of dat samenspel, dat vaak afhankelijk is van tolerantie over en weer, moet worden gehandhaafd of dat toch de formele autoriteit bij één van de partijen moet worden gelegd. Koers: Keus maken of samenwerking afhankelijk wordt gesteld van partijen of dat keus voor een ‘bovenliggende partij’ wordt gemaakt. 15. Klachten, indicatoren en beleidsevaluatie. Er komen in Nunspeet betrekkelijk weinig klachten binnen over evenementen. Toch is het goed daarvan een registratie bij te houden, die benut kan worden bij de tweejaarlijkse evaluatie van het evenementenbeleid. Om daarnaast voor de toekomst een trendvergelijking op te kunnen zetten is het zinvol of wellicht zelfs noodzakelijk om aan het beleid indicatoren te verbinden. Het opstellen van die indicatoren vraagt nadere uitwerking. Koers: Indicatoren bepalen/vaststellen die een meting van de effecten van het nieuwe beleid mogelijk maken. 16. Planning. Deze startnotitie is tot stand gekomen op basis van documentstudie, input van de twee meest betrokken collegeleden Van de Weerd en Storteboom en nader afgestemd met een klankbordgroep bestaande uit ambtelijke medewerkers vanuit de teams VTH, Bestuur, ROV en P&P. Het concept is besproken met de ambtelijke ondersteunersgroep op 10 oktober 2019. Het vooroverleg met de twee betrokken portefeuillehouders heeft tot enkele aanpassingen geleid.

De startnotitie wordt behandeld en vastgesteld door het college in november 2019 en daarna nog in 2019 ter behandeling aangeboden aan de commissie Algemeen Bestuur. Op basis van die behandeling en koersbepaling vindt nadere uitwerking plaats ter voorbereiding van de Nota Evenementenbeleid, die aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden in de eerste helft van 2020. Koers: Vaststelling van de Nota Evenementenbeleid nastreven in de eerste helft van 2020. 17. Formatieve gevolgen. De nieuwe opzet van het Evenementenbeleid vraagt, zeker in de aanvangsfase, in het vergunningverleningstraject, de handhaving en de evaluatie een vergrote ambtelijke inzet, die in deze fase absoluut niet te duiden is. Ook de nadere uitwerking van deze startnotitie zal daar nog geen duidelijkheid over kunnen geven. Toch is het goed een beeld te krijgen over de extra inzet, dat dat oplevert in de richting van de gemeente zelf maar ook in de richting van organisatoren. Koers: Bij de uit te voeren evaluaties ook de formatieve gevolgen in beeld brengen.

Nunspeet, 11 november 2019. Auteur: Theo Hupse.

6

Startnotitie Evenementenbeleid gemeente Nunspeet