AP 7a Bijlage rapport fase 2 Evenementenbeleid - de ervaringen van stakeholders

Fase 2: De ervaringen van stakeholders.

1. Inleiding. Op 10 december 2019 behandelde de Commissie Algemeen Bestuur de concept Startnotitie Evenementenbeleid. De behandeling kent als bron het collegeprogramma 2018-2022. Achterliggende doelstelling is het neerzetten van een kader voor het al dan niet vergunnen van evenementen en daaraan verbonden voorschriften. Uiteindelijk moet dat leiden tot beleidsregels waarin verantwoordelijkheden, rechten en verplichtingen voor organisatoren, bezoekers, omwonenden en andere betrokkenen worden vastgelegd en waarin ook de toetsende en zo mogelijk faciliterende rol van de gemeente Nunspeet vorm krijgt. Naastliggend, maar niet ondergeschikt doel is het zoeken van een balans tussen het door externe partijen te organiseren evenementen en de verantwoording van de gemeente in het kader van de openbare orde en veiligheid en de leefbaarheid in de omgeving in de breedste zin van het woord: Een aan alle kanten gedragen evenementenbeleid, dat recht doet aan de positie van aanvrager, vergunningverlener en derde-belanghebbende. Stap 3 in het proces, verwoord onder punt 12 van de Startnotitie Evenementenbeleid, stelt vast dat ook externe betrokken partijen, en dan met name organisatoren van evenementen, belangrijke input kunnen geven ten aanzien van het vergunningsproces.

Het commissievoorstel meldt daarover dat het essentieel is in de ontwikkeling van beleid externe betrokken partijen in te schakelen om maximaal draagvlak te verkrijgen, ervaringen uit te wisselen, terug te kijken en zo mogelijk samen haalbare afspraken te maken, die de wederzijdse verantwoordelijkheid scherp in beeld brengt. Overheid en organisatoren moeten, met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid, steeds meer de rol van partner vervullen en steeds minder die van aanvrager en beslisser. 2. Procesverantwoording. Eind februari 2020, na definitieve vaststelling door het college, zijn stakeholders bekend gemaakt met de volgende stap: het inwinnen van hun ervaringen met de gemeente. Keuze van de te benaderen stakeholders en de te behandelen vraagstellingen zijn afgestemd. Vervolgens sloeg het coronavirus toe wat de voortgang vertraagde en noodzaakte tot wijziging van de collectieve aanpak naar de meer individuele benadering. De gesprekscyclus is midden juli 2020 gestart. De gesprekken zijn gevoerd met tegelijkertijd maximaal twee vertegenwoordigers van de organisatie, die in het verleden een evenement verzorgde en daarvoor vergunning aanvroeg bij de gemeente Nunspeet. In totaliteit zijn 14 gesprekken gevoerd waarmee een verantwoorde (dwars)doorsnee van ervaringen met georganiseerde evenementen is opgedaan, zowel qua aard als omvang.

De gesprekken zijn gevoerd met organisatoren van de volgende evenementen/organisaties: - Rondje Vierhouten: Wilddagen en Midzomerproeverij. - VV Hellas: Beachvolleybal Marktplein. - Groenrijk Nunspeet: Classic Demo Race. - Ondernemend Elspeet: Zomermarkt en Boer’ndag. - Nunspeet Leeft: Tentfeest FOUT (parkeerterrein Nestlé) en Brasswood Festival (Transferium). - Nunspeet Uit de Kunst: evenementenorganisatie. - Vereniging Gemeentebelang: Heideloop. - Wielervereniging IJsselstreek: Ronde van Nunspeet. - Buurtvereniging Hulshorst: diverse evenementen. - Tafelronde 156 Nunspeet: Oktoberfest. - Dekker Verhuur: Mede-organisatie en facilitering diverse evenementen. - Lionsclub Nunspeet: Nunspeetse Keiler. - Nunspeets Mannenkoor: Standplaats Oliebollen, Marktconcert (Marktplein). - Ondernemersvereniging Nunspeet: diverse activiteiten waaronder Eibertjesdag, Eibertjesmarkten. - Stichting Blijdeheidekat: De Nunspeetse Passie en So this is Christmas. Alle gesprekken zijn gevoerd aan de hand van een aantal vaste items, die vooraf zijn afgestemd met opdrachtgevers en collegeleden. Aan de orde kwamen bijvoorbeeld de ervaringen voorafgaand, tijdens en na het vergunningsproces, afstemmingsmomenten, naleving en controle van

2

Fase 2 Evenementenbeleid: Ervaringen stakeholders

voorschriften, ervaring met de evenementenkalender, ervaring met adviseurs in het vergunningsproces, samenwerking tussen overheidsdiensten, conflicterende belangen, het aanbod van evenementen binnen de gemeente Nunspeet, geluidsaspecten en de ervaring met omwonenden. Daarnaast is de behoefte gepeild aan het instellen van een centraal evenemententerrein. 3. Hoofdlijnen interviews. Duidelijk is dat het inwinnen van ervaringen van organisatoren voorziet in een wederzijdse behoefte. De kans om te spreken over de ervaringen in de relatie met gemeente en andere overheidsorganisaties op dit punt wordt erg op prijs gesteld. Het voorziet duidelijk in een behoefte. Men voelt zich gehoord. Daarmee is maar weer eens aangetoond dat burgerparticipatie een onmisbaar element is in de relatie tussen maatschappij en gemeente, met name bij het evalueren en opstellen van (nieuw) beleid. Een inventarisatie van hoofdlijnen, die de gesprekken hebben opgeleverd, laat het volgende zien. Daarbij moet vooraf worden opgemerkt dat de opgenomen hoofdlijnen breed herkend worden en in meerdere gesprekken naar voren zijn gekomen. Oneliners zijn in deze rapportage buiten beeld gehouden. 1. In z’n algemeenheid staat Nunspeet er bij aanvragers/organisatoren van evenementen zeker niet slecht op. Met name de behandeling in de laatste anderhalf jaar laat een stijgende lijn in waardering zien.

Toch zijn er verschillende leerpunten/wensen, die onder hoofdstuk 41 in beeld worden gebracht. 2. Wees blij met organisatoren, die meestal vanuit een niet-commerciële achtergrond, de levendigheid van Nunspeet voor inwoner en bezoeker bevorderen en daarmee een stimulans zijn voor de leefbaarheid. 3. Er wordt breed gepleit voor continuïteit en stabiliteit bij de afhandeling van vergunningaanvragen. Dat betekent dat meerjarig dezelfde ambtenaar met ervaring en gedegen plaatselijke bekendheid en betrokkenheid de vergunningaanvragen behandelt. Dat zal aan beide zijden van het vergunningsproces op de langere termijn efficiënter zijn en zijn vruchten afwerpen. Aan die continuïteit heeft het, behalve de laatste anderhalf jaar, in het verleden vaak ontbroken. 4. Voor zo’n invulling is voldoende tijd in uren nodig, die ook buiten de reguliere werktijden beschikbaar is. Zeker bij grotere evenementen is het van belang dat de betrokken ambtenaar in de gelegenheid wordt gesteld “zijn gezicht te laten zien”. 5. Op die basis ontstaat, vanuit ieders eigen verantwoordelijkheid (organisator/aanvrager en vergunningverlener), een soort parallelspoor dat uitkomt op een gezamenlijk doel: een geslaagd Nunspeets evenement dat veilig verloopt en Nunspeet, zowel voor inwoner als toerist, in beeld brengt/houdt.

De metafoor van een tweebaansweg met dezelfde rijrichting, waarbij af en toe wederzijds even op de baan van een ander wordt gereden is in de gesprekken regelmatig langs gekomen. 6. Bijkomend voordeel is dat op den duur voor jaarlijks terugkerende evenementen standaardisering ontstaat die aan beide zijden winst oplevert. De aanvrager, die kan teruggrijpen op voorgaande vergunningaanvragen en zich kan beperken tot wijzigingen in het programma voor dat jaar. En de gemeente die kan teruggrijpen op eerdere vergunningen. Hoe dat technisch en digitaal moet worden aangevlogen vraagt nadere studie en uitwerking. 7. Het Marktplein vormt meer en meer een centrale ontmoetingsplaats van allerlei activiteiten. De ervaringen zijn grotendeels positief, maar af en toe duiken er elementen op die in het vergunningsproces voor aanvragers als confronterend, (rechts)ongelijk of lastig worden ervaren. De rechtsongelijkheid wordt onder andere gevoeld bij het invoeren van de nieuwe 5 meter afstandsregel tot gebouwen bij het gebruik van olie waarin gebakken wordt. Er bestaat het

1

3

Zie pagina 4

Fase 2 Evenementenbeleid: Ervaringen stakeholders

gevoel dat de weekmarktdeelnemers (in tijd) meer ruimte kregen voor de invoering dan andere standplaatshouders. Er werd, zo werd dat gevoeld, met twee maten gemeten! 8. Die rechtsongelijkheid wordt ook ervaren bij het onderscheid dat wordt gemaakt bij vergunningen voor gebruik van het Marktplein. De ene organisatie (bijv. Keiler, beachvolleybal of Koningsdag) kan beschikken over een volledig leeg en vrijgemaakt marktterrein. De andere organisator moet in overleg treden met vaste gebruikers en is aan hun medewerking overgeleverd of is genoodzaakt die gebruikers in te passen in hun vergunningsactiviteit. De motivatie voor dat onderscheid is onduidelijk. 9. Het gevoel bestaat dat de weekmarkt een stevige vinger in de pap heeft binnen het gemeentehuis. De verplaatsingsregeling is nog nooit toegepast, terwijl daar in een enkel geval toch mogelijk wel behoefte aan bestond. Het afwegingskader daarvoor is niet bekend. Daarnaast zou een standaard verplaatsingsplan voorhanden moeten zijn, zodat dat toegepast kan worden op het moment dat een verplaatsingssituatie zich voordoet. 10. De evenementenkalender geeft inzicht in de vrije data en vormt een nuttige aanvulling voor organisatoren. 11. Communicatie en afstemming in de relatie gemeente-organisator kan nog wel geoptimaliseerd worden. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om plotselinge mutaties na een eerste controle. 12.

Er bestaat behoefte aan een standaard digitale plattegrond met parkeerfaciliteiten in het centrum van Nunspeet, die door organisatoren (zo nodig) als informatie in hun publiciteit kan worden meegenomen. 13. Ook hebben organisatoren behoefte aan het verder ontwikkelen van digitale ondersteuning vanuit de gemeente. Gericht op bijvoorbeeld kaartmateriaal en plattegronden van terreinen. 14. Een gezamenlijke briefing, voorafgaand aan het evenement waarbij de organisator, boa’s, politie, brandweer en andere betrokkenen aanwezig zijn voor een laatste check wordt als aanpak breed gedragen. 15. De noodzaak/wens voor een gezamenlijke evaluatie na afloop van een evenement met alle betrokken partijen wordt, bij grotere evenementen, ook breed gevoeld. Dat levert vaak leerpunten voor een volgende maal op. 16. Opvallend is dat bij organisatoren geen of zeer incidenteel klachten worden gehoord. De indruk bestaat dat ook bij de gemeente nauwelijks wordt geklaagd over vergunde evenementen. 17. De ervaring met boa’s is over het algemeen positief. Terugkoppeling van bevindingen aan de organisator vindt af en toe plaats. 18. Een aantal organisaties vrezen voor de gevolgen van nieuw geluidsbeleid. 19. Veel organisaties bepleiten een snelle check op compleetheid van de aanvraag. Misschien is een check bij fysieke indiening wel een optie. 20.

Incidenteel vinden organisatoren de betrokkenheid vanuit de gemeente wat “onder de maat”. In die situatie wordt te veel de rol van alleen vergunningverlener ervaren. 21. De gewenstheid/noodzaak van een centraal evenemententerrein kent bij organisatoren evenveel voor- als tegenstanders. Soms is er geen échte betrokkenheid bij die keuze vanwege de aard van het evenement of de ‘verbinding’ met het centrum. Ook vanuit Elspeet wordt voor die kern gepleit voor een centrale plaats waar evenementen gehouden kunnen worden. 4. Leer- en evaluatiepunten voor het nieuwe beleid. Vooropgesteld moet worden dat in z’n algemeenheid de samenwerking met de gemeente Nunspeet door het merendeel van de geïnterviewde organisatoren als positief wordt bestempeld. Noodzakelijke toevoeging is dat dat oordeel grotendeels is gefundeerd op de ervaringen van de laatste anderhalf jaar. Dit duidt op de constante invulling van de huidige functie van vergunningverlener(s) in die periode. De inzet, begeleiding, ervaring en betrokkenheid van de betreffende medewerker van het team VTH wordt in de meeste gesprekken (hoog) gewaardeerd.

4

Fase 2 Evenementenbeleid: Ervaringen stakeholders

Desondanks leveren de met de organisatoren gevoerde gesprekken een aantal leer-, verbeter- en beslispunten op, die relevant zijn bij de opstelling van het nieuwe evenementenbeleid voor de komende jaren: a. De afhandeling van het aanvraagproces van vergunningen wint aan efficiency als (bij evenementen van enige omvang) de aanvraag via persoonlijke indiening wordt doorgenomen door aanvrager en de ambtelijke behandelaar en gecheckt op compleetheid. b. Vanuit de gemeente worden aanvragers zo veel mogelijk digitaal gefaciliteerd. De gemeente doet actief onderzoek naar de mogelijkheden daarvan. c. Om voldoende behandeltijd voor vergunningaanvragen beschikbaar te hebben, inclusief de noodzakelijk tijd voor adviseurs, dient een aanvraag minimaal acht weken (maar zo mogelijk langer) voor de tijd compleet ingediend zijn. Wordt die termijn niet in acht genomen dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. Afwijking van die indieningstermijn kan slechts plaatsvinden op basis van gemotiveerde gronden, die bekrachtigd moet worden door een bestuurlijk besluit. d. In dat kader is het nuttig om voorgenomen data voor evenementen (ook voor die welke jaarlijks op een vast moment terugkomen) tijdig (bijv. aan het begin van het jaar) in te vullen op de gemeentelijke evenementenkalender. Vermelding op de agenda geeft juridisch gezien geen rechten voor de aanvrager. e.

Zo nodig vindt tussen de aanvrager en de ambtelijk behandelaar tussentijdse afstemming over de voortgang plaats, waarin eventuele knelpunten in het vergunningsproces worden gemeld. f. In samenspraak tussen organisator en gemeente wordt (indien één van beide dat wenst) een gezamenlijke kick-off of briefing belegd zo kort mogelijk voor aanvang van het evenement maar wel op een zodanig moment dat ondergeschikte wijzigingen nog de kans krijgen om doorgevoerd te worden. g. Er vindt in principe controle plaats op naleving van de voorschriften. Van die controles worden korte verslagen gemaakt die gebruikt kunnen worden bij de evaluatie van het evenement. Ook de organisatoren ontvangen een exemplaar van het controlerapport. h. Bij evenementen van enige omvang of evenementen met een sterke omgevingsuitstraling wordt op initiatief van de gemeente samen met aanvrager en zo mogelijk in aanwezigheid van controleurs en adviseurs een evaluatie belegd binnen een maand na afloop van het evenement. Ook van die evaluatie wordt een kort verslag gemaakt waarvan de inhoud kan worden benut bij een volgende aanvraag van dat evenement. Inzet van het nieuwe evenementenbeleid is ook vereenvoudiging van de aanvraagprocedure. Dat is althans het signaal dat in het collegeprogram is afgegeven.

Het is zeer de vraag of, binnen de verantwoordelijkheden en risico’s die bij een aanvraag om vergunning om een afweging vragen, “afslanking” van de procedure wel haalbaar is. Wel kan nader ingezoomd worden op uitbreiding van de meldingsplicht of zelfs vergunningsplicht (deregulering), terwijl daarnaast de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie, zowel op het technische of digitale vlak als de regelmatige afstemming tijdens het vergunningsproces de ervaren druk bij organisatoren wat wordt weggenomen. Naast deze leer- en verbeterpunten die bespreking behoeven, leverden de gesprekken de volgende punten op die om bespreking en aansluitende besluitvorming door het college vragen: 1. In het verleden is beleid vastgesteld waarbij in sommige situaties het marktplein volledig “leeg” wordt opgeleverd (Koningsdag, beachvolleybal, Eibertjesmarkt, Keiler) ten behoeve van evenementen die op dat terrein plaatsvinden. In andere situaties zijn organisatoren verplicht in overleg te treden met terrashouders enz. Dat wordt gevoeld als rechtsongelijkheid zeker omdat dat onderscheid naar hun idee ongemotiveerd is. De grondslag voor dat onderscheid is bij hen niet bekend. In het kader van rechtsgelijkheid voor alle gebruikers wordt een eensluidende beslissing voor alle gebruikers/organisatoren gevraagd.

5

Fase 2 Evenementenbeleid: Ervaringen stakeholders

2.

3.

4.

Het gebruik van het Marktterrein tijdens de donderdagse marktdag (de weekmarkt) is niet mogelijk. De Marktverordening kent daarop een afwijkingsregeling voor maximaal 5 donderdagen. Er bestaat bij sommige organisatoren behoefte om objectief gezien scherp te krijgen welke afwegingsfactoren voor de toepassing van die regeling gelden. Daarnaast denken sommige organisatoren dat op zo’n situatie geanticipeerd zou moeten worden, door een verplaatsingsplan op te stellen dat kan worden opgepakt als die vrijstellingsregeling wordt toegepast. Daarmee wordt ingespeeld op de tijdsklem die zo’n verplaatsing met zich mee zou kunnen brengen. In een aantal situaties wordt/werd bij het organiseren van evenementen een deel van het gemeentehuis (voornamelijk de hal, maar incidenteel ook andere ruimtes) beschikbaar gesteld ten dienste van die organisaties. Het “huis der gemeente” is beschikbaar. Daarvan zijn een aantal voorbeelden voorhanden (Eibertjesdag, Taptoe, enz.). Ook in deze situatie past éénduidigheid. De vraag moet worden beantwoord of die faciliteit voor iedereen beschikbaar moet zijn en onder welke voorwaarden. Daarbij moeten ook de bedrijfsvoeringsgevolgen in beeld worden gebracht (veiligheid, inzet personeel, enz.). In de vraaggesprekken is de behoefte gepeild aan de komst/het realiseren van een centraal evenemententerrein.

In ongeveer de helft van de gesprekken is die vraag positief beantwoord. De andere helft gaf aan geen behoefte te hebben aan een dergelijke voorziening. De laatste groep koos over ’t algemeen voor dat standpunt omdat hun activiteit(en) gebonden is (zijn) aan het centrum van Nunspeet. De behoefte aan een terrein werd veelal geuit door organisatoren, die in de afgelopen jaren zelf op zoek moesten naar een locatie, waar hun activiteiten konden worden georganiseerd en daar werden toegelaten door de gemeente.

NB. De geïnterviewde organisatoren is toegezegd dat zij aansluitend aan kennisname door de opdrachtgever ook een exemplaar van deze rapportage ontvangen. Toezending vindt plaats na behandeling door het college.

Nunspeet, 9 oktober 2020.

6

Fase 2 Evenementenbeleid: Ervaringen stakeholders