AP 6h. Bijlage ODNV Jaarstukken 2023 incl controleverklaring (ongetekend)
Tekst van het document
w
Jaarstukken 2023 Jaarverslag Balans Overzicht van lasten en baten
Jaarstukken 2023 28 maart 2024
0
Inhoud Lijst met afkortingen
2
INLEIDING
3
A.
JAARVERSLAG
7
1.
PROGRAMMAVERANTWOORDING
8
2
B.
1.1
Programma 1 Vergunningverlening ......................................................... 8
1.2
Programma 2 Toezicht & Handhaving ..................................................... 11
1.3
Programma 3 Advies ........................................................................... 14
1.4
Programma 4 Stelseltaken ................................................................... 16
1.5
Programma 5 Projecten ....................................................................... 18
PARAGRAFEN
20
2.1
Paragraaf BEDRIJFSVOERING ............................................................... 21
2.2
Paragraaf ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN.......................................... 31
2.3
Paragraaf FINANCIERING ..................................................................... 32
2.4
Paragraaf WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING .................... 33
JAARREKENING 2023
38
1.
Balans per 31 december 2023 vóór resultaatbestemming ......................... 39
2.
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .................................. 41
3.
Toelichting op de balans ....................................................................... 43 3.1
Vaste activa ............................................................................... 43
3.2
Vlottende activa.......................................................................... 43
3.3
Vaste passiva ............................................................................. 45
3.4
Vlottende passiva ....................................................................... 46
3.5
Niet uit de balans blijkende verplichtingen ...................................... 46
4.
Het overzicht van lasten en baten van 2023 ............................................ 48
5.
Toelichting op het overzicht van lasten en baten 2023 .............................. 50
6.
Overzicht van incidentele lasten en baten (art. 28 BBV) ............................ 57
7.
Verklaring Wet Normering Topinkomens (WNT) ....................................... 59
8.
Verantwoording SiSa-regelingen 2023.................................................... 62
9.
Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................ 64
Bijlage 1 Extracomptabel overzicht van lasten en baten 2023
66
Bijlage 2 Afrekening bijdrage 2023 Deelnemers ODNV
68
Bijlage 3 Controleverklaring
71
Bijlage 4 Portefeuilleverdeling Dagelijks Bestuur
77
Bijlage 5 Overzicht leden Algemeen Bestuur
78
Jaarstukken 2023
1
Lijst met afkortingen
BBV
Besluit Begroting en Verantwoording
BNG
Bank Nederlandse Gemeenten
BSbM
Bestuurlijke Strafbeschikking milieu
CAO
Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst
DVO
Dienstverleningsovereenkomst
EU
Europese Unie
FIDO
Wet Financiën Decentrale Overheden
ODA
Omgevingsdienst Achterhoek
ODDV
Omgevingsdienst De Vallei
ODNV
Omgevingsdienst Noord-Veluwe
ODR
Omgevingsdienst Rivierenland
ODRA
Omgevingsdienst Regio Arnhem
ODRN
Omgevingsdienst Regio Nijmegen
OVIJ
Omgevingsdienst Veluwe-IJssel
Stelsel GO
Stelsel van Gelderse Omgevingsdiensten
VPB
Vennootschapsbelasting
VSO
Vaststellingsovereenkomst (overeenkomst met de Belastingdienst inzake VPB)
VTH
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
WNT
Wet normering topinkomens
Jaarstukken 2023
2
INLEIDING Voor u ligt de Jaarrekening 2023 van Omgevingsdienst Noord-Veluwe (ODNV). ODNV opereert binnen het stelsel van Gelderse Omgevingsdiensten met als doelstelling: ODNV stimuleert mensen om een betekenisvolle bijdrage te leveren aan een veilige en gezonde fysieke leefomgeving. De omgevingsdienst heeft geen directe invloed op de leefomgeving. De invloed die we kunnen aanwenden is de bedrijven en organisaties waar we komen te wijzen op hun rol en bijbehorende verantwoordelijkheid en hen te stimuleren deze te nemen. Dat betekent dat we naast vergunningverlening, toezicht en handhaving ook andere middelen als stimulans inzetten. Denk hierbij aan advisering, voorlichting, samenwerking met ketenpartners, gebieds– en branchegerichte aanpak en participatieactiviteiten met partners en inwoners. Als niets anders helpt kan er strafrechtelijk worden opgetreden door bijv. het uitschrijven van een bestuurlijke strafbeschikking. In deze jaarrekening wordt financieel verslag gedaan van de lasten en baten over dienstjaar 2023 en de financiële positie van ODNV per 31 december 2023. Deze jaarrekening dient te worden gelezen in samenhang met het inhoudelijk jaarverslag, waarin specifieker wordt ingegaan op de voor de deelnemers in 2023 gerealiseerde dienstverlening. Het genoemde inhoudelijk jaarverslag wordt u parallel aangeboden.
In 2023 heeft ODNV zich voorbereid op de fusie met Omgevingsdienst VeluweIJssel per 1 januari 2024. Vanwege de fusie per 1 januari 2024 en daarmee de aanstaande liquidatie van ODNV als zelfstandige entiteit draagt de Jaarrekening 2023 een bijzonder karakter. Hoewel de activiteiten waarover in deze jaarrekening wordt gerapporteerd voor de deelnemers worden voorgezet, zal die voortzetting plaatsvinden binnen een nieuwe entiteit. Dit betekent tevens dat er voor ODNV als zelfstandige dienst na vaststelling van deze jaarrekening sprake wordt van liquidatie. De jaarrekening 2023 vormt hierop de voorbereiding, waarbij overeenkomstig de door het AB op 14 december 2023 vastgestelde uitgangspunten voor de financiële liquidatie wordt voorgesorteerd om een voor beide fusiepartners zo gelijkwaardig mogelijke inbreng in ODVeluwe te kunnen realiseren. Effecten die hieruit voortvloeien slaan vanzelfsprekend neer in deze jaarrekening, naast de afwijkingen op basis van reguliere exploitatie en overige incidentele posten. Overeenkomstig de uitgangspunten voor de financiële liquidatie zullen in 2023 niet tot besteding gebrachte middelen zoveel mogelijk vrijvallen. De optelsom van deze onderdelen zorgt voor een opstuwing van het rekeningsaldo. Sinds 2018 wijkt het financiële jaarverslag qua opbouw af van eerdere edities, vanwege de gewijzigde verslaggevingsregels van het Besluit Begroting en
Jaarstukken 2023
3
Verantwoording (BBV). Om toch verslag te kunnen doen van het financieel resultaat per programma zoals dat met de partners is afgesproken bevatten de bijlagen 1 en 2 van de Jaarstukken de extracomptabele informatie voor onze partners. De kosten van overhead en onvoorzien zijn daarin, in afwijking van het BBV, aan de programma’s toegerekend conform de eerder gemaakte afspraken. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre de met de partners op grond van de vastgestelde begroting gemaakte financiële afspraken zijn gerealiseerd. Resultaten 2023 Het werkpakket van ODNV bestaat in grote lijnen uit de milieutaken op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving, en Advisering. Deze taken worden uitgevoerd voor de provincie Gelderland en de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten. Gedurende het jaar wordt per partner gekeken of er evenwicht is tussen datgene wat een deelnemer aan inbreng heeft en de producten die hij daarvoor ontvangt. In het model van financiering van ODNV is rekening gehouden met uitschieters naar boven en naar beneden. Uitgangspunt is dat dit gemiddeld ongeveer in evenwicht is, waarbij voorkomen moet worden dat er onderling te grote verschillen ontstaan. Wanneer er geen evenwicht en dit wordt veroorzaakt door een of meer uitschieters (omvangrijke dossiers) is er sprake van excessen.
In geval van excessen wordt de bovenmatige inzet aanvullend in rekening gebracht bij de betreffende deelnemer, zodat ondanks deze aanvullende inzet ten behoeve van een specifieke deelnemer de afgesproken dienstverlening aan de overige deelnemers op peil kan worden gehouden. In 2023 is circa 2.400 uur aan omvangrijke VTH-dossiers besteed, waarvan 1.640 uur is aan te merken als bovenmatig. Deze bovenmatige inzet is aanvullend in rekening gebracht bij de betreffende deelnemers, waarmee wordt voorkomen dat andere partners nadelige invloed zouden ondervinden van een onbalans tussen inbreng en dienstverlening voor een individuele partner. In het afzonderlijke Jaarverslag 2023 van ODNV presenteren we onze inhoudelijke resultaten op het gebied van vergunningverlening, toezicht, handhaving en milieuadvisering voor onze partners. Saldo van het overzicht van lasten en baten De jaarrekening kent een saldo vóór en ná resultaatbestemming. Bij de resultaatbestemming bepaalt het Algemeen Bestuur wat er met het resultaat gebeurt. Dat kan een besluit zijn om het volledige saldo terug te betalen aan de partners; het kan ook een besluit zijn om een bedrag in het komend jaar te bestemmen en de rest uit te keren aan de partners.
Jaarstukken 2023
4
Het Algemeen Bestuur heeft bij de vaststelling van de nota Reserve- en voorzieningenbeleid op 19 juni 2019 nogmaals bekrachtigd dat ODNV niet zal overgaan tot de vorming van een algemene reserve. De saldi van de programma’s vóór resultaatbestemming zijn als volgt: Programma 1 Vergunningverlening Programma 2 Toezicht & Handhaving Programma 3 Advies Programma 4 Stelseltaken Programma 5 Projecten Overzicht Overhead Overzicht Onvoorzien
€ € € € € € €
TOTAAL
€
-186.523
voordelig
-2.032.087
voordelig
-1.023.577
voordelig
-27.230
voordelig
148.242
nadelig
2.092.725
nadelig
0
-1.028.458
voordelig
Ingevolge het BBV worden de kosten van overhead op een apart overzicht vermeld en zijn deze kosten niet direct toegerekend aan de andere programma’s. In de extra toegevoegde gele overzichten worden de overheadkosten vervolgens, naar analogie van de financieringsafspraken, toegerekend aan de eerste drie programma’s. Deze methodiek is een verklaring voor het hierboven weergegeven op het oog hoge nadelige saldo op het Overzicht overhead. Het nadelige saldo voor programma 5 Projecten wordt gedekt door te beschikken over de reserve Voorbereiding Omgevingswet. In verband met de overdracht van activiteiten aan ODVeluwe en de daarmee gepaard gaande voorbereiding op de financiële liquidatie van ODNV wordt de reserve opgeheven. De beschikking over de reserve bedraagt daarom in totaal € 212.014. Het programma eindigt hierdoor uiteindelijk met een batig saldo. Vanuit het rekeningsaldo van 2022 zijn via een specifieke bestemmingsreserve aanvullende middelen gereserveerd om in 2023 een aantal achterstanden uit voorgaande jaren te kunnen inlopen. De betreffende middelen zijn overeenkomstig de geraamde onttrekkingen aan de exploitatie toegevoegd. Dit leidt tot een beschikking van € 199.000 op programma 1. Vergunningverlening resp. € 19.700 op het Overzicht overhead. De stand van de betreffende reserve bedraagt hiermee € 0 en de reserve wordt derhalve opgeheven.
In 2023 hebben de deelnemers voorzien in een aanvullende storting van middelen, zodat ODNV zonder het aantrekken van een lening in de gelegenheid kon worden gesteld om enkele verbeteringen van de fysieke kantooromgeving te realiseren. De betreffende investeringen worden geactiveerd voor een bedrag van € 135.000 en afgeschreven gedurende een gebruikstermijn van 10 jaar. Vanuit de extra ontvangen middelen wordt een afschrijvingsreserve gevormd, die gedurende de genoemde gebruikstermijn wordt ingezet. Overeenkomstig de
Jaarstukken 2023
5
uitgangspunten voor de financiële liquidatie van ODNV wordt deze specifieke reserve overgedragen aan ODVeluwe en de jaarlijkse onttrekkingen worden in mindering gebracht op de bijdrage van de voormalige ODNV-deelnemers. Met inachtneming van de hiervoor genoemde reservemutaties bedragen de saldi van de programma’s ná resultaatbestemming als volgt: Programma 1 Vergunningverlening Programma 2 Toezicht & Handhaving Programma 3 Advies Programma 4 Stelseltaken Programma 5 Projecten Overzicht Overhead Overzicht Onvoorzien
€ € € € € € €
TOTAAL
€
-385.532
voordelig
-2.032.087
voordelig
-1.023.577
voordelig
-27.230
voordelig
-63.771
voordelig
2.208.025
nadelig
0
-1.324.172
voordelig
Om de financiële afspraken met de partners na te komen is in lijn met voorgaande jaren in onderdeel B de eerder genoemde specificatie opgenomen van het overzicht van lasten en baten waarbij volgens de oude systematiek is gewerkt. Dit is weergegeven in geel gedrukte overzichten. Afgezet tegen de vastgestelde begroting (na wijziging) is het batig saldo als volgt verdeeld over de programma’s: Programma 1 Vergunningverlening Programma 2 Toezicht & Handhaving Programma 3 Advies Programma 4 Stelseltaken Programma 5 Projecten Overzicht Overhead Overzicht Onvoorzien
€ € € € € € €
TOTAAL
€
-48.032
voordelig
-700.287
voordelig
-262.377
voordelig
-27.230
voordelig
-63.771
voordelig
-157.475
voordelig
-65.000
voordelig
-1.324.172
voordelig
Zoals gemeld op pagina 4 kent de Jaarrekening 2023 van ODNV een bijzonder karakter door het voorsorteren op de liquidatie van ODNV vanwege de voortzetting van taken binnen een nieuwe entiteit. De uitkomsten van deze jaarrekening moeten derhalve mede in dit licht worden bezien. In onderdeel A2.1 Paragraaf Bedrijfsvoering wordt bij het onderdeel Rechtmatigheid ingegaan op afwijkingen van de lasten en baten ten opzichte van de vastgestelde begroting 2023 (na wijziging) voor zover deze de rapportagegrens van € 42.000 overschrijden. Het genoemde overzicht omvat hiermee tevens een verklaring van het saldo op hoofdlijnen. Hiernaast bevat onderdeel B5 een toelichting op het overzicht van lasten en baten (onderdeel B4) en geeft B6 een overzicht van incidentele lasten en baten.
Jaarstukken 2023
6
A.
JAARVERSLAG
1
Programmaverantwoording
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Programma 1 Vergunningverlening Programma 2 Toezicht & Handhaving Programma 3 Advies Programma 4 Stelseltaken Programma 5 Projecten
2
Paragrafen
2.1 2.2 2.3 2.4
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
Jaarstukken 2023
7
1.
PROGRAMMAVERANTWOORDING
1.1
Programma 1 Vergunningverlening
1.1.1 Algemene informatie In beginsel is ODNV een beleidsarme organisatie, die een van te voren afgesproken takenpakket uitvoert. Hierbij geldt dat de gemeenten en de provincie verantwoordelijk zijn voor de beleidsvorming. De gemeenten en de provincie doen dat aan de hand van landelijke kaders, landelijke regelgeving en aanwezige eigen beleidsruimte. De eigen beleidsruimte wordt ingevuld aan de hand van gemeentelijke en provinciale bestuurlijke ambities. 1.1.2 Doelstellingen en prestaties ODNV voert de taak vergunningverlening uit voor de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten; provincie Gelderland participeert niet in dit programma. Onder dit programma valt ten minste het wettelijke pakket van taken die gemeenten aan een omgevingsdienst in 2013 moesten overdragen. ODNV is opgezet als regionale uitvoeringsdienst voor de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving gerelateerd aan de Wet Milieubeheer en andere wettelijke milieutaken. Daarbij gaat het om de taakuitvoering voor bovengenoemde gemeenten. In een door alle deelnemende gemeenten en de provincie Gelderland vastgestelde verordening is opgenomen dat ODNV bij de uitvoering van de genoemde taken moet voldoen aan de geldende landelijke kwaliteitscriteria waardoor een kwalitatief constante en eenduidige uitvoering in de regio plaatsvindt.
Daar waar ODNV niet zelfstandig kan voldoen aan de kwaliteitscriteria worden deze taken in het kader van de stelselafspraken uitgevoerd door Omgevingsdienst Regio Nijmegen. 1.1.3 Wat willen wij bereiken? Op grond van het beoogde profiel en uitstraling heeft ODNV een aantal kenmerken. Deze luiden als volgt: • ODNV zorgt er voor dat de taakuitvoering voldoet aan de in de verordening opgenomen kwaliteitscriteria en het besturingsmodel ODNV om te kunnen voldoen aan deze kwaliteitseisen; • ODNV zorgt voor een goede afstemming/samenwerking en kennisdeling met de deelnemende partners en overige partijen in het stelsel van de omgevingsdiensten in Gelderland; • ODNV zorgt voor een uniforme taakuitvoering in de hele regio, met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties; • ODNV zorgt er voor dat de taken en dienstverlening op een professionele manier worden uitgevoerd; • ODNV stelt zich tot doel dat vergunningaanvragen binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld en dat meldingen beoordeeld worden op juistheid en volledigheid.
Jaarstukken 2023
8
1.1.4 Wat hebben wij gedaan? Effectindicatoren ODNV opereert als een natuurlijk verlengstuk van de partners. Het effect van de inspanningen van ODNV kent geen eigen indicatoren. De effecten van de inspanning van ODNV zijn integraal onderdeel van de milieurapportages (en eventueel daarin opgenomen indicatoren) die iedere partner afzonderlijk maakt. Prestatie-indicatoren • vergunningaanvragen en meldingen worden in de dienstverleningsoverkomsten binnen de met de partners gestelde termijnen afgehandeld; In het afzonderlijke Jaarverslag ODNV met inzicht in de gerealiseerde dienstverlening per partner wordt inhoudelijk ingegaan op de in 2023 aan de partners geleverde prestaties.
Jaarstukken 2023
9
1.1.5 Wat heeft het gekost?
Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Salariskosten
547
0
547
414
0
0
0
0
7
139
251
390
543
390
Vergoeding kosten woon-werkverkeer
7
0
7
2
3
Directe uitvoeringskosten
5
0
5
2
2
Reis- en verblijfkosten
4
0
4
1
1
Personele vergoedingen
0
0
0
1
1
Stelpost loonmutaties
16
0
16
0
0
Stelpost prijsmutaties
0
0
0
0
0
718
251
969
964
758
Bijdrage Elburg
117
10
127
127
124
Bijdrage Ermelo
180
15
195
195
190
Bijdrage Harderwijk
190
16
206
206
201
Bijdrage Nunspeet
135
12
147
147
143
Bijdrage Putten
210
18
228
228
222
Bijdrage Hattem
50
4
54
54
53
Bijdrage Heerde
58
5
63
63
61
Bijdrage Oldebroek
60
5
65
65
63
Bijdrage Gelderland
0
0
0
0
0
Doorberekende werkzaamheden
0
0
0
0
6
Overige inkomsten
0
21
21
56
42
Onttrekking voorz. arb.kosten gerelateerde vpl.
0
0
0
7
0
1.000
106
1.108
1.150
1.105
Reservemutatie
0
199
199
199
0
Totaal generaal
283
54
338
386
348
Dotatie voorz. arb.kosten gerelateerde verpl. Inhuur tijdelijk personeel
Totaal Lasten
354
Baten
Totaal Baten
Jaarstukken 2023
10
1.2
Programma 2 Toezicht & Handhaving
1.2.1 Algemene informatie In beginsel is ODNV een beleidsarme organisatie, die een van te voren afgesproken takenpakket uitvoert. Hierbij geldt dat de gemeenten en de provincie verantwoordelijk zijn voor de beleidsvorming. De gemeenten en de provincie doen dat aan de hand van landelijke kaders, landelijke regelgeving en aanwezige eigen beleidsruimte. De eigen beleidsruimte wordt ingevuld aan de hand van gemeentelijke en provinciale bestuurlijke ambities. 1.2.2 Doelstellingen en prestaties ODNV voert milieutaken uit voor de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten en de provincie Gelderland. Dit programma maakt onderdeel uit van het wettelijk pakket aan taken die gemeenten en de provincie Gelderland in 2013 aan een omgevingsdienst moesten overdragen. ODNV is opgezet als regionale uitvoeringsdienst voor de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving gerelateerd aan de Wet Milieubeheer en andere wettelijke milieutaken. Daarbij gaat het om de taakuitvoering voor bovengenoemde gemeenten. Op verzoek van de gemeenten verzorgt ODNV tevens ondersteuning m.b.t. de energietransitie, bestaande uit onder andere het uitvoeren van de EML-controles. Voor de provincie Gelderland voeren wij de handhavingstaak alleen uit voor dat deel van de provincie dat binnen het gebied van de Noord-Veluwe valt.
Hiernaast verzorgt ODNV op verzoek en kosten van de provincie Gelderland het BOA-loket samenwerking groene handhaving. In een door alle deelnemende gemeenten en de provincie Gelderland vastgestelde verordening is opgenomen dat ODNV bij de uitvoering van de genoemde taken moet voldoen aan de geldende landelijke kwaliteitscriteria, waardoor een kwalitatief constante en eenduidige uitvoering in de regio plaatsvindt. Daar waar ODNV niet zelfstandig kan voldoen aan de kwaliteitscriteria worden deze taken in het kader van de stelselafspraken uitgevoerd door Omgevingsdienst Regio Arnhem. 1.2.3 Wat willen wij bereiken? Op grond van het beoogde profiel en uitstraling heeft ODNV een aantal kenmerken.
Deze luiden als volgt: • ODNV zorgt er voor dat de taakuitvoering voldoet aan de in de verordening opgenomen kwaliteitscriteria en het besturingsmodel ODNV om te kunnen voldoen aan deze kwaliteitseisen; • ODNV zorgt voor een goede afstemming/samenwerking en kennisdeling met de deelnemende partners en overige partijen in het stelsel van de omgevingsdiensten in Gelderland; • ODNV zorgt voor een uniforme taakuitvoering in de hele regio, met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties; • ODNV zorgt er voor dat de taken en dienstverlening op een professionele manier worden uitgevoerd; • ODNV zet zich ervoor in om te komen tot een zodanige naleving van de wettelijke voorschriften dat gezondheid, veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid optimaal worden bevorderd.
Jaarstukken 2023
11
1.2.4 Wat hebben wij gedaan? Effectindicatoren ODNV opereert als een natuurlijk verlengstuk van de partners. Het effect van de inspanningen van ODNV kent geen eigen indicatoren. De effecten van de inspanning van ODNV zijn integraal onderdeel van de milieurapportages (en eventueel daarin opgenomen indicatoren) die iedere partner afzonderlijk maakt. Prestatie-indicatoren • het aantal reguliere bedrijfsbezoeken wordt op basis van een risicoanalyse binnen de kaders van het besturingsmodel uitgevoerd. In het afzonderlijke Jaarverslag ODNV met inzicht in de gerealiseerde dienstverlening per partner wordt inhoudelijk ingegaan op de in 2023 aan de partners geleverde prestaties.
Jaarstukken 2023
12
1.2.5 Wat heeft het gekost?
Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Salariskosten
2.096
304
2.400
1.556
Dotatie voorz. arb.kosten gerelateerde verpl.
0
0
0
0
62
Inhuur tijdelijk personeel
44
268
312
746
764
Vergoeding kosten woon-werkverkeer
35
0
35
14
9
Reis- en verblijfkosten
21
0
21
36
25
Personele vergoedingen
0
0
0
8
5
Directe uitvoeringskosten
20
5
25
46
32
Dienstauto's
12
0
12
9
10
Advies en onderzoek
5
0
5
5
33
Stelpost loonmutaties
49
8
57
0
0
Stelpost prijsmutaties
0
0
0
0
0
2.282
585
2.868
2.418
2.308
Totaal Lasten
1.367
Baten Bijdrage Elburg
343
96
439
439
418
Bijdrage Ermelo
502
140
642
642
611
Bijdrage Harderwijk
514
144
658
658
626
Bijdrage Nunspeet
401
112
513
513
488
Bijdrage Putten
578
162
740
740
704
Bijdrage Hattem
119
34
153
153
145
Bijdrage Heerde
180
51
231
231
220
Bijdrage Oldebroek
288
80
368
368
350
Bijdrage Gelderland
135
37
172
172
164
Overboeking naar stelseltaak BSBm ODNV
-5
0
-5
-2
-4
Bijdragen harmonisatietoelagen
0
0
0
0
16
Doorberekende werkzaamheden
0
0
0
0
0
Subsidies
37
100
137
75
44
Overige inkomsten
75
77
152
460
194
Onttrekking voorz. arb.kosten gerelateerde vpl.
0
0
0
1
0
3.165
1.033
4.200
4.450
3.978
Reservemutatie
0
0
0
0
0
Totaal generaal
882
448
1.332
2.032
1.670
Totaal Baten
Jaarstukken 2023
13
1.3
Programma 3 Advies
1.3.1 Algemene informatie In het ruimtelijk beleid van de gemeenten worden verschillende ruimtelijke en maatschappelijke aspecten afgewogen om te komen tot de inrichting van de leefomgeving. ODNV is gespecialiseerd in met name de omgevingsaspecten Bodem, Geluid, Lucht, Externe Veiligheid en Bedrijvigheid bij advisering over ruimtelijk beleid en ruimtelijke planvorming. 1.3.2 Doelstellingen en prestaties Vanuit onze expertise en met oog voor belangen van andere actoren, werken wij aan een gezonde en veilige leefomgeving. 1.3.3 Wat willen wij bereiken? Het geven van adequaat en kwalitatief hoogstaand advies op het gebied van bodem, lucht, geluid, bestemmingsplannen en externe veiligheid aan de deelnemers; 1.3.4 Wat hebben wij gedaan? ODNV heeft adviestaken verricht voor de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten. De partners waar wij deze taak voor uitvoeren hebben middels een dienstverleningsovereenkomst opgave gedaan van het aantal basisuren dat zij binnen het programma Advies zullen afnemen. In de begrotingswijzigingen Uitvoeringskosten 2022 en Formatie ODNV 2023 e.v. (definitieve vaststelling AB 6 oktober 2022) zijn de uitgangspunten hiervoor geactualiseerd. De bevoorschotting voor dit programma is gebaseerd op de vastgestelde begroting.
Ontstaat bij één van de partners een behoefte om meer werk bij ODNV onder te brengen dan vooraf is overeengekomen, dan resulteert dat vanzelfsprekend in extra kosten. Minderwerk resulteert echter in basis niet in een lagere afrekening omdat dan het risico bij ODNV wordt neergelegd en daarmee effectief belandt bij de andere eigenaren van ODNV. Een uitzondering kan zich voordoen in het geval binnen een bepaald taakveld tussen opdrachtgevers onderling uren worden uitgewisseld. In 2023 hebben wij voor de partners de volgende uren gerealiseerd: Jaarafspraak *
Realisatie * (%)
(uren)
(uren)
Elburg
1.890
2.330
123%
Ermelo
2.800
3.145
112%
Harderwijk
7.120
5.448
77%
Nunspeet
1.010
1.569
155%
Putten
3.090
2.444
79%
Hattem
310
556
179%
Heerde
630
1.231
195%
Oldebroek
1.640
3.170
193%
18.490
19.891
108%
Totaal
* Excl. uren voorbereiding overdracht bodemtaken Omgevingswet
Naast de hiervoor vermelde inzet heeft ODNV 1.286 uur besteed aan voorbereiding van de als gevolg van de Omgevingswet door de provincie aan de gemeenten over te dragen
Jaarstukken 2023
14
bodemtaken. Deze aanvullende inzet is door de deelnemers bekostigd met behulp van een door hen van de provincie ontvangen financiële bijdrage. In het afzonderlijke Jaarverslag ODNV met inzicht in de gerealiseerde dienstverlening per partner wordt inhoudelijk ingegaan op de in 2023 aan de partners geleverde prestaties.
1.3.5. Wat heeft het gekost?
Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Salariskosten
735
316
1.051
1.174
0
0
0
0
48
146
443
589
300
320
Vergoeding kosten woon-werkverkeer
8
0
8
12
7
Reis- en verblijfkosten
5
0
5
10
5
Dotatie voorz. arb.kosten gerelateerde verpl. Inhuur tijdelijk personeel
841
Personele vergoedingen
0
0
0
5
2
Directe uitvoeringskosten
13
40
53
6
23
Abonnementen en contributies
12
0
12
3
11
Kosten applicaties
7
0
7
15
7
Stelpost loonmutaties
20
7
27
0
0
Stelpost prijsmutaties
1
0
1
0
0
946
806
1.751
1.525
1.264
Bijdrage Elburg
74
191
265
265
179
Bijdrage Ermelo
251
119
370
370
324
Bijdrage Harderwijk
574
272
846
846
677
Bijdrage Nunspeet
42
126
168
168
65
Bijdrage Putten
242
158
400
400
294
Bijdrage Hattem
17
73
90
90
30
Bijdrage Heerde
19
106
125
125
60
Bijdrage Oldebroek
81
157
238
238
130
Doorberekende werkzaamheden
0
0
0
270
143
Overige inkomsten
10
0
10
11
10
Overboeking naar vooruitontvangen bedragen
0
0
0
-273
0
Onttrekking voorz. arb.kosten gerelateerde vpl.
0
0
0
40
0
1.309
1.202
2.513
2.549
1.912
Reservemutatie
0
0
0
0
0
Totaal generaal
363
396
761
1.024
648
Totaal Lasten Baten
Totaal Baten
Jaarstukken 2023
15
1.4
Programma 4 Stelseltaken
1.4.1 Algemene informatie ODNV functioneert zelfstandig als één van de zeven omgevingsdiensten in de provincie Gelderland. Mede vanwege de variatie in omvang per omgevingsdienst en met het oog op een robuuste uitvoering van taken wordt er op provinciaal niveau samengewerkt in het zogenaamde Gelders stelsel van Omgevingsdiensten. In de praktijk betekent dit dat voor aantal taken is afgesproken dat één omgevingsdienst uit het Gelders stelsel deze taak mede ten behoeve van de andere omgevingsdiensten uitvoert. De hiermee samenhangende inzet wordt verrekend in het programma Stelseltaken. 1.4.2 Doelstellingen en prestaties Samenwerking ten dienste van een robuuste uitvoering van de taken van de Gelderse omgevingsdiensten. 1.4.3 Wat willen wij bereiken Voldoen aan de kwaliteitseisen die Rijk, IPO en VNG aan omgevingsdiensten hebben gesteld. 1.4.4 Wat hebben wij gedaan ODNV verzorgt ten behoeve van de andere Omgevingsdiensten in het Gelders Stelsel de coördinatie van de Bijzonder Opsporingsambtenaren (boa’s) en het toetsen en doorzetten van de Bestuurlijke Strafbeschikking Milieu (BSbM). Dit betreft: • • • •
Advisering aan de Gelderse omgevingsdiensten hoe de BSbM-taak in te richten; Coördinatie van de BOA’s in dienst bij de Gelderse Omgevingsdiensten; Bevorderen van de kwaliteit van de BOA’s in dienst bij de Gelderse Omgevingsdiensten; Bewaken van de kwaliteit van de uitvoering van de BSbM.
Daarnaast bestaat dit programma uit bijdragen aan andere Gelderse omgevingsdiensten voor de ten behoeve van ODNV geleverde inspanningen: • • • •
Ketentoezicht - Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Coördinatie en kwaliteit van het Gelderse stelsel en de Informatievoorziening Gelderse Omgevingsdiensten (I-GO) - Omgevingsdienst De Vallei (ODDV) Portaalfunctie inclusief beheer en de instandhouding van een kenniscentrum voor externe (kennis)partners - Omgevingsdienst Veluwe IJssel (OVIJ) Advies op het beleid van P&O om een gezamenlijke rechtspositie voor ambtenaren van Gelderse omgevingsdiensten te realiseren - Omgevingsdienst Achterhoek (ODA)
Jaarstukken 2023
16
1.4.5 Wat heeft het gekost?
Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Stelseltaak BSBm
45
0
45
22
38
Stelseltaken Gelderse Omgevingsdiensten
109
0
109
84
93
3
0
3
0
0
157
0
157
106
132
Bijdragen stelseltaak BSBm
46
0
46
22
39
Bijdrage Elburg
12
0
12
12
12
Bijdrage Ermelo
18
0
18
18
18
Bijdrage Harderwijk
19
0
19
19
19
Bijdrage Nunspeet
15
0
15
15
15
Bijdrage Putten
21
0
21
21
21
Bijdrage Hattem
4
0
4
4
4
Bijdrage Heerde
7
0
7
7
7
Bijdrage Oldebroek
10
0
10
10
10
Bijdrage provincie Gelderland
5
0
5
5
5
157
0
157
133
150
Reservemutatie
0
0
0
0
0
Totaal generaal
0
0
0
27
18
Stelpost loon- en prijsmutaties Totaal Lasten Baten
Totaal Baten
Jaarstukken 2023
17
1.5
Programma 5 Projecten
Naast de reguliere taken benoemd onder de programma’s 1 tot en met 4 voert ODNV ook projecten uit. Deze projecten maken in basis tijdelijk onderdeel uit van de exploitatie van ODNV en kennen in de regel een eigen financieringsstructuur. Projecten worden om deze reden sinds 2018 afgezonderd van de reguliere bedrijfsuitoefening van de overige programma’s en samengebracht onder dit programma, met als doel om een beter overzicht te verschaffen en financieel inzicht te geven in deze extra taken die ODNV uitvoert. In dit programma doen wij verslag van de in 2023 ter hand genomen projecten: • • •
Voorbereiding nieuwe Omgevingswet; Voorbereiding fusie ODNV-OVIJ; Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel.
1.5.1 Wat hebben wij gedaan Het project Voorbereiding nieuwe Omgevingswet kende als doel om ODNV voor te bereiden op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024 zijn in 2023 aanvullende inspanningen verricht. In het Jaarprogramma 2023 is hiervoor een raming van inzet en kosten opgenomen. De hiermee gemoeide kosten voor o.a. projectleiding, aanpassen van processen/werkwijzen in ICTsystemen, noodzakelijke testen daarop en opleiding hieromtrent zijn gedekt vanuit de voor de voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet ingestelde reserve. Binnen het project Voorbereiding fusie ODNV-OVIJ zijn de lasten en baten verzameld die gemoeid zijn met de inspanningen om per 1 januari 2024 de taken te kunnen voortzetten onder de nieuwe gezamenlijke noemer van Omgevingsdienst Veluwe. Het saldo van dit project is via de post organisatieontwikkeling omgeslagen over de programmabijdragen. In het project Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel wordt een nader vervolg gegeven aan de uitkomsten en aanbevelingen van de commissie Van Aartsen (in haar rapport “Om de leefomgeving. Omgevingsdiensten als gangmaker van het bestuur”) en de bevindingen van de Algemene Rekenkamer in haar rapporten “Een onzichtbaar probleem” en “Handhaven in het duister”.
Voor de opvolging van deze aanbevelingen is een Interbestuurlijk Programma (IBP) Versterking VTH-stelsel vastgesteld, waarvan het programmaplan op 8 juli 2022 naar de Tweede Kamer is gestuurd. Hierin staan per themagerichte pijler concrete acties waarvoor ook inzet en capaciteit van de omgevingsdiensten nodig is. De uitvoering hiervan strekt zich uit over de periode 15 september 2022 t/m 2024. In afstemming met IPO, VNG en ODNL heeft het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat een specifieke uitkering (SPUK) beschikbaar gesteld om Omgevingsdiensten direct vanaf het najaar 2022 in staat te stellen een start te maken met activiteiten die vanuit Interbestuurlijk programma VTH noodzakelijk zijn. Specifiek voor ODNV geldt dat de activiteiten die in het kader van dit IBP verricht worden veelal niet los zijn te zien van de voorbereiding van de fusie met OVIJ waartoe het AB op 6 oktober 2022 heeft besloten. Een deel van die kosten is dan ook gedeclareerd ten laste van deze SPUK-IBP.
Jaarstukken 2023
18
1.5.1 Wat heeft het gekost?
Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Voorbereiding nieuwe Omgevingswet
0
197
197
280
Voorbereiding fusie ODNV-OVIJ
0
0
0
178
241 0
IBP Versterking VTH-stelsel
0
0
0
247
24
Totaal Lasten
0
197
197
705
265
Voorbereiding nieuwe Omgevingswet
0
0
0
132
46
Voorbereiding fusie ODNV-OVIJ
0
0
0
178
0
IBP Versterking VTH-stelsel
0
0
0
247
24
Totaal Baten
0
0
0
557
70
Reservemutatie
0
197
197
212
195
Totaal generaal
0
0
0
64
0
Baten
Jaarstukken 2023
19
2 PARAGRAFEN In het besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Echter zijn niet alle betreffende zeven paragrafen aan de orde voor Omgevingsdienst Noord-Veluwe. Om deze reden zijn de paragrafen Lokale heffingen, Grondbeleid en Verbonden partijen achterwege gelaten.
Jaarstukken 2023
20
2.1
Paragraaf BEDRIJFSVOERING
Organisatiestructuur In 2017 heeft ODNV gekozen voor een organisatiemodel dat is voortgekomen vanuit het principe dat inzet van mensen georganiseerd wordt rondom het vraagstuk dat voorligt (opdracht-gestuurd werken). Aansturing van de organisatie vindt hierbij plaats vanuit de drie aandachtsgebieden Programma, Mens en Klant. Zo zijn medewerkers door de hiërarchisch leidinggevende (het werkgebied van de Resourcemanager) ingezet op vraagstukken uit het jaarprogramma (het werkgebied van de Programmamanager) die binnen komen via de partners (het werkgebied van de Relatiemanager). Het bijbehorend organogram ziet er als volgt uit:
Realisering van de afgesproken prestaties Om te borgen dat de afgesproken prestaties worden geleverd, is gebruik gemaakt van Teamwerkplannen (TWP’s). Doel van de TWP’s is om de teams na afloop van elke periode inzicht te geven in de voortgang van de productie en de teams in de gelegenheid te stellen gedurende het jaar bij te sturen (gerichte inzet van capaciteit en prioritering), zodat uiteindelijk de productie aan het eind van het jaar wordt gehaald (cyclisch werken). De programmamanager voerde hiervoor periodiek voortgangsgesprekken met de teams en is hierbij mede gevoed met informatie van het bedrijfsbureau en de controller. De afspraken met de deelnemers over de inzet van capaciteit en de te leveren prestaties zijn vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten en jaarprogramma’s. De relatiemanager ODNV heeft gemiddeld drie keer per jaar gesprekken met de partners over de voortgang van de realisatie van de gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in het jaarprogramma. In een afzonderlijke rapportage wordt verslag gedaan van de voor de partners gerealiseerde werkzaamheden.
Jaarstukken 2023
21
Personeel en organisatie Toegestane formatie: 31-12-2023
31-12-2022
Directeur en resourcemanager
2,00
2,00
Bedrijfsbureau
5,68
5,68
Vergunningverlening
6,67
6,50
Handhaving
31,07
29,50
Advies
12,08
11,49
Totaal
57,50
55,17
Feitelijke bezetting: 31-12-2023
31-12-2022
Directeur en resourcemanager
1,00
2,00
Bedrijfsbureau
5,39
4,67
Vergunningverlening
5,72
4,64
Handhaving
24,39
19,94
Advies
13,72
11,31
Totaal
50,22
42,56
In 2023 hebben 9 medewerkers ODNV verlaten. In 2023 zijn 14 medewerkers in dienst getreden van ODNV. Niet ingevulde formatie wordt zo mogelijk flexibel ingevuld door inhuur van tijdelijke krachten. Deze pool van tijdelijke krachten fungeert in toenemende mate als pool voor toekomstig personeel, dat na een periode van inhuur in dienst wordt genomen. Over 2023 kende ODNV een laag ziekteverzuim van gemiddeld 2,52%. Verzuimdagen Directeur en resourcemanager
Beschikbare dagen
Verzuimpercentage 2023
Verzuimpercentage 2022
Verzuimpercentage 2021
0
455
0,00%
0,00%
32,51%
107
1.939
5,51%
2,72%
1,72%
89
1.728
5,16%
6,36%
14,82%
Handhaving
128
7.990
1,61%
9,26%
6,45%
Advies
113
5.217
2,16%
2,64%
4,10%
Totaal ODNV
437
17.329
2,52%
6,15%
7,29%
Bedrijfsvoering Vergunningverlening
Op 31 december 2023 was er sprake van één langdurig ziektegeval. Verwacht wordt dat de betreffende medewerker in het 2e halfjaar van 2024 weer inzetbaar is. Ziekteverzuim > 5% wordt gezien als bovenmatig. Op grond van het besluit van het AB d.d. 18 juni 2020 worden de salariskosten die zijn gerelateerd aan (netto) bovenmatige ziekte toegerekend aan de posten onvoorzien o.b.v. de verhouding van de toerekening van overheadlasten. Door het lage verzuim heeft geen compensatie voor bovenmatige ziekte plaatsgevonden. De post onvoorzien ad € 65.000 valt hierdoor per ultimo 2023 in zijn geheel vrij.
Jaarstukken 2023
22
Voor het reageren op acute klachten en acute milieu-incidenten wordt samen met de Omgevingsdienst Veluwe-IJssel een piketdienst uitgevoerd. Naast de vaste formatie worden waar nodig tijdelijke medewerkers aangenomen, ingehuurd of werkzaamheden uitbesteed. In 2023 zijn medewerkers ingehuurd op het gebied van: • • • • •
Vergunningverlening; Toezicht & Handhaving: t.b.v. de uitvoering van controles en juridische zaken; Advies: t.b.v. de vakgebieden geluid, externe veiligheid, natuur & ecologie alsmede casemanagement; Projecten: projectleiding interne voorbereiding Omgevingswet; Bedrijfsvoering: functioneel beheer, informatievoorziening, secretarieel en ondersteuning CT.
Huisvesting In december 2019 heeft het Algemeen Bestuur besloten om een nieuw huurcontract af te sluiten, waarbij ODNV de gehele bovenverdieping huurt. Het huurcontract is ingegaan per 1 maart 2020 voor een periode van vijf jaar. In 2023 hebben de deelnemers voorzien in een aanvullende storting van middelen, zodat ODNV zonder het aantrekken van een lening in de gelegenheid kon worden gesteld om enkele noodzakelijke verbeteringen van de fysieke kantooromgeving te realiseren. De betreffende investeringen worden geactiveerd voor een bedrag van € 135.000 en afgeschreven gedurende een gebruikstermijn van 10 jaar. Vanuit de extra ontvangen middelen wordt een afschrijvingsreserve gevormd, die gedurende de genoemde gebruikstermijn wordt ingezet. Overeenkomstig de uitgangspunten voor de financiële liquidatie van ODNV wordt deze specifieke reserve overgedragen aan ODVeluwe en de jaarlijkse onttrekkingen worden in mindering gebracht op de bijdrage van de voormalige ODNV-deelnemers. Sourcing van ondersteunende functies In 2022 heeft de gemeente Nunspeet dienstverlening geboden ten behoeve van de ICT en de financiële en salarisadministratie. Aan overige ondersteunende functies wordt in eigen beheer invulling gegeven. In 2021 zijn afspraken gemaakt over voortzetting van de dienstverlening voor de jaren 2022-2023 met de optie om dit tweemaal met een jaar te kunnen verlengen.
Op het afzonderlijke Overzicht Overhead zijn de kosten van directie, centrale personeelsbudgetten en de organisatiekosten geraamd. Deze kosten worden naar rato van de personele kosten gemoeid met het primaire proces (extracomptabel) toegerekend aan de programma’s 1 tot en met 3. Op basis van de realisatie 2023 bedragen de hiermee gemoeide percentages: Programma 1 Vergunningverlening: 18,6% Programma 2 Toezicht & handhaving:
49,4%
Programma 3 Advies:
32,0%
Wet open overheid (Woo) en informatiebeheer Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, die een vervanging vormt van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de wet is overheden en semioverheden transparanter te maken om zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen.
Jaarstukken 2023
23
Om uitvoering te kunnen geven aan openbaarheid moeten bestuursorganen maatregelen treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten te borgen. Op termijn moet de openbaarmaking plaatsvinden via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Dit landelijke platform zal in de komende jaren stapsgewijs worden ingevoerd. De termijn voor het afhandelen van een Woo-verzoek bedraagt maximaal vier weken, met een mogelijke verlenging van twee weken. Op grond van artikel 3.5 van de Woo moet een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en moet het in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Aangezien de Woo ná het opstellen van de begroting 2023 in werking is getreden, is er in die begroting nog geen aandacht besteed aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. Voor wat betreft de uitvoering van de Woo geldt dat de verplichtingen tot actieve openbaarmaking zoals opgenomen in de Woo nog niet in werking zijn getreden of zijn opgevolgd. Op dit onderdeel wordt om die reden dan ook nog geen verslag gedaan. Om uitvoering te kunnen geven aan de Woo is een goede informatiehuishouding een belangrijke voorwaarde.
Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe heeft in het 1e kwartaal van 2022 het ‘Toezichtrapport inzake het informatiebeheer Omgevingsdienst Noord-Veluwe 2018-2020’ toegezonden aan ODNV. De archiefinstelling is verantwoordelijk is voor het toezicht op de archieven en deed hiermee verslag van de staat van het Informatiebeheer bij ODNV. In het toezichtrapport zijn verschillende punten van verbetering benoemd. Een goede informatiehuishouding is belangrijk voor de Omgevingsdienst. Wanneer de informatie op orde is, draagt dit bij aan een efficiënt werkproces en verbetert het geheugen van de organisatie. Dit stelt de organisatie in staat om betrouwbaar advies te geven en zich samen met de gemeenten en provincie te kunnen verantwoorden naar de inwoners. Een goed archief, in welke vorm dan ook, maakt de organisatie transparant en controleerbaar. De verantwoordelijkheid voor de informatie over de taakuitvoering van ODNV ligt bij de gemeenten en de provincie Gelderland (de opdrachtgevers), waarvoor de organisatie taken verricht. Het Dagelijks Bestuur van ODNV is verantwoordelijk voor de informatie over de interne bedrijfsvoering van ODNV. Met het plan van aanpak “Informatie op orde” heeft ODNV initiatief genomen om in samenspraak met de opdrachtgevers opvolging te geven aan de aanbevelingen van het Streekarchivariaat.
Ter verbetering van het informatiebeheer zijn op basis hiervan in het eerste tot en met het derde kwartaal van 2023 zeven informatiebeheerproducten opgesteld met als doel een bijdrage te leveren tot verbetering van het informatiebeheer bij ODNV. Op 7 september 2023 is het kwartiermakersteam (KMT) voor de fusie ODNV-OVIJ akkoord gegaan met het besluitvoorstel ‘Afsluiten en overdragen informatiebeheer’. In dit voorstel is ingegaan op activiteiten die in 2023 afgerond moeten zijn vanwege het overdragen van het informatiebeheer (lees: archief) naar de ODVeluwe. Hierbij zijn ook enkele punten genoemd die in 2024 moeten plaatsvinden en die ook als zodanig met het streek-archivariaat NoordVeluwe zijn afgesproken. Een belangrijke activiteit hiervan betreft het ‘nabewerken’ van het archief van ODNV. Concreet gaat het hier om het bepalen welke digitale dossiers vernietigd moeten worden en welke er ter bewaring overgebracht moeten worden naar Streekarchivariaat Noord Veluwe. Deze nabewerking vergt specifieke kennis en hierop zal door ODVeluwe de benodigde capaciteit worden ingezet. De opdracht bestaat uit het
Jaarstukken 2023
24
bewerken van het archief van ODNV door middel van vernietiging dan wel overbrenging naar een archiefbewaarplaats of e-Depot. Uitvoering gebeurt in afstemming met de informatiemanager en Streekarchivariaat Noord-Veluwe. Financieel beleid en beheer Het financieel beleid wordt bepaald door het Algemeen Bestuur. Het financieel beheer wordt uitgevoerd door de gemeente Nunspeet. De begroting van ODNV is in 2013 opgezet als outputbegroting en in 2017 opnieuw beoordeeld. Uit berekening op basis van het ‘besturingsmodel ODNV’ (najaar 2017) bleek dat de hoogte van de totale begroting van ODNV vanaf 2019 gelijk was aan de bestaande begroting. Om redenen van stabiliteit in de bijdrage van de partners van ODNV heeft het AB op 30 november 2017 vervolgens besloten de begroting en de berekening van de bijdragen van de partners voor vergunningverlening (programma 1) en toezicht en handhaving (programma 2) gedurende de jaren 2019 tot en met 2022 gelijk te houden aan de begroting 2018 (met uitzondering van loon- en prijsmutaties), tenzij er ingrijpende wijzigingen in het takenpakket zijn. In 2022 heeft het AB besloten om de bestaande financieringsafspraken te verlengen voor in elk geval de begroting 2023. In juni 2019 is door het Algemeen Bestuur de nota Reserve- en voorzieningenbeleid en het Overzicht bestemmingsreserves 2019 vastgesteld.
In het boekjaar 2023 kende ODNV de volgende bestemmingsreserves: • • •
de reserve Voorbereidingskosten nieuwe Omgevingswet; de reserve Repareren achterstanden; de reserve Afschrijving aanpassingen kantoorinrichting 2023.
In de toelichting op de balans zijn de mutaties in de reserves weergegeven. Net als alle andere Gelderse omgevingsdiensten is ODNV fiscaal ondernemer in het kader van de btw. Hierover zijn op Gelders niveau met de Belastingdienst afspraken gemaakt. Ten aanzien van de Vennootschapsbelasting (Vpb) is op landelijk niveau met de Belastingdienst en alle omgevingsdiensten afgesproken welke activiteiten wel of niet onderhevig zijn aan Vpb-heffing. Uitkomst hiervan is dat ODNV niet Vpb-plichtig is. In de vergadering van 14 september 2023 heeft het AB besloten om voor de uitvoering van de accountantscontrole over het boekjaar 2023 opdracht te verlenen aan De Jong en Laan accountants en belastingadviseurs. Rechtmatigheid Het Dagelijks Bestuur is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het Dagelijks Bestuur hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het Dagelijks Bestuur zich niet tot het geven van een toelichting bij alleen het overschrijden van de verantwoordingsgrens.
Om tegemoet te komen aan de behoefte aan inzicht van het Algemeen Bestuur, rapporteert het Dagelijks Bestuur alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting het Algemeen Bestuur.
Jaarstukken 2023
25
In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en nadere toelichting hierop gaat de Commissie BBV (Cie BBV) uit van de volgende definitie het begrip ‘begrotingsonrechtmatigheden’: “Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de Gemeenteraad en het College van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.” N.B. Waar door de Cie BBV wordt geschreven “College van B&W” dient tevens te worden gelezen “Dagelijks Bestuur”; voor “Gemeenteraad” dient tevens te worden gelezen “Algemeen Bestuur”. Op grond van art.5 van de Financiële verordening ODNV autoriseert het algemeen bestuur met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.
De rapportagegrens is vastgesteld op 0,5% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en bedraagt daarmee (afgerond) € 42.000. In het licht van het voorgaande volgt hierna de toelichting op onderdelen waarbij in het kader van rechtmatigheid per programma een bedrag is gemoeid dat groter is dan de genoemde rapportagegrens: Programma 1. Vergunningverlening
Lasten / Baten Baten
2. Toezicht & Handhaving
Lasten
Jaarstukken 2023
Afwijking
Toelichting
€ 42.746 (voordelig)
a) Tegen een vergoeding van € 35.539 zijn adviesdiensten verricht in opdracht van RVO. Dit is circa € 10.000 meer dan in de halfjaarrapportage is gemeld. b) I.v.m. herwaardering van de voorziening voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen is ten gunste van dit programma een bedrag onttrokken van € 7.228. Voornamelijk als gevolg van onderbezetting van de formatie voor Toezicht & Handhaving zijn de genoemde middelen niet tot besteding gekomen. Ten tijde van de halfjaarrapportage was dit nog niet voor de volle omvang bekend en was er sprake van een afwijking van € 249.198.
€ 389.333 (voordelig)
26
Programma 2. Toezicht & Handhaving
Lasten / Baten Baten
3. Advies
Lasten
€ 217.908 (voordelig)
3. Advies
Baten
€ 44.469 (voordelig)
Jaarstukken 2023
Afwijking
Toelichting
€ 310.954 (voordelig)
a) Voor een bedrag van € 244.851 zijn aanvullende baten gerealiseerd binnen de reikwijdte van het programma Toezicht & Handhaving. Dit komt voort uit o.a. verrekening van excessieve inzet op omvangrijke dossiers (€ 161.581), een aanvullende opdracht van de provincie (€ 104.651) en door een lagere uitnutting van de SPUK-THE (€ 52.448). In de halfjaarrapportage is aanvankelijk een bedrag gemeld van € 178.121, waarbij werd aangenomen dat de SPUK-THE voor 100% zou worden geclaimd (i.p.v. circa 50%) en de inzet op excessen nog niet bekend was. De aanvullende opdracht was op dat moment nog niet bekend, maar is tijdens de AB-vergadering van 14 september 2023 aan de orde geweest. b) I.v.m. herwaardering van de voorziening voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen is ten gunste van dit programma een bedrag onttrokken van € 61.954. Hier tegenover staat een nieuwe storting van € 61.262. Per saldo komt de mutatie hiermee onder de rapportagegrens, maar omwille van de volledigheid en transparantie worden de betreffende mutaties hier alsnog vermeld. Als gevolg van het temporiseren van de voorbereiding overdracht bodemtaken zijn de geraamde uitvoeringskosten niet tot besteding gebracht. De hiermee samenhangende bijdrage van deelnemers is overgeboekt naar de balanspost vooruit ontvangen bedragen met het oog hierop dat de betreffende werkzaamheden in 2024 alsnog kunnen worden gerealiseerd.
In de financiële uitgangspunten voor de liquidatie van ODNV (AB 14 dec. 2023) heeft het AB zich uitgesproken over wat de wijze waarop de betreffende middelen beschikbaar blijven om de aanvullend benodigde inzet in 2024 alsnog te kunnen realiseren. I.v.m. herwaardering van de voorziening voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen is ten gunste van dit programma een bedrag onttrokken van € 47.804. Hier tegenover staat een nieuwe storting van € 7.752. Per saldo komt de mutatie hiermee onder de rapportagegrens, maar omwille van de volledigheid en transparantie worden de betreffende mutaties hier alsnog vermeld.
27
Programma
Afwijking
Toelichting
5. Projecten
Lasten / Baten Lasten
€ 415.430 (nadelig)
5. Projecten
Baten
€ 464.587 (voordelig)
Overzicht overhead
Lasten
€ 44.052 (voordelig)
Overzicht overhead
Baten
€ 73.863 (voordelig)
Overzicht onvoorzien
Lasten
€ 65.000 (voordelig)
a) Binnen het project voorbereiding Omgevingswet bedragen de kosten voor de voorbereiding € 82.779 meer dan vooraf geraamd. De extra lasten zijn gecompenseerd door het relevante deel van de kosten door te belasten aan OVIJ. De netto kosten zijn € 48.758 lager dan waar op grond van het jaarplan 2023 mee is gerekend. In de halfjaarrapportage werd nog aangenomen dat de beschikbare middelen voor de volledige omvang zouden worden ingezet. b) Uitvoeringkosten inzake voorbereiding van de fusie, voor zover doorbelast aan fusiepartner OVIJ € 178.189. In de halfjaarrapportage is dit project derhalve budgettair neutraal opgenomen. Het eigen aandeel in de voorbereidingskosten komt ten laste van de post organisatieontwikkeling. c) Uitvoeringskosten voor werkzaamheden in het kader van het Interbestuurlijk Programma Versterking VTHstelsel omgevingsdiensten ad € 247.162. De lasten worden in zijn geheel gedeclareerd bij de door het Rijk ter beschikking gestelde specifieke uitkering (SPUK) IBP. In de halfjaarrapportage is dit project derhalve budgettair neutraal opgenomen. a) Doorbelasting kosten voorbereiding Omgevingswet aan OVIJ ad € 131.536. b) Doorbelasting kosten voorbereiding fusie aan OVIJ ad € 85.889. c) Rijksbijdrage (SPUK) voor werkzaamheden in het kader van het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel omgevingsdiensten ad € 247.162.
Het budget ter voorbereiding van de fusie is vanwege declaratie bij het SPUK-IBP niet volledig aangesproken, waardoor een bedrag van € 63.530 resteert. Rente rekening courant € 68.507. In de halfjaarrapportage was hiervoor een bedrag voorzien van € 51.710. Vanwege het lage ziekteverzuim is de post onvoorzien niet aangesproken voor compensatie van bovenmatige voor vervanging wegens ziekte.
Er zijn geen situaties waarin er sprake is van verschillende onderbouwde standpunten waarvoor niet tot een eenduidig oordeel van de rechtmatigheid kan worden gekomen. Om deze reden is in het hiervoor vermelde overzicht geen cumulatie opgenomen voor onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens overstijgen. Vanwege de uitdrukkelijke wens van de deelnemers tot het beperken van bestuurlijke drukte en geldt als algemeen principe dat zo mogelijk geen begrotingswijzigingen worden opgesteld en geen tussentijdse verrekening van bijdragen plaatsvind, maar dat deze aspecten worden betrokken bij de opstelling en vaststelling van de jaarrekening. Bij het opstellen van de halfjaarrapportage wordt op basis van de op dat moment bekende informatie en verwachtingen zo goed mogelijk vooruitgeblikt op het budgettaire perspectief voor het uitvoeringsjaar. Vanwege het informerende karakter van de halfjaarrapportage vloeien hier geen directe budgettaire consequenties uit voort. Afwijkingen worden zoveel mogelijk betrokken bij de vaststelling van de jaarrekening. Op basis van de halfjaarrapportage is geoordeeld dat er geen noodzaak bestond tot het voorstellen van
Jaarstukken 2023
28
begrotingswijzigingen c.q. het wijzigen van de deelnemersbijdragen of bijbehorende voorschotten. Het Algemeen Bestuur heeft kennis genomen van deze rapportage. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur op 14 december 2023 is het Algemeen bestuur namens het Dagelijks Bestuur op hoofdlijnen mondeling geïnformeerd over de budgettaire verwachtingen aangaande de exploitatie over 2023. Gezien de termijnen voor het indienen en verwerken van begrotingswijzigingen was het niet mogelijk om te komen tot vaststelling van een mutatie en is volstaan met kennisgeving van de op dat moment verwachte situatie. Gezien de voorgaande toelichting worden de genoemde onderdelen door het Dagelijks Bestuur beschouwd als tijdig gemeld en daarmee als zijnde rechtmatig. Vanwege de langere doorlooptijden voor het vaststellen en effectueren van begrotingswijzigingen van gemeenschappelijke regelingen in het algemeen is het voor een GR als zodanig effectief lastiger om afgezien van tijdig melden begrotingsonrechtmatigheden anderszins te voorkomen. De doorlooptijd voor de opstelling van een ontwerp begrotingswijziging tot en met de definitieve vaststelling is onder invloed van de zienswijzenprocedure circa 20 weken. Hierdoor is het lastiger om gedurende het jaar van uitvoering tot bijstelling van de begroting te komen of behelst die bijstelling vaker ‘goedkeuring achteraf’.
Dit betekent dat tegen de achtergrond van een gemeenschappelijke regeling noodzakelijkerwijs vaker gewerkt wordt vanuit het perspectief ‘informeren’ in plaats van vaststellen van een begrotingswijziging. Op grond van de gemeenschappelijke regeling en de financiële verordening kent ODNV slechts één formeel rapportagemoment, t.w. de halfjaarrapportage. In de halfjaarrapportage 2023 is – in afwijking van voorgaande jaren – nadrukkelijker ingegaan op de tot dat moment bekende financiële/budgettaire perspectieven. Gegeven de situatie dat er evenwel circa 6 maanden zit tussen het moment van de vaststelling van de halfjaarrapportage en de jaarrekening kunnen zich vanzelfsprekend nadere afwijkingen voordoen. Geadviseerd wordt te bezien op welke wijze het DB ondanks deze beperking explicieter aan rapportageverplichtingen kan voldoen om begrotingsonrechtmatigheden zoveel mogelijk te voorkomen. Hierbij dient te worden gezocht naar een evenwicht tussen aanvullend inzicht, bijkomende administratieve belasting van de organisatie en het waar mogelijk beperken van bestuurlijke drukte.
Om ondanks deze beperkende factoren begrotingsonrechtmatigheden in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen en de rapportage hierover in de jaarrekening te beperken tot de meest relevante zaken zal getracht worden om waar mogelijk in toekomstige besluitvorming en verslaglegging omtrent de halfjaarrapportage en eventuele overige schriftelijke of mondelinge rapportagemomenten nadrukkelijker vast te leggen in welke mate de gemelde zaken al dan niet onderdeel behoren te vormen van de verplichte rapportage in de jaarrekening. Voor het overige wordt het AB gevraagd om de rechtmatigheid van lasten en baten in zoverre deze afwijkt van hetgeen is begroot daar waar mogelijk te bekrachtigen bij het vaststellen van de jaarrekening. Bij de vaststelling van de financiële verordening van de nieuwe dienst ODVeluwe zal er zover mogelijk worden voorgesorteerd op een passende organisatie-juridische inbedding van deze situatie.
Jaarstukken 2023
29
Overzicht kostenplaatsen overhead Omschrijving
Primaire begroting 2023
Begrotings- Begroting na wijzigingen wijziging 2023 2023
Realisatie 2023
Realisatie 2022
(bedragen x € 1.000,00) Lasten Directie en resourcemanagement
269
0
269
296
C entrale personeelsbudgetten
163
13
176
204
609 156
Organisatiekosten
1.056
724
1.780
1.673
1.177
Totaal Lasten
1.488
737
2.225
2.173
1.942
Directie en resourcemanagement
0
0
0
0
0
C entrale personeelsbudgetten
0
0
0
1
4
Organisatiekosten
15
0
15
75
21
Onttrekking voorz. arb.kosten gerelateerde vpl.
0
0
0
4
0
Totaal Baten
15
0
15
80
25
Reservemutatie
0
-155
-155
-115
0
Totaal generaal
1.473
892
2.365
2.208
1.917
Baten
Jaarstukken 2023
30
2.2
Paragraaf ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen heeft tot doel om aan te tonen hoe ODNV de instandhouding van haar kapitaalgoederen waarborgt. Investeringen in kapitaalgoederen zijn beperkt, mede omdat ODNV de benodigde bedrijfsmiddelen veelal via huur, lease of dienstverleningsovereenkomst afneemt. ODNV doet in beginsel geen investeringen in huisvesting of ICT. Kantoorruimte wordt gehuurd en voor het up-to-date houden van software zijn onderhoudscontracten gesloten met leveranciers. Wel is er in 2023 sprake geweest van een investering in huurdersbelang en vervanging van kantoorinventaris. Dit betreft goederen waarbij geen technische onderhoudscomponent aan de orde is en is normaal dagelijks onderhoud voldoende om de gebruikswaarde daarvan te behouden. Om het onafhankelijk van tijd en plaats werken te faciliteren wordt aan de medewerkers een mobiele telefoon en laptop in bruikleen gegeven. Deze mobiele elektronica is op vervangingsbasis aangeschaft en onder toepassing van het principe van een ideaal-complex ten laste van de exploitatie gebracht. De gebruikte piketauto betrof eigendom van OVIJ. Eind 2019 is een (gebruikte) dienstauto aangeschaft. Deze auto is in 72 maanden afgeschreven met aftrek van de leeftijd bij aanschaf (42 maanden) en vertegenwoordigt sinds 1 januari 2023 geen boekwaarde meer. Begin 2020 is daarnaast een leaseauto in gebruik genomen.
Naar de toekomst toe behoeft de vervanging van de dienstvoertuigen specifiek aandacht. Gezien het standpunt dat ODNV geen omvangrijke investeringen zal doen in kapitaalgoederen, is er geen specifiek beleid nodig voor het onderhoud daarvan.
Jaarstukken 2023
31
2.3
Paragraaf FINANCIERING
De Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) verplicht gemeenschappelijke regelingen om richtlijnen vast te stellen voor het beheer van de geldstromen en de risico’s die daaraan verbonden zijn. Hiervoor heeft het algemeen bestuur op 15 december 2016 het Treasurystatuut 2016 vastgesteld. Treasuryfunctie De treasuryfunctie maakt onderdeel uit van de ondersteunende financiële diensten die de gemeente Nunspeet voor Omgevingsdienst Noord-Veluwe verricht. Risicobeheer ODNV heeft een eenvoudige rol op treasurygebied. De behoefte is: • •