AP 6f Commissievoorstel geheimhoudingsbesluiten

Commissievoorstel 1217304 Commissie: Datum commissievergadering: Agendapunt: Datum college: Onderwerp: Bevoegd orgaan: Portefeuillehouder: Behandeling: Stukken ter inzage: Bijlage(n):

Algemeen Bestuur 14 november 2024 6f 15 oktober 2024 Overzicht geheimhoudingsbesluiten Commissie C.W.J. Blom Bespreking -

-

-

Geactualiseerd overzicht geheimhoudingsbesluiten van de griffie. Commissievoorstel 14 maart 2023 m.b.t. opleggen en opheffen geheimhouding raadsstukken. Geactualiseerde notitie 'opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding'.

Voorstel  Kennisnemen van het door de griffie geactualiseerde overzicht van documenten waarop geheimhouding rust en waarvan de raadscommissie en/of de gemeenteraad kennis hee4 genomen.  In de eerste hel4 van 2025 een voorstel tegemoet zien of en in hoeverre geheimhouding van documenten, die opgenomen zijn in de lijst van de griffie, geheel of gedeeltelijk door de gemeenteraad opgeheven kan worden.

Geachte commissie, Inleiding. De commissie Algemeen Bestuur besprak op 14 maart 2023 het voorstel van het college met betrekking tot het opleggen en opheffen geheimhouding van raadsstukken. In dit commissievoorstel stond een overzicht van de geheimhoudingsbesluiten door de gemeenteraad. Met betrekking tot de opheffing van geheimhouding stond in het commissievoorstel het volgende: “Opheffing van geheimhouding anders dan op verzoek (ofwel ‘ambtshalve opheffing’) is tot op heden (voor zover we kunnen nagaan) niet voorgekomen. In de prak;jk worden alleen op verzoek besluiten tot opheffing van geheimhouding genomen. Op grond van de Woo kunnen verzoeken worden ingediend om openbaarmaking van overheidsinforma;e. Zo’n verzoek kan ook betrekking hebben op als geheim gekwalificeerde informa;e. Als dat laatste aan de orde is, moet een dergelijk verzoek tegelijker;jd als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding worden beschouwd en zal opnieuw een afweging moeten plaatsvinden. Wanneer iemand met een beroep op de Woo een verzoek indient om inzage in een document dat als ‘geheim’ is gekwalificeerd en dat verzoek geheel of gedeeltelijk wordt gehonoreerd, is daarmee dus sprake van een (impliciet) opheffingsbesluit.

-2-

In het geval aan een geheimhoudingsbesluit expliciet een termijn is verbonden (bijv. ‘de geheimhouding geldt tot 1 jaar na realisering van het project’), vervalt de geheimhouding na het verstrijken van de betreffende termijn (ambtelijke noot 2024: Tenzij geheimhouding uiteraard eerder wordt opgeheven vanwege 1) honorering van een Woo-verzoek of 2) door een raadsbesluit op grond van een tussen!jds voorstel van het college). Aan de hand van het opgestelde “Overzicht geheimhoudingsbesluiten door de raad” (zie hierna) gaan we in het vervolg ac;ef inze@en op de ambtshalve opheffing van de daarvoor in aanmerking komende geheimhoudingsbesluiten.” De gemeenteraad hee4 op 21 maart 2024 de geactualiseerde no;;e 'opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding' vastgesteld. In deze no;;e staat het volgende: “Om voor de raad inzichtelijk te houden op welke documenten geheimhouding rust, wordt er door de griffie een lijst bijgehouden van stukken waarop geheimhouding rust waarvan de raad kennis hee4 genomen dan wel voor eerder hee4 bekrach;gd. Dit overzicht wordt jaarlijks aan de raad aangeboden.” Actualisering overzicht geheimhoudingsbesluiten. In de beleidsagenda van de commissie Algemeen Bestuur staat dat er in het vierde kwartaal van 2024 een overzicht wordt verstrekt van de besluiten tot geheimhouding.

De griffie hee4 het overzicht, dat op 14 maart 2023 aan de commissie Algemeen Bestuur is verstrekt, geactualiseerd met stukken, waarop naderhand geheimhouding is gelegd en waarvan de raadscommissie en/of de gemeenteraad kennis hee4 genomen. Deze lijst tre4 u hierbij ter kennisname aan. Onder punt 5.1, lid 3 van de geactualiseerde no;;e staat het volgende: “Om voor de raad inzichtelijk te houden op welke documenten geheimhouding rust waarvan de raad bevoegd is om de geheimhouding op te heffen, wordt er door de griffie een lijst bijgehouden van geheimhoudingsstukken die aan de raad zijn verstrekt of eerder zijn bekrach;gd. Dit betre$ een dynamische lijst die al!jd actueel en raadpleegbaar is via het raadsinforma!esysteem.” De griffie hee4 contact gehad met de leverancier van het raadsinforma;esysteem, NotuBiz. NotuBiz kan een module aanbieden om de stukken waarop geheimhouding rust via het openbare raadsinforma;esysteem te publiceren. De gemeente Eindhoven bijvoorbeeld hee4 een dergelijke module: h@ps://eindhoven.raadsinforma;e.nl/modules/5/geheimhoudingsregister/view De griffie hee4 een offerte opgevraagd. Na goedkeuring van het Presidium kan deze module begin 2025 opera;oneel zijn. Opheffing geheimhoudingsbesluiten We@elijk is bepaald dat zodra de geheime informa;e met de raad is gedeeld, de raad al;jd exclusief bevoegd is om de geheimhouding op te heffen (ar;kel 89 lid 4 Gemeentewet).

Onder punt 5.1 van de geactualiseerde no;;e staat de volgende werkwijze ten aanzien van het opheffen van geheimhouding beschreven:

-3-

Door het college wordt op de stukken waarop geheimhouding rust een moment aangegeven waarop de geheimhouding kan worden opgeheven. Voor projecten wordt aangehouden dat de geheimhouding wordt opgeheven een jaar nadat een project financieel volledig is afgerond. Voor niet projecten wordt per geval een concreet of een te concre;seren einds;p opgenomen in het voorstel waarop geheimhouding kan worden opgeheven. Wanneer het college tussen;jds aanleiding ziet om geheimhouding op te heffen, zal zij daartoe een voorstel doen aan de raad. 2. Door het college wordt middels een openbaar advies aan de raad een voorstel voorgelegd om de opgelegde geheimhouding op te heffen wanneer het genoemde eind;jds;p ten ;jde van de oplegging is bereikt. Audio-opnamen van besloten vergaderingen worden gelijk;jdig openbaar gemaakt met de stukken. Inmiddels zijn er een aantal Woo-verzoeken ingediend ten aanzien van documenten waarop (deels) geheimhouding rust. Het gaat om de volgende Woo-verzoeken: - Woo-verzoek inzake grondaankopen ’t Hul-Noord - Woo-verzoek inzake grondtransac;e GPS-gronden - Woo-verzoek inzake de Kijktuinen - Woo-verzoek inzake Landrust 1.

Deze verzoeken worden afgehandeld volgens de afgesproken procedure, zoals omschreven in 5.2 van de no;;e (opheffen geheimhouding in rela;e tot Woo-verzoeken). De gemeenteraad krijgt hiervoor binnenkort de voorstellen van ons college aangeboden. Wanneer een dergelijk Wooverzoek geheel of gedeeltelijk wordt gehonoreerd, is daarmee sprake van een (impliciet) opheffingsbesluit. Op grond van de toezegging in het commissievoorstel aan de commissie Algemeen Bestuur van 14 maart 2023 (ac;ef inze@en op ambtshalve opheffing van de daarvoor in aanmerking komende geheimhoudingsbesluiten) en ter uitvoering van punt 5.1, eerste en tweede lid, van de geactualiseerde no;;e 'opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding' gaat de organisa;e in de eerste hel4 van 2025 aan de hand van het actuele overzicht geheimhoudingsbesluiten na op welke wijze de geheimhouding geheel of gedeeltelijk opgeheven kan worden. Uw commissie krijgt daartoe via ons college een voorstel aangeboden dat vervolgens aan de gemeenteraad (het bevoegde orgaan om de geheimhouding geheel of gedeeltelijk op te heffen) kan worden voorgelegd. jvdb Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

C.W.J. Blom