AP 6d. Commissievoorstel Actualisatie Inkoopbeleid

Commissievoorstel 820748 Commissie: Datum commissievergadering: Agendapunt: Datum college: Onderwerp: Bevoegd orgaan: Portefeuillehouder: Behandeling: Stukken ter inzage: Bijlage(n):

Maatschappij en Middelen 9 november 2023 6d. 17 oktober 2023 Actualisatie inkoopbeleid Burgemeester en Wethouders W. Stoffer Peiling Geen − Inkoopbeleid; − Addendum.

Voorstel Bespreken van het inkoopbeleid en kennis nemen van ontwikkelingen lokale economie.

Geachte commissie, Inleiding Ons huidige inkoopbeleid dateert uit december 2016. Dit inkoopbeleid is binnen de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) opgesteld. Conform artikel 29 lid g van de Financiële Verordening draagt het college zorg voor 'het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten'. Het geüpdatete inkoopbeleid ligt nu ter peiling aan u voor. Het inkoopbeleid is in principe vastgesteld door het college op 17 oktober jl. en zal na peiling bij de commissie Maatschappij en Middelen definitief worden vastgesteld. U zult na de definitieve vaststelling een terugkoppeling ontvangen. Bij deze update is waar mogelijk aansluiting gezocht bij het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast treft u een voorstel aan ter verbetering van de positie van lokale ondernemers. Argumenten/overwegingen Inkoopbeleid Onderstaand treft u een overzicht aan van de belangrijkste wijzigingen in het inkoopbeleid 2023 ten opzichte van het huidige inkoopbeleid. Toegevoegd: * Link m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording in plaats van een goedkeurende accountantsverklaring straks. * 1.1 Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor publieke middelen en Maatschappelijk verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de deelnemende organisaties.

* 2.2 Inkopen uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. * 2.3 Contractbeer, in ieder geval contracten met een looptijd. * 4.2.1 Duurzaam inkopen Bijdrage aan Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN (Sustainable Development Goals).

-2-

* 5.2 Uitbesteden of zelf uitvoeren * 5.3 Doorleggen verantwoording i.r.t inkoop- en aanbestedingsbeleid. * 5.6 Lokale/ regionale ondernemers en MKB, mogelijkheden voor invulling aangevuld. * 5.7 Deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming. Vrij om onder de Europese drempel zelf de procedure te kiezen, wel gids proportionaliteit van toepassing ‘pas toe of leg uit’. Herzien: * 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid conform VNG model aangescherpt. * 1.5 Verwijzing naar wetsartikelen en aanvulling begrippen. * 2.1 Inkoopproces in een nieuw jasje. * 3.1 Juridisch kader conform VNG model aangescherpt. * 3.2 Verwerkersovereenkomst i.p.v. bewerkersovereenkomst. * 3.3 Algemene beginselen bij inkoop conform VNG model aangescherpt. * 4.1 Integriteit conform VNG model aangescherpt. * 4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen conform VNG model aangescherpt. * 4.2.2. Sociale aspecten bij inkopen geheel aangepast n.a.v. getekend convenant. Tevens zijn er nieuwe bouwblokken bijgevoegd in de bijlage. Daarnaast zin de Expertisepunten voor Social Return in de bijlage weergegeven. * 5. Economische uitgangpunten conform VNG model aangescherpt. * 5.7 Drempel voor werken aangepast van € 1.500.000 naar € 3.000.000 voor procedures (meervoudig onderhands en nationaal openbaar) onder de Europese grens.

* 5.7 Middels een addendum worden de drempelbedragen voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen met 10% verhoogd. Verwijderd: * Verwijzingen inkoophandboek. Aangezien het handboek flink verouderd was. Templates voor inkopen zijn nu beschikbaar via Mercell (online aanbestedingstool). * 1.1 Doelstellingen inkoopbeleid Inkopen op basis van prijs/kwaliteit. * 100 % duurzaam inkopen, niet realistisch en haalbaar. * BIBOB verklaring niet meer van toepassing. Argumenten voor het toevoegen van een addendum Wij stellen als gemeente Nunspeet voor om op het onderdeel Social Return een addendum aan het inkoopbeleid van de ISNV toe te voegen. In het opnieuw vast te stellen inkoopbeleid staat dat er altijd een percentage van 5% of 2% als Social Return verplichting opgenomen zal worden. En dat er alleen bij hoge uitzondering gemotiveerd afgeweken kan worden van deze percentages. De gemeente Nunspeet wenst bij de toepassing van Social Return juist ruimte te geven aan de specifieke mogelijkheden die passend zijn voor de specifieke opdracht. Bij iedere aanbesteding die in aanmerking komt voor het toepassen van Social Return voeren wij in overleg met het Expertisecentrum voor Social Return een passend percentage op. Daarom willen wij op dit punt in overleg met ons Expertisecentrum voor Social Return en de vakafdeling (team Samenleving) een addendum toevoegen.

-3-

Daarnaast is besloten om de voorgestelde drempelbedragen voor de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen met 10% te verhogen. De drempelbedragen liggen voor leveringen en diensten sinds 2013 op € 50.000 en de drempel voor werken op € 100.000. De wereld is sinds die tijd natuurlijk veranderd. Wat er in 2013 aangeschaft kon worden voor dit bedrag, kan nu niet meer. Daarom zijn de bedragen voor de enkelvoudig onderhandse procedures opgehoogd met 10%. Ontwikkelingen lokale economie De gemeente Nunspeet hecht er grote waarde aan om daar waar mogelijk de lokale ondernemers een kans te geven bij aanbestedingen. Op dit moment kunnen de opdrachten die enkelvoudig onderhands gegund mogen worden, gegund worden aan lokale ondernemers. Daarnaast kunnen lokale ondernemers worden uitgenodigd bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. De volgende uitbreiding zijn we aan het voorbereiden, om hiermee invulling te geven aan de actiepunten zoals die zijn opgenomen in het collegeprogramma 2022-2026, Programma 8. Economische Zaken; * Het opstellen van een ondernemerslijst; We willen onderzoeken of de ondernemers van de gemeente Nunspeet behoefte hebben aan opname op een ondernemerslijst. Deze ondernemerslijst kunnen de inkopers bij de gemeente Nunspeet gebruiken voor lokale inkoop (enkelvoudig onderhands) en voor aanbestedingstrajecten.

Dit werkt als volgt; op de website van de gemeente Nunspeet komt een zogenoemd 'aanmeldformulier voor ondernemers'. Op deze plek kunnen ondernemers hun bedrijfsgegevens doorgeven. Het bedrijf wordt dan opgenomen in onze ondernemerslijst. Op deze manier kunnen onze inkopers hen uitnodigen voor inkoop en voor aanbestedingstrajecten. De onderneming wordt opgenomen in een lijst met andere aanbieders waaruit inkopers een selectie moeten maken. Deze ondernemerslijst zal ook gebruikt worden voor kleine enkelvoudig onderhandse opdrachten. Het onderzoek en het eventueel opstellen van de ondernemerslijst wordt in nauwe samenwerking met de accountmanagers bedrijven van de gemeente Nunspeet uitgevoerd. * Het opstellen van een groslijst voor onderhandse werken; Tot op heden selecteert de gemeente Nunspeet ondernemers op basis van het inkoopbeleid en hun eigen ervaringen. De kwaliteit van het betreffende bedrijf is daarbij niet in meetbare indicatoren vastgesteld. De gemeente Nunspeet heeft behoefte aan professioneler leveranciersmanagement, waarbij zij streeft naar een objectieve, voor iedereen duidelijke en transparante selectiemethode, waarbij goed presterende leveranciers meer kans maken op een opdracht. Daarnaast wil de gemeente Nunspeet rekening houden met de lokale/regionale economie. Door gebruik te maken van groslijsten kunnen deze stappen worden gerealiseerd.

Het is de wens om in het najaar voor de gemeente Nunspeet te onderzoeken of het opstellen van groslijsten haalbaar is. CtH

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp,

C.W.J. Blom