AP 6b Raadsvoorstel herziening vergadermodel

Raadsvoorstel 1229443 Agendapunt: Nummer: Datum college: Raadsvergadering: Commissie Datum commissie: Portefeuillehouder: Onderwerp:

<Agendapunt> <Nummer> 19 december 2024 Algemeen Bestuur 10 december 2024 C.W.J. Blom Aanpassing vergadermodel gemeenteraad

Voorstel 1. Instemmen met de in dit voorstel geformuleerde uitgangspunten en uitwerking daarvan voor de herziening van het vergadermodel van de gemeenteraad van Nunspeet en deze invoeren met ingang van de vergadermaand mei 2025. 2. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Nunspeet 2025 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Nunspeet 2025 vaststellen volgens bijgaande ontwerpen. Geachte raad, Inleiding In het raadsakkoord 2022-2026 ‘Samen meer voor elkaar’ staat dat het belangrijk is de gemeenteraad op een juiste manier in positie te brengen. Volgens de gemaakte afspraak heeft de raadswerkgroep Bestuur en Dienstverlening met ondersteuning van de griffie onderzoek gedaan op welke wijze we de lokale democratie richting de toekomst kunnen versterken. Met name is gekeken naar het aanpassen van het bestaande vergadermodel van de raadscommissies en raad, het organiseren van beeldvormende vergaderingen en het herzien van de mogelijkheden van spreekrecht. Over de herziening van het vergadermodel is een enquête uitgezet onder de raadsleden, collegeleden, medewerkers van de gemeentelijke organisatie en insprekers die gebruik hebben gemaakt van spreekrecht tijdens het gezamenlijk fractieberaad en tijdens de commissievergadering.

Verder vond op 19 juni 2024 een informele raadsbijeenkomst plaats over de herziening van het vergadermodel. Aan de hand van de enquêteresultaten en de input tijdens de informele raadsbijeenkomst van 19 juni volgt hierbij een voorstel tot herziening van het vergadermodel. Uitgangspunten voor herziening van het Nunspeetse vergadermodel Voor de herziening van het vergadermodel hanteren we de volgende uitgangspunten: 1. We hanteren het BOB-model: Beeldvorming tijdens beeldvormende bijeenkomsten, informatieen thema-avonden, raadswerkgroepen en -klankbordgroepen en werkbezoeken. Oordeelsvorming tijdens commissievergaderingen. Besluitvorming tijdens raadsvergaderingen. 2. We handhaven het commissiemodel met de raadscommissies Algemeen Bestuur, Maatschappij en Middelen en Ruimte en Wonen. 3. De raadscommissies blijven elk op een aparte avond vergaderen. Ondanks de verwachting dat commissievergaderingen vanwege de introductie van beeldvormende bijeenkomsten korter gaan duren wordt er vooralsnog geen ruimte gezien om commissievergaderingen op 1 avond te combineren. 4. Vergaderingen van de raadscommissies en gemeenteraad organiseren we in het gemeentehuis en niet in de afzonderlijke kernen. 5. 1 x per maand houden we een beeldvormende bijeenkomst, voorafgaande aan de commissievergaderingen in die maand, met de mogelijkheid van inspraak met een interactief karakter.

-2-

6. Het patroon van het bestaande vergaderschema blijft gehandhaafd (met uitzondering van punt 7): Op de laatste donderdag van de maand vindt in principe de reguliere raadsvergadering plaats. Daaraan voorafgaand worden de commissievergaderingen belegd. De vergadercyclus begint met de beeldvormende bijeenkomst op maandag en in dezelfde week wordt op donderdag de raadscommissie Maatschappij en Middelen belegd. In de daaropvolgende week wordt op maandag de raadscommissie Ruimte en Wonen gehouden en vervolgens vindt op donderdag de raadscommissie Algemeen Bestuur plaats. Tot slot. In principe wordt voor elke maand (behoudens het zomerreces) een facultatieve datum in het schema opgenomen voor themaen informatiebijeenkomsten van de gemeenteraad ten behoeve van beeldvorming. 7. De herziening van het vergadermodel moet feitelijk niet leiden tot extra avondvergaderingen voor raadsleden. Vanwege de verwachting dat de beeldvormende bijeenkomst aan het begin van de maand geen ruimte laat voor aansluitend individueel fractieberaad wordt het vergaderschema zo aangepast dat er op 1 fractieavond in de maand zowel de commissievergaderingen als de raadsvergadering voorbereid kunnen worden. Het staat de fracties uiteraard vrij om hiervan eigenstandig af te wijken. Uitwerking uitgangspunten Hierna volgen de uitwerkingsvoorstellen van het toekomstige BOB-model van de gemeenteraad.

Beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de maandelijkse vergadercyclus Voor de beeldvormende bijeenkomsten in het begin van de maandelijkse vergadercyclus worden de volgende randvoorwaarden gehanteerd: 1. Tijdens de beeldvormende bijeenkomst is alleen inspraak mogelijk ten aanzien van geagendeerde onderwerpen van de raadscommissies en/of de gemeenteraad. 2. Tijdens beeldvormende bijeenkomst komen alleen agendapunten aan de orde waarvoor insprekers zich hebben gemeld en agendapunten die door de agendacommissie worden vastgesteld. 3. Elke inspreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, de raad luistert en stelt vragen (interactief). Er vindt geen debat plaats. 4. Voor de beeldvormende avond kunnen collegeleden, medewerkers en eventueel deskundigen uitgenodigd worden in het kader van brede informatieverstrekking aan de raadsleden, maar ook voor de technische beantwoording van vragen van insprekers. 5. Beeldvormende bijeenkomsten worden voorgezeten door nader aan te wijzen raadsleden van de grootste fracties (Gemeentebelang, SGP en ChristenUnie) volgens een vastgesteld rooster. 6. Voor agendapunten die tijdens de beeldvormende bijeenkomst aan de orde zijn geweest zijn raads- en commissieleden terughoudend in het stellen van aanvullende schriftelijke technische (gedetailleerde) vragen aan het college voorafgaande aan de commissievergadering. 7.

De beeldvormende bijeenkomsten in de raadzaal worden niet uitgezonden via NotuBiz, maar wel in video opgenomen, zodat die later door eenieder (raadsleden en inwoners) teruggekeken kunnen worden. 8. Beeldvormende bijeenkomsten zijn openbaar, de pers wordt actief uitgenodigd. 9. Insprekers ontvangen standaard een enquêteformulier om hun bevindingen over de inspraakmogelijkheid tijdens de beeldvormende bijeenkomst kenbaar te maken. Beeldvormende informatie- en themabijeenkomsten gemeenteraad In het vergaderschema wordt voor elke maand (behoudens het zomerreces) een facultatieve datum opgenomen voor thema- en informatiebijeenkomsten van de gemeenteraad. Deze data in het vergaderschema gaan we benutten voor spreekrecht over niet-geagendeerde onderwerpen en wel van 19.30 uur tot 20.00 uur. Inwoners hebben hierbij ook de gelegenheid om ideeën of voorstellen bij de gemeenteraad onder de aandacht te brengen (pitchen). Hiervoor worden nog nadere spelregels opgesteld om vooraf het verwachtingspatroon voor alle belanghebbenden duidelijk te maken. Aansluitend kan vanaf 20.00 uur een thema- of informatiebijeenkomst voor de gemeenteraad worden gehouden. Deze bijeenkomsten krijgen een openbaar karakter door deze uit te zenden via NotuBiz, zodat inwoners de gelegenheid hebben om de bijeenkomsten te volgen. Daarnaast zijn inwoners fysiek ook welkom als toehoorder.

-3-

Oordeelsvormende commissievergaderingen Oordeelsvorming vindt plaats tijdens de commissievergaderingen. Vanwege de introductie van de beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de vergadermaand: - Komt de mogelijkheid van spreekrecht tijdens commissievergaderingen te vervallen. - Zijn raads- en commissieleden terughoudend in het stellen van (gedetailleerde) technische vragen aan het college. Besloten commissievergaderingen worden tot een minimum beperkt. Onderwerpen als aan- en verkoop van onroerende zaken kunnen prima in een openbare commissievergadering worden behandeld wanneer op de onderliggende stukken (bijvoorbeeld taxatierapporten, conceptkoopovereenkomsten, etc.) geheimhouding wordt opgelegd. Deze werkwijze wordt nu ook al toegepast in raadsvergaderingen waar raadsvoorstellen over transacties van onroerende zaken in openbaarheid worden behandeld en waarbij de overwegingen en risico’s transparant worden weergegeven. Op deze wijze ontstaat overigens ook de mogelijkheid van spreekrecht voor belanghebbenden tijdens de beeldvormende bijeenkomsten. Besluitvormende vergaderingen Tijdens raadsvergaderingen vindt uiteindelijk besluitvorming plaats. Tijdens de commissievergaderingen wordt bepaald welke agendapunten aangemerkt worden als hamerstuk voor de raadsvergadering.

Rol en positie agendacommissie De rol van de agendacommissie, bestaande uit de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad wordt verbreed en versterkt. Hiermee wordt de sturende rol van de gemeenteraad op zijn eigen agenda verder versterkt. De agendacommissie wordt verantwoordelijk voor de organisatie van de beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de vergadermaand. Aan de hand van het overzicht van de te behandelen agendapunten in de commissievergaderingen bepaalt de agendacommissie op voorstel van de griffie welke collegeleden, vakambtenaren en deskundigen uitgenodigd worden voor de beeldvormende bijeenkomst. Daarnaast wordt de agendacommissie verantwoordelijk voor het organiseren van beeldvormende informatie- en themabijeenkomsten en werkbezoeken van de gemeenteraad. Verder wordt de agendacommissie verantwoordelijk voor het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de commissievergaderingen Algemeen Bestuur, Maatschappij en Middelen en Ruimte en Wonen. De agendacommissie kan daarbij ook bepalen of een commissievergadering al dan niet in beslotenheid zou moeten plaatsvinden. Raadsleden krijgen ook de gelegenheid om agendavoorstellen in te dienen bij de agendacommissie. De griffie zal hiervoor een afzonderlijk format ontwikkelen.

De agendacommissie blijft verantwoordelijk voor het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de gemeenteraadsvergaderingen, het doen van voorstellen aan de gemeenteraad over de procedurele afhandeling van de ingekomen stukken en het jaarlijks vaststellen van het vergaderschema van de beeldvormende bijeenkomsten, commissie- en raadsvergaderingen. De agendacommissie kan besluiten om onderwerpen rechtstreeks op de agenda van de raadsvergadering te plaatsen wanneer bijvoorbeeld op voorhand al duidelijk is dat oordeelsvorming achterwege kan blijven en de onderwerpen aangemerkt kunnen worden als hamerstukken voor de raadsvergadering. Hiervoor is wel unanimiteit vereist in de agendacommissie. De agendacommissie zal in het vervolg als afzonderlijke entiteit in beslotenheid vergaderen aansluitend aan de openbare commissievergadering Algemeen Bestuur. Voor de goede orde: In de regel vergaderen agendacommissies in andere gemeenten ook in beslotenheid.

-4-

Overige zaken Vergoeding burgerraadsleden Op grond van de Verordening op de raadscommissies gemeente Nunspeet kunnen fracties met één zetel in de gemeenteraad een beroep doen op ondersteuning door burgerraadsleden (nietraadsleden). Er zijn 3 burgerraadsleden door de gemeenteraad formeel benoemd als lid van een raadscommissie. Burgerraadsleden krijgen per bijgewoonde commissievergadering een vergoeding. De beeldvormende thema- en informatiebijeenkomsten van de gemeenteraad, die facultatief in het vergaderschema zijn opgenomen, en de beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de maandelijkse vergadercyclus worden aangemerkt als overlegmomenten met het college of de burgemeester ter voorbereiding van de besluitvorming van de raad, zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet. Het is alleszins redelijk om het bijwonen van deze informatie-, thema- en beeldvormende bijeenkomsten van de gemeenteraad aan burgerraadsleden te vergoeden. Financiën De herziening van het Nunspeetse vergadermodel heeft extra financiële gevolgen, namelijk:  Het in video opnemen van de beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de vergadermaand. Meerkosten 2025 (vanaf mei 2025): € 1.900,00.  Het in in video uitzenden van de beeldvormende informatie- en themabijeenkomsten die facultatief zijn opgenomen in het vergaderschema (vanaf mei 2025). Meerkosten 2025: € 515,00.

 De vergoeding aan burgerraadsleden voor het bijwonen van de beeldvormende bijeenkomsten aan het begin van de vergadermaanden de beeldvormende informatie- en themabijeenkomsten van de gemeenteraad. De maximale meerkosten hiervan worden geraamd op € 3.500,00. Dekking van deze meerkosten voor 2025 kan plaatsvinden via de post Onvoorzien structureel. Voor 2026 en verder kunnen de meerkosten dan als vastgesteld beleid worden meegenomen in de begrotingscyclus (Perspectievennota en Programmabegroting 2026-2029). Wijzigen Reglement van Orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies In de raadsvergadering van 21 maart 2024 werd tijdens de behandeling van de ‘Geactualiseerde notitie opleggen, verstrekken en opheffen geheimhouding’ door de burgemeester toegezegd dat wijziging van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies in het najaar plaatsvindt in het kader van de herziening van het vergadermodel: Dan worden gelijktijdig de geheimhoudingsbepalingen, het openbaar maken van besluitenlijsten van besloten vergaderingen, enzovoorts meegenomen.

Wij adviseren uw raad om het Reglement van Orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies overeenkomstig de modelregelingen van de VNG aan te passen voor wat betreft de geheimhoudingsbepalingen en het vaststellen van verslagen en/of besluitenlijsten van besloten vergaderingen. Met betrekking tot het vaststellen van verslagen en/of besluitenlijsten van besloten vergaderingen hebben we in de afzonderlijke bijlage de huidige en gewijzigde bepalingen op een rij gezet. Daarnaast is het Reglement van Orde voor de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies aangepast op grond van de herziening van het vergadermodel (bijvoorbeeld de rol van de agendacommissie, etc.). De wijzigingen zijn geel gemarkeerd. Verdere proces Om de veranderingen in het vergadermodel te laten slagen is een zorgvuldig proces nodig. Er moet communicatie plaatsvinden naar inwoners, maar ook intern naar de gemeentelijke organisatie over verwachtingen. Er moet nagegaan worden wanneer en op welke wijze de raadsleden een training kunnen volgen, waarbij een sleutelrol is weggelegd voor de voorzitters (m.n. voor de beeldvormende bijeenkomsten). De griffie moet verder een aantal formats en gesprekswijzers ontwikkelen. Vanwege deze stappen voor een zorgvuldige implementatie wordt geadviseerd het gewijzigde vergadermodel in te laten gaan met ingang van de maandvergadering van mei 2025.

-5-

Na invoering zal de agendacommissie elke maand reflecteren op het verloop van de vergaderingen en elkaar aanspreken op wat goed gaat en wat beter kan. In februari 2026 – voor de gemeenteraadsverkiezingen - vindt er een uitgebreidere evaluatie plaats. Standpunt commissie Dit onderwerp is in de commissie Algemeen Bestuur tijdens haar vergadering van 10 december 2024 aan de orde geweest. Bijlage(n) - Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Nunspeet 2025. - Verordening op de raadscommissies gemeente Nunspeet 2025. - Overzicht huidige en gewijzigde bepalingen tot het vaststellen van verslagen en/of besluitenlijsten van besloten vergaderingen. Jvdb.

Het Presidium, De griffier,

De burgemeester,

J.L. van den Broek

C.W.J. Blom