AP 6b memo Startnotitie nieuw beleid

1

Startnotitie nieuw beleid Aanleiding De gemeenteraad heeft onlangs (met name tijdens de begrotingsvergadering in oktober 2022) uitgesproken zijn kaderstellende rol te willen versterken. Deze rol kan als volgt worden gedefinieerd: het door de gemeenteraad normeren van het inhoudelijk, financieel en procedureel speelveld waarop het college zijn bestuursbevoegdheden uitoefent. De kaders die de raad stelt zijn op te vatten als opdrachten en randvoorwaarden waarbinnen het college een bepaald onderwerp uitwerkt en ter hand neemt. Het instrument ‘startnotitie’ kan helpen om de kaderstellende rol van de raad gestalte te geven. Inmiddels hebben we enige ervaring opgedaan met zo’n startnotitie. In maart 2023 is in de commissie M&M resp. de gemeenteraad de startnotitie Bestaanszekerheid en schulden aan de orde geweest. Een startnotitie Kunst- en Cultuuraanpak is in de raadscyclus van april aan de orde geweest. De startnotitie “Spelen, Bewegen en Ontmoeten” is door het college vastgesteld en is voor de raadscyclus van juni geagendeerd. Verder is een startnotitie in voorbereiding over economisch beleid en de in het raadsakkoord genoemde Kadernota sport en bewegen vraagt op termijn ook om een startnotitie. Maar zowel ambtelijk als bestuurlijk zijn we nog niet echt gewend aan het fenomeen startnotitie.

Er leven nog vragen over de status ervan en over wat er wel en niet in een startnotitie moet staan. In verband hiermee is de behoefte uitgesproken aan een format voor een startnotitie. Waarom en wanneer een startnotitie Met een startnotitie stelt de raad voor een specifiek beleidsthema de kaders vast waarbinnen het college moet opereren. Een startnotitie vormt het startpunt van een beleidsproces. Een startnotitie is gewenst bij nieuw beleid en ingrijpende beleidswijzigingen. Het gaat daarbij in principe alleen om complexe beleidsonderwerpen en -thema’s waarvoor de gemeenteraad bevoegd orgaan is op grond van zijn kaderstellende rol of het budgetrecht. Hierbij moeten keuzes worden gemaakt met een grote (maatschappelijke en/of financiële) impact die vaak politiek gevoelig liggen. Een startnotitie is dus niet zinvol en nodig voor beleid dat relatief weinig impact heeft en vooral gericht is op uitvoering. Door het opstellen van een startnotitie en die voor te leggen aan de raad, vraagt het college aan de raad zich op hoofdlijnen uit te spreken over het gewenste proces van beleidsvorming en -ontwikkeling, over beleidskaders en - eventueel ook al - over inhoudelijke oplossingsrichtingen. Daarmee worden de verwachtingen over en weer aan de voorkant van het beleidsproces duidelijk gemaakt.

Het is aan het college en de raad(scommissies) om te bepalen voor welke onderwerpen er een startnotitie moet komen. Het college kan daarvoor aan de hand van bijvoorbeeld de beleidsagenda’s van de raadscommissies en het collegeprogramma een voorstel doen. Ook voor (‘grote’) projecten moet een startnotitie worden opgesteld. De startnotitie zoals hieronder beschreven is echter niet van toepassing op projecten. Voor de startnotitie voor projecten is eerder al een specifiek format vastgesteld; zie hiervoor de 2014 vastgestelde notitie “Nunspeets projectmatig werken 2014” (zie bijlage).

2

Soorten startnotities We onderscheiden grofweg 2 soorten startnotities: de procedurele en de kaderstellende startnotitie. De procedurele startnotitie beperkt zich tot het vastleggen van de verschillende stappen in het proces van beleidsontwikkeling en besluitvorming, zonder daarbij al inhoudelijk richting te geven aan het uiteindelijke beleid. Bij een kaderstellende startnotitie vraagt het college de raad om kaders of inhoudelijke uitgangspunten van het beleid vast te stellen. Van de kaderstellende startnotitie zijn meer- en minder vergaande varianten mogelijk. In de ene kaderstellende startnotitie zal de kaderstelling zich beperken tot de wat-vraag (wat willen we bereiken en wat zijn hiervoor de kaders?). Maar er zijn ook varianten mogelijk waarin al oplossingsrichtingen of scenario’s en mogelijk zelfs al een voorkeursscenario wordt aangedragen. Veel startnotities zijn overigens een mengvorm van beide en in de praktijk is het onderscheid tussen beide typen niet altijd strikt te maken. Dé startnotitie bestaat dus niet; het is altijd een document dat qua inhoud en vorm afgestemd is op de informatiebehoeften van alle betrokken partijen bij de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Een startnotitie is in ieder geval niet een volledig uitgewerkt beleidsplan.

De keuze voor een bepaald soort startnotitie wordt bepaald door het onderwerp en de wensen van het college en de gemeenteraad. Deze keuze is afhankelijk van wat met een startnotitie wordt beoogd. Voordat de startnotitie wordt opgesteld moet overeenstemming bestaan over de aard, het doel en de reikwijdte van de startnotitie. Hierover moet het college in samenspraak met de betrokken raadscommissie afspraken maken. Deze ‘samenspraak’ kan - in overleg met de griffie - op verschillende manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van een mededelingenbrief waarop de betrokken raadscommissie vervolgens kan reageren of in de vorm van een informeel overleg met de raadscommissie. Format startnotitie Om enige sturing te geven aan de gewenste inhoud van een startnotitie en uit oogpunt van uniformiteit hanteren we het onderstaande format voor een startnotitie. Dit format bestaat uit een aantal in te vullen paragrafen. Het hangt van de soort startnotitie af welke paragrafen wel of niet geheel of gedeeltelijk worden ingevuld. De procedurele startnotitie zal vooral de hieronder genoemde paragrafen 1, 2, 3 en 7 bevatten. In de kaderstellende startnotitie is daarnaast in ieder geval ook paragraaf 4 opgenomen en eventueel ook de paragrafen 5 en 6. Aan het format is een ‘handleiding’ als bijlage toegevoegd.

Daarin wordt nader uitgewerkt welke informatie in de diverse paragrafen van de starnotitie kan worden opgenomen. Titel: [Naam van de notitie] Datum: Portefeuillehouder(s): Contactpersoon: Inleiding Beschrijf hierin het doel van de startnotitie en geef een korte schets van de reden/aanleiding om deze startnotitie te maken.

3

1. De kwestie: wat is er aan de hand Beschrijf in deze paragraaf de inhoud en afbakening van het vraagstuk. 2. De context Schets in deze paragraaf de context van het vraagstuk, zoals de maatschappelijke, politiek-bestuurlijke, financiële, juridische en beleidsmatige aspecten. 3. Wat willen we bereiken? Benoem in deze paragraaf de te bereiken beleidsdoelstellingen of de gewenste eindsituatie. Door het hanteren van heldere indicatoren heeft de raad de mogelijkheid om achteraf te evalueren of de gestelde doelen daadwerkelijk zijn gehaald. 4. Wat zijn de inhoudelijke kaders? Schets in deze paragraaf de kaders van het beleid. Met welke inhoudelijke uitgangspunten moet het college rekening houden bij de uitwerking en implementatie van het beleid? Afhankelijk van de omstandigheden en de bestuurlijke wensen kunnen de kaders als ‘strak en sturend’ dan wel als ‘zachtere’ richtlijnen, ambities of vertrekpunten worden geformuleerd. 5. Oplossingsrichtingen / scenario’s In veel gevallen zal een startnotitie er op gericht zijn om oplossingsrichtingen, het maatschappelijk draagvlak daarvoor en de gevolgen daarvan in beeld te brengen, zodat daaruit een afgewogen beleidskeuze kan worden gemaakt. Maar in sommige gevallen is het mogelijk om in de startnotitie zelf al oplossingsrichtingen of scenario’s te benoemen.

Dit kan met name aan de orde zijn als het maatschappelijk speelveld duidelijk is (er is bijvoorbeeld al een participatietraject doorlopen waardoor de belangen en wensen van de betrokkenen partijen al helder in beeld zijn) en de kosten en baten van de verschillende scenario’s al goed kunnen worden ingeschat. In dat geval is de startnotitie er op gericht om een (globale) oplossingsrichting te bepalen die dan vervolgens moet worden verfijnd en uitgewerkt. Als dit laatste aan de orde is, beschrijf in deze paragraaf dan op hoofdlijnen welke oplossingsrichtingen / scenario’s mogelijk zijn, wat daarvoor het draagvlak is en wat daarvan de kosten en baten zijn. 6. Middelen / financiële kaders Beschrijf in deze paragraaf de voor het beschreven doel / beleid beschikbare en - indien daarvan een reële raming kan worden gemaakt - de (extra) benodigde middelen. In veel gevallen zal bij het opstellen van een startnotitie nog niet duidelijk zijn wat de financiële gevolgen van het stellen van bepaalde kaders en het maken van bepaalde beleidskeuzes zijn. Maar als het wel mogelijk is om de financiële gevolgen (bij benadering) in beeld te krijgen, is het goed deze in de startnotitie te benoemen. Als het bestuurlijk wenselijk is, kunnen in de startnotitie ook al financiële kaders worden opgenomen, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘plafond’ (wat mag het nieuwe beleid maximaal kosten?). 7.

Proces, participatie en planning Geef in deze paragraaf aan wat het vervolgproces kan zijn. Bij een procedurele startnotitie is dit het proces om tot ontwikkeling en vaststelling van beleid te komen. Bij een kaderstellende startnotitie is dit het proces om binnen de vast te stellen kaders het beleid verder uit te werken. Beschrijf daarnaast op welke wijze bewonersparticipatie en communicatie plaatsvindt. Bij een kaderstellende startnotitie met ‘scenario’s’ zal er in het voortraject al een bepaald participatietraject doorlopen zijn op grond waarvan mede de scenario’s zijn beschreven.

4

Vaststelling startnotitie door de gemeenteraad De startnotitie wordt aan het college voorgelegd met het voorstel: • in te stemmen met de startnotitie; • (indien van toepassing) een keuze te maken voor de uitwerking / uitvoering van het in de startnotitie beschreven voorkeursscenario; • de startnotitie ter bespreking en ter advisering aan de gemeenteraad voor te leggen aan de betrokken raadscommissie(s); • de gemeenteraad voor te stellen de startnotitie vast te stellen en (indien van toepassing) de keuze te maken voor een / het voorkeursscenario; In het geval het college een voorkeursscenario aan de raad voorstelt en raadsleden voor een ander voorkeursscenario opteren, kan hiervoor een amendement worden opgesteld. Wanneer de gevraagde kaders in de startnotitie abstracter geformuleerd zijn (bijvoorbeeld geen concreet scenario), dan kunnen aandachtspunten of aanvullende kaders via een motie in de raadsvergadering worden afgehecht. • (indien van toepassing) de gemeenteraad voor te stellen om de voor de uitvoering van het voorkeurscenario benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen dan wel de financiële consequenties daarvan mee te nemen in de aanvraag nieuw beleid voor de komende Programmabegroting. Na vaststelling van de startnotitie door de gemeenteraad kunnen het college en het ambtelijk apparaat aan de slag met de uitwerking / uitvoering daarvan.