AP 6b Handleiding bij format startnotitie

-1-

Handleiding bij het format voor de Startnotitie nieuw beleid Format startnotitie Om enige sturing te geven aan de gewenste inhoud van een startnotitie en uit oogpunt van uniformiteit hanteren we het onderstaande format voor een startnotitie. Dit format bestaat uit een aantal in te vullen paragrafen. Het hangt van de soort startnotitie af welke paragrafen wel of niet geheel of gedeeltelijk worden ingevuld. De procedurele startnotitie zal vooral de hieronder genoemde paragrafen 1, 2, 3 en 7 bevatten. In de kaderstellende startnotitie is daarnaast in ieder geval ook paragraaf 4 opgenomen en eventueel ook de paragrafen 5 en 6. In deze handleiding wordt nader uitgewerkt welke informatie in de diverse paragrafen van de starnotitie kan worden opgenomen. De in cursieve tekst geformuleerde vragen zijn voor de opsteller niet meer dan een hulpmiddel bij het redigeren van de verschillende paragrafen. Niet alle vragen zijn voor elke startnotitie relevant en afhankelijk van het onderwerp kunnen ook andere vragen relevant zijn. Het is dus niet verplicht alle vragen te beantwoorden en het is evenmin verplicht zich te beperken tot deze vragen. Vooraf: Voordat de startnotitie wordt opgesteld, moet overeenstemming bestaan over de aard, het doel en de reikwijdte van de startnotitie. Hierover moet het college in samenspraak met de betrokken raadscommissie afspraken maken.

Deze ‘samenspraak’ kan - in overleg met de griffie - op verschillende manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van een mededelingenbrief waarop de betrokken raadscommissie vervolgens kan reageren of in de vorm van een informeel overleg met de raadscommissie. Titel: [Naam van de notitie] Datum: Portefeuillehouder(s): Contactpersoon: Inleiding Beschrijf hierin het doel van de startnotitie en geef een korte schets van de reden/aanleiding om deze startnotitie te maken. ✓ Over welk beleidsonderwerp gaat de startnotitie? ✓ Wat is de historie en het belang van het onderwerp? ✓ Waarom wordt deze startnotitie opgesteld? ✓ Wat willen we met deze startnotitie bereiken? ✓ Wat is de aard (procedureel of kaderstellend?) en reikwijdte van de startnotitie? 1. De kwestie: wat is er aan de hand Beschrijf in deze paragraaf de inhoud en afbakening van het vraagstuk. ✓ Waar gaat het over, wat is het probleem of wat moeten we oplossen of aanpakken? ✓ Waarover gaat het niet over (bijv. omdat we daar geen invloed op kunnen hebben)? ✓ Hoe is de kwestie ontstaan (oorzakenanalyse)? ✓ Wat is de impact op samenleving? ✓ Wat is de noodzaak en urgentie van een gemeentelijke rol / ingrijpen? ✓ Welke uitdagingen en kansen spelen er?

-2-

2. De context Schets in deze paragraaf de context van het vraagstuk, zoals de maatschappelijke, politiek-bestuurlijke, financiële, juridische en beleidsmatige aspecten. ✓ Wat is de relatie met bestaande beleidsdocumenten, het raadsakkoord, collegeprogramma, moties, e.d.? ✓ Als over hetzelfde onderwerp eerder beleid is vastgesteld, welke conclusies kunnen dan uit de evaluatie daarvan worden getrokken? ✓ Welke onderwerpen en onderdelen van het bestaande beleid moeten meegenomen worden in de voorliggende startnotitie? ✓ Wat zijn de relevante landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen? ✓ Met welke andere beleidsvelden / ontwikkelingen heeft dit beleidsveld c.q. onderwerp te maken? ✓ Wat is relevante regelgeving, welke relevante afspraken bestaan er? ✓ Welke bevoegdheden en/of verplichtingen heeft de gemeente zelf op dit terrein? ✓ Welke actoren zijn belangrijk, wat zijn hun kenmerken, middelen, verhouding tot elkaar en ons? ✓ Zijn er maatschappelijke gevoeligheden / weerstanden of andere specifieke aandachtspunten? 3. Wat willen we bereiken? Benoem in deze paragraaf de te bereiken beleidsdoelstellingen of de gewenste eindsituatie. Door het hanteren van heldere indicatoren heeft de raad de mogelijkheid om achteraf te evalueren of de gestelde doelen daadwerkelijk zijn gehaald.

✓ Wat zijn de doelen en de maatschappelijke effecten die we willen / moeten nastreven? ✓ Met welke indicatoren evalueren we later of dit is gelukt? ✓ Wanneer willen we de beschreven doelstellingen / eindsituatie bereikt hebben? ✓ Wat is de gemeentelijke rol: initiërend, regisserend, faciliterend, subsidiërend, etc.? 4. Wat zijn de inhoudelijke kaders? Schets in deze paragraaf de kaders van het beleid. Met welke inhoudelijke uitgangspunten moet het college rekening houden bij de uitwerking en implementatie van het beleid? Afhankelijk van de omstandigheden en de bestuurlijke wensen kunnen de kaders als ‘strak en sturend’ dan wel als ‘zachtere’ richtlijnen, ambities of vertrekpunten worden geformuleerd. ✓ Wat zijn de randvoorwaarden of uitgangspunten (de beleidsmatige kaders) van het nieuwe beleid? Het verdient daarbij aanbeveling om de kaders zo veel mogelijk SMART te formuleren, dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. ✓ Hoe ‘hard’ zijn de beschreven kaders en waarom zijn ze als zodanig beschreven? 5. Oplossingsrichtingen / scenario’s

-3-

In veel gevallen zal een startnotitie er op gericht zijn om oplossingsrichtingen, het maatschappelijk draagvlak daarvoor en de gevolgen daarvan in beeld te brengen, zodat daaruit een afgewogen beleidskeuze kan worden gemaakt. Maar in sommige gevallen is het mogelijk om in de startnotitie zelf al oplossingsrichtingen of scenario’s te benoemen. Dit kan met name aan de orde zijn als het maatschappelijk speelveld duidelijk is (er is bijvoorbeeld al een participatietraject doorlopen waardoor de belangen en wensen van de betrokkenen partijen al helder in beeld zijn) en de kosten en baten van de verschillende scenario’s al goed kunnen worden ingeschat. In dat geval is de startnotitie er op gericht om een (globale) oplossingsrichting te bepalen die dan vervolgens moet worden verfijnd en uitgewerkt. Als dit laatste aan de orde is, beschrijf in deze paragraaf dan op hoofdlijnen welke oplossingsrichtingen / scenario’s mogelijk zijn, wat daarvoor het draagvlak is en wat daarvan de kosten en baten zijn.

✓ Welke reële scenario’s zijn er om de beschreven doelstellingen / de gewenste eindsituatie te bereiken? ✓ In welke mate dragen de diverse scenario’s bij aan de te bereiken doelen / maatschappelijke effecten? ✓ Wat is het maatschappelijk draagvlak voor de verschillende scenario’s? ✓ Wat zijn de (geschatte) kosten van de verschillende scenario’s? ✓ Wat zijn de voor- en nadelen (inclusief risico’s) van de verschillende scenario’s? ✓ Welk voorkeurscenario stel je voor en op basis van welke argumenten en afwegingen? 6. Middelen / financiële kaders Beschrijf in deze paragraaf de voor het beschreven doel / beleid beschikbare en - indien daarvan een reële raming kan worden gemaakt - de (extra) benodigde middelen. In veel gevallen zal bij het opstellen van een startnotitie nog niet duidelijk zijn wat de financiële gevolgen van het stellen van bepaalde kaders en het maken van bepaalde beleidskeuzes zijn. Maar als het wel mogelijk is om de financiële gevolgen (bij benadering) in beeld te krijgen, is het goed deze in de startnotitie te benoemen. Als het bestuurlijk wenselijk is, kunnen in de startnotitie ook al financiële kaders worden opgenomen, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘plafond’ (wat mag het nieuwe beleid maximaal kosten?).

✓ Welke (structurele en incidentele) financiële middelen zijn beschikbaar? ✓ Welke personele middelen (formatie) zijn beschikbaar? ✓ Welke extra middelen zijn (voor de verschillende scenario’s) nodig? ✓ Hoe kunnen de extra benodigde middelen worden verkregen (waaronder eventuele subsidies / bijdragen van derden)? ✓ Wat zijn de financiële kaders voor het nieuwe beleid? 7. Proces, participatie en planning Geef in deze paragraaf aan wat het vervolgproces kan zijn. Bij een procedurele startnotitie is dit het proces om tot ontwikkeling en vaststelling van beleid te komen. Bij een kaderstel-lende startnotitie is dit het proces om binnen de vast te stellen kaders het beleid verder uit te werken. Beschrijf daarnaast op welke wijze bewonersparticipatie en communicatie plaatsvindt. Bij een kaderstellende startnotitie met ‘scenario’s’ zal er in het voortraject al een bepaald participatietraject doorlopen zijn op grond waarvan mede de scenario’s zijn beschreven. ✓ Wie wordt op welk moment en op welke wijze betrokken bij de definitieve vaststelling van het beleid? ✓ Met wie wordt op welk moment en op welke wijze gecommuniceerd?

-4-

✓ Voor welke mate en vorm van participatie wordt gekozen (conform het integraal beleidskader "Bewonersparticipatie in Nunspeet")? ✓ Wat is de planning voor het vervolgproces? ✓ Wat is na de vaststelling van de startnotitie de verdere (procedurele) rol van de raadscommissies / gemeenteraad in het proces?