AP 6b Gewijzigde memo Startnotitie nieuw beleid

-1-

Startnotitie nieuw beleid Aanleiding De gemeenteraad heeft uitgesproken zijn kaderstellende rol te willen versterken. Deze rol kan als volgt worden gedefinieerd: het door de gemeenteraad normeren van het inhoudelijk, financieel en procedureel speelveld waarop het college zijn bestuursbevoegdheden uitoefent. De kaders die de raad stelt zijn op te vatten als opdrachten en randvoorwaarden waarbinnen het college een bepaald onderwerp uitwerkt en ter hand neemt. Het instrument ‘startnotitie’ kan helpen om de kaderstellende rol van de raad gestalte te geven. Waarom een startnotitie Met een startnotitie stelt de raad voor een specifiek beleidsthema de kaders vast waarbinnen het college moet opereren. Een startnotitie vormt het startpunt van een beleidsproces. Door het opstellen van een startnotitie en die voor te leggen aan de raad, vraagt het college aan de raad zich op hoofdlijnen uit te spreken over het gewenste proces van beleidsvorming en -ontwikkeling, over beleidskaders en - eventueel ook al over inhoudelijke oplossingsrichtingen. Daarmee worden de verwachtingen over en weer aan de voorkant van het beleidsproces duidelijk gemaakt. Wanneer een startnotitie Een startnotitie is gewenst bij nieuw beleid en ingrijpende beleidswijzigingen.

Het gaat daarbij in principe alleen om complexe beleidsonderwerpen en -thema’s waarvoor de gemeenteraad bevoegd orgaan is op grond van zijn kaderstellende rol of het budgetrecht. Hierbij moeten keuzes worden gemaakt met een grote (maatschappelijke en/of financiële) impact die vaak politiek gevoelig liggen. Een startnotitie is dus niet zinvol en nodig voor beleid dat relatief weinig impact heeft en vooral gericht is op uitvoering. Het is aan het college en de raad(scommissies) om te bepalen voor welke onderwerpen er een startnotitie moet komen. Het college kan daarvoor aan de hand van bijvoorbeeld de beleidsagenda’s van de raadscommissies en het collegeprogramma een voorstel doen. Ook voor (‘grote’) projecten moet een startnotitie worden opgesteld. De startnotitie zoals hieronder beschreven is echter niet van toepassing op projecten. Voor de startnotitie voor projecten is eerder al een specifiek format vastgesteld; zie hiervoor de notitie “Nunspeets projectmatig werken 2014” Het proces en de inhoud van een startnotitie Vooropgesteld: dé startnotitie bestaat niet; het is altijd een document dat qua inhoud en vorm afgestemd is op de informatiebehoeften van alle betrokken partijen bij de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Dat neemt niet weg dat we wel een richtinggevende lijn voor het totstandkomingsproces en de inhoud van een startnotitie willen vaststellen.

Er kunnen goede redenen zijn om van deze lijn af te wijken, maar dat zal dan wel gemotiveerd moeten worden Als regel hanteren we voor het op- en vaststellen van beleid via een startnotitie het volgende 3-stappenproces:

-2-

Stap 1. Een startnotitie opstellen en via de betrokken raadscommissie ter vaststelling aanbieden aan de gemeenteraad. De startnotitie heeft de volgende opbouw en elementen: • De kwestie: wat is er aan de hand? • De context • Evaluatie bestaand beleid • Wat willen we bereiken? • Wat zijn de inhoudelijke kaders? • Hoe ziet het participatieproces eruit? • Bestuurlijk proces en planning Bij voorkeur moet de startnotitie daarnaast ook de volgende elementen bevatten (maar wel met ruimte voor het participatieproces dat later volgt!): • Oplossingsrichtingen / scenario’s op hoofdlijnen • Middelen / financiële kaders In de praktijk zal het niet altijd mogelijk zijn de twee laatstgenoemde onderwerpen al direct in de startnotitie op te nemen. Dat zal met name het geval zijn wanneer het maatschappelijk speelveld nog onduidelijk is (er moet bijvoorbeeld eerst een traject worden doorlopen om de belangen en wensen van de betrokkenen partijen helder in beeld krijgen) en de kosten en baten van de verschillende scenario’s nog niet goed kunnen worden ingeschat. De startnotitie wordt via de betrokken raadscommissie ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad kan dan scenario’s toevoegen of uitsluiten. Stap 2. De vastgestelde startnotitie uitwerken conform het daarin beschreven (participatie)proces.

De in de startnotitie op hoofdlijnen geschetste scenario’s worden met inachtneming van de door de gemeenteraad vastgestelde kaders verder uitgewerkt, inclusief de financiële gevolgen daarvan. Als er in de startnotitie nog geen scenario’s zijn opgenomen, worden deze bij stap 2 indien nodig alsnog in beeld gebracht en uitgewerkt. De verschillende scenario’s worden tegen elkaar afgewogen en de gemeenteraad wordt voorgesteld een voorkeursscenario te kiezen. Stap 3. Het voorkeursscenario verder uitwerken en ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorleggen. Het door de gemeenteraad gekozen voorkeursscenario wordt verder uitgewerkt en vertaald naar een concreet voorstel om het beleid definitief volgens het voorkeursscenario vast te stellen en de daarvoor benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen. Format voor een startnotitie Om enige sturing te geven aan de gewenste opbouw en inhoud van een startnotitie en uit oogpunt van uniformiteit hanteren we het onderstaande format voor een startnotitie. Dit format bestaat uit een aantal in te vullen paragrafen. Het hangt van de beoogde inhoud en strekking van de startnotitie en van de beschikbare informatie af welke paragrafen wel of niet geheel of gedeeltelijk worden ingevuld. Aan het format is een ‘handleiding’ als bijlage toegevoegd.

Daarin wordt nader uitgewerkt welke informatie in de diverse paragrafen van de startnotitie kan worden opgenomen. Titel: [Naam van de startnotitie]

-3-

Inleiding Beschrijf hierin het doel van de startnotitie en geef een korte schets van de reden/aanleiding om deze startnotitie te maken. 1. De kwestie: wat is er aan de hand? Beschrijf in deze paragraaf de inhoud en afbakening van het vraagstuk. 2. De context Schets in deze paragraaf de context van het vraagstuk, zoals de maatschappelijke, politiek-bestuurlijke, financiële, juridische en beleidsmatige aspecten. 3. Evaluatie bestaand beleid Benoem in deze paragraaf of voor het betreffende onderwerp al bestaand beleid geldt en beschrijf wat de effecten van dit beleid zijn geweest. 4. Wat willen we bereiken? Benoem in deze paragraaf de te bereiken beleidsdoelstellingen of de gewenste eindsituatie. Door het hanteren van heldere indicatoren heeft de raad de mogelijkheid om achteraf te evalueren of de gestelde doelen daadwerkelijk zijn gehaald. 5. Wat zijn de inhoudelijke kaders? Schets in deze paragraaf de kaders van het beleid. Met welke inhoudelijke uitgangspunten moet rekening worden gehouden bij de uitwerking en implementatie van het beleid? Afhankelijk van de omstandigheden en de bestuurlijke wensen kunnen de kaders als ‘strak en sturend’ dan wel als ‘zachtere’ richtlijnen, ambities of vertrekpunten worden geformuleerd. 6. Hoe ziet het participatie- en communicatieproces eruit? Beschrijf op welke wijze bewonersparticipatie en communicatie plaatsvindt. 7.

Oplossingsrichtingen / scenario’s Beschrijf in deze paragraaf op hoofdlijnen welke oplossingsrichtingen / scenario’s mogelijk zijn, wat daarvoor het draagvlak is en wat daarvan de voor- en nadelen zijn. De oplossingsrichtingen moeten uiteraard voldoen aan de in paragraaf 5 beschreven kaders. 8. Middelen / financiële kaders Beschrijf in deze paragraaf de voor het beschreven doel / beleid beschikbare en - indien daarvan een reële raming kan worden gemaakt - de (extra) benodigde middelen. In veel gevallen zal bij het opstellen van een startnotitie nog niet duidelijk zijn wat de financiële gevolgen van het stellen van bepaalde kaders en het maken van bepaalde beleidskeuzes zijn. Maar als het wel mogelijk is om de financiële gevolgen (bij benadering) in beeld te krijgen, moeten deze in de startnotitie worden benoemd, waarbij - indien er scenario’s worden beschreven - voor elk scenario een (globale) kostenraming moet worden toegevoegd. Als het bestuurlijk wenselijk is, kunnen in de startnotitie ook al financiële kaders worden opgenomen, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘plafond’ (wat mag het nieuwe beleid maximaal kosten?). 9. Bestuurlijk proces en planning

-4-

Geef in deze paragraaf aan wat het vervolgproces kan zijn. Dit is het proces om binnen de vast te stellen kaders het beleid c.q. de geschetste scenario’s verder uit te werken.