AP 6b Commissievoorstel vervolg Startnotitie nieuw beleid

Commissievoorstel 852809 Commissie: Datum commissievergadering: Agendapunt: Datum college: Onderwerp: Bevoegd orgaan: Portefeuillehouder: Behandeling: Stukken ter inzage: Bijlage(n):

Algemeen Bestuur 16 januari 2024 6b 12 december 2023 Vervolg Startnotitie nieuw beleid Burgemeester en Wethouders C.W.J. Blom Bespreking Aangepaste "Memo startnotitie nieuw beleid" met bijbehorende aangepaste Handleiding

Voorstel Kennis te nemen van de reactie van het college op de door uw commissie d.d. 14 september jl. gegeven input en in te stemmen met de aangepaste memo "Startnotitie nieuw beleid".

Geachte commissie, Inleiding In uw vergadering van 14 september jl. hebt u de door het college vastgestelde “Memo Startnotitie nieuw beleid" besproken. Door uw commissie zijn diverse opmerkingen over de memo gemaakt en is daarover een aantal vragen gesteld. Aan u is toegezegd dat wij met uw vragen, opmerkingen en suggesties aan de slag gaan en dat wij de memo verder zullen aanscherpen. In dit voorstel is de input vanuit uw commissie van onze reactie voorzien. Uw input geeft aanleiding om de memo op enkele onderdelen aan te passen / aan te scherpen. Argumenten/overwegingen Door uw commissie zijn - kort samengevat - de volgende opmerkingen gemaakt: Het lijkt beter bij het proces startnotitie de volgende 3 stappen te hanteren: a. Een korte startnotitie voorleggen aan de raad(scommissie); hierin alleen een beschrijving op hoofdlijnen van het te doorlopen proces - inclusief participatie - de benodigde kaders en een aantal scenario’s benoemen. De raad(scommissie) kan dan eventueel aanvullingen geven en scenario’s uitsluiten. b. De aangegeven scenario’s uitwerken, inclusief de financiële gevolgen, en opnieuw aan de raadscommissie / raad voorleggen; de raad kan dan een voorkeursscenario kiezen c. Het voorkeursscenario verder uitwerken en ter besluitvorming aan de raad voorleggen. Deze stappen sluiten ook beter aan bij het beoogde nieuwe vergadermodel.

1.

-2-

Reactie: de memo is nu zodanig aangepast dat een proces met de genoemde 3 stappen het uitgangspunt is en dat in de startnotitie - mede tegen de achtergrond van de evaluatie van bestaand beleid - scenario’s worden beschreven, maar wel met de kanttekening dat dit niet in alle gevallen mogelijk zal zijn. In die gevallen waarin het beschrijven van scenario’s nog niet mogelijk is, zal het college motiveren waarom dit zo is. 2. Het college zou in de raadscommissie moeten bespreken en afspraken moeten maken over

welk soort startnotitie nodig is. Reactie: het in de aangepaste memo als uitgangspunt opgenomen ‘drie stappen-proces’ voorziet (in stap 1a) hierin. 3. We moeten af van de traditionele - ‘lineaire’ - vorm van beleid maken: van kader naar

beleidsplan naar uitvoeringsdocument, maar we moeten meer aansluiten bij de opgaven waar we als Nunspeetse samenleving voor staan. We moeten meer toe naar nieuwe vormen van samenwerking die meer ‘van buiten naar binnen’ gaan dan andersom. Reactie: op 27 januari 2022 heeft de gemeenteraad het integraal beleidskader “Bewonersparticipatie in Nunspeet” vastgesteld, met onder meer als uitgangspunt “de dialoog (met onze inwoners) vormt de basis van elk proces”. Daarnaast is er een nieuwe Verordening Participatie en uitdaagrecht in de maak als opvolger van de Inspraakverordening van de gemeente Nunspeet en waarbij ook de uitwerking van de in de raadsvergadering van 26 oktober 2023 aanvaarde motie Jongerenparticipatie wordt betrokken. Deze kaders op het gebied van participatie bieden goede handvatten om de ‘van buiten naar binnen-beweging’ te versterken. Vandaar dat het belangrijk is om vooraf de wijze van participatie goed weer te geven in de startnotitie. Ten overvloede plaatsen we hierbij overigens de kanttekening dat we het versterken van deze beweging als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van college èn gemeenteraad zien. 4. Er moet alleen met een startnotitie worden gewerkt bij belangrijke onderwerpen en daarbij

moeten zo mogelijk ook direct de financiële consequenties in beeld worden gebracht. Reactie: hier zijn we het mee eens. In de memo wordt hierover het volgende opgemerkt: “Een startnotitie is gewenst bij nieuw beleid en ingrijpende beleidswijzigingen. Het gaat daarbij in principe alleen om complexe beleidsonderwerpen en -thema’s waarvoor de gemeenteraad bevoegd orgaan is op grond van zijn kaderstellende rol of het budgetrecht. Hierbij moeten keuzes worden gemaakt met een grote (maatschappelijke en/of financiële) impact die vaak politiek gevoelig liggen. Een startnotitie is dus niet zinvol en nodig voor beleid dat relatief weinig impact heeft en vooral gericht is op uitvoering.” Daarnaast wordt hierover in de memo het volgende opgemerkt: “Het is aan het college en de raad(scommissies) om te bepalen voor welke onderwerpen er een startnotitie moet komen. Het college kan daarvoor aan de hand van bijvoorbeeld de beleidsagenda’s van de raadscommissies en het collegeprogramma een voorstel doen.” Over het zo mogelijk direct in beeld brengen van de financiële consequenties, zie hieronder bij 8.

-3-

5. Voldoet de notitie projectmatig werken nog in de praktijk gezien alle ontwikkelingen?

Reactie: Hoewel in de praktijk niet alle onderdelen van de notitie projectmatig werken altijd goed bruikbaar bleken (m.n. het onderdeel “Nunspeetse scrummethode”), kunnen we met de hoofdopzet van de notitie nog steeds goed uit de voeten. Voor deze notitie geldt overigens hetzelfde als voor de memo Startnotitie: het is geen blauwdruk en geen strak handboek. De wijze waarop het projectmatig werken vorm en inhoud krijgt, hangt af van de aard, omvang en complexiteit van het project. 6. Om te voorkomen dat in een te vroeg stadium politieke discussie plaatsvindt, is het goed om

bij grote beleidsprocessen altijd te starten met een procesvoorstel als eerste stap. Vervolgens kan de inhoudelijke uitwerking plaatsvinden met behulp van een startnotitie. In de memo worden de procedurele en inhoudelijke startnotitie teveel tegenover elkaar gezet. Het is beter om dit als twee stappen na elkaar te zien. Is het college het hiermee eens? Reactie: De memo is nu zodanig aangepast dat daarin niet meer een onderscheid tussen een procedurele en een inhoudelijke (kaderstellende) startnotitie wordt gemaakt. Uitgangspunt is een proces in 3 stappen zoals hierboven beschreven onder 1. De politieke discussie zal zich in dit proces concentreren binnen stap 1b. 7. Een evaluatie van het huidige beleid is een onmisbare stap bij het opstellen van nieuw beleid.

Daarbij moet ook worden aangegeven welke huidige financiële middelen hiervoor beschikbaar zijn en welk effect de inzet daarvan heeft gesorteerd. Is het college bereid de noodzaak van evaluatie op te nemen in de memo? Reactie: Mee eens. Het aspect evaluatie van bestaand beleid komt in een afzonderlijke paragraaf van het format (paragraaf 3 “Evaluatie bestaand beleid”) aan de orde. 8. De financiën zijn bij nieuw beleid altijd een lastig punt. We willen niet al aan de voorkant van

het proces vastzitten aan bedragen zonder precies te weten wat daarvoor gedaan gaat worden. Daarom verdient het de voorkeur dat in de startnotitie middels scenario’s een inschatting wordt gemaakt van de diverse opties en de daarvoor benodigde financiële middelen, zonder die al volledig uit te werken. Het helpt daarbij dat scenario’s flink van elkaar verschillen zodat er wat te kiezen valt. Hoe kijkt het college naar de functie van scenario’s en hoe wil het college daar invulling aan geven via de startnotitie? Reactie: De financiële aspecten zijn bij een startnotitie inderdaad vaak een lastig punt. De memo zegt hierover (bij paragraaf 8 van het format) het volgende: “In veel gevallen zal bij het opstellen van een startnotitie nog niet duidelijk zijn wat de financiële gevolgen van het stellen van bepaalde kaders en het maken van bepaalde beleidskeuzes zijn.”

-4-

Het benoemen van scenario’s - inclusief een kostenraming - in een startnotitie verdient de voorkeur, maar is niet altijd al mogelijk. In de memo is nu scherper verwoord dat - indien mogelijk - in de startnotitie scenario’s moeten worden beschreven en dat dan elk van de scenario’s van een indicatieve kostenraming op hoofdlijnen moet worden voorzien, met als doel om de verschillen tussen de scenario’s te duiden, zodat er inderdaad wat te kiezen valt. In een later stadium bij de uitwerking van de scenario’s en het voorleggen van een voorkeurscenario volgt er een reële kostenraming. 9. Verschillende onderwerpen kunnen om verschillende benaderingen en wellicht verschillende

vormen van een startnotitie vragen. Doorslaggevend daarin is verwachtingenmanagement, wat betekent dat we aan de voorkant goed duidelijk moeten maken en afstemmen wat we van de startnotitie verwachten. Hierover moeten we aan de voorkant met elkaar afspraken maken. Reactie: Zie onze reactie onder 1 en 2. 10. Bij scenario’s hoort op z’n minst een prijskaartje en dan zou er al geparticipeerd moeten zijn.

We denken eerst na over het participatietraject en daarna gaan we naar onze inwoners toe. We moeten niet een startnotitie opstellen nadat al participatie heeft plaatsgevonden, maar omgekeerd. Hoe denkt het college dit in de praktijk vorm te geven? Reactie: Zie onze reactie onder 1. De door uw commissie gemaakte opmerkingen hebben tot diverse tekstuele aanpassingen / aanscherpingen van de memo Startnotitie geleid. De aangepaste memo en de daarbij behorende ‘Handleiding’ zijn als bijlagen bij dit voorstel gevoegd. WB

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

C.W.J. Blom