AP 6b Commissievoorstel Opleggen en opheffen geheimhouding

Commissievoorstel 811144 Commissie: Datum commissievergadering: Agendapunt: Datum college: Onderwerp: Bevoegd orgaan: Portefeuillehouder: Behandeling: Stukken ter inzage: Bijlage(n):

Algemeen Bestuur 14 maart 2023 6b. Datum collegevergadering, volledig Opleggen en opheffen geheimhouding raadsstukken. Gemeenteraad – college van b&w C.W.J. Blom Bespreking Geen. − Notitie opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding (2020)

Voorstel 1. Dit commissievoorstel met betrekking tot de voorgestelde aanscherping van werkwijzen ten aanzien van geheimhouding van commissie- en raadsstukken bespreken. 2. Kennis nemen van het overzicht geheimhoudingsbesluiten door de gemeenteraad en de voorgestelde termijn van opheffing van de geheimhoudingsplicht. 3. In de loop van 2023 een geactualiseerde Notitie opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding gemeente Nunspeet ter bespreking tegemoet zien. Geachte commissie, Aanleiding

Onlangs is door de raadsleden, de heren Harteveld en H.J. Polinder, een aantal vragen gesteld en opmerkingen gemaakt over het onderwerp ‘geheimhouding’. In dit commissievoorstel wordt op deze vragen en opmerkingen ingegaan. Conform de toezegging van de burgemeester aan uw commissie is hierin ook een overzicht opgenomen van de geheimhoudingsbesluiten die tot nu toe door de gemeenteraad bekrachtigd zijn met daarbij een aanduiding van wanneer de geheimhouding ‘ambtshalve’ opgeheven kan worden. Vragen van raadslid de heer Harteveld Naar aanleiding van de agenda van de commissie Ruimte en Wonen van 6 december 2022 heeft de heer Harteveld over het onderwerp “geheimhouding” de volgende schriftelijke vragen gesteld: “Recent ontving onze fractie een tweetal mails over grondtransacties, respectievelijk Gortelseweg / Tongerenseweg en Kienschulpenweg/Kijktuinen. N.a.v. deze ingekomen stukken hebben wij een aantal vragen: 1. Geheimhouding stukken betreffende grondaankoop. a. Heeft de gemeente Nunspeet beleid vastgelegd over de procedures en omgang m.b.t. geheimhouding? b. Heeft de gemeente Nunspeet beleid vastgesteld over kennisneming, registratie en archivering van geheime stukken? c. Is er een openbaar archief waarin wordt bijgehouden van welke stukken geheimhouding is bekrachtigd, met een datum waarop die geheimhouding wordt opgeheven?

-2-

d. Wordt in Nunspeet gebruik gemaakt van de mogelijkheid (en wat ons betreft de wenselijkheid) om geheimhouding ook een keer op te heffen? Opmerking: Wat onze fractie betreft wordt geheimhouding in het kader van openbaarheid van bestuur bij hoge uitzondering opgelegd. En dan ook liefst beperkt wat betreft de tijd die rust op geheimhouding van informatie (zie vorige vraag) maar ook beperkt als het gaat om hoeveelheid informatie waarop geheimhouding rust. Onze vraag hierbij: e. Tot nu toe hebben we gezien dat de geheimhouding rust op hele stukken met vaak een serie bijlagen. Maakt het college wel eens gebruik van de mogelijkheid om relevant passages zwart te maken? Vraag van raadslid de heer H.J. Polinder In de commissie Algemeen Bestuur van 8 december 2022 heeft de heer Polinder het onderwerp geheimhouding c.a. ook aan de orde gesteld. Hij gaf aan dat het goed is dat de vragen van de heer Harteveld in de openbaarheid worden afgedaan en vroeg het college na te gaan of vertrouwelijke zaken gesplitst (deels openbaar, deels besloten) behandeld kunnen worden. Beleid voor het opleggen, bekrachtigen en opheffing van geheimhouding Het college heeft op 9 juni 2020 de “Notitie opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding gemeente Nunspeet” (hierna ‘de Notitie’) vastgesteld (is bijgevoegd). De Notitie is op 17 september 2020 aan de commissie Algemeen Bestuur ter kennisname aangeboden.

In de Notitie wordt schematisch en onderbouwd aangegeven wanneer tot geheimhouding omtrent stukken en het daarover besprokene moet / kan worden besloten en welke processtappen daarvoor doorlopen moeten worden. De Notitie is nog gebaseerd op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Wob is per 1 mei 2022 vervangen door de Wet open overheid (Woo). De invoering van de Woo heeft geen gevolgen voor de in de Notitie vastgelegde processtappen voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. Deze processtappen blijven (afgezien van de verwijzingen naar de Wob) vooralsnog van kracht. Op grond van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur treedt per 1 april 2023 een aantal veranderingen inwerking over het onderdeel geheimhouding. Het betreft onder meer de volgende wijzigingen: • De burgemeester wordt ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. • Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim. • De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen.

• Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. In verband met deze wetswijziging en de vervanging van de Wob door de Woo, zal de “Notitie opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding” de komende tijd worden geactualiseerd. De geactualiseerde notitie zal dan ter bespreking worden voorgelegd aan uw commissie.

-3-

Registratie en archivering van geheime stukken Tot op heden is voor de registratie, archivering en raadpleging van geheime stukken geen specifiek beleid vastgesteld en is er geen centrale / afzonderlijke registratie en archivering van geheime stukken. Naar aanleiding van de hierboven vermelde vraag van raadslid de heer H.J. Polinder heeft de burgemeester in de commissie Algemeen Bestuur van 8 december 2022 toegezegd dat het college een inventarisatie maakt van de geheimhoudingen die tot nu toe door de gemeenteraad bekrachtigd zijn en daarbij zal aangeven wanneer de geheimhouding opgeheven kan worden. Deze inventarisatie (zie hierna) gaan we als basis hanteren voor een integrale registratie en ‘bewaking’ van door de gemeenteraad genomen / bekrachtigde geheimhoudingsbesluiten. Opheffing van geheimhouding Opheffing van geheimhouding anders dan op verzoek (ofwel ‘ambtshalve opheffing’) is tot op heden (voor zover we kunnen nagaan) niet voorgekomen. In de praktijk worden alleen op verzoek besluiten tot opheffing van geheimhouding genomen. Op grond van de Woo kunnen verzoeken worden ingediend om openbaarmaking van overheidsinformatie. Zo’n verzoek kan ook betrekking hebben op als geheim gekwalificeerde informatie.

Als dat laatste aan de orde is, moet een dergelijk verzoek tegelijkertijd als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding worden beschouwd en zal opnieuw een afweging moeten plaatsvinden. Wanneer iemand met een beroep op de Woo een verzoek indient om inzage in een document dat als ‘geheim’ is gekwalificeerd en dat verzoek geheel of gedeeltelijk wordt gehonoreerd, is daarmee dus sprake van een (impliciet) opheffingsbesluit. In het geval aan een geheimhoudingsbesluit expliciet een termijn is verbonden (bijv. ‘de geheimhouding geldt tot 1 jaar na realisering van het project’), vervalt de geheimhouding na het verstrijken van de betreffende termijn. Aan de hand van het opgestelde “Overzicht geheimhoudingsbesluiten door de raad” (zie hierna) gaan we in het vervolg actief inzetten op de ambtshalve opheffing van de daarvoor in aanmerking komende geheimhoudingsbesluiten. Geheimhouding zo beperkt als mogelijk: theorie en praktijk Als uitgangspunt geldt dat openbaarheid regel is en geheimhouding uitzondering. Geheimhouding is alleen aan de orde indien en voor zover daarvoor een wettelijke grondslag is en dan zo beperkt mogelijk naar zowel reikwijdte als tijdsduur.

Dit betekent dat een bestuursorgaan in een besluit over het opleggen van geheimhouding expliciet en concreet moet aangeven: - op welke wettelijke grondslag de geheimhouding is gebaseerd; - op welke stukken of gedeelten van stukken de geheimhouding betrekking heeft; - (indien mogelijk) voor welke termijn de geheimhouding geldt. Dit betekent ook dat vergaderingen van de raad(scommissies) in principe altijd openbaar zijn en dat alleen in beslotenheid wordt vergaderd indien en voor zover het belang van geheimhouding dit noodzakelijk maakt. We moeten vaststellen dat wat betreft de advisering en besluitvorming over geheimhouding ‘leer en leven’ niet altijd met elkaar in overeenstemming zijn.

-4-

In de bestuurlijke (college-, commissie- en raads)voorstellen en -besluiten over geheimhouding wordt als regel wel de wettelijke grondslag voor geheimhouding genoemd, maar daarbij wordt er bijna standaard voor gekozen om documenten in hun geheel als vertrouwelijk / geheim te kwalificeren. Dit laatste is niet altijd nodig omdat in een aantal gevallen ook zou kunnen worden volstaan met het in de stukken weglakken (‘zwart maken’) van geheime informatie dan wel het vermelden van geheime informatie in een niet-openbare bijlage. In de praktijk gebeurt dit bijv. bij zienswijzennota’s – geanonimiseerd. Overigens heeft het weglakken van geheime informatie weinig zin - of werkt het juist averechts - als dit een groot gedeelte van het betreffende document zou betreffen. Ook wordt in de bestuurlijke voorstellen niet altijd aangegeven wanneer de geheimhouding eindigt. Als in een besluit tot het opleggen van geheimhouding geen eindtijdstip wordt vermeld, moet om de geheimhouding op te heffen, het bevoegde bestuursorgaan daartoe een afzonderlijk besluit nemen. In de meeste gevallen waarin sprake is van het opleggen of bekrachtigen van geheimhouding, gaat het om informatie over vastgoedtransacties in het kader van projecten (strategische aankopen) of over onderhandelingen met projectontwikkelaars.

Ook de mogelijke toepassing van de Wet voorkeursrecht gemeenten (Wvg) is een onderwerp dat in besloten vergaderingen aan de orde komt. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat het de financiële belangen van de gemeente en / of betrokken private partijen kan schaden als informatie hierover op straat komt te liggen. Wat betreft projecten geldt als algemeen uitgangspunt dat geheime stukken één jaar nadat het project volledig is gerealiseerd en financieel is afgesloten openbaar worden, maar dat wordt in de bestuurlijke voorstellen vaak niet als expliciet besluitpunt opgenomen. Kortom: wat betreft de naleving van de in de Notitie beschreven processtappen voor het opleggen van geheimhouding valt nog wel het nodige te winnen. Dit verbeterpunt zal de komende tijd binnen het college en de ambtelijke organisatie aandacht krijgen bij de verdere implementatie van de Woo. Vertrouwelijke onderwerpen zoveel mogelijk openbaar behandelen Zoals reeds opgemerkt, als uitgangspunt geldt dat openbaarheid regel is en geheimhouding uitzondering. Openbaarheid en transparantie zijn een groot goed binnen het openbaar bestuur. Daarom dient alleen in bijzondere situaties geheimhouding te worden opgelegd. Door geheimhouding heel breed op te leggen (op een heel commissie- of raadsvoorstel), verkleint dat de beschikbaarheid van gegevens voor raadsleden, inwoners en organisaties.

Raadsleden worden hierdoor feitelijk in het openbaar debat ‘monddood’ gemaakt en kunnen daardoor niet hun afwegingen voor een bepaalde keuze delen met de samenleving. De raad van Nunspeet geeft aan behoefte te hebben aan meer openheid en transparantie daar waar mogelijk. Het college hanteert daarom vanaf heden de volgende werkwijze: - De ambtelijke organisatie geeft in voorkomende gevallen, wanneer geheimhouding volgens wettelijke grondslag aan de orde is, in het collegevoorstel en bijbehorend concept-commissievoorstel expliciet aan welke informatie binnen een stuk, notitie of voorstel geheim moet zijn. Daarin wordt een piramide van geheimhouding gehanteerd: begin zo klein mogelijk met een bedrag of een woord. Verklaar niet meteen een heel raadsvoorstel of ander document geheim, maar beperk het tot het hoognodige zoals een bijlage of een tabel of een enkel bedrag (door bijvoorbeeld het onleesbaar maken van een bedrag). In het format voor bestuurlijke voorstellen zal onder de kop “Geheimhouding” een verwijzing worden gemaakt naar de in voorkomende gevallen toe te passen ‘piramide van geheimhouding’.

-5-

-

-

Indien het gehele commissievoorstel geheim moet worden verklaard, dan volgt behandeling daarvan in een besloten commissievergadering. De commissieleden zijn in de positie om ter vergadering kritisch na te gaan of de geheimverklaring van het gehele voorstel op juiste gronden is genomen. Wanneer slechts delen van het commissievoorstel geheim verklaard moeten worden, dan vindt behandeling van het commissievoorstel plaats in een openbare commissievergadering. Commissieleden dienen daarbij de geheimhouding van delen van het commissievoorstel uiteraard nadrukkelijk in acht te nemen. Bij behandeling in een openbare commissievergadering bestaan overigens ook de mogelijkheden van spreekrecht door inwoners tijdens het gezamenlijk fractieberaad en in de commissievergadering. Om de raad beter in positie te brengen worden voorstellen, na behandeling in de commissie, ook gevolgd door een raadsvoorstel van het college, ook bij strategische grondaankopen (budgetrecht raad: niet meer uitsluitend via begrotingswijziging afdoen, maar via raadsvoorstel tot beschikbaarstelling van het benodigde krediet).

Overzicht geheimhoudingsbesluiten door de raad De afgelopen 4 jaren zijn in de gemeenteraad de volgende besluiten tot het opleggen van geheimhouding bekrachtigd. Per besluit wordt hierbij aangegeven wanneer o.i. de geheimhouding ambtshalve (= anders dan op verzoek) kan worden opgeheven. Tenzij er redenen zijn om daarvan af te wijken, houden we bij dit laatste vast aan de eerder voor projecten vastgestelde lijn dat de geheimhouding een jaar na het realiseren en de financiële afsluiting van het project kan worden opgeheven. Dat neemt niet weg dat op basis van een eventueel specifiek Woo-verzoek of een verzoek van de gemeenteraad tot een eerdere - gehele of gedeeltelijke - opheffing van de geheimhouding kan worden besloten. Raadsbesluit tot bekrachtiging van opgelegde geheimhouding Overeenkomst Jumbo – gemeente Nunspeet d.d. 2 april 2019 ten aanzien van aankoop Emté-locatie

Datum besluit

Project

Tijdstip ambtshalve opheffing geheimhouding

23-5-2019

Stationsomgeving

Overeenkomst d.d. 25 april 2019 inzake aankoop agrarisch bedrijf Apeldoornseweg 80 te Elspeet ten behoeve van de bedrijvenlocatie te Elspeet

23-5-2019

Bedrijvenstrip Elspeet

De overeenkomsten lopen nog door tot in ieder geval 1 januari 2024. In de overeenkomsten staat verder dat partijen gedurende de looptijd geheimhouding betrachten. Hier kan alleen met uitdrukkelijke toestemming van worden afgeweken. Aanhouden tot einde project Stationsomgeving 2026 Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

-6-

Overeenkomst d.d. 9 mei 2019 inzake aankoop percelen grond aan de Uddelerweg te Elspeet ten behoeve van de bedrijvenlocatie te Elspeet, Stukken betreffende de aankoop van café-restaurant Joris, Elspeterweg 2/2a

23-5-2019

Bedrijvenstrip Elspeet

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

30-1-2020

Stationsomgeving

Raadsbrief d.d. 17 dec. 2019 met bijlagen inzake Wvg ’t Hul Noord Stukken i.v.m. aankoop perceel inzake Wvg ’t Hul Noord Stukken inz. voorgenomen aankoop en functiewijziging Krommeweg 18-20 te Nunspeet Stukken inz. realisatiebesluit project verbetering Stationsgebied

30-1-2020

’t Hul Noord

In de overeenkomsten staat dat partijen gedurende de looptijd geheimhouding betrachten. Hier kan alleen met uitdrukkelijke toestemming van worden afgeweken. Aanhouden tot einde project Stationsomgeving 2026 Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

7-4-2020

’t Hul Noord

23-4-2020

Ontwikkeling Krommeweg

28-5-2020

Stationsomgeving

Stukken inz. strategische aankoop perceel inzake Wvg ’t Hul Noord Mededelingenbrief weth. V.d. Bunte 25 aug. 2020 inzake De Wiltsangh en brief CDA met vragen inzake De Wiltsangh

9-7-2020

’t Hul Noord

24-9-2020

De Wiltsangh

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project. Aanhouden tot 1 jaar na verkoop kavels

Deze stukken betreffen de vertrouwelijk financiële oplegnotitie en SSK-ramingen. Deze informatie is tot het einde van het project gevoelige informatie die de financiële belangen van de gemeente kunnen schaden. Geheimhouding in ieder geval tot einde van project in 2026 Aanhouden tot 1 jaar na afloop project. 1 jaar nadat het project De Wiltsangh is gerealiseerd en financieel is afgesloten (= w.s. in Q2 2024).

-7-

Stukken inz. aankoop gronden Bovenweg Nunspeet en functieverandering Veelhorsterweg Nunspeet

29-102020

’t Hul Noord

Naar aanleiding van een Wob-verzoek zijn de anterieure exploitatieovereenkomst en de koopovereenkomst m.b.t. Veelhorsterweg 21-23 gedeeltelijk (met weglating van bedragen en namen i.v.m. AVG) openbaar gemaakt. De betreffende documenten (dus met ‘weggelakte’ geheime informatie) zullen met de raad worden gedeeld. Wat betreft de bedragen zal 1 jaar na afsluiting van het project ’t Hul Noord de geheimhouding worden opgeheven. Voor persoonsgegevens in het kader van de AVG geldt de Archiefwet. Aanhouden tot 1 jaar na afloop project. Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

Stukken inz. aankoop chaletpark Landrust Stukken inz. voorgenomen aan- en verkoop perceel inzake Wvg ’t Hul Noord Stukken inz. verkoop van gronden bij de entree van de supermarktlocatie Wezenland (Molenbeek) Stukken inz. realisatieovereenkomst Elspeet Noordwest met bijbehorende documenten en voorstellen Stukken inz. strategische aankoop perceel Diepeweg 20 te Elspeet Stukken inz. aankoop Kulturhus Elspeet en exploitatie Kulturhus door SDE Stukken inz. strategische aankoop van grond en gebouwen Kolmansweg 22 te Nunspeet Stukken inz. aankoop woning van een woning te Nunspeet

17-122020 17-122020

Ontwikkeling Landrust ‘t Hul Noord

18-2-2021

Molenbeek

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

29-4-2021

Elspeet Noordwest (fase 3)

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

24-6-2021

Bedrijvenstrip Elspeet

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

28-102021

Kulturhus

25-112021

Kolmansweg 22

De geheimhouding op deze documenten kan worden opgeheven Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

28-4-2022

Laan 56

Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

-8-

Stukken inz. start aanbestedingen project verbetering Stationsomgeving

30-62022

Stationsomgeving

Stukken inz. financieel kader project Sportpark De Wiltsangh

20-102022

De Wiltsangh

Stukken inz. aankoop ’t Hul Noord / Verbreding Bovenweg.

24-112022

Stukken inz. aankoop perceel grond aan de Kerkendriest

24-112022

Kijktuinen

Deze stukken betreffen de vertrouwelijk financiële informatie. Deze informatie is tot het einde van het project gevoelige informatie die financiële belangen van gemeente kunnen schaden. Geheimhouding in ieder geval tot einde van project in 2026 1 jaar nadat het project De Wiltsangh is gerealiseerd en financieel is afgesloten (= w.s. in Q2 2024). 1 jaar nadat het project ’t Hul Noord volledig is gerealiseerd en financieel is afgesloten Aanhouden tot 1 jaar na afloop project.

Jaarlijks overzicht De griffie zal jaarlijks een geactualiseerd overzicht van door de raad genomen besluiten over geheimhouding ter kennisneming naar de commissie Algemeen Bestuur sturen. Indien daar in concrete gevallen aanleiding voor is, zal de raad worden voorgesteld de geheimhouding op te heffen. Tot het opheffen van geheimhouding kan worden besloten in een openbare raadsvergadering. Indien de opheffing van de geheimhouding in de vergadering tot opmerkingen leidt, kan worden besloten om daar in beslotenheid over te vergaderen.

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

C.W.J. Blom