AP 6b Bijlage Notitie Nunspeets projectmatig werken 2014

Notitie “Nunspeets projectmatig werken 2014”, versie 28 oktober 2014 Resultaatgericht samenwerken aan projecten Inleiding In de gemeente Nunspeet zijn we al een aantal jaren bezig met projectmatig werken. In 2010 is daartoe de notitie “Nieuw projectmatig werken 2010” vastgesteld, welke op een aantal punten in 2012 is aangepast. Deze notitie bouwt voort op de notitie uit 2012. We zijn constant in ontwikkeling, zo ook het projectmatig werken. Nieuw aan het projectmatig werken anno 2014 is het toepassen van de methodiek scrum. Een methodiek die gericht is op een flexibele wendbare organisatie die snel resultaat oplevert. Voor het toepassen van deze methodiek is het nodig dat we heel helder formuleren wat de verwachtingen en verschillende rollen in projecten zijn en de voortgang in het project gerealiseerd wordt. Deze vormt hiervoor de basis. Doel Versterken en versnellen van projectmatig werken, waarbij resultaatgericht werken centraal staat en geleerd wordt van opgedane ervaringen. De vier V’s (vertrouwen, verbinding, vakmanschap en verantwoordelijkheid) nemen hierbij een belangrijke plaats in.

Meer specifiek zijn de doelen van de versterkte aanpak projectmatig werken: • dynamiek (betere communicatie tussen project- en permanente organisatie); • structuur (afbakeningen van de rollen en verantwoordelijkheden); • betrouwbaar inschatten en afspreken van resultaten; • heldere besluitvorming over opdracht, tussentijdse aanpassingen en resultaten. Resultaten 1. Een slagvaardige projectorganisatie, waarbij sprake is van een duidelijke rolverdeling 2. Introductie resultaatgericht(er) werken. Definitie project Een project is een plan dat: - een SMART vooraf vastgelegd resultaat oplevert; - binnen een vooraf bepaalde tijd moet worden uitgevoerd; - voor een overeengekomen, of nog te bepalen, budget moet worden uitgevoerd; - een vraagstuk betreft waarbij meerdere disciplines betrokken zijn; - één duidelijke bestuurlijke opdrachtgever (college/raad) heeft; - één duidelijke ambtelijk opdrachtgever (directie) heeft; - één duidelijke ambtelijk opdrachtnemer (programmaleider) heeft en - middels een tijdelijk werkverband wordt uitgevoerd, dat voorbij gaat aan de lijnorganisatie. N.B. Een plan kan echter slechts als project in de zin van deze notitie worden aangemerkt als het college daartoe besluit. De directie kan daarnaast ook projecten aanwijzen. Ingeval de directie een project aanwijst, is er geen stuurgroep, maar blijft de projectorganisatie verder hetzelfde.

Hoofdlijnen uniform projectproces 1. De kaders stellen (bijlage 1) a. Het maken van een compacte, korte startnotitie.

-2-

b. Het vaststellen van de startnotitie door bestuurlijk opdrachtgever. c. Het houden van een beeldvormend debat middels het stellen van kaders in de gemeenteraad (facultatief) 2. a. b. c.

Het projectplan opstellen Samenstellen van projectgroep; Opstellen van een plan van aanpak. Het vaststellen van het projectplan door bestuurlijk opdrachtgever.

3. Uitvoeren projectplan 4. Het monitoren en bijsturen a. Monitoren en bijsturen op plan van aanpak; b. Het informeren van de raad eens per 4 maanden als onderdeel van de 4 maandenrapportage; c. Het informeren van het lijnmanagement in geval van termijnoverschrijdingen (i.v.m. urenplanning) d. Wijzigingen van evident belang in projectplan laten vaststellen door bestuurlijk opdrachtgever. e. Wijzigingen van evident belang ten opzichte van de gestelde kaders laten vaststellen door gemeenteraad (facultatief). 5. Afronding a. Eindrapportage opstellen b. Het vaststellen van de eindrapportage (inclusief opheffing projectgroep) door bestuurlijk opdrachtgever c. Het informeren van de gemeenteraad over eindrapportage (facultatief). Organigram projectorganisatie Bestuurlijk opdrachtgever (college) stuurgroep

bestuurlijk opdrachtnemer en ambtelijk opdrachtgever (directie)

gemandateerd ambtelijk opdrachtnemer (programmaleider ondersteund door programmasecretaris)

projectleider

projectgroep

evt. werkgroepen

-3-

Rolverdeling resultaat gericht samenwerken aan projecten Bestuurlijk opdrachtgever (college) - Is verantwoordelijk voor een heldere projectopdracht; - Stelt startnotitie en projectplan vast; - Beslist over de integrale adviezen die de projectgroep ter voldoening aan de bestuursopdracht en ter uitvoering van het plan van aanpak aan de bestuurlijk opdrachtgever voorlegt; - Stelt middelen (mensen, geld en faciliteiten) beschikbaar stellen om projecten te kunnen uitvoeren; - Beslist over tussentijdse knelpunten en noodzakelijke projectaanpassingen; - Stelt eindrapportage oplevering project vast, heft projectgroep op en draagt resultaat over aan organisatie. Stuurgroep (1ste en 2de bestuurlijk verantwoordelijke, teamleider P&P(als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever namens directie) en projectleider) - Verkenning projectopdracht voor opstellen startnotitie; - Bewaakt namens de bestuurlijk opdrachtgever binnen de bestuursopdracht en de geformuleerde resultaten de projecten; - Is kaderstellend voor integrale adviezen van de projectgroep die ter voldoening aan de bestuursopdracht en ter uitvoering van het plan van aanpak aan de bestuurlijk opdrachtgever worden voorgelegd; - Evalueert het project.

Projectwethouder - Draagt bestuursopdracht uit namens bestuurlijk opdrachtgever; - Is lid van stuurgroep; - Praat het college als bestuurlijk opdrachtgever bij; - Is namens college gemandateerd binnen bestuursopdracht en resultaten. Door directie gemandateerd ambtelijk opdrachtnemer (programmaleider = teamleider Programma’s en Projecten) - Is eindverantwoordelijk voor alle projecten; - Stelt prioriteiten tussen projecten; - Coördineert projecten; - Stelt projectleiders voor; - Bewaakt dat wijzigingen in projecten die leiden tot een wijziging van de bestuursopdracht en/of eindresultaten worden verwerkt in het plan van aanpak en deze door de bestuurlijk opdrachtgever worden vastgesteld; - Bewaakt voortgang projecten; - Bewaakt dat tijdig de benodigde middelen beschikbaar zijn. - Is verantwoordelijk voor de kwartaalrapportage voor de raad; - Is als gemandateerd ambtelijk opdrachtgever lid van stuurgroep; - Bewaakt eindrapportage en overdracht.

Programmasecretaris - Stelt onder verantwoordelijkheid van de programmaleider de kwartaalrapportage op voor de raad; - Zorgt onder verantwoordelijkheid van de programmaleider ervoor dat er gewerkt wordt volgens de notitie projectmatig werken 2014; - Zorgt voor planning regulier overleg tussen programmaleider en projectleider; - Maakt verslag/afsprakenlijstjes van overleg tussen programmaleider en projectleider; - Zorgt voor overzicht afspraken en uit te voeren taken; Projectleider - Doet een intakegesprek met bestuurlijk en programmaleider over formulering projectopdracht (evt. in combinatie met projectgroep;

-4-

-

Stelt startnotitie op; Stelt projectplan op (inclusief samenstellen projectteam); Geeft directe sturing project (tijd, geld etc.); Zorgt voor integrale advisering door de projectgroep aan de bestuurlijk opdrachtgever over te nemen beslissingen die nodig zijn om de projectdoelstellingen te verwezenlijken; Legt tussentijdse wijzigingen bestuursopdracht en/of projectplan voor aan ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever; Bewaakt en rapporteert over voortgang projectplan; Neemt dagelijkse besluiten over projectvoortgang Is verantwoordelijk voor communicatie met in- en externe projectrelaties; Is verantwoordelijk voor projectresultaten; Bewaakt projectbudget; Is lid van stuurgroep.

Projectgroep: - Draagt zorg voor integrale advisering aan ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever; - Evalueert project. Projectgroep lid - Brengt vanuit eigen vakmanschap deskundigheid in; - Bewaakt aanpak, planning, raming (tijd en geld) voor eigen vakmanschap; - Levert prestaties conform gemaakte afspraken; Werkgroep - voert deelopdracht voor de projectgroep uit.

-5-

Nunspeetse scrummethode Binnen de hiervoor uiteengezette projectorganisatie kan via verschillende methoden een resultaat worden bereikt. In het traditionele projectmatig werken wordt vooraf bepaald welk resultaat je gaat behalen en welke route je daarbij volgt. Dat werkt echter alleen als je alle omgevingsvariabelen onderweg onder controle houdt, en dat kan in ons werken vaak niet. Het moet dus veel flexibeler. Maar ook voor flexibel plannen is een methode nodig, anders volg je al snel de waan van de dag en waai je met alle winden mee. Een methode helpt om je gedachten te ordenen en de taken te structureren, om richting te bepalen, om geld en menskracht te verantwoorden, en houd je af van het pure middelen denken. Een van die methoden is de scrummethode. Overige methoden worden niet uitgewerkt, in eerste instantie wordt volstaan met het implementeren van de methodiek scrum. Achtergrond Scrum is ontstaan als ontwikkelmethode van software. De manier van denken past bij Lean (procesverbetering) en Agile (wendbare, lichtvoetige aanpak van projecten). Het Nunspeets projectmatig werken 2014 wil enkele elementen van scrum benutten. Doel daarbij is om versnelling en verbetering te brengen in het leveren van resultaten aan de opdrachtgever.

Wat is ‘scrum’ Scrum is een nieuwe manier van projectmatig werken waarbij een resultaat binnen een project in korte processtappen (2 tot 4 weken) wordt doorlopen. De evaluatie van de afgeronde processtap bepaalt mede hoe de volgende processtap wordt vormgegeven. Per stap kunnen betrokken collega’s deelnemen of niet, afhankelijk of het te beogen resultaat hierom vraagt. Een project kan daardoor in veel kortere tijd slagen of falen. En dat voorkomt onnodige inzet van mensen en middelen. Voordelen van scrum Het projectmatig werken volgens de scrummethode biedt voordelen. - Biedt snellere, optimale en voorspelbare resultaten - Altijd de juiste mensen per processtap - Betere beheersing van de risico’s - Project kan in kortere tijd slagen Scrummethode in onze projectorganisatie Rollen scrummethode Projectleider Scrumteam Productowner Scrummaster Scrummomenten Sprint Planning Uitvoeren sprint met dagelijkse Scrumoverleg (en eventueel bijstellen van de planning) Sprint Oplevering Sprint Evaluatie

-6-

Scrumorganigram Klant (bestuurlijk/ambtelijk opdrachtgever) Programmaleider (ambtelijk opdrachtnemer) Projectleider

Scrumteam

Productowner Scrummaster Sprintteam

Taken binnen Nunspeetse scrummethode Taak projectleider: - Bepaalt in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de programmaleider of een resultaat binnen een project gescrumd gaat worden; - Is verantwoordelijk voor de opdracht- en resultaatformulering in het projectplan. - Is verantwoordelijk voor doorvoeren verbeteringen projectplan na overleg met programmaleider; - Praat programmaleider bij over voortgang/resultaat van het srumteam Taak productowner: - Is binnen scrumteam verantwoordelijk voor het sprintdoel( waarom en onder welke voorwaarden); - Is binnen scrumteam verantwoordelijk dat de juiste sprintresultaten (wat) in de sprintplanning worden opgenomen en deze behaald worden; - Is verantwoordelijk voor doorvoeren wijzigingen in sprintplanning; - Praat projectleider bij als productowner niet zelf de projectleider is; Taak scrumteam - Maakt sprintplanning: Het sprintdoel (de waarom-vraag) geeft hierbij richting. - Bepaalt aan het einde van de sprint wat klaar is en wat nog niet; - Doet een sprintevaluatie aan het einde van iedere sprint.

De verbetering die hierin worden benoemd worden geïmplementeerd in volgende sprint; Taak scrummaster - Organiseert bijeenkomst scrumteam voor maken van sprintplanning; - Organiseert dagelijkse scrumbijeenkomst met sprintteam, waarin 3 vragen aan bod komen: Wat heb ik gisteren gedaan, wat ga ik vandaag doen, welke obstakels belemmeren mij om het doel te bereiken? - Houdt sprintbord bij , bewaakt het proces; - Is dienend en coachend leider voor scrumteam en sprintteam; - Zorgt ervoor dat scrumwerkzaamheden op juiste wijze worden uitgevoerd, teamleden aanspreken op hun rol en verantwoordelijkheid; - Faciliteert scrumwerkzaamheden, verwijdert belemmeringen; - Zorgt voor (dagelijkse) terugkoppeling resultaten sprintteam naar productowner. Taak sprintteam - Maakt deel uit van scrumteam; - Realiseert resultaten binnen sprint volgens planning; - Komt de dagelijkse taken en afspraken na. - Neemt deel aan de dagelijkse scrumbijeenkomst

-7-

Werkwijze Scrum De projectleider beslist na overleg met en onder verantwoordelijkheid van de programmaleider of een resultaat binnen een project, (een deel van)de startnotitie, projectplan of een resultaat binnen een project, zich leent om te scrummen. Een resultaat leent zich voor scrummen als een resultaat uiteengerafeld kan worden in een uitputtende lijst met concrete deelresultaten met kortdurende taken. Er wordt vervolgens een scrumteam samengesteld, dat bestaat uit een productowner, een scrummaster en een sprintteam. De productowner zal in veel gevallen de projectleider zijn, maar bij zaken die politiek-bestuurlijk gevoelig liggen kan het de programmaleider zijn. Het sprintteam is multidisciplinair samengesteld om zo zelfstandig mogelijk het deelresultaat te kunnen maken zonder te veel inhuur van specialisten. In een sprintteam hoeven niet uitsluitend mensen uit de projectgroep deel te nemen, het gaat erom dat het sprintteam bestaat uit mensen die concreet een bijdrage leveren aan het op te leveren resultaat. Het scrumteam maakt een sprintplanning onder begeleiding van de scrummaster (procesbegeleider). De scrummaster levert geen inhoudelijke bijdrage aan het resultaat, maar concentreert zich op het faciliteren van het proces. De scrummaster hoeft niet perse onderdeel te zijn van het project.

De scrummaster moet vooral competenties bezitten om zijn rol goed te vervullen, hiervoor is geen inhoudelijke kennis vereist. Vervolgens gaat het sprintteam aan de slag, waarbij het sprintteam dagelijks bijeenkomt met de scrummaster. Aan het einde van de sprint evalueert het scrumteam het behaalde resultaat binnen een sprint, worden verbeteringen voor volgende sprint doorgevoerd en wordt zo nodig de sprintplanning aangepast/bijgesteld. Ook kan dit eventueel betekenen dat het projectplan moet worden bijgesteld door de projectleider. Dagelijks overleg en bijsturing Het scrumteam geeft zelf aan wat er in een sprint van 2 tot 4 weken als resultaat gemaakt kan worden. De planning wordt niet door een projectleider opgelegd, maar de teamleden geven zelf aan wat ze op iedere dag van de 10 tot 20 werkdagen kunnen afmaken en waar ze daarbij afhankelijk zijn. Door dagelijks kort bijeen te komen (15 minuten) is snel zichtbaar waar een mogelijke complicatie of vertraging is ontstaan. Bijsturing is dan meteen mogelijk. Dat kan het team waar mogelijk zelf doen en anders is het aan de procesbegeleider (scrummaster) om de belemmering weg te nemen in overleg en steun van de opdrachtgever. Het besluit over tijd, geld, kwaliteit of risico's kan onmiddellijk of uiterlijk de volgende dag worden teruggekoppeld. Het team weet zo steeds waar het aan toe is.

Als het niet werkt of iemand niet werkt, is dat onmiddellijk zichtbaar. Ook hierdoor is ook in korte tijd duidelijk of de sprint gaat slagen of falen. En dat voorkomt weer onnodige inzet van mensen en middelen. Sprintplanning De fasering en planning werkt in de Scrum anders dan bij de meer klassieke aanpak. De planning gaat alleen over de komende sprint naar een product/resultaat dat klaar is (werkend en getest). Wat, wanneer en door wie gedaan moet worden wordt uitgewerkt in een uitputtende lijst van concrete, kortdurende taken. In een project kunnen verschillende scrum- en sprintteams naast elkaar aan verschillende deelresultaten werken. De productowner overziet het geheel aan taken en resultaten binnen een scrumteam. De projectleider overziet de onderlinge afhankelijkheden in het projectplan waar het scrumteam(s) onderdeel van uitmaken en stuurt bij waar nodig. De dagelijkse scrumbijeenkomsten zijn dus noodzakelijk voor bijsturing en besluiten over tijd, geld, kwaliteit en risico's. Tot slot Als een (deel)resultaat zich leent voor toepassing van de scrummethode, blijft de projectorganisatie in stand, maar neemt een aantal mensen voor bereiken van dat resultaat een andere rol aan.

-8-

Een aantal mensen vormt een scrumteam (dit kunnen zowel mensen vanuit de projectgroep als daarbuiten zijn) en iemand wordt aangewezen als scrummaster. Na het behalen van het (deel)resultaat, neemt ieder zijn rol in de projectorganisatie weer aan. Dit proces kan zich een aantal keren herhalen.

-9-

Bijlage 1 Startnotitie Het proces start met een intakegesprek ten behoeve van het opstellen van de startnotitie. Voor het opstellen van de startnotitie moeten de opdracht en verwachtingen helder zijn. Hiertoe vinden een of meerdere gesprekken met de opdrachtgever plaats (vooroverleg). De waarom en wat-vraag moet hier beantwoord worden om tot het doel van het project te komen. Dus wat krijgt de opdrachtgever wel (resultaat) en niet (afbakening). De startnotitie ziet er als volgt uit: Startnotitie Project ………………… Datum:………………………………. Versie:………………………………. Beoogd bestuurlijk opdrachtgever: Beoogd projectwethouder: Naam wethouder Beoogd projectleider: Naam projectleider Beoogde startdatum: Beoogde einddatum: 1. Aanleiding en achtergrond 2. Doel project 3. Resultaten 4. Haalbaarheid en risico’s 5. Indicatie kosten en tijdsinvestering 6. Projectcontext: afhankelijkheden 7. Communicatie: 8. Bestuursopdracht: i. Akkoord te gaan met de inhoud van de startnotitie ii. Te behalen resultaten noemen iii. Aan te stellen de projectleider 9.

(facultatief) vragen ten behoeve van het beeldvormend debat in raadscommissie (Voor een beeldvormend debat kunnen vragen worden geformuleerd zoals: Onderschrijft de raad het omschreven doel, ziet u andere dan de genoemde resultaten om het doel te bereiken, wat is volgens de raad het voorkeursscenario, onderschrijft de raad het voorgestelde procesverloop met de genoemde actoren en is de raad bereid – zo nodig – extra middelen ter beschikking te stellen?) 10. Bijlagen

- 10 -

Bij het gesprek met de opdrachtgever en vervolgens het opstellen van de startnotitie kan gebruik worden gemaakt van de volgende checklist: Aanleiding en achtergrond 1. waarom wordt project gestart en waarom nu?

2.

wat is de aanleiding?

3.

welke problemen, oorzaken of ambitie geven aanleiding tot het ontwikkelen van het gevraagde resultaat?

4.

wordt het project uitgevoerd in een groter verband met andere projecten?

Doel van het project 5. wat wil de opdrachtgever met dit project bereiken? Waarop wordt de opdrachtgever afgerekend?

Resultaat: wat is klaar als het klaar is? 6. welke producten of diensten moeten worden geleverd? (een projectplan of een beslisdocument is ook een resultaat, geldt vooral indien gefaseerd wordt opgedragen) 7.

er wordt conform Het Nunspeets Projectmatig Werken gewerkt!

8.

zijn er wettelijke voorschriften waaraan moet worden voldaan?

9.

wat is begin-/einddatum en welke bijzonderheden zijn bekend inzake de planning?

10. Wat is het gevraagde kwaliteitsniveau? (is het van goud of van hout?)

11. Afbakening :Verwachting aangeven en vooral wat het niet is!

Haalbaarheid risico’s 12. Wat zijn de tot dusver essentiële/onderkende risico’s?

Indicatiekosten en tijdsinvestering 13. Kan al een inschatting van de kosten en tijdsinvestering worden gemaakt? 14. Welk budget wordt aangevraagd voor dit budget? 15. Uit welke bronnen wordt het budget gefinancierd? 16. Wordt het gehele project of wordt fasegewijs opgedragen? Projectorganisatie

√

- 11 -

17. wie is de BOG, AOG en PM?

18. wie zijn de belangrijkste stakeholders?

19. zijn er essentiële medewerkers (kennis) nodig voor het slagen van dit project?

Projectcontext: afhankelijkheden 20. is het project een onderdeel van een groter geheel?

21. Hebben veranderingen in dit project invloed/gevolgen voor andere projecten/werkzaamheden?

22. wat zijn de onderlinge afspraken en verwachtingen?

Communicatie 23. is er al over het project gecommuniceerd? Zo ja, wat is de informatieverstrekking geweest en in welke vorm?

Opmerkingen Overige belangrijke aspecten, aannamen, deadlines etc.

De antwoorden op deze vragen bepalen voor een groot deel de inhoud van de startnotitie. De startnotitie wordt vastgesteld door de bestuurlijk opdrachtgever. Afhankelijk van het project wordt deze voor een beeldvormend debat aan de gemeenteraad (cie) voorgelegd.

- 12 -

Bijlage 2 Projectplan Nadat de startnotitie is vastgesteld door het college en eventueel in de raad behandeld is, zijn de verwachtingen die de opdrachtgever heeft duidelijk en kan het projectplan worden opgesteld. Het projectplan is het draaiboek voor het project. In een projectplan moet de hoe-vraag beantwoord worden. Uit een projectplan blijkt hoe de bestuursopdracht verwezenlijkt zal worden. Het bevat een duidelijke planning met te nemen stappen in het werkproces.