AP 6a Oplegnotitie implementatie participatiebeleid gemeente Nunspeet

Oplegnotitie implementatie participatiebeleid gemeente Nunspeet

De lerende organisatie Participatie gaat niet vanzelf. Het moet in het DNA van de gemeenteraad, het college van B & W en van de medewerkers zitten. Het moet dus ook een rol spelen in het aanname- en personeelsbeleid, onderdeel zijn van het introductieprogramma van raadsleden en een plek krijgen in het scholingsprogramma. We hebben daar de afgelopen jaren zeker stappen in gezet, aangejaagd door de organisatieontwikkeling. Van de medewerkers wordt een eigen antenne gevraagd voor het belang en de mogelijkheden van participatie. In aanvulling daarop heeft het management een belangrijke rol als ‘bewakers’ door erop toe te zien dat participatie wordt opgenomen in college- en raadsvoorstellen. Daarnaast hebben de teamleiders binnen hun eigen afdelingen een rol in de ontwikkeling van medewerkers op het onderwerp participatie én communicatie. Belangrijk is de evaluatie van participatieprocessen, zodat iedereen leert wat goed ging en waar verbeterpunten liggen. Op die manier worden ervaringen steeds breder in de organisatie gedeeld. Participatie is een kwestie van vallen en opstaan. Fouten maken mag en processen mogen af en toe mislukken, met het uiteindelijke doel om het daarna beter te doen. Dat vraagt om een lerende organisatie. We gaan ervaringen delen, hulp bieden aan elkaar en stimuleren medewerkers samen op zoek te gaan naar de juiste vormen van participatie.

Vaardigheden en expertise We gaan de lerende organisatie vormgeven door middel van opleiding, stimuleren en aanjagen. Dat gaan we realiseren door een regisseur/adviseur participatie te benoemen die dit samen met een groep ambassadeurs gaat doen, maar ook door in te zetten op kennis van participatie en door participatie organisatorisch en bestuurlijk in te gaan bedden. 1. Regisseur/adviseur participatie In de organisatie wordt een regisseur/adviseur participatie benoemd. Deze heeft als taak om het bestuur en de organisatie het participatief werken eigen te maken. Deze persoon is verantwoordelijk voor de vertaalslag naar de praktijk; organiseert trainingen, coacht, signaleert, adviseert en jaagt aan. Deze persoon is de vraagbaak voor collega’s en faciliteert hen in het zelf doen en vervult een kritieke rol in het borgen van inwonersparticipatie in de organisatie. (Tijdbesteding naar verwachting 0,6 fte). Deze persoon is het vaste interne aanspreekpunt vraagbaak) voor initiatieven uit de samenleving. Deze initiatieven worden in principe gefaciliteerd door de vakspecialisten. Echter voor afdelingsoverstijgende initiatieven is de regisseur participatie verantwoordelijk voor de coördinatie en zorgt voor de afstemming met diverse vakspecialisten. 2.

Kopgroep participatie Naast de regisseur/adviseur participatie komt er een kopgroep met medewerkers die naast hun reguliere taken een extra stapje willen zetten in het versterken van participatie in de organisatie. Zij zijn de koplopers/ambassadeurs die participatie als een olievlek in de organisatie gaan verspreiden, een aanjaagfunctie hebben en collega’s inspireren en te enthousiasmeren. Met als doel om participatie naar een hoger niveau te brengen zonder de verantwoordelijkheid van participatieprocessen over te nemen. Die verantwoordelijkheid ligt bij de betreffende vakspecialisten, projectleiders en beleidsmedewerkers. De kopgroep krijgt mandaat van het management en mag zich gevraagd en ongevraagd met participatieprocessen bemoeien. De kopgroep bestaat bij voorkeur uit medewerkers van verschillende vakafdelingen die al enige ervaring hebben met participatie.

3. Extra ondersteuning vanuit communicatie Meer participatie betekent ook meer communicatie. Het gaat dan om zowel interne communicatie als externe communicatie. Dit heeft tot gevolg dat ook hier extra ruimte in de formatie nodig is. Vooralsnog wordt ingeschat dat twee dagen per week voldoende is. 4. Continuïteit en kennis In de gemeentelijke organisatie wordt extra aandacht besteed aan opleiding en ook aan de overdracht van kennis en vaardigheden op het gebied van participatie. Enerzijds om mensen goed op te leiden, anderzijds om te voorkomen dat kennis verloren gaat wanneer mensen de organisatie verlaten. Om het kennisniveau op peil te krijgen en onze organisatie te leren werken met deze nieuwe werkwijze worden trainingen georganiseerd. Trainingen die niet alleen gebaseerd zijn op theoretische kennis, maar vooral worden ingestoken vanuit praktijkervaringen met concrete tools waarmee ze ons participatiekader leren toepassen en eigen participatieprocessen kunnen inrichten en uitvoeren. Door onze eigen organisatie te trainen voorkomen we dat voor elk participatietraject een extern bureau wordt ingehuurd waardoor er geen eenduidige werkwijze en uniforme aanpak is. Indien een extern bureau wordt ingehuurd voor de vakinhoudelijke expertise, zullen de medewerkers zelf de regierol voor participatie oppakken en houden.

Dat houdt in dat zij zelf een participatievoorstel schrijven en dat het bureau de participatie uitvoert onder leiding, regie en verantwoordelijkheid van de medewerkers. 5. Bestuurlijke inbedding De ambities die we met participatie hebben, moeten ook politiek en bestuurlijk worden gedragen. Zij zijn de volksvertegenwoordigers en in hun rol cruciaal voor het bouwen aan vertrouwen tussen de gemeente en de samenleving. Ruggensteun geven aan participatieprocessen en de uitkomsten uit de processen serieus nemen in de besluitvorming zijn daarbij belangrijk. Evengoed is de raad en/of het college verantwoordelijk voor de randvoorwaarden van een goede participatie, zoals voldoende ambtelijke capaciteit en middelen. Het is dus belangrijk dat college en raad meegroeien in de ontwikkeling van participatie die we met dit participatiekader voor ogen hebben. Dat doen we op drie manieren: 1. Regelmatig richting college en raad communiceren over voortgang en successen en hen betrekken in de evaluatie van de participatieprocessen. 2. Minimaal jaarlijks een themabijeenkomst of workshop organiseren over hun eigen rol en toegevoegde waarde bij inwoner- en overheidsparticipatie. 3. Participatie opnemen in het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden (na verkiezingen).

Inbedding in werkprocessen Het is belangrijk dat participatie en communicatie goed ingebed wordt in werkprocessen en in de dagelijkse werkzaamheden. Het uitgangspunt voor de inwonersparticipatie is om zo vroeg mogelijk het participatieproces vorm te geven. Hierdoor kan inwonersparticipatie daadwerkelijk ook bij de start en het ontwerp van het plan plaatsvinden. Daarvoor gaan we in elk college- en/of raadsvoorstel een paragraaf opnemen over participatie en communicatie en wordt er aan het begin van elk project of plan een aanpak beschreven in de startnotitie of een projectplan. Ook verwerken we de participatieverplichtingen vanuit de Omgevingswet in onze werkprocessen.

1. Paragraaf in college- en raadsvoorstellen In onze organisatie blijft inwonersparticipatie constant onderwerp van gesprek. Daarom wordt in elk collegevoorstel en/of raadsvoorstel een participatie- en communicatieparagraaf opgenomen met basisinformatie over het al dan niet inzetten van participatie en de te nemen stappen. In het collegevoorstel wordt gemotiveerd aangegeven of er participatie gaat plaats vinden, met welk doel, op welk niveau en met welke doelgroepen. Als er geen participatie plaats vindt of als alleen voor informeren wordt gekozen, dan wordt dat gemotiveerd aan de hand van de punten in stap 1. Ook de financiële en personele consequenties (benodigde capaciteit en middelen voor het vormgeven en uitvoeren van het participatieproces) wordt in dit college en/of raadsvoorstel opgenomen. Dit om te voorkomen dat een participatieproces gestart wordt zonder voldoende tijd, capaciteit en middelen. 2. Participatie-aanpak Voor alle beleidsplannen en nota’s wordt een participatie-aanpak opgesteld. Hierbij wordt beschreven hoe de participatie plaats vindt, volgens de stappen uit dit participatiekader. De participatie-aanpak maakt onderdeel uit van een projectplan, startnotitie of college- en/of raadsvoorstel.

Voor projecten (zoals herinrichtingsplannen en gebiedsontwikkelingen) waarvoor een omvangrijk participatieproces nodig is wordt een projectplan opgesteld door de projectleider. In dit projectplan is participatie en communicatie een vast onderdeel. Het projectplan wordt vastgesteld door het college, of in uitzonderlijke gevallen in de gemeenteraad. Dit zorgt er ook voor dat in het projectplan gewaarborgd wordt dat er voldoende capaciteit en middelen voor participatie in het project wordt vrij gemaakt. Het projectplan is vaak gericht op projecten in de uitvoering waarvoor reeds budgetten beschikbaar zijn. Hier is het college bevoegd gezag en verantwoordelijk voor de participatie.

3. Wettelijke participatieverplichtingen Vanuit de Omgevingswet geldt een aantal verplichtingen op gebied van participatie. Deze gaan we implementeren in de organisatie: 1. Kennisgevingsplicht: Het bevoegd gezag beschrijft in de kennisgeving voor het omgevingsplan wie worden betrokken, waarover en wanneer, wat de rol is van het bevoegd gezag en de initiatiefnemer en waar meer informatie beschikbaar komt. We gaan een standaard of format ontwikkeling voor deze kennisgeving. 2. Motiveringsplicht: Het bevoegd gezag geeft in het besluit aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen zijn betrokken bij de voorbereiding en wat de resultaten daarvan zijn. Deze motiveringsplicht geldt voor alle instrumenten uit de Omgevingswet (omgevingsvisie, omgevingsplan, programma) 3. Aanvraagvereiste: De initiatiefnemer moet aangeven of, en zo ja hoe, hij participatie heeft vormgegeven en wat hij met het resultaat heeft gedaan. Het bevoegd gezag betrekt deze informatie bij de integrale belangenafweging. Als de aanvrager aangeeft geen participatie toegepast te hebben is dit geen

weigeringsgrond voor de omgevingsvergunning, tenzij dit een activiteit betreft waar de gemeenteraad verplichte participatie voor heeft aangewezen. De initiatiefnemer wordt gestimuleerd om participatie vorm te geven aan de hand van de handreiking “omgevingsdialoog gemeente Nunspeet”. Tenslotte is de Wet versterking participatie op decentraal niveau in ontwikkeling. Hierin wordt het uitdaagrecht wettelijk verankerd en geformaliseerd: te zijner tijd wordt een Participatieverordening opgesteld die de Inspraakverordening gaat vervangen.

Ontwikkelen van hulpmiddelen voor participatie Het is belangrijk dat de medewerkers dit participatiebeleid goed en makkelijk kunnen vinden en toepassen en dat onze inwoners weten wat er van hen verwacht wordt. Daarom gaan we voor onze medewerkers op Intranet een pagina inrichten met alle informatie en uitgangspunten die we hanteren voor participatie. Ook wordt er een participatietoolbox ontwikkeld met hulpmiddelen en concrete handvatten waarmee medewerkers direct vooruit worden geholpen met de vormgeving van participatieprocessen. Op onze website komt een pagina met informatie voor onze inwoners en initiatiefnemers over participatie, waaronder de “handreiking Omgevingsdialoog gemeente Nunspeet”. De verantwoordelijkheid en regie (van het actueel houden) van deze informatie ligt bij de adviseur/regisseur participatie. 1. Toolbox We hebben gezien dat er vele werkvormen voor participatie te gebruiken zijn, zeker nu ook digitale werkvormen een toevlucht hebben genomen. De werkvorm hangt af van de doelgroep die we willen betrekken en van het participatieniveau dat we kiezen. Het is dan ook belangrijk dat er keuze en inspiratie in de organisatie aanwezig is voor de juiste werkvorm. Daarom zorgen we voor een participatietoolbox, die in beheer wordt gegeven aan team communicatie. Een participatietoolbox biedt concrete handvatten waarmee medewerkers direct vooruit worden geholpen.

Hierin kunnen worden opgenomen:       

Dit rapport. Een infographic met verkort stappenplan die concreet toepasbaar is. Een format participatieplan in het zaaksysteem. Een tool kit met methodes en werkvormen per participatieniveau en voor verschillende doelgroepen. Een model publicatie voor de kennisgevingsplicht. De beleidsnotitie Omgevingsdialoog gemeente Nunspeet. Een adressenbestand van specifieke doelgroepen (zoals bijvoorbeeld de adressen uit het jongerenonderzoek die hebben aangegeven dat ze vaker betrokken willen worden voor participatie).

De toolbox kunnen we zelf maken en ontwikkelen, of we kiezen ervoor om eentje aan te schaffen (bijvoorbeeld THiNK!-tools voor werkvormen) of gebruik te maken van een voorbeeld van een andere gemeente. Om ervoor te zorgen dat de toolbox daadwerkelijk wordt gebruikt door medewerkers is aandacht in de communicatie nodig, zowel bij de introductie als daarna.

2. Spelregels voor participatie voor initiatiefnemers De beleidsnotitie “Omgevingsdialoog gemeente Nunspeet” is het kader met spelregels voor initiatiefnemers. Hiervoor is een aparte publieksversie gemaakt in de vorm van een handreiking, die op de website beschikbaar is. Initiatiefnemers worden gestimuleerd deze te gebruiken bij het vormgeven van participatie voor vergunningaanvragen. De spelregels kunnen niet verplichtend voorgeschreven worden, omdat participatie door de initiatiefnemer vormvrij is. 3. Website en/of app Om de participatie met onze inwoners en maatschappelijke partners beter, efficiënter en ook digitaal uit te kunnen voeren gaan we gebruik maken van een digitaal platform voor participatie. Deze is eenvoudig te implementeren (via de website) of gewoon online beschikbaar. Het is te gebruiken voor vele participatieprocessen en ook om meerdere trajecten tegelijk in te richten. Het kan beschikbaar gesteld worden via onze website. Er zijn vele vormen en mogelijkheden en afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt, hangt er een kostenplaatje aan. Platforms kunnen ook specifiek op één project worden ingezet. Ook inwoners moeten weten wat er op gebied van participatie wordt gedaan en bij wie ze terecht kunnen voor vragen. En de handreiking omgevingsdialoog gemeente Nunspeet moeten gemakkelijk voor initiatiefnemers beschikbaar zijn.

Voorbeelden van participatieplatforms:     

Ikpraatmee.nl Citizenlab.co/nl (online burgerparticipatie) Maptionnaire Mett Info.wijwillendit.nl (initiatievenkaart)

Daarvoor gaan we op onze website een pagina inrichten met alle informatie die nodig is. Hier kunnen ook projecten en plannen waarvoor een participatieproces wordt opgestart of uitgevoerd een plek krijgen. Zo hebben inwoners altijd zicht op de verschillende mogelijkheden waarin en waarover ze mee mogen praten en denken. 4. Participatie-agenda Er wordt een participatie-agenda of tool ontwikkeld die op Intranet (en eventueel de website) geplaatst wordt. Hierin staat informatie over alle lopende en afgeronde participatie-activiteiten en werkzaamheden en gegevens van de projectleider. Zo ontstaat er een overzicht van participatiemomenten en kunnen medewerkers elkaar vinden om eventueel processen te integreren of te koppelen. Dit voorkomt onnodig werk en participatiemoeheid bij de inwoners omdat ze te vaak betrokken worden voor allerlei verschillende activiteiten. Ook kunnen medewerkers op deze manier informatie en gegevens delen over eerdere processen die hebben plaats gevonden.

Financiën Het doorlopen van een participatieproces brengt kosten met zich mee. Ten eerste moet er geïnvesteerd worden in kennis en kunde van medewerkers. Daarnaast kunnen investeringen nodig zijn in communicatie (zowel middelen als capaciteit) en in sommige gevallen is het verstandig om externe ondersteuning in te huren. Daarbij valt te denken aan bijvoorbeeld een onafhankelijk voorzitter of iemand met specialistische vaardigheden. Een investering in bewonersparticipatie kost aan de voorkant geld maar verdient zich terug door betere besluitvorming en groter draagvlak. Zo kunnen bijvoorbeeld tijd- en geld rovende bezwaarprocedures zoveel mogelijk worden voorkomen. Overige kosten komen ten laste van projectbudgetten. De hoogte van deze budgetten hangt mede af van de omvang en het niveau van het participatietraject. De bekostiging van het beleid voor bewonersparticipatie is als volgt:



 

 

De kosten (inclusief uren) voor de participatietrajecten zelf worden grotendeels opgenomen in de kosten voor planvoorbereiding en beleidsvoorbereiding en worden daardoor deels gedekt uit projecten. Extra kosten in de lijn worden deels gecompenseerd door minder bezwaar en beroep na de besluitvorming, maar op dit moment is nog niet in te schatten om hoeveel dat gaat. Een regisseur inwoners- en overheidsparticipatie (0,6 fte) en communicatiemedewerker (0,4 fte) wordt opgenomen in de formatie (totaal 1 fte). De kosten voor het inrichten van een participatieplatform en/of participatie app kunnen te zijner tijd (als duidelijk is welke keuzes hierin gemaakt zijn) opgenomen worden als nieuw beleid in het kader van ICT-voorzieningen. De kosten voor het samenstellen / aanschaffen van een toolbox. Kosten voor training en opleidingen van medewerkers.

Tabel 1 geschatte kosten implementatie participatiebeleid Kostenpost

Bedrag in Euro

Structureel of incidenteel

Regisseur participatie

50.000 (0,6 fte)

Structureel

Communicatiemedewerker

30.000 (0,4 fte)

Structureel

Digitaal participatieplatform

2.500-5.000 + 450 – 2.000 per mnd

Structureel en incidenteel

Toolbox

Gratis

Incidenteel

Training en scholing

10.000

Incidenteel