AP 5f. Commissievst. Toekomstige Exploitatie Kulturhus

COMMISSIEVOORSTEL 0302117868

Commissie

:

Maatschappij en Middelen

Datum commissievergadering

:

8 april 2021.

Agendapunt

:

5f.

Datum college

:

23 maart 2021.

Onderwerp

:

Toekomstige exploitatie Kulturhus Elspeet.

Bevoegd orgaan

:

raad.

Portefeuillehouder

:

drs. M. van de Bunte.

Behandeling

:

peiling

Stukken ter inzage

:



Exploitatieberekening (voor raadsleden ter inzage).

Bijlage(n)

:



Samenwerkings-intentie WOC Activiteiten Elspeet.

Voorstel 1) Kennis te nemen van de resultaten van de onderzoeksfase; 2) De denkrichting “naar een duurzame exploitatie van het Kulturhus door SDE”, waarbij: a. wordt ingezet op het (tijdelijk) in eigendom verwerven van het Kulturhus door de gemeente, b. wordt ingezet op het in exploitatie geven van het Kulturhus aan SDE, c. de intentie wordt uitgesproken tot het toekennen van een gegarandeerde huuropbrengst voor de eerste drie exploitatie-jaren, bij wijze van peiling te bespreken.

Geachte commissie, Inleiding In de afgelopen jaren is gebleken dat de exploitatie van het Kulturhus in de huidige vorm een uitdaging is. In het Collegeprogramma (2018) is ingezet op behoud van de dorpshuisfunctie in Elspeet, waarbij een relatie werd gelegd met het Kulturhus. Om leegstand en eventuele verpaupering als gevolg daarvan te voorkomen heeft de gemeente in 2018 het initiatief genomen om te onderzoeken of er andere partijen zijn die de exploitatie van het Kulturhus op zich kunnen nemen. Na overleg met Oranjehof als mogelijke exploitant presenteerde Stichting Dorpshuis Elspeet (SDE) zich als gegadigde om de exploitatie van het Kulturhus op zich te nemen. De gesprekken en het besluitvormingsproces daaromtrent hebben er in geresulteerd dat de commissie Algemeen Bestuur in haar vergadering van 17 september 2020 aan het college heeft gevraagd om in samenwerking met SDE na te gaan of het mogelijk is om een dorpshuis te creëren voor alle inwoners van Elspeet met een sluitende exploitatiebegroting. Het plan is op basis van deze uitgangspunten uitgewerkt in de toelichting. Het college wil de daarin verwerkte denkrichting over de toekomst van het Kulturhus ter peiling aan uw commissie voorleggen. Na bespreking in uw commissie neemt het college een definitief besluit wat daarna aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

-2-

Nr.

Argumenten/overwegingen Het proces Om het proces te stroomlijnen heeft het college een Stuurgroep samengesteld, bestaande uit een bestuurlijke afvaardiging van de gemeente en van SDE. In het proces zijn, met kennisneming van de gemeenteraad door middel van een mededelingenbrief, een aantal aspecten onderzocht:  Het opstellen van een meerjarige exploitatiebegroting door SDE. Uitgangspunt daarbij was het komen tot een sluitende exploitatiebegroting, waarbij SDE (op termijn) eigenaar wordt van het Kulturhus en de gemeente alleen in de opstartfase kan meedenken in een financiële ondersteuning. Ook zullen wij de exploitatie laten toetsen door een externe accountant.  Het aangaan van gesprekken met Oranjehof om na te gaan in hoeverre het mogelijk is om welzijnsactiviteiten binnen de context van de WOC-activiteiten in de toekomst af te stemmen binnen Elspeet.  Inventariseren welke mogelijkheden er zijn om het gebruik van het Kulturhus te optimaliseren en binnen de geldende regels uit te breiden. De uitkomsten van het inventarisatietraject wordt puntsgewijs behandeld. Financiële toelichting: Van Kulturhus naar Dorpshuis De wens om het Kulturhus voor langere tijd duurzaam te laten exploiteren bepaalt dat een goede en realistische financiële onderbouwing nodig is om te kunnen beoordelen of dat haalbaar is.

SDE heeft op basis van gesprekken met huidige gebruikers en partijen die hebben aangegeven gebruik te willen maken van de faciliteiten binnen het Kulturhus een exploitatieplan gemaakt. Er zijn een aantal scenario’s uitgewerkt, die het meest aansluiten bij de wensrichting van de Raadscommissie en de stuurgroep. Het college heeft daarbij een voorkeursrichting uitgesproken, o.a. vanwege:  De wijze van financiering op termijn en de daaraan verbonden voorwaarden.  De wens om in aanvang de doorstart van de exploitatie van het Kulturhus als dorpshuis voor alle Elspeters te ondersteunen en er mede richting aan te geven. De variant die daaraan het meest recht doet is de variant waarbij de gemeente tijdelijk (3 jaar) eigenaar wordt en SDE de exploitatie verzorgt, onder betaling van huurpenningen voor de uitgeefbare m² aan de gemeente. Na 3 jaar volgt een evaluatie, waarna SDE eigenaar kan worden en vervolgens geheel verantwoordelijk is voor de exploitatie. Uitgangspunten:  Wanneer de gemeente (in aanvang en tijdelijk) eigenaar wordt van het Kulturhus zal SDE de huurpenningen voor de “uitgeefbare” ruimten aan de gemeente voldoen, gebaseerd op een maatschappelijk huurtarief. Als exploitant sluit SDE huurcontracten met de (bestaande en nieuwe) gebruikers.

 Wanneer SDE op termijn eigenaar wordt zal zij in plaats van het afdragen van huurpenningen aan de gemeente de kosten voor de financiering van het Kulturhus dragen. In de aanvankelijke berekeningen zijn een aantal mogelijke financieringsbronnen doorgerekend (deels via kredietverstrekkers, deels via obligatieverstrekking en deels door crowdfunding). Als uitgangspunt voor de vervolgberekeningen is aangehouden dat voor de verwerving een financiering wordt aangegaan via een kredietverstrekker. Voor aanpassingen zouden in dat geval middelen kunnen worden verworven via Crowdfunding, en/of verstrekking van obligaties.  Naast de gebruikelijke exploitatielasten is er ingezet op het vormen van een voorziening voor groot onderhoud en vervanging. De basis daarvoor is een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP), waar door een adviseur realistische eenheidsprijzen aan zijn toegerekend. Per saldo betekent dat een jaarlijkse dotatie aan de voorziening van € 27.500.

-3-

Nr.

Mogelijkheden om opstart van de nieuwe exploitatie te bevorderen en duurzaam voort te zetten  In de berekeningen wordt de exploitatie van SDE als overbrugging 3 jaar lang aangevuld met een bedrag van € 45.000. Dat bedrag is vergelijkbaar met het aanvullende bedrag dat de afgelopen jaren als gegarandeerde huuropbrengst via de Bibliotheek aan de huidige eigenaar is betaald. De hoogte van het bedrag is gebaseerd op de volgende zaken: o In de realisatieovereenkomst tussen de gemeente en OmniaWonen (bij de start van het Kulturhus) is een afspraak gemaakt over een gegarandeerde huuropbrengst vanwege de bibliotheekactiviteiten voor 20 jaar. Het bedrag dat destijds is opgenomen was ruim € 64.000 (gerelateerd aan de m² en afgezet tegen eerdere huurtarieven). o In de huurovereenkomst tussen OmniaWonen en de Bibliotheek is een huurtarief van ruim € 64.000 per 2007 afgesproken. Een bedrag dat jaarlijks (na afstemming met de gemeente) zal worden geïndexeerd. o Na indexatie ligt het huidige huurtarief voor de Bibliotheek, vanwege haar activiteiten in het Kulturhus rond de € 82.000. In haar begroting voor 2021 heeft de Bibliotheek daar rekening mee gehouden (de begroting voor de locatie Elspeet voor 2021 sluit daarmee op ca. € 1000 negatief). o De bibliotheek ontvangt jaarlijks subsidie van de gemeente, waarvan één van de grondslagen is de huur van de accommodaties.

o Uitgaande van een reëel/maatschappelijk huurtarief gaan we op basis van de werkelijk gebruikte m² door de Bibliotheek uit van een huurprijs van (de in de exploitatieberekeningen van SDE verwerkte) ca. € 33.000. Het college stelt voor om als uitgangspunt voor een bijdrage aan de exploitatie van het Kulturhus uit te gaan van het volgende principe: “de gemeentelijke bijdrage aan de exploitatie van SDE is niet hoger dan het bedrag van de geïndexeerde vrijval van de huurpenningen van de bibliotheek, zodat e.e.a. voor de gemeente budgettair neutraal verloopt”.  Geprognotiseerde opbrengst vanwege WOC-activiteiten is op € 5.000 gezet. Afhankelijk van de afstemming op termijn en het optimaliseren van de mogelijkheden zal dat bedrag in de loop van de jaren hoogstwaarschijnlijk toenemen. Vooralsnog wordt uitgegaan van het feit dat de bijdrage niet substantieel is.  In plaats van betaling van de huur voor het gebouw kan de gemeente ook de werkelijke exploitatielasten doorberekenen, waardoor de situatie gedurende die jaren kostenneutraal is en er voor SDE zelfs een overschot kan ontstaan op de exploitatierekening. Dat kan eventueel worden ingezet voor verbetering van gebruiksmogelijkheden en onderhoud.

Uitkomsten exploitatieberekeningen In een uitgebreide doorrekening (die als niet openbaar stuk is in te zien), met inbegrip van een aanvullende gegarandeerde huuropbrengst gedurende 3 jaar is het volgende naar voren gekomen:  Met inachtneming van de (voorzichtige) aannames blijkt de voorgestelde variant te leiden tot een duurzaam exploitabel Kulturhus. Naast de reguliere exploitatielasten is ook rekening gehouden met benodigd groot onderhoud en vervangingsinvestering, door middel van het vormen van een voorziening. In de eerste 3 jaren is sprake van een sluitende begroting, mede vanwege een gegarandeerde huuropbrengst. Ook in de jaren daarna is het mogelijk om de begroting positief af te sluiten. In plaats van de huuropbrengsten zullen vanaf de overname de kosten voor rente en aflossing moeten worden voldaan. De ruimte daartoe is ook dan toereikend. De exploitatie, uitgaande van deels geprognotiseerde en deels uit voortzetting van bestaande contracten verkregen huuropbrengsten, lijkt daarmee duurzaam gezond te zijn.

-4-

Nr.

Effecten op de gemeentebegroting  Omdat het exploitatieplan een positieve uitkomst laat zien zijn er geen negatieve effecten op de gemeentebegroting te verwachten gedurende de eerste 3 jaar.  De volgens het voorstel van het college bepaalde gegarandeerde huuropbrengst heeft zoals aangegeven de eerste drie jaar geen effect op de gemeentebegroting.  Na 3 jaar vervalt de gegarandeerde huuropbrengst, waardoor er nog maar € 33.000 (aangevuld met indexering en gebaseerd op de gebruikte m2) via de Bibliotheek aan huurpenningen hoeft te worden betaald aan de exploitant. Daarmee kunnen de gemeentelijke lasten vanwege aanvulling tot een gegarandeerde huuropbrengst vervallen. Omdat in dat geval OmniaWonen geen eigenaar meer is, vervallen de in de realisatieovereenkomst tussen OmniaWonen en de gemeente Nunspeet overeen gekomen garanties ruim voor de afgesproken termijn tot 2030.  Sinds het vertrek van de BSO uit het Kulturhus is de gemeente gehouden aan haar afspraken in de realisatieovereenkomst met OmniaWonen bij de start van het Kulturhus, en betaalt zij de niet langer via de BSO te incasseren huur van € 20.000. Na overdracht van het gebouw aan SDE vervalt deze contractuele verplichting aan Omnia. Beoordeling accountant Om een indruk te krijgen van het realiteitsgehalte van de exploitatieberekeningen is aan een externe accountant gevraagd om daar een uitspraak over te doen.

De accountant geeft daarbij aan dat hij geen rapport van bevindingen afgeeft, aangezien slechts oppervlakkig is gekeken naar de inhoudelijke aannames en getallen. Daarvoor is een nader onderzoek gewenst. Wel heeft de accountant het volgende aangegeven: “Op basis van dit rapport is mijn conclusie dat het een goed leesbaar en logisch geheel is waarin met alle, voorzienbare aspecten rekening is gehouden. Het verband tussen prognose van het resultaat, de geldstroom en de effecten op de balans en vermogenspositie van de Stichting zijn helder en logisch.” Gebruik en maatschappelijke meerwaarde De wens van de gemeenteraad om het Kulturhus van Elspeet in te zetten als dorpshuis voor alle inwoners van Elspeet is bepalend voor de activiteiten en de daarbij behorende baten en lasten die in het Kulturhus kunnen plaatsvinden. In de verkenning die SDE op dat vlak heeft gedaan, in samenwerking met de gemeente, heeft dat grofweg het volgende opgeleverd: Voortzetten bestaand gebruik In overleg met de huidige gebruikers is gebleken dat een voortzetting daarvan in de meeste gevallen gewenst is. In ieder geval de lopende contracten worden doorgezet. Zij het met enkele aanpassingen die beter passen bij het gebruik van de afgelopen jaren en die meer recht doen aan de verwachtte ruimtebehoefte op termijn.

Als hoofdgebruikers zullen met name Elspeets Fanfare Korps, de Bibliotheek en Cultuurkust blijvend gebruik maken van het Kulturhus. Nieuwe gebruikers Bij de inventarisatie en gesprekken met partijen die op zoek zijn naar geschikte ruimte binnen een maatschappelijke context zijn de volgende intenties uitgesproken:  Op dit moment is er dringend ruimtebehoefte bij de dagopvang en BSO Vrij Spel. Zij zouden graag gebruik maken van de vrijgekomen ruimte die in de oorspronkelijke opzet ook was bestemd voor BSO-activiteiten.  Voor de dagbesteding van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt heeft Zeuven Heuvels uit Wezep aangegeven het horeca-deel van het Kulturhus in te kunnen zetten voor haar activiteiten. Gezien de afspraken die bij de realisatie van het Kulturhus zijn gemaakt en (deels) zijn verwoord in het bestemmingsplan, betreft het hier uitsluitend en alleen paracommercieel gebruik ter ondersteuning van de maatschappelijke functie van het Kulturhus.

-5-

Nr.



Diverse andere partijen hebben aangegeven dat zij op termijn permanent of tijdelijk behoefte hebben aan ruimte voor maatschappelijke of verenigings-activiteiten. Vooralsnog zijn deze in de financiële overzichten gebundeld opgenomen als flex-opbrengsten.

Inzet van het Kulturhus voor WOC-activiteiten: afstemming met Oranjehof In de afgelopen maanden is er overleg geweest tussen SDE en Oranjehof voor wat betreft de afstemming van WOC-activiteiten. Dat heeft geleid tot een samenwerkingsintentie, waarbij beide partijen hebben uitgesproken dat zij, met respect voor elkaars standpunten, gaan werken aan een afgestemd activiteitenplan voor WOC-activiteiten in Elspeet. In zowel Oranjehof als het Kulturhus is er ruimte en gelegenheid om, mede met inzet van vrijwilligers, een breed scala aan WOCactiviteiten te organiseren. Het huidige WOC-beleid ondersteunt de uitvoering van activiteiten op meerdere locaties. Tijdelijk gebruik In overleg met de huidige eigenaar en participantenstichting heeft SDE een rol gekregen in het tijdelijke beheer van het Kulturhus. Daarbij wordt naast het activeren van het huidige gebruik tevens ingezet op het tijdelijk voorzien in extra ruimtebehoefte bij instanties vanwege coronamaatregelen. In een overleg met de gebruikers is aangegeven dat de tussenliggende periode tot de definitieve omzetting naar een nieuwe exploitatie past in een vloeiende overgangsprocedure, waarbij SDE alvast kan anticiperen op de toekomstige wijze van exploitatie.

Rol gemeente In de voorkeursvariant van het college is de gemeente, in ieder geval gedurende de eerste 3 jaar, als eigenaar eindverantwoordelijk voor de exploitatie en het gebruik van het Kulturhus. Om daaraan een goede invulling te kunnen geven is een toezichthoudende en ondersteunende rol gewenst. Deze kan op diverse wijzen vorm worden gegeven, onder andere door voortzetting van de Stuurgroep. Daarbij dienen goede afspraken te worden gemaakt over verantwoordelijk en onderlinge rolverhouding. Dit moet verder worden uitgewerkt en als bijlage worden toegevoegd aan het definitieve voorstel. Risico-paragraaf De duurzame instandhouding van het Kulturhus als dorpshuis voor alle inwoners van Elspeet valt of staat met name bij een gedegen exploitatie en een intensief gebruik van de beschikbare ruimtes. Op beide vlakken zijn er een aantal denkbare risico’s, waaronder: - Afname van draagvlak bij de gebruikers/samenleving en minder ruimtebehoefte voor het houden van grote(re) maatschappelijke activiteiten. Dit leidt tot verminderde opbrengsten tegenover blijvende exploitatielasten vanwege de instandhouding van het gebouw. - Onvoldoende personele capaciteit bij SDE. Met name het begeleiden van activiteiten en het beheren en (financieel) exploiteren van het Kulturhus vraagt om een goede regierol.

Bij het ontbreken daarvan loopt de financiële beheersing en het vermogen om te anticiperen op financiële risico’s gevaar. - Gebruiksmogelijkheden van het huidige Kulturhus en het bestaande juridische kader (waaronder bestemmingsplan) zijn niet optimaal of voldoende passend. Dit kan leiden tot afname van het gebruik en daarmee afname van de (huur)inkomsten. - Samenwerking ten aanzien van WOC-activiteiten komt onvoldoende van de grond. Op den duur vermindert dat de optimalisatie van het gebruik en de noodzaak tot afstemming van activiteiten in het dorp. Ook dat kan bijdragen aan een verminderde inzet van de ruimten in het Kulturhus. De genoemde risico’s kunnen op den duur leiden tot een financieel onhoudbare exploitatie, waardoor de financiële verplichtingen niet meer kunnen worden voldaan. In dat geval zal de eigenaar de exploitatierol weer op zich moeten nemen, en op zoek gaan naar een andere vorm van exploitatie.

-6-

Nr.

Om genoemde risico’s zoveel als mogelijk te voorkomen zijn er in de doorrekeningen voorzieningen opgenomen om deze (deels) op te kunnen vangen. Verder zal de gemeente ten behoeve van het definitieve voorstel een inhoudelijke doorrekening en toetsing door een accountant laten uitvoeren om de berekeningen volledig te beoordelen, waaronder ook op de effecten van de genoemde risico’s. Communicatie  In de afgelopen maanden zijn naast gesprekken met Oranjehof ook gesprekken gevoerd met andere betrokken partijen. Naast oriënterende gesprekken door SDE met de huidige en potentiële nieuwe gebruikers is de stichting van participanten in een gezamenlijk overleg ook ingelicht over de procedure om te komen tot een toekomstbestendige exploitatie van het Kulturhus als dorpshuis voor alle inwoners van Elspeet. Daarin is aangegeven dat er wordt ingezet op een richtinggevende uitspraak door de gemeenteraad in haar vergadering van april.  Na kennis genomen te hebben van de denkrichting van uw commissie kunnen de huidige gebruikers worden ingelicht over de vervolgstappen en de consequenties daarvan. Daarbij kunnen ook afspraken worden gemaakt over de toekomstige samenwerking en de ontstane mogelijkheden voor de vervolgexploitatie.

Beoordeling Het uitgangspunt van de afgelopen inventarisatie was het verkennen van de mogelijkheden om te komen tot een sluitende exploitatie bij het beheren en duurzaam in standhouden van het Kulturhus. Op basis van de onderzoeken en de aangeleverde stukken leidt dat tot de volgende conclusies:  De financiële prognoses, die gebruik maken van realistische uitgangspunten, leiden tot een sluitende en rendabele exploitatie van het Kulturhus gedurende langere tijd. Het college opteert voor gefaseerde overname waarbij in aanvang de gemeente eigenaar is  Alleen in de aanvangsperiode is een financiële gemeentelijke impuls wenselijk.  Intensivering van het gebruik van het Kulturhus voorkomt verpaupering van (een prominent gebouw in) het dorpshart van Elspeet.  Een samenwerking op het gebied van Welzijnsactiviteiten, met wederzijds respect voor elkaars standpunten lijkt door onderlinge gesprekken een haalbare exercitie. Dit bevordert de leefbaarheid en leidt tot grotere maatschappelijke cohesie in Elspeet. CVEL

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

B. van de Weerd