AP 5c. Bijlage Notitie rechtmatigheidsverantwoording 2021

NOTITIE RECHTMATIGHEIDSVERA NTWOORDING Achtergrond | Varianten | Tolerantie

Gemeente Nunspeet

Inhoud Achtergrond......................................................................................................................................... 2 Verandering ......................................................................................................................................... 2 1.

Keuze variant ............................................................................................................................... 3 Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. ......................................................................................................................................................... 4 Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen...................................................................... 4 Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement ........................................................................................................................................ 5

2.

Verantwoordingsgrens ................................................................................................................ 5

Stappenplan invoering variant ............................................................................................................ 7

Achtergrond Tot en met 2020 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2021 het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. De externe accountants geven vanaf dat moment alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Uitgangspunt van de commissie Staf Depla was dat het gesprek over de rechtmatigheid in de eerste plaats moet plaatsvinden tussen raad en college. Dus niet zoals tot nu toe tussen raad, college en organisatie enerzijds en accountant anderzijds. De raad heeft tenslotte de primaire toezichthoudende taak (horizontaal). Dit betekent ook dat de organisatie en het college zich nadrukkelijker moeten verantwoorden over het financieel beheer en specifiek de rechtmatigheid hiervan. De redenen voor deze wijziging zijn: 1. Een expliciete rechtmatigheidsverantwoording onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het college van Burgemeester en wethouders. 2. Het kan een kwaliteit verhogend effect op de financiële bedrijfsvoering bij gemeenten (en provincies) hebben. 3. De voorgestelde methodiek sluit bovendien aan bij een bredere maatschappelijke trend, waarbij het bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Dit betekent een extra verantwoordelijkheid voor de raad.

Zij zijn degene die kaders moeten stellen, bevindingen moeten wegen en het college moet aanspreken op onrechtmatigheden. De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen komt explicieter te liggen waar hij hoort; namelijk bij het college. Het college stelt dan zelf de rechtmatigheidsverantwoording op en neemt deze op in de jaarrekening, door middel van een rechtmatigheidsverantwoording (onderdeel accountantscontrole) en een toelichting in de bedrijfsvoering paragraaf

Verandering

De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. De rechtmatigheidscriteria hebben we opgenomen in bijlage 1. Daarbij hebben we ook het onderscheidt inzichtelijke gemaakt tussen de criteria die de accountant controleert en de criteria waar de verantwoording betrekking op heeft. In bijlage 2 hebben we een model-verantwoording opgenomen ter indicatie. Het College van B&W meldt vanaf het jaarverslag over het boekjaar 2021 dat zij rechtmatig hebben gehandeld. Er wordt helder geschetst hoe zij tot deze verantwoording zijn gekomen, welke processen zijn getoetst aan welke normen èn welke verbeteringen zij willen doorvoeren. Er is geen tussentijdse beoordeling meer door de accountant op financiële rechtmatigheid. De ambtelijke organisatie is daarin zelf aan zet. De externe accountant geeft wel een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarin zit nog wel een oordeel in over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

Zij beoordelen of er goed getoetst is en of eventueel geconstateerde rechtmatigheidsfouten gerapporteerd zijn. Je kunt immers wel iets verklaren maar je zult daarbij moeten aantonen dat wat je verklaart een getrouwe weergave is. Concreet betekent dit dat de raad in 2021 formeel: 1. Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening opgenomen moet worden. 2. De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3%). De achtergrond van deze punten hebben wij nader uitgewerkt en voorzien van een advies.

1. Keuze variant De wetswijziging gaat over het verplicht verantwoording afleggen over financiële rechtmatigheid. Hieraan moeten we minimaal voldoen. Die nieuwe wettelijke opdracht kan ook de start zijn van een groeiproces naar in control zijn. In control gaat verder dan rechtmatigheid. Het gaat dan naast risico’s over rechtmatigheid, ook om doelmatigheid en doeltreffendheid. Niet alleen financiële thema’s vallen eronder, maar ook IT, veiligheid en privacy.

Verschillende varianten

Er zijn hier 3 varianten denkbaar (hierboven schematisch weergegeven) met daaraan gekoppeld een groeipad, te weten: Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. In deze variant zorgt het college, in afstemming met raad en accountant, voor een interne beheersing en interne controle, specifiek gericht op minimale eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader moet worden uitgewerkt in een toetsingskader. Hierin is opgenomen op welke concrete punten in het normenkader sprake van rechtmatigheidsaspecten en of die materieel zijn. Vervolgens moet worden vastgesteld of de interne beheersing op deze aspecten op orde is en wat er aan controlewerkzaamheden uitgevoerd moet worden. Dat betekent dat de interne controles zodanig systeem- of gegevensgericht gepland worden. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar thans de accountant een oordeel over geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm. Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen In deze variant gaat de gemeente een stapje verder en gebruikt de rechtmatigheidsverantwoording als impuls om de bedrijfsvoering te verbeteren.

Middels een businesscase en plan van aanpak wordt uitgewerkt wat de ambitie van de gemeente is ten aanzien van de AO/IB, het IT-beheer en verbijzonderde interne controle. De raad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen (denk daarbij aan specifiek overeengekomen beoordelingen en controles op processen zoals vergoedingen raadsfracties e.d.), die van belang zijn binnen de

gemeente. In het gesprek tussen raad en College van B&W zal vooraf stil gestaan moeten worden, waarover het College van B&W zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een logisch stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICT-systemen. Elke gemeente kan zelf besluiten om een In Control Statement in te voeren. Wanneer wij als gemeente volledig in control willen zijn en dit eventueel met een in control statement (ICS) willen onderstrepen, betekent dit nogal wat voor onze organisatie. Dit betekent dat naast de Verbijzonderde Interne Controle ook een nauwe samenwerking met o.a. Private Officers, CISO’s en IT auditors moet komen. En dat die ook via normen en standaarden hun werkzaamheden verrichten, documenteren en rapporteren. Welke variant kiest u? Deze vraag kan de raad uiteindelijk alleen zelf beantwoorden. Hoe ver de raad kan en wil gaan is afhankelijk van drie zaken: de startpositie, het ambitieniveau en de verandercapaciteit.

De staat van die drie onderdelen bepaalt welke keuze passend is voor onze organisatie op dit moment en in de nabije toekomst. Advies De rechtmatigheidsverantwoording is voor alle betrokken partijen nieuw. Dit betekent een verandering voor de Raad, het College, de ambtelijke organisatie en de externe accountant. Het invoeren van de wettelijke vereiste variant 1 vraagt het nodige van al die partijen maar is haalbaar. Deze variant blijft het dichtst bij de huidige situatie. De ambitieuze varianten 2 en 3 achten wij gezien de complexiteit, onduidelijkheid (wat valt er wel en niet onder) en tijdspad niet haalbaar en niet wenselijk voor 2021. In de huidige situatie is het mogelijk om via de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarrekening verantwoording af te leggen over doelmatigheid (variant 2) en doeltreffendheid (variant 3). Deze wijze van verantwoorden is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren daarmee te kiezen voor variant 1, eventuele wensen met betrekking tot verantwoording over doelmatigheid en doeltreffendheid komend jaar te inventariseren en een plaats te geven in de paragraaf Bedrijfsvoering.

2. Verantwoordingsgrens Het College voert interne toetsingen en monitoring uit op de organisatie (College voert geen accountantscontrole uit). Hierbij verkrijgt het college informatie over onduidelijkheden, die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Het gaat hierbij dus om (mogelijk tegenstrijdige) interpretaties van feiten en juridische normen. Uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten, kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden. Het is de rol van het College om onduidelijkheden zoveel mogelijk te voorkomen. Het kan kostbaar en tijdrovend zijn om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of – onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden. De tweede reden is dat de raad wil sturen op hoofdlijnen en daarom niet elke afwijking relevant zal vinden. Alleen over afwijkingen boven een bepaalde grens wil de raad informatie ontvangen.

Daarom bepaalt de raad een grens, waarboven het College afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen de bandbreedte de grens te bepalen. Elke keuze heeft echter gevolgen. Daarom worden in de onderstaande tabel enkele overwegingen opgenomen

Hoe hoger de grens, hoe minder snel er informatie opgenomen zal worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Relevante vragen hierbij voor de gemeenteraad zijn:  Moet in beginsel over iedere (onrechtmatig bestede) euro verantwoording worden afgelegd, of gaat het om de grote lijnen en dus om onrechtmatigheden waar een substantieel bedrag is gemoeid?  Wat wil de gemeenteraad gaan doen met de verkregen informatie. Wil de raad ook kunnen ingrijpen bij ‘incidenten’ of gaat het om het beleid rond rechtmatigheid? Wat voor informatie is daarvoor nodig?  Kunnen gemeenteraad en het College van B&W afspraken maken over wat er over rechtmatigheid in de bedrijfsvoering paragraaf zal worden opgenomen? Dergelijke afspraken zijn ook van invloed op de informatiepositie van de gemeenteraad.

Advies: Momenteel controleert de externe accountant de rechtmatigheid met een tolerantie van 1% van de lasten. De externe accountant blijft de getrouwheid controleren met een tolerantie van 1%. Op basis van de informatiebehoefte zoals die er in het verleden geweest is (1%) in relatie met de middelen voor uitvoering adviseren wij een verantwoordingsgrens van 1%.

Stappenplan invoering variant Als de gemeenteraad instemt met variant 1 en een tolerantie van 1% ziet de route naar de rechtmatigheidsverantwoording 2021 er als volgt uit: 1. De gemeenteraad stemt in met rechtmatigheidsverantwoording betreffende de financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording ziet enkel toe op de zuivere rechtmatigheidscriteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. 2. In de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening dient het normenkader te worden toegelicht. 3. De gemeenteraad stelt het normenkader vast. 4. De gemeenteraad stelt het grensbedrag (0% -3%) vast. 5. Tekst van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt kort. 6. Vervolgens kan in de paragraaf bedrijfsvoering (jaarverslag) een verdere uitwerking/toelichting worden opgenomen. 7. Het college is en blijft verantwoordelijk voor het inrichten van de interne beheersing als het gaat om het voorkomen c.q. ontdekken van fouten groter dan de rapporteringstolerantie. Dan wel het inrichten van een rechtmatigheidsadministratie als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. 8. Accountant doet in de controleverklaring bij de jaarrekening een uitspraak over de getrouwheid van de bewering van het college.

Bijlag 1: Rechtmatigheidsaspecten In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. Zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld en behoeven om deze reden niet afzonderlijk vermeld en getoetst te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken deze eerste zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. In het onderstaande schema is dit nader toegelicht.

De drie criteria die wel onder de verantwoording vallen:

Bijlage 2 Voorbeeld verantwoording in de jaarrekening