AP 5a Feiten- en reflectiedocument inz. kwestie burgerleden monumentencommissie

Feiten- en reflectiedocument inzake kwestie ‘burgerleden Monumentencommissie’ Inleiding Vanuit de gemeenteraad is de vraag gesteld wanneer de raad door het college wordt geïnformeerd over de kwestie ‘burgerleden Monumentencommissie’ en wanneer er gelegenheid is om dit onderwerp in de openbaarheid in een raadscommissie te bespreken. De burgemeester heeft in de vergadering van de commissie Algemeen Bestuur van 13 mei jl. toegezegd dat er door het college over deze kwestie een “feitenrelaas” wordt opgesteld. Met het voorliggende document voldoen we aan het verzoek om de raad over deze kwestie te informeren. In dit document hebben we geprobeerd de relevante feiten zo volledig mogelijk en correct weer te geven. In een aantal gevallen citeren we uit documenten en waar dit ons nodig en relevant leek, hebben we documenten als (genummerde) bijlage bijgevoegd. Daarnaast hebben we volledigheidshalve een afzonderlijke ‘verzamelbijlage’ bijgevoegd waarin de relevante documentatie is gebundeld die niet al als afzonderlijke bijlage bij het Feiten- en reflectiedocument is opgenomen. We willen de zaken op prudente en zorgvuldige wijze weergeven en we willen zoveel mogelijk openheid betrachten. Maar in deze kwestie gaat het over personen en hun persoonlijke levenssfeer. We willen daarom ook rekening houden met de privacy van alle betrokkenen.

Hoewel deze kwestie inmiddels al ruimschoots in de publiciteit is gekomen, worden in dit document de betrokken burgerleden van de (voormalige) Monumentencommissie (thans commissie Omgevingskwaliteit) niet met naam en toenaam genoemd. We gebruiken in dit document de aanduidingen ‘burgerlid’ voor de betrokkene die deze functie op dit moment nog heeft, ‘ex-burgerlid’ voor de betrokkene die deze functie eind 2023 heeft opgegeven en ‘burgerleden’ voor deze beide betrokkenen gezamenlijk. Het ex-burgerlid heeft desgevraagd aangegeven niet in te stemmen met openbaarmaking en openbare bespreking van door hem opgestelde documenten. Gezien de wens in dezen van in ieder geval één burgerlid, zijn (bijna) alle bijlagen bij dit document door ons als ‘niet-openbaar’ bestempeld. Bij de openbare commissiebespreking van dit document, zal wat ons betreft met deze wens ook rekening moeten worden gehouden. In dit document volstaan we niet met het alleen weergeven van feiten. Waar we daarvoor aanleiding zien, benoemen we ook een aantal zaken in deze kwestie waarover we - terugkijkend - van mening zijn dat we die anders of beter hadden moeten aanpakken. Op 18 april jl. heeft het burgerlid een ‘open brief’ naar de gemeenteraad gestuurd. Deze brief is ook ‘in de pers’ gekomen. In deze brief geeft de schrijver vanuit zijn perspectief het verloop van deze kwestie weer. Deze weergave is o.i.

op enkele belangrijke punten niet volledig of niet (geheel) juist. In het onderstaande zullen we op een aantal van deze punten expliciet ingaan. Omdat in dit document ook sprake is van weging en beoordeling van feiten en meningen, hebben we het ‘feiten- en reflectiedocument’ genoemd. Om het onderscheid tussen de tekst over de feiten en de beschouwende teksten duidelijk te maken, zijn de passages met een beschouwende / beoordelende inhoud in gecursiveerde en inspringende tekstvorm weergegeven. Samenvattende conclusie Nu we in deze kwestie alles op een rijtje hebben gezet en het verhaal met enige distantie proberen terug te lezen, moeten we enerzijds vaststellen dat de burgerleden het ons bepaald niet gemakkelijk hebben gemaakt om met hen het goede gesprek te voeren. Maar tegelijkertijd moeten we dan ook erkennen dat het aan onze kant evenmin allemaal vlekkeloos is verlopen. Van dit laatste geven we ons in dit document ook rekenschap. De kwestie speelt inmiddels al erg (te) lang. Zoals eerder door ons uitgesproken: wat ons

2

betreft gaan we deze kwestie nu met voortvarendheid oplossen. Daarvoor is het noodzakelijk dat aan beide kanten sprake is van (zelf)reflectie, openheid, nuchterheid en (h)erkenning van elkaars gevoelens en van de dingen die niet goed zijn gegaan. Het verloop van de kwestie vanaf 25 november 2023 t/m begin 2024 De kwestie is als zodanig ontstaan doordat twee burgerleden van de toenmalige Monumentencommissie op 25 november 2023 een brief naar de burgemeester stuurden. In deze brief maakten ze hun zorgen kenbaar over hun positie als burgerleden van de Monumentencommissie. Deze brief is als niet openbare bijlage 1 bijgevoegd. De burgerleden hebben deze brief geschreven zonder daarover de andere leden van de Monumentencommissie vooraf te informeren, noch over de inhoud van de brief, noch over het feit dat men überhaupt het voornemen had om een dergelijke kritische brief naar de burgemeester te sturen. Overigens is de brief ook niet geschreven namens ‘alle’ burgerleden van de Monumentencommissie: tot 31 december 2023 bestond de Monumentencommissie uit 1 professioneel lid en 3 burgerleden. In hun brief gaven de burgerleden aan de hand van een aantal voorbeelden aan te ervaren dat er weinig tot niets met hun inbreng in de Monumentencommissie werd gedaan; men voelde zich ‘niet gehoord’.

In de brief waren ze vooral kritisch richting de ambtelijke ondersteuners van de Monumentencommissie en richting wethouder Groothuis als portefeuillehouder monumentenzorg. Zoals u kunt lezen, staan in de brief verschillende im- en expliciete beschuldigingen aan het adres van de betrokken ambtenaren. Met name bij de betrokken ambtenaren is deze brief slecht gevallen. De brief - waarvan zij (vóór 1 december 2023) via de andere leden van de Monumentencommissie kennis namen - werd door hen als een ‘aanval in de rug’ ervaren en men vond dat ze ten onrechte van een aantal zaken werden beschuldigd. Maar ook bij de verantwoordelijke wethouder en andere leden van de Monumentencommissie viel de brief van de burgerleden bepaald niet in goede aarde. De andere leden van de Monumentencommissie werden door de briefschrijvers pas achteraf - op 28 november 2023 - over de brief aan de burgemeester geïnformeerd. Eén van de leden van de Monumentencommissie gaf daarop te kennen niet als Monumentencommissie te willen vergaderen voordat over de brief gesproken was. Dit commissielid stelde: “verder vind ik dat de brief die door beide burgerleden aan de burgemeester is gestuurd eerst om een gemeentelijk standpunt vraagt voordat we weer een commissievergadering kunnen hebben met beide heren”.

De ontstane situatie was aanleiding om de leden van de Monumentencommissie te berichten dat de vergaderingen van de Monumentencommissie tot nader order worden opgeschort. Deze tijdelijke ‘ordemaatregel’ was bedoeld om te voorkomen dat de situatie zou escaleren, om de gemoederen tot bedaren te brengen en de gelegenheid te scheppen om de verstoorde verhoudingen te herstellen. Dit was dus geen kwestie van het “ambtelijke kaltstellen van een onafhankelijke commissie” zoals het burgerlid in zijn ‘open brief’ aan de gemeenteraad beweert. Er is op dat moment gehandeld in de lijn van artikel 9 van de Verordening op de monumentencommissie: “in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, alsmede bij gerezen verschillen, beslist het college van burgemeester en wethouders, de monumentencommissie gehoord”. Dit “horen” is niet toegepast aangezien commissieleden al van zich hadden laten horen door aan te geven pas weer te willen vergaderen nadat de gemeente een standpunt had ingenomen over de brief. In zijn hierboven genoemde ‘open brief’ aan de raad geeft het burgerlid aan dat de brief aan de burgemeester door ‘de gemeente’ “ongelofelijk opgeblazen” is. Anders dan het ex-burgerlid (zie hierna) beseft het burgerlid blijkbaar niet wat de brief teweeggebracht heeft en dat en waarom hierdoor bij de betrokkenen zoveel commotie is ontstaan.

Het zal duidelijk zijn dat wij de visie van het burgerlid in dezen niet delen. In haar email van 30 november 2023 heeft de burgemeester de burgerleden het volgende bericht:

3

“Via uw brief van 25 november jl. hebt u mij deelgenoot gemaakt van uw zorgen over de positie van de monumentencommissie en de waardering van uw rol als burgerlid daarin. Ik waardeer het dat u hiervoor de moeite hebt genomen. U vraagt in uw brief om een persoonlijk onderhoud met mij "om verdere toelichting en eventuele vervolgstappen te bespreken". Ik wil zeker op uw verzoek om een persoonlijk gesprek ingaan, maar teken daar wel bij aan dat ik het spijtig vind te moeten constateren dat het onderlinge vertrouwen en uw relatie met de personen waar u in uw brief naar verwijst kennelijk niet zodanig zijn dat u rechtstreeks met betrokkenen in gesprek gaat. Het doel van een gesprek met u is wat mij betreft niet om met u over de inhoudelijke aspecten van de door u in uw brief genoemde kwesties van gedachten te wisselen, maar om de weg te effenen voor het door u direct en open communiceren met de betrokken ambtenaar/ambtenaren en wethouder Groothuis. Ik wil graag open en transparant zijn naar iedereen, ook naar de in uw brief bedoelde personen. Het is daarom mijn voornemen om deze personen te informeren over uw brief en dat en waarom ik met u daarover in gesprek wil gaan. Mede met het oog op mogelijke vervolgstappen, zal ik bestuursadviseur (…) vragen bij het gesprek met u aanwezig te zijn.

Graag hoor ik van u of u kunt instemmen met het door mij aangegeven doel van ons gesprek en met het informeren daarover van de personen waar u in uw brief op doelt. Na ontvangst van uw instemming zal ik het bestuurssecretariaat vragen contact met u op te nemen voor het maken van een afspraak.” Per email van 1 december 2023 aan de burgemeester hebben de burgerleden hierop als volgt gereageerd: “Hartelijk dank voor uw kordate reactie. Wij hebben het eerst geprobeerd om zelfstandig op te lossen met de gemeente maar belanden daarbij steeds in de mist. Lijkt ons een prima benadering om het niet over de inhoud te hebben. Wij meenden wel via deze inhoudelijke punten ons verzoek kracht bij te zetten. Ook vanwege uw eerdere oproep aan bijvoorbeeld Helder Nunspeet (waar wij overigens nooit contact mee hebben gehad) om niet met vaagheden aan te komen zetten. We gaan graag in gesprek en hebben geen bezwaar om dit binnen de gemeente verder te delen.” Op 18 december 2023 vond het gesprek tussen de burgerleden en de burgemeester plaats. Van dit gesprek zijn door de aanwezige ambtenaar beknopte aantekeningen (voor intern gebruik met het oog op het vervolgtraject) gemaakt, zie de niet-openbare bijlage 2. In dit gesprek heeft de burgemeester aangegeven dat en waarom de brief van de beide burgerleden zoveel commotie heeft gegeven en tot een ‘conflictsituatie’ heeft geleid.

Als bijkomend pijnpunt heeft de burgemeester benoemd dat haar verteld is dat de burgerleden zich tijdens een bewonersavond over De Grote Bunte ‘kritisch zouden hebben uitgelaten over de gemeente’ en dat dit niet goed gevallen is. Zij kon vragen hierover niet verder beantwoorden omdat dit punt haar via een derde zonder concrete informatie ter ore was gekomen.  Reflectie: dit laatste punt had door de derde zelf met de burgerleden moeten worden besproken en niet door de burgemeester die daar verder geen vragen over kon beantwoorden. Nadien werd het punt ‘beweerde negatieve uitlatingen door de burgerleden tijdens bewonersavond over De Grote Bunte’ door de burgerleden als een voor hen zeer zwaarwegend punt aangevoerd. Beide burgerleden ontkennen dat ze zich tijdens deze avond negatief over de gemeente hebben uitgelaten. Over deze uitlatingen is na de bewonersavond ambtelijk het volgende genoteerd: “De huidige vz van de monumentencie meende bij het voorstelrondje nogal nadrukkelijk afstand te moeten nemen van het besluit van het college om Grote Bunte niet op de monumentenlijst te plaatsen en ‘verwachtte de nodige uitleg hierover op deze informatieavond’.” Over wat tijdens deze bijeenkomst precies is gezegd en hoe dit door ‘de gemeente’ is opgevat, is tot op heden niet rechtstreeks en helder met de rechtstreeks betrokkenen van gedachten gewisseld.

De omstreden opmerking is door het ex-burgerlid gemaakt tijdens de bijeenkomst op 6 december 2023, kort nadat de brief van de burgerleden is ontvangen. Dit

4

korte tijdsbestek speelde/speelt mee in de interpretatie en beoordeling van deze opmerking door ‘de gemeente’. Wat ons betreft komt dit onderwerp tijdens de door ons beoogde ‘herstelgesprekken’ (zie hierna onder “De laatste stand van zaken”) alsnog nadrukkelijk aan de orde.  Reflectie: het punt van de beweerde negatieve uitlatingen door de burgerleden tijdens de bewonersavond over De Grote Bunte had door de direct betrokkenen richting de burgerleden eerder en duidelijker moeten worden toegelicht. Het gesprek op 18 december 2023 werd afgesloten met de conclusie dat er aan de kant van de beide burgerleden de bereidheid is “om met de betrokken ambtenaren en de wethouder om tafel te gaan zitten en het met elkaar over de inhoud te hebben”. Dit laatste was ook het vooraf afgesproken doel van het gesprek met de burgemeester. Naar onze mening heeft het gesprek tussen de beide burgerleden en de burgemeester dus een positief resultaat gehad; zie ook hierna. Door het burgerlid is in zijn ‘open brief’ aan de raad gewezen op het ambtelijk advies van 14 december 2023 dat op 19 december 2023 - dus op de dag na het gesprek met de burgemeester op de collegeagenda stond. Over de aard en status van het in dit advies verwoorde ambtelijk standpunt (= geen collegestandpunt of -besluit) zijn we al ingegaan in de recente schriftelijke beantwoording van de vragen die door raadslid dhr.

Kouwenberg over deze kwestie zijn gesteld, zie bijlage 3. In dit verband volstaan we met de verwijzing naar deze beantwoording. Op 19 december 2023 liet één van de burgerleden (in dit document aangeduid als ex-burgerlid) het college weten zelf af te zien van zijn benoeming als lid van de Commissie Omgevingskwaliteit vanaf 1 januari 2024. De betreffende brief is als niet-openbare bijlage 4 bijgevoegd. Uit deze mededeling blijkt dat dit besluit van het ex-burgerlid niet was ingegeven door een ‘teleurstellend’ gesprek met de burgemeester maar het gevolg was van ‘reflectie’ zijnerzijds. Op 21 december 2023 heeft de burgemeester een email met de volgende inhoud aan het ex-burgerlid gestuurd: “Met deze mail wil ik u laten weten dat ik uw brief waarin u aangeeft af te zien van uw benoeming als burgerlid voor de commissie omgevingskwaliteit in goede orde heb ontvangen. Dank voor uw openheid en reflectie. Ondanks dat u het besluit heeft genomen om af te zien van uw benoeming, ben ik mening dat er een afrondend gesprek zou moeten plaatsvinden met zowel de overige leden van de monumentencommissie als met de personen waar u in uw brief naar hebt verwezen. Het is goed als u hen zelf een toelichting geeft.

Het initiatief voor dit gesprek zal worden genomen vanuit de gemeente en ik stel het zeer op prijs als u deelneemt aan dit gesprek.” Op 21 december 2023 heeft de burgemeester het burgerlid per email als volgt bericht: “Afgelopen maandag hebben wij met elkaar gesproken over de brief die u vanuit uw rol als burgerlid van de monumentencommissie naar mij heeft gestuurd. De heer (..) heeft mij en de overige leden van het college laten weten dat hij afziet van zijn benoeming als burgerlid voor de commissie omgevingskwaliteit. In het telefonisch gesprek dat wij volgend op het gesprek van maandag jongstleden hebben gehad gaf u aan dat u nog nadenkt over uw benoeming als burgerlid van de commissie omgevingskwaliteit. Ongeacht de keuze die u maakt wil ik met deze mail aangeven dat het goed zou zijn wanneer er samen met de heer (…) een gesprek zou plaatsvinden met zowel de overige leden van de monumentencommissie als met de personen waar u in uw brief naar hebt verwezen. Dit omdat de brief een behoorlijke impact heeft gehad en ook omdat er gewerkt dient te worden aan het herstel van het vertrouwen. Het initiatief voor dit gesprek zal worden genomen vanuit de gemeente.

In afwachting van dit gesprek en de uitkomst van het gesprek schorten wij de benoeming van u als lid van de commissie omgevingskwaliteit op.” De opmerking van de burgemeester in deze email over de wenselijkheid van een te houden gesprek was geheel in lijn met de in het gesprek op 18 december 2023 hierover getrokken slotconclusie en gemaakte afspraak.

5

Het verwijt van het burgerlid in zijn ‘open brief’ dat de burgemeester met deze opmerking haar “handen ervan aftrekt” en een houding aanneemt van “zoek het maar zelf intern verder uit” vinden we dan ook onterecht. Het opschorten van de benoeming van het burgerlid als lid van de Commissie Omgevingskwaliteit had dezelfde redenen als hierboven genoemd voor het tijdelijk opschorten van de vergaderingen van de Monumentencommissie: de verstoorde verhoudingen moesten eerst via gesprekken tussen alle betrokkenen worden hersteld. Daarnaast had het burgerlid aangegeven dat hij op dat moment nog nadacht over zijn benoeming als burgerlid.  Reflectie: het is de vraag of de beide opschortingsmaatregelen helemaal door de formeeljuridische beugel kunnen. Maar in het licht van de ontstane situatie vonden en vinden wij deze maatregelen noodzakelijk en gepast. Op 22 december 2023 reageerde het ex-burgerlid per email op de email van de burgemeester van 21 december 2023. Deze email van het ex-burgerlid is als niet-openbare bijlage 5 bijgevoegd. In zijn eerdergenoemde ‘open brief’ aan de raad stelt het burgerlid dat het gesprek op 18 december met de burgemeester “ronduit teleurstellend” is verlopen. Hij schrijft: “Wij konden en mochten onze oprechte zorgen, zoals verwoord in onze brief van 25 november 2023, niet open een eerlijk delen met de burgemeester.

Mevrouw Blom stelde dat zij niet met ons in gesprek zou gaan omdat er meerdere klachten over ons waren ingediend. Zij kon ons niet vertellen wat die klachten behelsden en daarmee was het gesprek ten einde.” Ook schrijft hij: “De voorzitter, burgerlid van de Monumentencommissie was dusdanig teleurgesteld in het gesprek met de burgemeester, dat hij het college per email van 19 december 2023 liet weten af te zien van zijn benoeming tot lid van de adviescommissie Omgevingskwaliteit.” Zoals eerder aangegeven, is het gesprek op 18 december 2023 tussen de burgemeester en de burgerleden naar ons oordeel wèl positief verlopen. De beweringen van het burgerlid over dit gesprek in zijn ‘open brief’ zijn o.i. voor een groot deel feitelijk onjuist: uit de eerder vermelde feiten blijkt dat de burgemeester de beide burgerleden wel degelijk alle ruimte heeft gegeven om hun zorgen met haar te delen. En zijn bewering over de reden dat het ex-burgerlid zijn ‘ontslag’ indiende, strookt duidelijk niet met wat het ex-burgerlid zelf in zijn als bijlagen 4 en 5 opgenomen e-mails hierover verwoordt. In zijn ‘open brief’ omschrijft het burgerlid de overige leden van de Monumentencommissie als volgt: “Daarbij is van belang te vermelden dat de ”overige commissieleden” ingehuurde, externe deskundigen zijn van buiten de gemeente”.

Wat het burgerlid hier niet vermeldt, is dat deze leden al jarenlang deel uitmaken van de Monumentencommissie en niet alleen beschikken over expertise op het gebied van monumenten maar ook in ruime mate beschikken over kennis van de gemeente Nunspeet. Het bemiddelingstraject door de loco-secretaris In de ‘open brief’ van het burgerlid wordt zijdelings “het bemiddelingstraject door de heer Klein” genoemd. Deze min of meer terloopse verwijzing doet geen recht aan de vele maar helaas vergeefse - inspanningen die dhr. Klein zich heeft getroost om het beoogde ‘bemiddelingsgesprek’ tot stand te brengen tussen de beide burgerleden enerzijds en de andere betrokkenen anderzijds. Dit bemiddelingstraject is globaal als volgt verlopen: In januari 2024 heeft dhr. Klein met alle betrokkenen (de burgerleden, de andere commissieleden

6

en de ambtelijke ondersteuners van de commissie) telefonisch contact opgenomen over de ontstane situatie. Dit om uitleg te geven over het beoogde bemiddelingsgesprek, daarover goed af te stemmen en de bereidheid bij de betrokkenen te peilen of ze aan het gesprek wilden deelnemen. Deze reacties waren positief. Men wilde het gesprek aan. Het burgerlid had wel een concreet verzoek om informatie vooraf. Niet betreffende de eigen brief van november 2023 en de impact daarvan, maar betreffende de gemeentelijke ‘beschuldigingen’ aan hun adres over hun uitlatingen tijdens de bewonersavond over De Grote Bunte. Intern is dat toen door de dhr. Klein nader onderzocht, waarna hij het burgerlid telefonisch de uitkomsten heeft verteld. De essentie daarvan was dat het - door bij deze bijeenkomst aanwezige vertegenwoordigers van de gemeente - niet passend werd gevonden dat het ex-burgerlid, vanuit zijn rol van commissievoorzitter, in de betreffende setting publiekelijk zaken aan de orde stelde en de gemeente ter verantwoording riep. Daarvoor was een ander moment passender geweest. Door dhr. Klein is bevestigd dat het burgerlid tijdens deze bewonersavond niet in het openbaar heeft gesproken. Het bestuurssecretariaat heeft vervolgens diverse pogingen gedaan om tot een datum voor het gesprek te komen.

Daarbij vroeg het burgerlid nogmaals om uitleg en verantwoording rondom de avond De Grote Bunte, maar dan schriftelijk. Uiteindelijk werd het gesprek voor 15 maart 2024 gepland.  Reflectie: het was beter geweest om op dat moment de duiding van de gewraakte uitlating niet alleen telefonisch te doen, maar deze daarnaast ook schriftelijk aan de burgerleden kenbaar te maken. Op 16 februari 2024 (zie de niet-openbare bijlage 6) stuurden de burgerleden een mail naar de andere commissieleden en dhr. Klein. Daarin werd door hen, ter verduidelijking voor het gesprek van 15 maart 2024, een vijftal vragen gesteld, waarop vóór 8 maart antwoord zou moeten volgen. Op 22 februari 2024 nam dhr. Klein telefonisch contact op met het ex-burgerlid om nader over de beweegredenen voor deze mail te spreken. De reactie van het ex-burgerlid was: de zaken spelen al lang en er is behoefte om een steviger houding aan te nemen. Dhr. Klein heeft daarop aangegeven dat de meeste van de 5 gestelde vragen juist onderwerp van het beoogde gesprek zouden zijn. Op 1 maart 2024 heeft dhr. Klein per mail (in cc aan het burgerlid en de overige leden en ambtelijke ondersteuners van de commissie) de volgende reactie aan het ex-burgerlid gestuurd: “De onderstaande door u, mede namens (…), verzonden mail is in goede orde ontvangen. Op 22 februari jl.

heb ik nader telefonisch contact over de inhoud van de mail met u gehad. Zoals eerder aangegeven, is het gesprek van 15 maart a.s. waar het u aangaat bedoeld om op een goede wijze afscheid van u te kunnen nemen als commissievoorzitter en waar het (…) aangaat om met elkaar te beoordelen of er een voldoende basis is en er over en weer voldoende vertrouwen is om door te gaan als commissielid. Wat mij betreft is het een open gesprek waarin er ruimte is om uit te spreken wat er naar ieders beleving de afgelopen periode wel of niet goed is gegaan en waarin we bezien of hierover gezamenlijk conclusies kunnen worden getrokken. Onderdelen van uw vragen passen in dat kader, andere minder/niet. De betreffende vragen kunnen wellicht deels tijdens het gesprek aan de orde komen of nadien separaat worden beantwoord. Het vooraf hierop reageren doet afbreuk aan het beoogde open karakter van het gesprek. (…) Vervolgens vroeg het burgerlid bij mail (en bijgesloten brief) van 5 maart 2024 (zie de niet openbare bijlage 7) wederom om beantwoording van hun vragen. Op 9 maart meldden de burgerleden zich per mail (zie de niet-openbare bijlage 8) af voor het bemiddelingsgesprek.

7

Om zaken scherp te krijgen en te duiden, nam dhr. Klein vervolgens op 11 maart met beide burgerleden contact op, waarbij een gesprek plaatsvond met het ex-burgerlid. Duidelijk werd toen onder meer dat de deelname van de burgerleden aan het beoogde gesprek op 15 maart 2024 wat hen betreft in ieder geval niet meer aan de orde was. Op 12 maart 2024 heeft dhr. Klein vervolgens alle betrokkenen met de volgende email over de annulering van het gesprek en de reden daarvan geïnformeerd. “Zoals met u allen (telefonisch) voor besproken en ook bevestigd via de mail van 1 maart jl., was een overleg gepland op vrijdag, 15 maart a.s. om 10.00 uur in het gemeentehuis. Doordat de heren (…) zich hebben afgemeld, gaat deze bijeenkomst niet door. De heren (…) hebben de gemeente verzocht als eerstvolgende stap schriftelijk een aantal vragen te beantwoorden. Gelet op de ontstane situatie is het dossier op dit moment ter verdere behandeling bij de rechtstreeks betrokken collega’s in het gemeentehuis ondergebracht. Over het vervolg wordt u via hen geïnformeerd.” Het vervolgtraject Nadat de vergeefse pogingen van dhr. Klein om het gesprek tussen de burgerleden en de andere betrokkenen op gang te brengen waren gestrand, had de verantwoordelijke ambtelijk leidinggevende de opdracht het traject verder op te pakken.

Om de Monumentencommissie in de gelegenheid te stellen haar taken weer op te pakken, is met instemming van en namens het college op 28 maart 2024 een brief naar het burgerlid gestuurd waarin hem het volgende is meegedeeld: “Omdat u zich hebt afgemeld voor het gesprek van 15 maart 2024 is er helaas geen situatie ontstaan van hersteld vertrouwen. Toch zal de commissie haar werk weer moeten oppakken. Met deze brief deel ik u mee dat het besluit van de gemeenteraad van 26 oktober 2023 om u te benoemen als burgerlid voor de eerste termijn voor de gemeentelijke Adviescommissie Omgevingskwaliteit niet wordt geeffectueerd door middel van een aanstellingsbesluit waardoor u feitelijk bent geschorst conform artikel 5 lid 5 van de verordening op de commissie Omgevingskwaliteit.” De afsluitende alinea van deze brief luidt als volgt: “De schorsing stelt de commissie in de gelegenheid om haar taken weer op te pakken. Tegelijkertijd biedt het u de mogelijkheid om, indien u daar prijs op stelt, in een gesprek aan te geven op welke wijze u denkt dat het vertrouwen wel hersteld kan worden. U kunt mij daarvoor tot en met 20 april 2024 laten weten of u gebruik wilt maken van dit gesprek.

Indien u daar geen prijs op stelt zullen wij de raad voostellen om de benoeming in te trekken conform artikel 5 lid 5 van de verordening op de commissie Omgevingskwaliteit.” In deze brief wordt ook een antwoord gegeven op een aantal eerder door het burgerlid gestelde vragen. De brief aan het burgerlid d.d. 28 maart 2024 is onlangs (op 19 mei jl.) op verzoek van een raadslid vertrouwelijk aan de raadsleden verstrekt.  Reflectie: er kunnen terecht vragen worden gesteld bij de juridische houdbaarheid van deze ‘schorsing’. We stellen in ieder geval vast dat dit traject zorgvuldiger / beter gemotiveerd had moeten verlopen. Eveneens op 28 maart 2024 is een brief naar het ex-burgerlid verzonden. Deze brief is als nietopenbare bijlage 9 bijgevoegd. Van de in de brieven van 28 maart 2024 geboden mogelijkheid voor een gesprek is door de burgerleden tot op heden geen gebruik gemaakt. Op de uitnodiging om vóór 20 april 2024 te laten weten of hij gebruik wil maken van de mogelijkheid voor een gesprek, reageerde het ex-burgerlid per mail van 5 april met daarin een herhaling van vragen. Op 9 april 2024 is aan het burgerlid de vraag gesteld of deze mail van het ex-burgerlid ook namens hem was verzonden.

In eerste instantie kwam daar geen antwoord op, maar na opnieuw vragen op 15 april 2024 (“Kan het zijn dat er per abuis geen antwoord van u is ontvangen op onderstaande mail? Ook wacht ik nog op antwoord op de brief van 28 maart 2024 waarin ik aangeef dat u mij tot en met 20 april 2024 kunt laten weten of u gebruik wilt maken van een gesprek.”) reageerde het burgerlid per mail van 16 april 2024 als volgt: ”De behoefte aan een gesprek, zonder een voorafgaande schriftelijke reactie van de gemeente over de beschuldigingen aan ons, is voor mij nog steeds niet aanwezig.”

8

Op 22 april 2024 is daarop het volgende geantwoord: “We blijven een verschil van inzicht houden omdat ik meen dat uw vragen wel schriftelijk en/of mondeling beantwoord zijn. Vanochtend heb ik overleg gehad met de portefeuillehouder te weten wethouder Groothuis en ik heb hem geïnformeerd dat we op een punt komen dat er een advies naar het college en wellicht gemeenteraad moet gaan over de ontstane situatie. Hij is graag bereid om nog een gesprek met u te voeren alvorens dit advies wordt opgesteld. Zou u voor 26 april 2024 willen laten weten of u daar prijs op stelt?” Op 25 april 2024 stuurde het burgerlid een mail met de volgende inhoud: “Allereerst wil ik inderdaad graag in gesprek met wethouder Groothuis. Bij dit gesprek wil ik mij laten vergezellen door de heer (…). Hij is inhoudelijk van het hele traject goed op de hoogte. Daarnaast wens ik dat er door de gemeente een verslag van ons gesprek gemaakt wordt.” Op 27 mei 2024 werd een mail ontvangen van het burgerlid met een aantal verwijten en de conclusie: “Het lijkt erop dat er voor mij geen andere weg meer is dan een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij een van onze gemeenteraadsleden.” Op diezelfde dag is deze email als volgt beantwoord: “Vanwege de meivakantie en drukke werkzaamheden ben ik er niet aan toegekomen om uw mail van 25 april 2024 te beantwoorden.

In ieder geval is het zo dat er door de betreffende portefeuillehouder geen prijs wordt gesteld op een gesprek onder voorwaarden. Mocht u niet van gedachten veranderen dan zal er geen gesprek plaatsvinden. Het is correct dat het college voornemens is om de raad te verzoeken om de bevoegdheid om leden te benoemen te delegeren aan het college. Dat was bij instelling van de commissie ook het oorspronkelijke voorstel en sluit aan bij de gang van zaken van andere commissies. Een eventueel bespreking van de casus door het college zal naar verwachting pas plaats vinden na de raadsvergadering waarin het voorstel mbt delegatie ter besluitvorming voorligt.” Op 22 juli 2024 is - na intern overleg - het burgerlid opnieuw uitgenodigd voor een gesprek met de wethouder: “Inmiddels is het medio juli en ligt het zomerreces voor de deur. Voordat we eind augustus verder gaan met het dossier zou ik u nog graag de vraag voorleggen of u toch niet bereid bent om zonder voorwaarden een gesprek met wethouder Groothuis aan te gaan. Graag hoor ik van u of na de vakantie er een afspraak mag worden gemaakt.” Diezelfde dag werd gereageerd maar werd weer de voorwaarde gehandhaafd dat het ex-burgerlid bij het gesprek aanwezig moest zijn.

Daar is eveneens op 22 juli 2024 als volgt op gereageerd: “Een verslag is geen probleem maar het is de bedoeling dat er een gesprek met u alleen wordt ingepland omdat het gaat over uw functie in de commissie. De heer (…) heeft ontslag genomen en hoeft dus niet bij dat gesprek aanwezig te zijn. Graag verneem ik uw reactie!” Op 19 augustus 2024 was er nog geen reactie en is gevraagd of er nog een reactie kon komen. Op 24 augustus 2024 reageerde het burgerlid: “Op onderstaande mail heb ik 22 juli jl. al uitgebreid gereageerd. U heeft deze mail ook ontvangen, dus wellicht heeft u die over het hoofd gezien.” Blijkbaar doelde het burgerlid op de eerste mail van 22 juli 2024. Op 22 oktober 2024 is een (niet-openbaar) ambtelijk advies in het college besproken met als onderwerp: Voornemen tot het ontslaan van een lid van de Commissie Omgevingskwaliteit; zie de niet-openbare bijlage 10. Het advies aan het college luidde: - Bijgaande brief met daarin het voornemen de raad voor te stellen de schorsing als lid van de commissie conform artikel 5 lid 5 van de verordening op de Commissie Omgevingskwaliteit om te zetten naar ontslag als lid van deze commissie, te versturen naar (…). - Geheimhouding op te leggen op grond van de artikelen 87 en 88 van de Gemeentewet en artikel 5.1.2.e van de Woo op het voorstel en de bijbehorende bijlagen.”

9

We hebben dit advies aangehouden omdat we het onderwerp nog niet rijp oordeelden voor besluitvorming. Omdat we twijfels hadden over een aantal juridische en procedurele aspecten wilden we de kwestie zekerheidshalve eerst voor een juridische check voorleggen aan een extern jurist. Op 22 december 2024 bracht de extern adviseur zijn gevraagde advies uit. Begin januari 2025 is dit advies intern ambtelijk besproken. Vervolgens heeft er met de adviseur ambtelijk een gesprek plaatsgevonden over zijn advies en zijn er op 4 februari 2025 aanvullende vragen gesteld. Op 9 maart 2025 is er naar aanleiding hiervan een aanvullend advies ontvangen. Beide adviezen zijn u onlangs reeds vertrouwelijk toegestuurd. Op 15 april jl. hebben we - rekening houdend met de externe advisering - ingestemd met het (niet-openbare) ambtelijk advies (zie de niet-openbare bijlage 11) om: - Het burgerlid uit te nodigen voor een gesprek met een afvaardiging van het college onder de door hem gestelde voorwaarden; te weten een gesprek in aanwezigheid van het ex-burgerlid en dat hiervan een verslag wordt gemaakt.

- De overige leden van de commissie uit te nodigen voor een gesprek met een afvaardiging van het college omdat zij in een eerdere reactie hebben aangegeven het een absolute voorwaarde voor verdere samenwerking te vinden dat het burgerlid afstand neemt van de brief die hij samen met het ex-burgerlid heeft geschreven. - Geheimhouding op te leggen op grond van de artikelen 87 en 88 van de Gemeentewet en artikel 5.1.2.e van de Woo op het voorstel en de bijbehorende bijlagen.  Reflectie: Het traject vanaf het moment dat we besloten om extern juridisch advies in te winnen (22 okt. 2024) tot het moment waarop we een besluit namen naar aanleiding van het definitieve externe advies (15 april 2025), heeft al met al erg lang geduurd. Dit traject hadden we met meer druk en voortvarendheid kunnen en moeten doorzetten. De laatste stand van zaken Met ons besluit van 15 april jl. wilden we nog een laatste en uiterste poging doen om tot een hersteltraject te komen. De niet eerder bij het dossier betrokken wethouders Van de Bunte en Stoffer hebben het op zich genomen om dit hersteltraject op gang te brengen en te begeleiden. Op 10 april jl. is het burgerlid via het bestuurssecretariaat uitgenodigd voor een ‘verkennend gesprek’ met de beide wethouders.

Het burgerlid gaf echter aan dat hij, voordat hij een besluit neemt om zo’n gesprek aan te gaan, eerst op schrift wil hebben wat destijds de redenen zijn geweest om hem te schorsen als lid van de Commissie Omgevingskwaliteit. Wij hebben daarop bij brief 15 april (niet-openbare bijlage 12) het burgerlid de gevraagde uitleg gegeven en hem nogmaals uitgenodigd voor een verkennend gesprek met de wethouders Van de Bunte en Stoffer. Op 19 april heeft het burgerlid op deze uitnodiging gereageerd zonder op de uitnodiging in te gaan (nietopenbare bijlage 13). Hij gaf aan van mening te zijn dat niet de wethouders Van de Bunte en Stoffer met hem in gesprek moeten gaan, maar dat “de verantwoordelijkheid voor dat gesprek ligt bij andere leden van het college”. Per brief van 8 mei jl. (niet-openbare bijlage 14) is hij opnieuw uitgenodigd voor een verkennend gesprek. In deze brief is nader toegelicht wat het doel is van het verkennend gesprek en wat de rol van de beide wethouders is. In deze brief is ook aangegeven dat de beide wethouders van harte bereid zijn hem desgewenst telefonisch een verdere toelichting op de uitnodiging te geven. Op deze laatste brief heeft het burgerlid per brief van 1 juni jl. (niet-openbare bijlage 15) gereageerd.

Daarin vraagt hij het college opnieuw schriftelijk aan te geven wat de aard en inhoud is van de tegen hem en het ex-burgerlid geuite “klachten” en wat de reden(en) zijn waarom hij als lid van de Commissie Omgevingskwaliteit is geschorst. Pas na ontvangst van de door hem gevraagde schriftelijke reactie neemt hij een besluit of en in welke vorm een gesprek met hem kan plaatsvinden. Het burgerlid heeft vanaf begin 2024 bij herhaling beweerd dat hem nooit is

10

meegedeeld welke “klachten en beschuldigingen” tegen hem en het ex-burgerlid zijn geuit en wat de redenen van zijn schorsing zijn geweest. Zoals uit het voorgaande blijkt, is deze bewering niet juist. Deze zaken zijn al vanaf het begin dat deze kwestie speelde mondeling en schriftelijk met hem gecommuniceerd. Om te beginnen tijdens het gesprek met de burgemeester op 18 december 2023. Vervolgens mondeling tijdens de telefonische contacten met dhr. Klein. Daarna in de ‘schorsingsbrief’ van 28 maart 2024 en de daaropvolgende emailwisseling met de teammanager ROV. En recent opnieuw in onze brief van 15 april (bijlage 12). De reactie van het burgerlid op de uitnodigingen onzerzijds om met hem in gesprek te gaan, is tot nu toe steeds dezelfde: het verzoeken om eerst een schriftelijke beantwoording van door hem gestelde vragen die al eerder mondeling en schriftelijk zijn beantwoord dan wel onderwerp van ‘het goede gesprek’ zouden moeten zijn. Door deze wijze van handelen, kunnen wij ons niet aan de indruk onttrekken dat het burgerlid het noodzakelijke gesprek niet wenst aan te gaan.