AP 5a. Commissievst. Rekenkameronderzoek subsidiebeleid Nunspeet

COMMISSIEVOORSTEL 030219516

Commissie

:

Maatschappij en Middelen

Datum commissievergadering

:

8 april 2021.

Agendapunt

:

5a.

Datum college

:

18 februari 2021.

Onderwerp

:

Rekenkameronderzoek evaluatie subsidiebeleid.

Bevoegd orgaan

:

raad.

Portefeuillehouder

:

L. van der Maas.

Behandeling

:

advies

Stukken ter inzage

:

geen.

Bijlage(n)

:



Evaluatie subsidiebeleid Nunspeet;



Brief met reactie college.

Voorstel De gemeenteraad voorstellen:  

Kennis te nemen van de eindrapportage inzake Rekenkameronderzoek evaluatie subsidiebeleid door de rekenkamercommissie. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen met inachtneming van de bestuurlijke reactie van uw college.

Geachte commissie, Inleiding In opdracht van de rekenkamercommissie RKC) is onderzoek gedaan naar het Subsidiebeleid van de gemeenten Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten. In 2006-2007 was dit het onderwerp van het eerste gezamenlijke rekenkameronderzoek van de vier gezamenlijke rekenkamer-commissies. Dit onderzoek richtte zich in het bijzonder op de subsidies voor het jongeren-en ouderenwerk. De RKC’s besloten het subsidiebeleid van de vier gemeenten opnieuw te onderzoeken. Ditmaal staat de periode 2008 tot heden centraal en heeft het onderzoek een bredere scope (sport, cultuur, evenementen en welzijn). Onderzoeksvraag Is het gevoerde subsidiebeleid voor activiteiten op het gebied van sport, cultuur, evenementen en welzijn in de periode 2008 tot heden doelmatig (efficiënt), doeltreffend (effectief) en transparant geweest? Deelvragen De rekenkamercommissie heeft conform het onderzoeksdoel het subsidiebeleid geëvalueerd langs verschillende facetten van het beleid, namelijk de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de transparantie van het beleid alsook de rolneming van de raad.

-2-

Nr.

Doeltreffendheid In de gemeente Nunspeet is het subsidiebeleid in de periode 2008 tot heden stevig in ontwikkeling geweest. Anno 2020 bestaan de subsidiekaders uit de Algemene Subsidieverordening (ASV) met deelverordeningen waarin specifieke eisen per domein zijn vastgesteld en een subsidienota die in 2019 is geactualiseerd. De RKC concludeert dat er via deze beleidsontwikkeling meer focus is aangebracht op resultaat gestuurd subsidiëren. De gemeente Nunspeet heeft zich de afgelopen jaren actief ingezet om maatschappelijke resultaten en effecten, voortvloeiend uit gevoerd beleid, inzichtelijk te maken. Ook is er geprobeerd om ervoor te zorgen dat de beleidskaders voldoende richtinggevend zijn om gericht subsidies te kunnen verstrekken. De doeltreffendheid van het subsidiebeleid is echter nog niet optimaal doordat er niet voor alle beleidsterreinen actuele beleidskaders zijn op basis waarvan subsidieafspraken kunnen worden gemaakt. Dit beperkt de mogelijkheden om subsidies gericht in te zetten op en te koppelen aan actuele beleidsdoelen. Dit wordt door subsidiegebruikers zelf ook zo ervaren. Zij zouden mede op basis van gemeentelijk beleid meer het gesprek willen voeren over de manier waarop zij van maatschappelijke waarde (kunnen) zijn voor de gemeente Nunspeet.

Er liggen volgens hen ook kansen om de samenwerking te intensiveren zodat er gezamenlijk kan worden geleerd van en met elkaar, en de impact van de inzet van subsidies kan worden vergroot (zie 'transparantie'). Een belangrijk traject dat de gemeente Nunspeet in het kader van doeltreffendheid op dit moment doorloopt is de ontwikkeling van raadsindicatoren waar op termijn ook de inzet van subsidies aan gerelateerd kan worden. Om subsidies doel gericht in te kunnen zetten moet er een inhoudelijke, beleidsmatige inbedding zijn waar de subsidiekaders op aan kunnen sluiten. Vervolgens kunnen op basis van deze kaders subsidieafspraken worden gemaakt met gebruikers en kan ervan uit de verantwoording het inhoudelijke gesprek over deze afspraken een richtinggevende uitspraak worden gedaan over de doelrealisatie van de inzet van subsidies. Aanbeveling 1 (raad) Zorg ervoor dat op alle terreinen waarop subsidies worden verstrekt, actuele en inhoudelijke beleidskaders voor specifieke beleidsdomeinen zijn vastgesteld met daarin duidelijke doelen. Aanbeveling 2 (raad en college) Laat de subsidiekaders (ASV + deelverordeningen + subsidienota) logischer voortvloeien uit de actuele beleidskaders waarin de beleidsdoelen van de gemeente Nunspeet zijn vastgesteld (aanbeveling 1).

Aanbeveling 3 (college en organisatie) Vertaal voor een doelgerichte inzet van subsidies de subsidiekaders door naar heldere subsidieafspraken over de te bereiken doelen. Leg in de gesprekken met alle gesubsidieerde organisaties meer nadruk op de doelrealisatie en betrek daarbij wat naar de toekomst toe verbeterd kan worden. Zorg ervoor dat het 'stappenplan prestatiesturing' de standaard wordt in de organisatie. Blijf vanuit deze methodiek het gesprek over de doelrealisatie voeren met gesubsidieerde organisaties. Doelmatigheid Voor wat betreft de doelmatigheid heeft de RKC de verantwoording over subsidies via de P&Ccyclus voor de periode 2012-2019 bestudeerd. Op basis hiervan is het niet eenvoudig om voor deze periode een richtinggevende uitspraak te doen over de doelmatigheid van het beleid. Dit komt doordat er via de jaarrekeningen geen aparte subsidieparagraaf met de begrote en werkelijke inzet van middelen wordt verstrekt. Dergelijke informatie die meer inzicht biedt in de doelmatigheid van het subsidiebeleid blijkt ambtelijk wel beschikbaar vanuit totaaloverzichten die in de organisatie worden bijgehouden (subsidieregisters). Hieruit komt naar voren dat de inzet van middelen in de

-3-

Nr.

periode 2016-2019 is gestegen en dat er jaarlijks regelmatig werkelijk meer wordt besteed dan initieel begroot. De RKC concludeert tevens dat via de huidige verantwoordingssystematiek op dit moment een te beperkte koppeling wordt gelegd tussen de inzet van subsidiemiddelen en de bijdrage die deze inzet heeft geleverd aan het bereiken van doelstellingen in de gemeente Nunspeet. Het zou wenselijk zijn om naar een verantwoordingssystematiek te gaan die meer inzicht biedt in hetgeen de subsidies opleveren voor de gemeente. Aanbeveling 4 (college) Draag zorg voor een verantwoordingssystematiek die periodiek voor de raad inzichtelijk maakt hoeveel subsidiemiddelen er zijn ingezet en hoe deze zich verhouden tot de begrote inzet van subsidiemiddelen. Maak hierbij gebruik van de subsidieregisters die ambtelijk worden bijgehouden. Aanbeveling 5 (college en raad) Versterk de inhoudelijke en financiële verantwoording ten aanzien van subsidies zodat aan de raad meer inzicht wordt geboden in hetgeen wordt bereikt met de inzet van subsidies. Overweeg hierbij om: • (1e trap) de verantwoording expliciet te koppelen aan de inhoud van de beleidsprogramma’s en meer in te zetten op een systematiek van "tellen en vertellen".

Hierbij wordt de koppeling gemaakt tussen kwantitatieve informatie (financiële inzet middelen) en kwalitatieve informatie (welke impact is er gerealiseerd met de inzet van middelen?) . • (2e trap) de verantwoording expliciet te koppelen aan de raadsindicatoren die in ontwikkeling. Organisatie en subsidieproces Voor wat betreft het subsidieproces stelt de RKC vast dat de te doorlopen stappen helder uiteen zijn gezet in de opzet van het beleid (via ASV, deelverordeningen en subsidienota). In de praktijk blijkt daarnaast dat de verschillende stappen van het proces systematisch worden doorlopen. De dossiers tonen aan dat, naarmate de hoogte van de subsidieaanvrager toeneemt, het subsidieproces intensiever is en er ook -door het jaar heen -meer ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid is georganiseerd. Voor de kleinere subsidies (tot € 30.000,--) geldt vanuit het bevoegdhedenregister dat deze processen hoofdzakelijk ambtshalve kunnen worden afgedaan. Echter, ook kleine subsidies kunnen incidenteel op de bestuurstafel terechtkomen indien er budget uit structurele middelen moet worden vrijgemaakt en/of wanneer een nieuwe subsidierelatie zich aandient. De RKC concludeert daarnaast dat er gebruik wordt gemaakt van checklists ten behoeve van de aanvraag en de vaststelling van subsidies.

Deze checklists worden gebruikt om de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de subsidie te borgen en geeft antwoord op de vraag of de subsidierelatie heeft gedaan wat ze heeft beloofd te zullen doen. De checklists zijn een relatief eenvoudige tool om een koppeling te maken tussen de doelen en resultaten welke met de activiteiten, waarvoor subsidie wordt verleend, worden nagestreefd, en hoe die activiteiten daaraan bijdragen. Daarbij is het zo dat deze checklists gekoppeld zijn aan het zaaksysteem waar door het de beleidsinhoudelijke ambtenaren 'dwingt' de subsidieprocessen zorgvuldig te doorlopen. Hierdoor zijn er extra checks and balances in het proces geborgd. In het kader van de eindverantwoording ziet de RKC wel een aandachtspunt bij verantwoording vanuit organisaties die aan verschillende gemeenten gelijktijdig, via een verslag, verantwoording afleggen. In een dossier van een dergelijke subsidie komt naar voren dat er onvoldoende expliciete verantwoording plaatsvindt over hetgeen specifiek voor Nunspeet is bereikt met de door de gemeente Nunspeet bestede middelen. Hoewel het bij dergelijke instellingen dus wel lukt om afspraken te maken over het doelgericht inzetten van subsidies, is het zaak om het subsidieproces zorgvuldig af te ronden door scherp te zijn op de verantwoording vanuit gesubsidieerde organisaties over de subsidieafspraken.

-4-

Nr.

Aanbeveling 6 (college en organisatie) Vraag alle subsidierelaties die verantwoording moeten afleggen (> € 5.000,--) om expliciet te verantwoorden over de gemaakte subsidieafspraken. Wees hierbij met name scherp op subsidierelaties die regionaal via een algemeen verslag aan verschillende (gemeentelijke) organisaties tegelijkertijd verantwoording afleggen. Gebruik het stappenplan prestatiesturing hierbij als handvat (aanbeveling 3). Transparantie De RKC concludeert dat subsidiegebruikers overwegend positief zijn over het subsidiebeleid in Nunspeet. Wat gewaardeerd wordt door aanvragers is dat de website voldoende inzicht biedt in de subsidiemogelijkheden. Ook worden de korte lijntjes met, de openheid van en het frequente contact over subsidies met de gemeente gewaardeerd. Ook de duidelijkheid in subsidievoorwaarden wordt overwegend als positief beschouwd door subsidieaanvragers. Hierbij komt ook naar voren dat met name organisaties die al langer subsidie aanvragen in Nunspeet, jaarlijks dezelfde aanpak van subsidieaanvragen volgen. Zij zijn op de hoogte van de inlevertermijn en bij de afhandeling van de aanvraag zijn de stappen voor hen helder omschreven. Mochten er over bepaalde zaken echter onduidelijkheden bestaan, dan nemen aanvragers contact op met de gemeente en worden zij volgens hen goed geholpen.

De helderheid van het toetsingskader op basis waarvan subsidie wordt verleend, wordt daarentegen wisselend gewaardeerd in Nunspeet. De subsidieaanvragers die positief zijn verklaren dat voor hen de toetsingscriteria duidelijk zijn na intensieve bespreking met de gemeente. Waar de ene gebruiker vanuit direct contact met de ambtenaar weet waar hij aan toe is bij de gemeente, is het voor de andere aanvrager een zoektocht om een passende subsidie te vinden bij de activiteiten die vanuit deze organisatie worden aangeboden. Een eenduidige verklaring die hieruit wel naar voren komt is dat het werken met subsidies mensenwerk is. Als het ambtelijk verloop hoog is en het contact binnen de gemeente wijzigt, ervaren aanvragers dat het de gemeente moeite kost om uit 'een mond te spreken' ten aanzien van de mogelijkheden voor subsidieverlening. Omdat de transparantie van het subsidiebeleid als overwegend positief wordt beschouwd in Nunspeet, is de basis in de relatie met gebruikers redelijk op orde. Vanuit deze basis geven gebruikers aan dat het netwerk van gesubsidieerde organisaties en initiatieven meer en beter benut kan worden door de gemeente ten behoeve van de maatschappelijke opgaven die ze wil realiseren.

Verschillende subsidierelaties van de gemeente geven aan in een gezamenlijk groeiproces met de gemeente te willen zoeken naar hoe het gesprek meer kan worden gevoerd over de impact die zij realiseren in plaats van dat er louter afspraken worden gemaakt over de output die subsidiepartners leveren. Aanbeveling 7 (college en organisatie) Borg in het subsidiebeleid en de uitvoering daarvan dat ervoor alle (potentiele) subsidieaan-vragers een vast persoonlijk contact is. Aanbeveling 8 (raad en college) Ga met elkaar na op welke wijze het maatschappelijk netwerk van gesubsidieerde organisaties meer en beter strategisch benut kan worden ten behoeve van de gemeentelijke opgaven. De gemeente zou het netwerk tussen hen en de subsidierelaties kunnen versterken door actief verbindingen te leggen met de partners. Door vanuit deze rol het gesprek te voeren over de impact die subsidiegebruikers kunnen leveren met de door Nunspeet verstrekte middelen, versterkt dit ook het doelgericht inzetten van het instrument subsidie.

-5-

Nr.

Rol Raad De RKG concludeert dat de raad in Nunspeet in de afgelopen jaren actief betrokken is geweest bij de beleidsontwikkeling ten aanzien van subsidies. In de periode 2008 tot heden hebben zij van verschillende instrumenten gebruikgemaakt om richting te geven aan het subsidiebeleid, o.a. via diverse actualisaties van de ASV en twee herijkingen van de subsidienota. Hierdoor is er meer lijn in het beleid gekomen en hebben raadsleden het gevoel dat zij in toenemende mate kaderstellend zijn geweest in de periode 2008 tot heden. Doordat de uitgangspunten van het subsidiebeleid voor de raad anno 2020 helder zijn, vinden zij dat ze de uitvoering van het subsidiebeleid voldoende actief kunnen volgen. Toch lukt het nog niet om voor alle subsidies kaders te stellen die een doelgerichte inzet van subsidies waarborgen. De raad erkent dat doelstellingen en deeldoelstellingen nog meer SMART geformuleerd kunnen worden zodat hier activiteiten en subsidiebedragen aan kunnen worden gekoppeld. Op dit punt is de raad er nog niet van overtuigd dat op het totaal van het gemeentelijk beleid zichtbaar is in weIke mate subsidies bijdragen aan de doelrealisatie (zie ook aanbeveling 1). Een stap die de raadsleden wel collectief vertrouwen geeft, is de ontwikkeling van beleidsindicatoren in een raadswerkgroep waarin -naast raadsleden -het college en de organisatie betrokken zijn.

De doorontwikkeling naar beleidsindicatoren moot er volgens de raad toe leiden dat het voor de raad nog beter op een beknopte manier inzichtelijk wordt welke doelen worden behaald en in hoeverre de inzet van subsidies hieraan bijdraagt. Hierdoor hoopt de raad nog beter te kunnen sturen op de hoofdlijnen van het subsidiebeleid. Belangrijk is hierbij wel dat duidelijk wordt hoe de indicator is opgebouwd en hoe de inzet van subsidies bijdraagt aan de 'score' op een indicator. Aanbeveling 9 (raad en college) Grijp de parallelle ontwikkeling naar raadsindicatoren aan om hiermee ook de koppeling met de inzet van subsidies te maken. Maak als college expliciet duidelijk aan de raad hoe indicatoren zijn opgebouwd (bijvoorbeeld aan de hand van deelindicatoren) en maak inzichtelijk hoe de inzet van subsidies bijdraagt aan de score op (deel)indicatoren. Bepaal gezamenlijk hoe je het werken met raadsindicatoren in kunt zetten om de doelgerichtheid van subsidies als raad te kunnen volgen. Om als raad met het college meer inhoudelijk het gesprek te voeren over de inzet van subsidies en wat deze bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke doelen, is het nodig de inhoudelijke koppeling tussen de subsidies en de beleidsprogramma’s of beleidsdomeinen te versterken.

Toelichting College B&W De aanbevelingen zijn met de medewerkers van het onderdeel dat verantwoordelijk is voor de implementatie van de aanbevelingen, doorgenomen. Het subsidiebeleid van gemeente Nunspeet is in ontwikkeling. De voorgestelde aanbevelingen van de Rekenkamercommissie passen in de verdere ontwikkeling die de gemeente voor ogen heeft en leiden niet tot nieuwe inzichten. Hooguit wordt het ervaren als een aansporing van de maatregelen die genomen zijn en die nog moeten worden genomen. Wel dient vanwege de hoge werkdruk van de ambtelijk organisatie voldoende tijd gegund te worden om de ontwikkeling, inclusief de aanbevelingen, door te ontwikkelen. JJGA

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

B. van de Weerd