AP 5. Raadsvoorstel concept gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief

Raadsvoorstel 1205271 Agendapunt: Nummer: Datum college: Raadsvergadering: Commissie Datum commissie: Portefeuillehouder: Onderwerp:

5 656 1 oktober 2024 28 november 2024 Algemeen Bestuur 14 november 2024 C.W.J. Blom Gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (NoVA)

Voorstel 1. Kennisnemen van het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling "bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief" afgekort "GR NoVA" en bijbehorende directiereglement, financiele verordening, producten- en dienstencatalogus en reglement van orde. 2. Geen zienswijze indienen met betrekking tot deze gemeenschappelijke regeling (GR NoVA).

Geachte raad, Inleiding In 2021 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen inwerking getreden. Deze wet verplicht de deelnemers om de huidige centrumregeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) uit 2007 te herzien. Tegelijkertijd is er in de afgelopen jaren onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een samenvoeging van het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH) met het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe. Dit onderzoek heeft geleid tot een positief advies van beide partijen. Door deze samenvoeging van het streekarchief Epe, Hattem en Heerde met het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe dient er een nieuwe gemeenschappelijke regeling te worden getroffen te weten de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (NoVA). De huidige gemeenschappelijke regelingen Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH) en Streekarchivariaat NoordwestVeluwe (SNWV) worden opgeheven. Argumenten/overwegingen In voorgaande jaren hebben de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hun we:elijke taken rondom het archie;eheer belegd via de centrumgemeenteregeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV). De gemeenten Epe, Ha:em en Heerde hebben sinds 1982 deze we:elijke taken geregeld via de centrumgemeenteregeling Streekarchief Epe, Ha:em en Heerde (SEHH).

De nieuwe Wet gemeenschappelijke regeling 2021 (Wgr) verplicht het SNWV en SEHH om de huidige centrumregelingen te herzien.

-2-

De afgelopen jaren hebben het SNWV en SEHH onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een samenvoeging. Dit onderzoek hee= geleid tot een posi>ef advies van beide par>jen. Door gezamenlijk een nieuwe regeling aan te gaan wordt voor de gehele regio gebouwd aan een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst die de we:elijk en wenselijke taken ten aanzien van collec>ebeheer, toezicht en de dienstverlening aan de rechtzoekende, controlerende of historisch geïnteresseerde burger kan uitvoeren. De argumenten hiervoor zijn: 1. Een gezamenlijke archiefdienst biedt schaalvoordelen Het bijeenbrengen van voldoende adequate, efficiënte en betaalbare voorzieningen voor het duurzame beheer van informa>e en archiefcollec>es in het kader van de Archiefwet 1995 is alleen door middel van schaalvergro>ng te bereiken; 2. Het aangaan van een gemeenschappelijke regeling biedt een toekomstbestendige archiefdienst Door het aangaan van deze gemeenschappelijke regeling ontstaat voor de acht deelnemende gemeenten een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst met voldoende exper>se om de duurzame toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale (overheids-)informa>e te waarborgen.

Door beide archiefdiensten samen te voegen kan de technische infrastructuur en de benodigde exper>se voor duurzaam toegankelijk houden van te bewaren informa>e gezamenlijke georganiseerd worden, waarmee door schaalvoordelen en efficiëntere inzet van mensen en middelen meer kwaliteit en con>nuïteit geleverd worden; 3. In de gemeenschappelijke regeling worden afspraken vastgelegd over de werking van GR NoVA. Door het inrichten van deze bedrijfsvoeringsorganisa>e krijgen alle deelnemende gemeenten meer grip op de op de taken en bevoegdheden van en de financiële kaders voor de archiefdienst, wat de rela>e met de gemeenten eenduidiger en democra>scher maakt; 4. De gemeenschappelijke regeling is in lijn met de nieuwe Wgr. De Wgr verplicht de gemeenten om hun gemeenschappelijke regelingen in lijn te brengen met deze nieuwe wet. Door het in procedure brengen van deze gemeenschappelijke regeling kan aan deze verplich>ng worden voldaan; 5. Met de GR NoVA spelen we in op toenemende we)elijke eisen en digitalisering. Door toenemende we:elijke eisen en digitalisering van werkprocessen is het waarborgen van (digitale) toegankelijkheid van informa>e steeds complexer geworden. Zienswijze Door deze samenvoeging dient er een nieuwe gemeenschappelijke regeling te worden getroffen onder gelijk>jdige intrekking van de huidige centrumregelingen.

Op grond van ar>kel 1 van de Wgr moet de raad in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze in te dienen over het aangaan van de GR NoVA en het opheffen van de GR SNWV. Wij adviseren u om af te zien van het indienen van een zienswijze. De reden hiervoor is dat de voorliggende regeling tot stand is gekomen met behulp van advocatenkantoor Nysingh en in samenspraak met de juridische en financiële adviseurs van de deelnemende gemeenten en in overeenstemming is met de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen uit 2021. De raad wordt nu alleen gevraagd om geen zienswijze in te dienen. Het besluit om deel te nemen aan de GR NoVA volgt begin volgend jaar.

-3-

Standpunt commissie

Dit onderwerp is in de commissie Algemeen Bestuur tijdens haar vergadering van 14 november 2024 aan de orde geweest. In de archiefcommissie (huidige deelnemers SNWV) is als uitgangspunt voor de samenvoeging afgesproken dat deze niet mag leiden tot een hogere bijdrage voor de huidige deelnemers. Dit is als zodanig ook in de opdrachtverkenning voor de samenvoeging opgenomen. De kosten voor een eventuele inhaalslag die de huidige deelnemende gemeenten aan het SEHH moeten maken komen geheel ten laste van deze gemeenten. De bijdrage van Nunspeet blijft, zoals aangegeven in de financiële verordening, voor de komende jaren gelijk aan die van 2024 behoudens een indexeringsverhoging. Stukken ter inzage -Bijlage(n) - Ontwerp gemeenschappelijke regeling "bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief" - Directiereglement - Financiële verordening - Producten- en diensten catalogus - Reglement van orde atd

Burgemeester en wethouders van Nunspeet, de secretaris, de burgemeester, mr. A. Heijkamp

C.W.J. Blom