AP 16. mededelingenbrief raadsleden reactie college IV begrijpelijke taal

Markt 1 Postbus 79 8070 AB Nunspeet Telefoon (0341) 25 99 11 Internet www.nunspeet.nl E-mail gemeente@nunspeet.nl IBAN NL05 BNGH 0285 0135 21 Datum 2 mei 2024

Ons kenmerk Collegebesluit 23-04-2024

De leden van de gemeenteraad van Nunspeet

Behandeld door J.L. van den Broek

Bijlage 1

Onderwerp: Initiatiefvoorstel begrijpelijke taal documenten gemeente Nunspeet Geachte raadsleden, Op 13 maart 2024 werd namens de voorzitter van de gemeenteraad het door de fracties van Gemeentebelang en ChristenUnie ingediende initiatiefvoorstel 'Begrijpelijke taal documenten gemeente Nunspeet' aan u verzonden. Dit initiatiefvoorstel is op 12 maart door de beide fractievoorzitters aangeboden aan de raadsvoorzitter. Voor de goede orde is het initiatiefvoorstel nogmaals bijgevoegd. Het college van burgemeester en wethouders kan op grond van artikel 30, lid 2 van het Reglement van Orde wensen en bedenkingen ten aanzien van het initiatiefvoorstel melden aan de gemeenteraad. Op 23 april jl. heeft het college besloten gebruik te maken van deze mogelijkheid. Hieronder volgt de reactie van het college. Het initiatiefvoorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 30 mei 2024. Beoordeling initiatiefvoorstel en voorgestelde aanpak. Het college staat positief tegenover een project Begrijpelijke Taal. In het raadsakkoord en ook in de onlangs vastgestelde Communicatievisie wordt het belang van begrijpelijk communiceren met alle doelgroepen onderschreven. In de organisatie wordt al op diverse manieren aandacht gevraagd voor het gebruik van begrijpelijke taal in de communicatie met onze doelgroepen. Voorbeelden hiervan zijn: 1.

Op intranet delen we om de twee weken tips over het schrijven in begrijpelijke taal. Ook delen we linkjes van e-learnings op Studytube. Het gaat daarbij om het aanpassen van je schrijfstijl voor de doelgroep waarvoor je schrijft. 2. We delen voorbeeldbrieven op intranet. 3. We hebben aangeboden om moeilijke brieven te verbeteren. 4. We onderzoeken de mogelijkheden om met gebruik van Chat GPT teksten eenvoudiger te maken. 5. We hebben voortdurende aandacht voor begrijpelijke teksten op onze website. Het lezerspanel van het Taalhuis betrekken we hier soms bij (we streven naar zo veel mogelijk gebruik van tekstniveau B1. Maar dit is niet voor álle doelgroepen van toepassing). Onderstaand de reactie, wensen en bedenkingen van het college op de overige genoemde actiepunten: Starten met het project Begrijpelijke Taal en dit markeren door de ondertekening van de Direct Duidelijk Deal. Reactie van het college: Doen. Deze Deal is voor overheidsorganisaties zoals ministeries, provincies en gemeentes. Maar ook voor andere organisaties die in begrijpelijke taal willen communiceren met hun doelgroep.

-2-

De tekst van de deal is als volgt: Direct Duidelijk Deal Wij vinden het belangrijk dat wij als overheid duidelijk communiceren. Daarom zetten wij onze handtekening onder dit document. Natuurlijk communiceren we zelf ook in duidelijke taal. Dat doen we in onze eigen organisatie en daarbuiten. Zo zorgen wij dat iedereen de overheid beter begrijpt. Dit spreken we af: 1. We maken beleid om direct duidelijk te communiceren. We voeren dit beleid uit en we beoordelen de resultaten. 2. We spreken precies af wat we gaan verbeteren en hoe we de resultaten daarvan beoordelen. 3. We zorgen ervoor dat onze medewerkers hulp krijgen om direct duidelijk te communiceren. a. We openen direct op de website van de gemeente Nunspeet met de naam 'Melding moeilijk taalgebruik' Reactie van het college: Dit vinden wij een erg goed initiatief. We zullen de hiervoor noodzakelijke organisatie achter de schermen gaan voorbereiden. Bijvoorbeeld duidelijkheid en goede afspraken over wie het gaat bijhouden, oppakken, verwerken, afstemmen met de betreffende afdeling, wie bepaalt of een tekst niveau B1 heeft, en – niet onbelangrijk – terugkoppeling naar de melder. Wat ons betreft wordt het een van de actiepunten in het op te stellen projectplan. Alle fracties in de gemeenteraad gebruiken vanaf heden begrijpelijke taal in moties, amendementen, schriftelijke vragen aan het college, enzovoorts.

Reactie van het college: Prima afspraak, de fracties dienen hier zelf invulling aan te geven. Vanuit het projectplan zal bekeken worden hoe we de raadsleden daarin kunnen ondersteunen/trainen. b. Een groep gemeenteraadsleden gaat met ondersteuning van de griffie in 2024 de opzet van commissie- en raadsvoorstellen en besluitenlijsten van raads- en commissievergaderingen opnieuw bekijken. Ze zullen vaste vormen voor het indienen van moties, amendementen en schriftelijke vragen ontwikkelen en houdt daarbij rekening met de voorgenomen aanpak van de huisstijl in de gemeentelijke organisatie. Reactie van het college: Goed initiatief, maar wel rekening houden met digitale toegankelijkheid van de teksten (afstemmen met communicatie/webspecialist, dit in verband met o.a. voorleesfunctie, slechtzienden, laaggeletterden enz.). Wat ons betreft wordt aansluiting gezocht bij de klankbordgroep raadscommunicatie. c. De gemeentelijke organisatie gaan we bij voorrang gericht instructie geven of laten trainen in het verbeteren van de kwaliteit van raads- en commissievoorstellen. Dit zodat deze in begrijpelijke taal worden geschreven en de kern van de voorstellen - ook door raads- en commissieleden - in beperkte tijd gelezen kunnen worden. Reactie van het college: Een goed initiatief, dit zal aan de orde komen in het projectplan. d.

Voor de gestructureerde aanpak van het project ‘Begrijpelijke Taal’ stellen we een projectgroep in, bestaande uit een leden van de gemeenteraad, de griffie, het college van burgemeester en wethouders, betrokken medewerkers uit de gemeentelijke organisatie en eventueel deskundigen van buiten de gemeentelijke organisatie. Reactie van het college: Vanuit de organisatie zullen medewerkers van de teams Communicatie, Samenleving (laaggeletterdheid) en Sociaal deelnemen aan de projectgroep.

-3-

e. Deze projectgroep stelt een projectplan op… Reactie van het college: Het projectplan zal beschrijven waarom, wat, wie en hoe we invulling geven aan het project Begrijpelijke Taal. f.

Het uiteindelijke projectplan ‘Begrijpelijke Taal’ wordt in 2024 door het college van burgemeester en wethouders via de commissie Algemeen Bestuur aangeboden aan de gemeenteraad om vast te stellen. Reactie van het college: We streven er naar om in de tweede helft van 2024 het projectplan ter vaststelling aan te bieden aan de gemeenteraad.

De griffie,

J.L. van den Broek