AP 16. Initiatiefvoorstel begrijpelijke taal GB en CU 2024

INITIATIEFVOORSTEL ‘BEGRIJPELIJKE TAAL DOCUMENTEN GEMEENTE NUNSPEET' (Een initiatiefvoorstel is een eigen voorstel van een raadslid, fractie of meerdere fracties wat aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders wordt voorgelegd. Dit gebeurt door het initiatiefvoorstel schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter van de raad te sturen. Het college kan binnen maximaal zes weken schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel melden aan de gemeenteraad. Daarna wordt het voorstel op de agenda van de raadsvergadering geplaatst). Datum raadsvergadering Agendapunt Nummer

: : :

21 maart 2024 / 25 april 2024

Onderwerp: Project ‘Begrijpelijk Taal’ in schriftelijke communicatie van de gemeente Nunspeet. ‘ Voorgesteld besluit: 1. De gemeente Nunspeet start met het project ‘Begrijpelijke Taal’ met als doel dat op termijn alle schriftelijke communicatie naar inwoners, organisaties en bedrijven in begrijpelijke taal plaatsvindt. Een tekst is begrijpelijk als het B1-niveau 1 is. 2. De start van het project ‘Begrijpelijke Taal’ wordt per direct gemarkeerd door ondertekening van de Direct Duidelijk Deal waarmee we als gemeenteraad en het college van Nunspeet beloven echt aan de slag te gaan met heldere en begrijpelijke taal in brieven en andere teksten. 3. Voor de uitvoering van het project ‘Begrijpelijke Taal’ kiezen we voor een aanpak in stappen, zoals dat onder punt 3 van dit initiatiefvoorstel staat omschreven. 1. Aanleiding De gemeente Nunspeet is er voor haar inwoners, instellingen en bedrijven. Goede dienstverlening is daarbij het fundament voor vertrouwen in de gemeente en betreft de gehele gemeentelijke organisatie. In het raadsakkoord ‘Samen meer voor elkaar’ 2022-2026 van de gemeente Nunspeet wordt specifiek aandacht gevraagd voor verbetering van de gemeentelijke dienstverlening. In de visie op dienstverlening 2023-2027 van het college van burgemeester en wethouders staat de inwoner ook centraal.

Terecht wordt daarin gesteld dat dienstverlening draait om mensen en dat het gaat om alle interactie tussen de gemeente Nunspeet en haar inwoners, instellingen en bedrijven. Via dit initiatiefvoorstel willen wij als fracties van Gemeentebelang en ChristenUnie en……..het voortouw nemen om serieus werk te maken van begrijpelijke taal in gemeentelijke schriftelijke communicatie. Uit onderzoek en uit eigen waarneming blijkt namelijk dat veel inwoners brieven, mails, folders, publicaties, enzovoorts van de gemeente moeilijk te begrijpen vindt.

Bron ministerie van Algemene Zaken: Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt. En uit korte, eenvoudige en actieve zinnen. Taalniveau B1, eenvoudig Nederlands, is niet alleen voor mensen met een lager opleidingsniveau. Ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op taalniveau B1 dan op taalniveau C1. Een tekst op taalniveau B1 leest namelijk gemakkelijker en sneller. Zeker als je teksten online leest, bijvoorbeeld op je smartphone.

1

2. Waarom begrijpelijke taal in gemeentelijke documenten? Vijf goede redenen om in gemeentelijke documenten duidelijk te communiceren zijn 2: 1. De lezer begrijpt je boodschap beter en sneller. Als je duidelijk communiceert, is de kans groter dat de lezer je boodschap meteen begrijpt. Zo bespaar je de lezer tijd: de kans is kleiner dat lezers je tekst drie keer moeten doornemen voor ze je boodschap begrijpen. Of dat ze contact met de gemeente moeten opnemen om meer uitleg te krijgen. 2. Je bereikt je doelen beter en sneller. Als je communiceert wil je iemand informeren, een instructie geven of overtuigen. Het bereiken van dit doel hangt samen met punt 1 over het begrip van de lezer. De kans is groter dat inwoners en ondernemers je boodschap lezen als je kort en duidelijk communiceert. We hebben allemaal weinig tijd, die we niet graag verspillen aan het onderzoeken van ingewikkelde informatie. Daarnaast maken lezers minder fouten als ze je meteen begrijpen. 3. Je bespaart tijd en geld. Dit sluit aan op punt 2. Doordat je je doelen beter en sneller bereikt, ben je achteraf minder tijd en geld kwijt aan bijvoorbeeld: • het beantwoorden van vragen; • het behandelen van klachten; • het versturen van herinneringen; • het opvragen van extra informatie; • het beoordelen van verkeerd ingevulde formulieren; of • het voeren van rechtszaken.

De tijd die je besteedt aan duidelijk communiceren, verdien je later dus ruim terug. 4. Je gemeente krijgt meer tevreden klanten en een beter imago. Door duidelijk te communiceren, help je mee aan het vergroten van de klanttevredenheid over je gemeente. Als inwoners en ondernemers je gemeente beter begrijpen, begrijpen ze ook beter wat jouw gemeente voor ze doet. Dat vergroot de kans dat ze dat ook waarderen. Bovendien vergroot dit het vertrouwen inde overheid. Door duidelijke taal te gebruiken, laat je daarnaast zien dat jouw gemeente meegaat met de tijd en haar klanten centraal stelt. 5. Je werkt mee aan gelijke kansen voor iedereen. Inwoners en ondernemers moeten weten wat hun rechten en plichten zijn en wat je precies van ze verwacht. Anders kunnen ze de diensten van de gemeente niet goed gebruiken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld geld mislopen, terwijl ze daar wel recht op hebben. Door duidelijk te communiceren, is de kans groter dat je ook speciale groepen bereikt. Bijvoorbeeld mensen met lage taalvaardigheden. Zo zorg je voor een inclusieve dienstverlening. 3. Aanpak Het is niet haalbaar om alle schriftelijke communicatie-uitingen van de gemeente in één keer In begrijpelijke taal helder te maken. We stellen daarom het volgende stappenplan voor: a) We openen direct op de website van de gemeente Nunspeet met de naam 'Melding moeilijk taalgebruik'.

Hier kunnen inwoners aangeven als ze problemen hebben met het begrijpen van teksten. Alle fracties in de gemeenteraad gebruiken vanaf heden begrijpelijke taal in moties, amendementen, schriftelijke vragen aan het college, enzovoorts. b) Een groep gemeenteraadsleden gaat met ondersteuning van de griffie in 2024 de opzet van commissie- en raadsvoorstellen en besluitenlijsten van raads- en commissievergaderingen opnieuw bekijken. Ze zullen vaste vormen voor het indienen van moties, amendementen en schriftelijke vragen ontwikkelen en houdt daarbij rekening met de voorgenomen aanpak van de huisstijl in de gemeentelijke organisatie. c) De gemeentelijke organisatie gaan we bij voorrang gericht instructie geven of laten trainen in het verbeteren van de kwaliteit van raads- en commissievoorstellen. Dit zodat

2

Bron: Handreiking Duidelijke Overheidscommunicatie voor gemeenten van de VNG

deze in begrijpelijke taal worden geschreven en de kern van de voorstellen - ook door raads- en commissieleden - in beperkte tijd gelezen kunnen worden. d) Voor de gestructureerde aanpak van het project ‘Begrijpelijke Taal’ stellen we een projectgroep in, bestaande uit een leden van de gemeenteraad, de griffie, het college van burgemeester en wethouders, betrokken medewerkers uit de gemeentelijke organisatie en eventueel deskundigen van buiten de gemeentelijke organisatie. e) Deze projectgroep stelt een projectplan op, waarin in elk geval wordt vastgelegd: samenstelling van de projectorganisatie, bepalen wat wel en niet tot de taken behoort, inventarisatie van initiatieven die er al zijn in de gemeentelijke organisatie, relaties met andere projecten (bijv. aanpak huisstijl), welke aanpak en met welke middelen (o.a. training medewerkers, gebruik ICT-middelen), prioritering van documenten, tijdplanning, de manier van verantwoording afleggen aan college/raad/samenleving en benodigde capaciteit en geld. f) Het uiteindelijke projectplan ‘Begrijpelijke Taal’ wordt in 2024 door het college van burgemeester en wethouders via de commissie Algemeen Bestuur aangeboden aan de gemeenteraad om vast te stellen. Nunspeet, februari 2024 De indieners, P.V. van Rossen

Fractie Gemeentebelang

A. Harteveld

Fractie ChristenUnie