WSD Bijlage - Accountantsverslag 2024

VERTROUWELIJK Aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke regeling WSD Postbus 173 5280 AD BOXTEL

Weert, 2 april 2025

Ref.: 306701/ Behandeld door: B. Rietjens MSc RA

Betreft: accountantsverslag 2024

Geachte leden van het bestuur, Boekjaar 2024 is het eerste jaar dat de controle van de jaarrekening is uitgevoerd door SmitsVandenBroek Accountants B.V. Mede als gevolg van het eerste jaar van controle hebben wij extra tijd besteed aan het goed doorgronden van de organisatie en de werkwijzen die in het verleden waren bepaald. Als gevolg hiervan is onder meer de toelichting in de jaarrekening op punten aangepast en ontvangt u nu een accountantsverslag in een andere vorm dan u wellicht gewend bent. In aansluiting op onze jaarrekeningcontrole 2024 hebben wij het genoegen u hierbij de resultaten van deze controle te presenteren in de vorm van ons accountantsverslag. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2024 van Gemeenschappelijke regeling WSD (hierna: ‘WSD’). De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de jaarrekening 2024. Na een inleiding gaan wij achtereenvolgens in op onze observaties inzake de administratieve organisatie en interne beheersing, de geautomatiseerde gegevensverwerking en de jaarrekeningcontrole.

Postadres: Postbus 174, 6000 AD Weert Bezoekadres: Gouverneurlaan 5, 6002 EC Weert

T: 0495 45 44 44 E: info@smitsvandenbroek.nl

I: www.smitsvandenbroek.nl

Op alle rechtsverhoudingen waarbij SmitsVandenBroek Accountants B.V. als opdrachtnemer betrokken is, zijn uitsluitend haar algemene voorwaarden van toepassing, waarin een aansprakelijkheidsbeperking is opgenomen. De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel voor Limburg onder nummer 59389788. Zij worden op verzoek toegestuurd en zijn tevens te downloaden op www.smitsvandenbroek.nl.

2

1. Inleiding Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2024 van WSD. De reikwijdte van de controle Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van WSD om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en de bepalingen van en krachtens de Wet Normering Topinkomens (‘WNT’). Wij voeren de jaarrekeningcontrole uit om een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel te vormen. Het is niet de doelstelling van een jaarrekeningcontrole om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing en de geautomatiseerde gegevensverwerking. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2024 is vastgelegd in onze opdrachtbevestiging van 2 oktober 2024. Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van goedkeurings- en rapporteringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘Bado’). Voor de jaarrekeningcontrole 2024 van WSD hebben wij de goedkeuringstoleratie vastgesteld op 1% van de totale lasten voor fouten (€ 765.000) en 3% van de totale lasten voor onzekerheden (€ 2.300.000).

Voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het accountantsverslag hebben wij een rapporteringstolerantie van € 20.000 gehanteerd. 2. Observaties administratieve organisatie, interne beheersing en geautomatiseerde gegevensverwerking Onze observaties ten aanzien van de administratieve organisatie, interne beheersing en geautomatiseerde gegevensverwerking hebben wij opgenomen in ons verslag aan het management ‘Observaties interimcontrole 2024’ d.d. 19 december 2024. Hierop hebben wij een inhoudelijke reactie ontvangen van het management. Het management heeft onze aanbevelingen opgepakt. Wij zullen de opvolging hiervan beoordelen tijdens de interimcontrole 2025. 3. Observaties jaarrekeningcontrole Achtereenvolgens geven wij de niet-gecorrigeerde controleverschillen en enkele overige observaties weer. Niet-gecorrigeerde controleverschillen Wij hebben tijdens de controle de volgende niet-gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd: 1. Op geactiveerde investeringen in zonnepanelen en elektrische auto’s heeft een bijzondere waardevermindering plaatsgevonden. Deze bijzondere waardevermindering wordt niet ondersteund door de verslaggevingsregels. Het resultaat voor resultaatbestemming is hiervoor met € 196.000 te laag verantwoord. Deze afwaardering is overigens vervolgens onttrokken uit de bestemmingsreserve duurzaamheid. 2.

Voor de spaarverlof uren van ambtenaren is in het verleden geen voorziening gevormd. De impact hiervan is bij benadering € 120.000, waarmee het resultaat voor resultaatbestemming te hoog is verantwoord. Overigens is voor de spaarverlof uren van ambtenaren een bestemmingsreserve gevormd; deze uren zijn namelijk meegenomen in de bestemmingsreserve vakantiegeld/dagen. Bovenstaande controleverschillen zijn niet gecorrigeerd. De impact hiervan is niet van materieel belang voor de jaarrekening.

3

Overige observaties Financiële kengetallen WSD heeft 2024 afgesloten met een positief resultaat van € 7.044.000. Dit is fors hoger dan het begrote resultaat van € 1.367.000 en ook hoger dan het resultaat van 2023 van € 4.057.000. Als belangrijkste oorzaken voor het verschil tussen realisatie en begroting zijn door het management aangegeven: • Hogere overige bedrijfsopbrengsten als gevolg van hogere subsidiebaten AMIF en inburgering en hogere rentebaten. Daartegenover is ook sprake van hogere overige bedrijfskosten op gebied van onderhoudskosten, energieverbruik en huurkosten. • Fors hogere rijksbijdragen, met name verklaard door aanvullende compensatie voor loon- en prijsontwikkeling en een eenmalige bijdrage in de transformatiekosten. • Als gevolg van hogere personeelskosten en uitvoeringskosten participatiewet is een hoger negatief subsidieresultaat PW gerealiseerd vergeleken met de begroting. • Er zijn incidentele lasten gerealiseerd voor per saldo € 519.000, die niet waren begroot. Het eigen vermogen van WSD per 31 december 2024 bedraagt € 36.403.000 bij een balanstotaal van € 46.398.000. De solvabiliteit als verhouding tussen het eigen vermogen en het balanstotaal bedraagt 78% (31 december 2023: 80%). Binnen het eigen vermogen bedraagt de algemene reserve, ofwel het echte weerstandsvermogen van WSD om tegenvallers op te vangen, € 10.700.000.

Dit ligt in lijn met voorgaand jaar (€ 10.500.000). De solvabiliteit als verhouding tussen de algemene reserve en het balanstotaal bedraagt 23% (31 december 2023: 26%). Deze daling in de solvabiliteit wordt volledig verklaard door de toename van het balanstotaal van WSD. Samen met de toename van de opbrengsten van WSD duidt dit op de toegenomen activiteiten en omvang van WSD. De liquiditeit kan als kengetal worden geduid door het werkkapitaal (vlottende activa verminderd met vlottende passiva) en de current ratio (vlottende activa / vlottende passiva). Het werkkapitaal bedraagt per 31 december 2024 € 27.381.000 (31 december 2023: € 22.630.000). De current ratio bedraagt per 31 december 2024 3,66 (31 december 2023: 3,82). Continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening Op moment van het opmaken van de jaarrekening en het verstrekken van de controleverklaring bij de jaarrekening dienen het dagelijks bestuur en de accountant twaalf maanden vooruit te kijken en in te schatten of sprake zou kunnen zijn van enige mate van onzekerheid over de continuïteit van WSD. Het management heeft een memo opgesteld waarin zij haar analyse op dit gebied heeft verwoord. De conclusie is dat volgens het management geen sprake is van enig continuïteitsrisico voor de korte en middellange termijn, mede gezien de eerdere vermelde kengetallen. Wij zijn het eens met deze conclusie.

Als gevolg daarvan is in de jaarrekening geen toelichting over de continuïteit opgenomen. Frauderisicoanalyse Het management heeft een interne frauderisicoanalyse opgesteld voor WSD. De elf onderwerpen uit de brochure van de NBA ‘Frauderisicobeheersing - Aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders’ zijn hierbij gereflecteerd op WSD. Naar aanleiding van onze beoordeling van deze analyse bevelen wij u aan om onderwerp zeven uit de brochure te gaan uitwerken, dit is momenteel nog niet gedaan: Het bestuur ontwikkelt als onderdeel van haar interne gedragscode, normen en waarden ten aanzien van het mitigeren van corruptierisico’s in zakelijke relaties met klanten, leveranciers en tussenpersonen, inclusief richtlijnen voor het accepteren en geven van geschenken, nevenactiviteiten, belangenverstrengeling, representatie en sponsoring. Onderdeel daarvan is onder andere het beleid en de meldplicht bij nauwe of langdurige relaties tussen bestuursleden en/of werknemers met klanten, leveranciers of tussenpersonen. Voer voorafgaand aan het aangaan van een klant- of leveranciersrelatie een screening uit. Wij hebben begrepen dat het management momenteel bezig is met het uitvoeren van een frauderisicoinventarisatie onder leiding van een externe adviseur, waarbij bovenstaande ook zal worden meegenomen. Wij zullen dit beoordelen tijdens de interimcontrole 2025.

4

Arbeidskostengerelateerde verplichtingen Volgens het BBV mogen conform artikel 44 lid 3 in de basis geen voorzieningen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. WSD heeft geen voorzieningen gevormd voor verplichtingen uit hoofde van vakantiegeld, vakantiedagen, spaarverlof, langdurig zieke medewerkers, jubileumuitkeringen aan medewerkers en medewerkers die deelnemen aan het generatiepact. Wij hebben dit standpunt gecontroleerd aan de hand van de notitie ‘Het BBV & arbeidskostengerelateerde verplichtingen' van de Commissie BBV. De verplichtingen uit hoofde van jubileumuitkeringen aan medewerkers worden niet behandeld in de notitie. Het management heeft een memo geschreven waarin zij beargumenteert waarom in haar ogen geen sprake zou moeten zijn van het vormen van een voorziening voor jubileumuitkeringen. Wij hebben dit standpunt beoordeeld en geconsulteerd bij twee deskundigen, waaronder de Commissie BBV. Aan de hand van deze consultaties kunnen wij ons vinden in het standpunt van het bestuur om geen voorziening te vormen. De verplichtingen uit hoofde van spaarverlof worden wel behandeld in de notitie. Omdat wordt verondersteld dat geen sprake is van een voorspelbaar gelijkmatig patroon verwacht de commissie wel een voorziening voor spaarverlof.

Het management heeft een memo geschreven waarin zij beargumenteert waarom in haar ogen geen sprake zou moeten zijn van het vormen van een voorziening voor spaarverlof voor swmedewerkers. Reden hiervoor is het doorlopen van de rijksbijdragen in de periode dat de sw-medewerker het spaarverlof opneemt. Wij hebben vastgesteld dat tussentijdse uitbetaling van het spaarverlof van swmedewerkers zeer weinig voorkomt en kunnen ons vinden in het standpunt van het bestuur. Voor het spaarverlof van ambtenaren zou volgens het management mogelijk wel een voorziening moeten worden gevormd. De voorziening voor spaarverlof van ambtenaren is opgenomen als niet-gecorrigeerd controleverschil zoals eerder vermeld. Voor de verplichtingen ten opzichte van de medewerkers uit hoofde van opgebouwde vakantiegeldrechten en verlofdagen (inclusief spaarverlof) is overigens in het verleden wel een bestemmingsreserve gevormd. Bestemmingsreserves Wij hebben alle dotaties en onttrekkingen aan bestemmingsreserves in 2024 gecontroleerd. Hierbij hebben we geconstateerd dat de onttrekkingen aan de bestemmingsreserve ‘Permanente bedrijfsontwikkeling’ van € 460.000 jaarlijks terugkerende onttrekkingen voor hetzelfde bedrag betreffen en niet onderbouwd zijn met specifieke kosten/inkoopfacturen die zijn verantwoord in het overzicht van baten en lasten.

Wij hebben begrepen dat dit in het verleden zo is besloten door het toenmalige bestuur. Ons advies is om deze onttrekkingen wel te onderbouwen met onderliggende bescheiden. Daarnaast worden er door gemeentes aanvragen gedaan voor uitkeringen door WSD uit de bestemmingsreserves ‘Bestemd budget gemeenten’ (ook dividendreserve genoemd) en ‘Algemene Gemeentereserve (AGR) vrij besteedbaar’. In 2024 bedroegen deze uitkeringen € 408.000. Deze aanvragen worden door WSD als incidentele lasten verantwoord, waarna deze bedragen in de resultaatbestemming worden onttrokken aan de bestemmingsreserves. Ook worden facturen van WSD aan gemeenten, bijvoorbeeld als gevolg van de inzet van WSD-medewerkers bij gemeenten, niet altijd door de betreffende gemeente betaald, maar soms voldaan door een onttrekking uit de bestemmingsreserve. Dit heeft in 2024 plaatsgevonden voor een bedrag van € 220.000. Ook deze onttrekkingen worden door WSD als incidentele lasten verantwoord, waarna deze bedragen in de resultaatbestemming worden onttrokken aan de bestemmingsreserves. Omdat in feite geen tegenprestaties zijn gekoppeld aan deze uitkeringen, zijn wij nagegaan of verantwoording als incidentele lasten wel is toegestaan. Na consultatie hebben wij geconcludeerd dat wij ons hier in kunnen vinden.

In de grondslagen van de jaarrekening en in de toelichting van de incidentele lasten is de werkwijze nu ook transparant toegelicht. Overige schulden Onder de overige schulden staat een bedrag van € 250.000 aan Werkpartners B.V. Deze vennootschap heeft zelf een schuld van € 300.000 aan het UWV. Deze schulden hebben betrekking op teveel ontvangen ziektegeld uitkeringen. WSD heeft het UWV hierover schriftelijk op de hoogte gebracht en is in de veronderstelling dat het bedrag in de toekomst terugbetaald zal moeten worden aan het UWV.

5

Doorbelasting van kosten GR aan Werkpartners B.V. In 2024 is een bedrag van € 1.726.000 (2023: € 1.615.000) van kosten gerealiseerd door de GR doorbelast aan Werkpartners B.V. Dit bedrag is verantwoord als overige bedrijfsopbrengsten. Het betreft een vergoeding voor de salarisadministratie, financiële administratie, controlling, directie etcetera die de GR voor Werkpartners uitvoert. Hiervoor is in 2018 een overeenkomst is gesloten. Jaarlijks wordt door beide partijen het bedrag van de doorbelasting bevestigd en ondertekend als bijlage bij deze overeenkomst. Daarnaast hebben wij een onderbouwing van het bedrag van de doorbelasting ontvangen, opgesteld in 2018 voor de begroting 2019. Dit bedrag is vervolgens jaarlijks verhoogd op basis van de bezetting (hogere bezetting Werkpartners) en voor prijsindexatie. Wij verzoeken u om een geactualiseerde onderbouwing van het door te belasten bedrag op te stellen. Rechtmatigheidsverantwoording Het wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording was eind maart 2025 nog steeds lopende. De wetgever heeft beoogd dat in de jaarrekening 2024 van de decentrale overheden op grond van aangepaste wet- en regelgeving een rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen.

De gedelegeerde regelgeving die relevant is voor het opstellen van de jaarrekening (BBV) en voor de uitvoering van de accountantscontrole 2024 en oordeelsvorming in de controleverklaring (Bado) is hierop echter nog niet aangepast. Totdat deze aanpassingen rond zijn dient de uitwerking uit NBA Alert 48 gevolgd te worden. Aan de hand van te onderkennen scenario's / omstandigheden zijn in NBA Alert 48 aanwijzingen opgenomen voor de uitvoering van de accountantscontrole van de jaarrekening en de oordeelsvorming in de controleverklaring. WSD heeft interne procedures geïmplementeerd en een werkprogramma opgesteld voor het uitvoeren van interne controles in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. De uiteindelijke bevindingen worden gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording die is opgenomen in de toelichting van de jaarrekening op pagina 96 en 97. Tevens is in het jaarverslag een toelichting opgenomen over de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben controlewerkzaamheden verricht om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording te controleren. Onze controlebevindingen zijn gecorrigeerd in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de verplichte modelverantwoording zoals opgenomen in de kadernota rechtmatigheid van oktober 2024.

Wij zullen in onze controleverklaring een verwijzing opnemen naar de rechtmatigheidsverantwoording die door het dagelijks bestuur is opgesteld. Begrotingscriterium Voor overschrijdingen van lasten en investeringen (kredieten) geldt voor WSD dat deze per definitie onrechtmatig zijn omdat deze niet zijn opgenomen in begrotingswijzigingen. Dit volgt uit de gemeentewet. WSD stelt eenmalig een begroting op en werkt niet met begrotingswijzigingen. Voor mutaties van de reserves geldt dat deze onrechtmatig zijn voor zover zij niet geautoriseerd zijn door het algemeen bestuur. Alle dotaties van de reserves in 2024 zijn onderdeel van de resultaatbestemming 2023, die is geautoriseerd. De onttrekkingen van de reserves in 2024 zijn voor een bedrag van € 160.000 hoger dan begroot, en daarmee niet geautoriseerd en dus onrechtmatig. Onderschrijdingen van lasten en onder- en overschrijdingen van baten zijn geregeld in de kadernota rechtmatigheid en zijn onrechtmatig voor zover niet tijdig gemeld aan het algemeen bestuur. In afwachting van de geplande aanpassing van de Financiële Verordening heeft WSD een werkwijze bepaald waarbij in december van het boekjaar de geprognotiseerde baten en lasten worden vergeleken met de begroting en worden besproken met het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.

De afwijking van de werkelijke onderschrijdingen van lasten en onder- en overschrijdingen van baten vergeleken met de besproken prognoses zijn als onrechtmatig aangemerkt. Omdat op dit moment vooraf nog niet formeel is vastgelegd (in de Financiële Verordening of in de GR) wat als acceptabel wordt aangemerkt, kunnen de begrotingsonrechtmatigheden niet als acceptabel worden aangemerkt. Met de geplande aanpassing van de Financiële Verordening zal dit worden opgelost.

6

Voorwaardencriterium WSD is een aanbestedende dienst in het kader van de aanbestedingsregels. Dit wil zeggen dat zij moet voldoen aan de aanbestedingswet 2012. Bij een verwachte contractwaarde boven het Europese drempelbedrag dient er verplicht Europees te worden aanbesteed. Ten aanzien van het proces rondom aanbestedingen hebben wij de volgende aanbevelingen. 1. Updaten Financiële Verordening WSD heeft de Financiële Verordening nog niet volledig aangepast om te kunnen voldoen aan de meest recente voorwaarden die worden genoemd in van de kadernota rechtmatigheid. Minimaal dienen de volgende zaken nog te worden aangepast. • Hoe wordt omgegaan met het tijdig melden van over- en onderschrijdingen van baten en onderschrijding van lasten en ongeautoriseerde reservemutaties in het kader van het voldoen aan de begrotingsrechtmatigheid. Dit is wel reeds omschreven in de “notitie begrotingsrechtmatigheid” die in december 2024 door het bestuur is vastgesteld. • De voorwaarden voor het beoordelen van begrotingsonrechtmatigheden als “acceptabel”. Wij hebben van het management vernomen dat de Financiële Verordening in 2025 zal worden geüpdatet. 2. Doorontwikkelen afdeling inkoop Wij hebben van het management begrepen dat de afdeling inkoop momenteel in ontwikkeling is.

Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij enkele zaken geconstateerd, die verbetering behoeven: • Kantoorartikelen worden op ad-hoc basis ingekocht, doorgaans bij dezelfde leverancier, zonder vaste afspraken. Door het ontbreken van een raamovereenkomst worden mogelijk schaalvoordelen en kortingen misgelopen. • Overwegingen bij besluitvorming inzake inkopen en aanbestedingen worden niet altijd duidelijk vastgelegd. • Volgens het eigen inkoopbeleid van WSD moeten bij inkopen boven € 50.000 minimaal drie offertes worden opgevraagd. Dit wordt in de praktijk niet altijd nageleefd. • Het startformulier, waarin de inkoper de verwachte contractwaarde aangeeft, wordt niet altijd ingevuld. Het ontbreken hiervan kan ertoe leiden dat aanbestedingsregels onbewust niet worden nageleefd. Wij verzoeken u deze punten mee te nemen bij het verder ontwikkelen van de afdeling inkoop. Wet normering topinkomens (‘WNT’) WSD dient te voldoen aan de bepalingen van de WNT. Hierdoor is WSD verplicht om gegevens inzake bezoldiging en eventuele ontslagvergoedingen van haar topfunctionarissen (en niet-topfunctionarissen indien de vergoeding meer bedraagt dan de WNT-norm) toe te lichten in haar jaarrekening. De accountant heeft hierbij een controlerende functie conform het controleprotocol WNT en een meldplicht indien er geen vordering is verantwoord in de jaarrekening bij overschrijding van de WNT-norm.

In overeenstemming met het controleprotocol WNT hebben wij vastgesteld dat de in de jaarrekening 2024 van WSD opgenomen WNT-gegevens zijn verantwoord conform de bepalingen van en krachtens de WNT. Wij zullen dit oordeel tot uitdrukking brengen in onze controleverklaring bij de jaarrekening 2024. De WNTverantwoording moet jaarlijks voor 1 juli van het volgende jaar openbaar gemaakt worden op het internet voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn. Geen bijzonderheden naar aanleiding van controle jaarverslag Wij hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op het jaarverslag van WSD en hierbij geen bijzonderheden geconstateerd. Tot slot Wij hopen u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn uiteraard bereid een en ander nader toe te lichten indien gewenst. Verder willen wij graag van de gelegenheid gebruik maken om de medewerkers van WSD te bedanken voor de prettige samenwerking! Wij hebben de controle met interesse en plezier samen uitgevoerd.

7

Met vriendelijke groet, SmitsVandenBroek Accountants B.V.

drs. J.A. Roumen Registeraccountant